Кадровое делопроизводство в РК: традиционное и электронное. Как организовать с нуля: пошаговая инструкция

Смотрите чек-лист «19 обязательных документов в кадровой службе»⏩

Кадровое делопроизводство в РК: значение и важность грамотного ведения

Кадровое делопроизводство на предприятии обеспечивает документирование и организует работу с кадровыми документами. К кадровому делопроизводству в РК относят разработку документов и их ведение, что значительно облегчает управление персоналом, движение кадров, кадровый учет и учет рабочего времени.

Необходимо ли в компании разработать документ, регламентирующий учёт и оформление отгулов⏩

В процессе работы кадровым специалистам приходится составлять много однотипных кадровых документов, этапы оборота которых (подписание, утверждение, регистрация, доведение до сведения, архивирование и т.  д.) также повторяются. И чтобы весь бизнес - процесс в организации выполнялся чётко и неукоснительно, необходимо его регламентировать и зафиксировать в письменной форме. Для организации кадрового делопроизводства, в   первую очередь, необходимо наличие Инструкции по ведению кадрового делопроизводства (далее — Инструкция), которая является условием высокого уровня ведения кадровой работы и демонстрирует качество кадрового менеджмента в организации в целом.

Инструкция, о которой подробно расскажем ниже, предназначена для того, чтобы кадровое делопроизводство соответствовало стандартной технологии кадрового делопроизводства РК внутри организации, для упорядочения всех процедур в сфере кадрового документооборота и определяет правила подготовки, оформления, согласования (визирования), регистрации, учёта, хранения и контроля исполнения кадровых документов.

Кадровое делопроизводство РК в период перехода к электронному документообороту

Мировая пандемия Covid-19 привнесла немало изменений не только в бытовые вопросы, но и во все сферы жизнедеятельности человека. Трудовое право не стало исключением. В период форс-мажорной ситуации в Республике Казахстан в условиях чрезвычайного положения и введенного карантина в 2020 году, организация ведения кадрового делопроизводства претерпела изменения. Были внесены изменения в Трудовой кодекс Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V. Это было сделано на основании Закона Республики Казахстан от 4 мая 2020 года № 321-VI «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Казахстан по вопросам труда».

Статья 11 ТК РК содержит норму, разрешающую работодателю издавать акты в электронном формате. Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» содержит понятие электронного документа и электронного документооборота и признает документ, созданный в электронном виде и подписанный с помощью электронно-цифровой подписи, в качестве оригинала.

Помимо этого, работодатель обязан вносить информацию о заключении и прекращении с работником трудового договора, вносимых в него изменениях и (или) дополнениях, содержащих сведения, предусмотренные пп. 1), 2), 3), 4),5) и 13) п. 1 ст. 28 ТК РК, в Единую систему учета трудовых договоров в порядке, определённом уполномоченным государственным органом по труду (пп. 27) п. 2 ст. 23 ТК РК).

Наши эксперты составили подробную инструкцию кадрового делопроизводства с учетом произошедших изменений и изложили пошаговое руководство организации кадрового делопроизводства с нуля в эталонном материале «Как организовать документооборот в кадровой службе», которое может быть использовано, как кадровое делопроизводство для начинающих РК.

Кадровое делопроизводство для начинающих в РК

НПА, которые нужны для работы специалистов кадровой службы⏩

☑️ Знакомимся с учредительными документами организации

Информация в кадровых документах должна строго соответствовать сведениям из уставных документов. Например название компании, персональные данные директора, а также порядок приема и установления заработных плат руководителей и директора.

☑️ Определяем обязательные кадровые документы фирмы

На практике документы, с которыми работает кадровая служба, делятся на две группы:

1. организационные, например, штатное расписание, графики, положения и прочие;

2. распорядительные, например, приказы, распоряжения, указания, решения.

Кадровая служба обычно занимается подготовкой проектов организационных и распорядительных документов, их согласованием, изданием, регистрацией, учетом и хранением. Для учета и хранения документов можно использовать номенклатуру дел.

Сколько хранить кадровые документы⏩

В каждой кадровой службе должны быть документы, обязательное наличие которых регулируется законом. Соблюдение правил ведения делопроизводства в организации важно, так как отсутствие обязательных документов или их неправильное оформление может привести к финансовым потерям, включая штрафы и судебные издержки.

19 обязательных и рекомендуемых документов в кадровой службе⏩

☑️ Оформляем руководителя

В хозяйственном товариществе создаётся исполнительный орган (коллегиальный и (или) единоличный), осуществляющий текущее руководство его деятельностью и подотчётный общему собранию его участников. Единоличный орган управления может быть избран не из числа его участников (п. 2 ст. 60 ГК РК).

Из чего следует, что исполнительным органом ТОО может быть:

1. единоличный исполнительный орган;

2. коллегиальный исполнительный орган.

В качестве коллегиальных органов товарищества могут быть созданы:

1. правление (дирекция);

2. наблюдательный совет;

3. другие органы в случаях, предусмотренных законодательными актами или решением общего собрания участников хозяйственного товарищества.

Члены исполнительного органа избираются общим собранием на установленный срок, но не более пяти лет. В качестве члена исполнительного органа товарищества может выступать только физическое лицо (лица), которое может не являться участником данного ТОО (п. 3 ст. 51 Закона о ТОО).

Как оформить трудовые отношения с руководителем ТОО⏩

☑️ Формируем штатное расписание

Штатное расписание – это внутренний организационно-правовой документ, в котором зафиксированы структура организации, штатный состав и штатная численность с указанием должностей и окладов компании.

Структурные подразделения в штатном расписании укажите на основе организационной структуры организации. Под структурными подразделениями понимают отдел, цех, участок, филиал, представительство и т. д.

Закон не определяет, в каком порядке указывать подразделения в штатном расписании. С учетом практики первым включите в штатное расписание тот отдел, в который входит руководство. Затем в порядке подчиненности расположите остальные подразделения.

Далее внесите коды структурных подразделений. Присваивайте коды так, чтобы они отражали подчиненность отдела.

Как составить штатное расписание⏩

☑️ Формируем правила трудового распорядка

Правила трудового распорядка являются обязательным локальным нормативным актом, который координирует совместный труд, способствует поддержанию дисциплины, правильному распределению и использованию рабочего времени и даже повышению эффективности производства.

Правила трудового распорядка регламентируют порядок приема и увольнения сотрудников, время труда и отдыха, меры поощрения и взыскания, сроки выплаты зарплаты и другие условия.

Работодатель вправе оформить Правила трудового распорядка как самостоятельный документ и как приложение к коллективному договору. Если коллективного договора в организации нет, то Правила трудового распорядка оформите как самостоятельный документ.

Как разработать Правила трудового распорядка⏩

☑️ Готовим комплект шаблонов документов, которые необходимы для оформления приёма на работу:

• заявление о приеме на работу;

• трудовой договор: структура и содержание;

• личная карточка работника;

• приказ о приеме на работу.

☑️ Определяем порядок ведения трудовых книжек

Записи в трудовой книжке ведите на языке делопроизводства организации (п. 6 Правил документирования).

Языком работы и делопроизводства государственных организаций и органов местного самоуправления Республики Казахстан является казахский язык, наравне с казахским официально употребляется русский язык.

В работе негосударственных организаций используются казахский и, при необходимости, другие языки (п. 6 Правил документирования).

Пока сотрудник работает в организации, в его трудовую книжку вносят сведения:

• о приёме на работу;

• о переводе на другую постоянную работу;

• о работе по совместительству (по желанию работника);

• об изменении наименования должности;

• о награждениях и поощрениях за успехи в работе;

• об увольнении.

Записи о применении дисциплинарных взысканий в отношении работника в трудовую книжку не вносят. Если во время работы сотрудника изменилось название организации, об этом также сделайте запись в трудовой книжке. 

Трудовая книжка в РК: порядок ведения в бумажном и электронном форматах⏩

☑️ Устанавливаем порядок ведения личных дел работников

Оформите личное дело сразу после того, как приняли работника на работу. Для этого заведите отдельную папку и вложите в неё документы, которые получите или оформите при приёме. В процессе работы пополняйте личное дело работника новыми документами. Размещайте их в определённом порядке, а после того, как работник уволится, сдайте личное дело в архив.

Формируем личное дело: какие документы включать, как оформлять и передать на хранение⏩

☑️ Определите порядок ведения учета рабочего времени

Каждый работодатель обязан вести учет рабочего времени, при этом форма и порядок ведения учета рабочего времени определяются актом работодателя (ст. 79 ТК РК). Этим актом является табель учета рабочего времени.

Табель учета рабочего времени – необходимый документ, который ведут не для «галочки». На основании табеля учета рабочего времени специалисты кадровой службы и бухгалтеры имеют возможность владеть информацией о присутствии и неявках работников, их нахождение по листу временной нетрудоспособности и др. Именно на основании этих данных бухгалтерия в дальнейшем исчисляет заработную плату сотрудников.

Какие виды рабочего времени существуют⏩

Рабочим считается время, в течение которого работник в соответствии с актами работодателя и условиями трудового договора выполняет трудовые обязанности, а также иные периоды времени, которые в соответствии с законодательством отнесены к рабочему времени (пп. 47) п. 1 ст. 1 ТК РК).

Вместе с тем следует учитывать, что по соглашению сторон работодатель вправе отражать в документах учета рабочего времени меньшую продолжительность рабочего времени работника, но оплату данному работнику за его труд производить как за нормальную продолжительность рабочего времени.

Табель учета рабочего времени: правила заполнения и готовый образец⏩

☑️ Устанавливаем порядок предоставления отпусков работникам

Закрепите порядок и условия предоставления ежегодных основных и дополнительных отпусков в положении о предоставлении отпусков. Унифицированной формы положения нет, поэтому составьте его в произвольной форме.

Виды и порядок предоставления трудового отпуска в РК ⏩

☑️ Устанавливаем порядок оформления увольнений

Для эффективного управления персоналом и минимизации рисков для организации, необходимо установить четкий порядок оформления увольнений. Это поможет обеспечить соблюдение всех юридических требований и поддержать положительную репутацию компании.

1. Получение заявления об увольнении: работник подает письменное заявление с указанием причины и даты увольнения.

2. Оформление приказа об увольнении: на основании заявления подготавливается приказ об увольнении, который должен быть подписан руководителем.

3. Ознакомление работника: работник ознакомляется с приказом под роспись.

4. Расчет и выдача документов: производится окончательный расчет с работником, включая выплату заработной платы и компенсации за неиспользованный отпуск. Работнику выдают трудовую книжку (если она ведется) и справку о доходах.

5. Обновление данных: вносятся изменения в учетные системы и личное дело работника.

Расторжение трудового договора происходит:

• по инициативе работодателя;

• по инициативе работника;

• по соглашению сторон;

• в случае сокращения;

• по истечении срока ТД;

• из-за прогула;

• из-за опоздания;

• в случае ликвидации организации;

• по достижению работником пенсионного возраста;

• по окончании сезонных работ.

Читайте также по теме:

• Как оформить обходной лист

• Расчётчик даты увольнения

• Мастер: увольнение на испытательном сроке

☑️ Устанавливаем порядок архивного хранения кадровой документации

Создание и деятельность архива организации регламентируются Правилами приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами (Приказ Министерства Культуры и Спорта РК №235).

Как оформить документы для сдачи в архив⏩

Инструкция по ведению кадрового делопроизводства

Скачайте инструкцию по делопроизводству⏩

Как утверждается инструкция по кадровому производству

Поскольку Инструкция относится к категории внутренних нормативных документов, она подлежит утверждению либо первым руководителем, либо высшим коллегиальным органом управления компании.

После того, как Инструкции будет утверждена и введена в действие, необходимо довести её до сведения всех заинтересованных должностных лиц. Прежде всего, это касается сотрудников кадровой службы.

Инструкция по кадровому делопроизводству особенно актуальна для организаций, имеющих филиалы или представительства в других регионах, в которых кадровое делопроизводство ведётся на местах, а не централизовано. В случае внесения каких - либо изменений в Инструкцию издаётся специальный приказ, который пополняет кадровое производство, его архив.

Ведение личных дел для лиц, не относящихся к государственным служащим, не предусмотрено законодательством Республики Казахстан, состав личного дела предусматривает инструкция по кадровому делопроизводству в РК, изданная и утверждённая работодателем.

Вместе с тем, личное дело представляет собой совокупность основных документов, материалов и сведений, отражающих служебную (трудовую) деятельность сотрудника, биографические данные и другие сведения о нём.

Ведение кадрового делопроизводства в Казахстане

Документы, которые включаются в состав личного дела, не регламентированы по форме и содержанию, но наиболее часто организация кадрового делопроизводства подразумевает следующий перечень и порядок расположения документов в личном деле:

• дополнение к личному листку по учёту кадров;

• личный листок по учёту кадров с фотографией;

• резюме (краткое изложение трудовой биографии);

• заявление о приёме на работу;

• документы, необходимые для заключения трудового договора, регламентированные ст. 32 ТК РК;

• трудовой договор, заключённый сторонами;

• копия приказа по личному составу о приёме на работу работника.

Обучение по ведению кадрового делопроизводства в Академии кадровика и HR

Если вам нужна помощь в кадровом делопроизводстве или в других вопросах кадрового дела, обратитесь к онлайн-обучению в Школе кадровика и HR.

Курсы «Порядок организации кадровой службы: документы, процедуры», а также «Аудит кадровых документов и процедур» с обязательными кадровыми процедурами и способами их оформления. Материал позволяет провести аудит проводимых в организации процедур и выстроить безошибочные бизнес-процессы. Программа курсов позволит узнать какие документы следует разработать для службы, например, ДИ работников, Положение об отделе и многое другое.

Источник: Электронная Система «Actualis: Кадровое дело» и журнал Делопроизводство в Казахстане.