Справочник кадровика

Годовые разделы сводных описей дел

  • 16 февраля 2011
  • 237

Для организации, не имеющей четкого деления на структурные подразделения, систематизация определяется хронологически-функциональным классификационным признаком

1. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения состав-
ляется по установленной форме (Приложение 1).

Оформление годового раздела

2. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения име-
ет титульный лист, оглавление, предисловие, список сокращенных слов и итоговую запись.
На титульном листе проставляются официальное наименование го-
сударственного архива, в котором будут храниться дела данной организа-
ции, наименование и изменения в названии архивного фонда с указанием крайних дат изменений; номер и название описи дел, крайние даты включенных заголовков дел, место и год составления описи.
Оглавление составляется, если в годовом разделе сводной описи име-
ются подразделы. В оглавлении перечисляются: предисловие, список со-
кращенных слов, названия разделов и подразделов.
В предисловии за период, охватывающий крайние даты включенных
дел, излагаются сведения:
1) об образовании, реорганизации (ликвидации), задачах, функциях,
структуре организации и изменениях в них со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты и поисковые данные архивных документов;
2) об информационном содержании дел, особенностях их формиро-
вания и систематизации;
3) о физическом состоянии и месте хранения описанных дел.

Предисловие

Предисловие подписывается составителем с указанием даты состав-
ления.
В список сокращенных слов вносятся в алфавитном порядке все со-
кращения и аббревиатуры, применяемые в тексте годового раздела опи-
си. Сокращения в списке помещаются слева, а через тире проставляется их расшифровка.
В итоговой записи указывают (цифрами и прописью) количество дел,
заголовки которых внесены в годовой раздел описи, первый и последний номера дел, а также особенности нумерации (наличие литерных и пропущенных номеров).
3. В годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения вно-
сятся заголовки дел:
1) отнесенных к составу Национального архивного фонда, образован-
ных в течение года в деятельности структурных подразделений организации;
2) сформированных из документов, выделенных из дел с временными
сроками хранения, имевших отметку «ЭПК»;
3) завершенных делопроизводством личных дел руководителей орга-
низаций республиканского, областного уровней, организаций городов республиканского значения, столицы Республики Казахстан;
4) завершенных делопроизводством личных дел политических госу-
дарственных служащих;
5) завершенных делопроизводством личных дел работников, имею-
щих высшие знаки отличия, почетные государственные и иные звания, награды, ученые степени.

Систематизация заголовков

4. Систематизация заголовков в годовой раздел сводной описи
дел постоянного хранения определяется хронологически-структурным и
номинально-логическим классификационными признаками: заголовки
дел группируются по году заведения, внутри каждого года – в соответствии со структурой, установленной учредительными документами, внутри каждого структурного подразделения – в порядке их расположения в номенклатуре дел организации.
Для организации, не имеющей четкого деления на структурные подразделения, систематизация определяется хронологически-
функциональным (хронологически-номинальным) классификационным
признаком: заголовки группируются по году заведения дела, внутри каж-
дого года – по направлениям деятельности организации в порядке убывания их важности.
Заголовки личных дел включаются в годовой раздел сводной описи
по году завершения указанных дел делопроизводством.
5. Годовой раздел сводной описи дел постоянного хранения состав-
ляется в 4 экземплярах, после его утверждения три экземпляра передают-
ся в государственный архив, один остается в ведомственном (частном) архиве организации.
6. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу составляет-
ся по установленной форме (Приложение 2).
7. Годовой раздел сводной описи дел по личному составу имеет ти-
тульный лист и итоговую запись. На титульном листе не проставляется
официальное наименование государственного архива.
При необходимости к годовому разделу сводной описи могут состав-
ляться оглавление, предисловие, список сокращенных слов.
8. В годовой раздел сводной описи дел по личному составу включа-
ются заголовки:
1) приказов (распоряжений) руководителя организации по личному
составу;
2) списков работников;
3) карточек по учету личного состава, личных дел;
4) лицевых счетов работников;
5) списков физических лиц и платежных поручений на перечисление
обязательных пенсионных взносов, социальных взносов;
6) трудовых договоров;
7) невостребованных подлинных личных документов работников;
8) актов о несчастных случаях на производстве и иных дел, касающих-
ся реализации прав и законных интересов граждан.
9. Систематизация заголовков в годовом разделе сводной описи дел
по личному составу определяется хронологическим, структурным (функ-
циональным) и номинальным классификационными признаками: заго-
ловки дел группируются по году заведения (завершения) в делопроизвод-
стве, внутри каждого года – по структурным подразделениям (направле-
ниям деятельности) организации, внутри последних – в порядке убывания важности дел.

Карточки по учету личного состава

10. Карточки по учету личного состава и личные дела работников
(при объеме свыше 20 за год) вносятся в самостоятельную опись дел. Их заголовки группируются по году завершения дел в делопроизводстве, внутри года – строго в алфавитном порядке фамилий работников.
11. Годовой раздел описи дел по личному составу составляется в че-
тырех экземплярах, после его утверждения один экземпляр передается в
государственный архив, три остаются в ведомственном (частном) архиве
организации.
12. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хра-
нения составляется по установленной форме (Приложение 3).
13. На титульном листе годового раздела сводной описи дел времен-
ного (свыше 10 лет) хранения не проставляется официальное наименова-
ние государственного архива.
14. К годовому разделу сводной описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения по усмотрению ведомственного (частного) архива организации
могут составляться оглавление, предисловие и список сокращенных слов.
15. В годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет)
хранения включаются заголовки дел, имеющих длительное практическое
значение для информационного обеспечения деятельности организации.
16. Систематизация заголовков дел в годовом разделе сводной опи-
си дел временного (свыше 10 лет) хранения определяется хронологически-структурным или хронологически-функциональным (хронологически-номинальным) и номинально-логическим классификационными призна-ками.
17. Годовой раздел сводной описи дел временного (свыше 10 лет) хра-
нения составляется в четырех экземплярах, после его утверждения один экземпляр передается в государственный архив, три остаются в ведомственном (частном) архиве организации.

Приложение 1

Годовые разделы сводных описей дел

Приложение 2

Годовые разделы сводных описей дел

Приложение 3

Годовые разделы сводных описей дел

Источник: электронная система «ACTUALIS: Кадровое дело», получить бесплатный демо-доступ

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Мы еще не знакомы?

Давайте познакомимся!
Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться