Справочник кадровика. Казахстан

Деловое письмо: как написать деловое письмо

  • 1 августа 2019
  • 301
  • Средний балл: 0 из 5
Автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», менеджер по работе с персоналом, г. Алматы
Деловая переписка. Журнал
Деловая переписка. Журнал "Делопроизводство в Казахстане"

Деловое письмо может помочь наладить партнёрские отношения или, наоборот, испортить их. Иногда успех дела зависит лишь от одного слова в письме. В статье расскажем об особенностях стиля изложения и основных правилах оформления этого вида общения.

Читайте также эту статью на казахском языке.

Правила делового письма считаются обязательными для всех, именно поэтому при письменном общении с коллегами и партнёрами их необходимо соблюдать.

Правила делового письма

Чтобы прояснить отношения между партнёрами или компаниями, оформляется деловое письмо, состоящее из двух частей. Правила делового письма подразумевают следующие варианты: в первой части необходимо обосновать решение, во второй – аргументировать заключение по этому решению. В зависимости от характера текста указанные части могут располагаться в разном порядке.

Психологически лучше перенести отрицательное решение в конец письма, а начать с обоснования. Если решение положительное, то можно расположить его в начале письма, а затем написать обоснование. 
Текст делового письма с отрицательным решением, особое внимание уделите обоснованию. Предельно точное и конкретное обоснование поможет сделать послание тактичным и создаст, несмотря на отказ, доброжелательный настрой письма. Резкий отказ плохо сказывается на дальнейших деловых отношениях.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Как правильно оформить реквизит «адресат», если письмо адресуется исполняющему обязанности?

Деловое письмо: как написать деловое письмо
Газиза Исахан эксперт в области архивного дела журнала «Делопроизводство в Казахстане», руководитель Информационно-библиотечной службы КазНУИ, г. Астана

Начало делового письма

Таким образом, начало делового письма должно состоять из следующих частей:

  • объяснение причины, основания, цели написания письма;
  • предложение решения, выводы, просьбы, рекомендации;
  • краткое резюме, подведение итогов («Надеемся…», «Уверены…»).

Адресата интересует, кто отправил ему официальное письмо. Существуют правила подписания документов, то есть должностной порядок, который обязателен к соблюдению. Если исходящее письмо было подписано директором компании, то ответ на него также должен подписать директор или заместитель директора организации-«ответчика». Если письмо подписано заместителем, то по этикету на него может ответить директор.

 

Как закончить деловое письмо

Как правило, деловые письма составляются с учетом общепринятых правил этика. Следовательно, вопрос о том, как закончить деловое письмо может оформляться стандартно сдержанно вежливо:

  • «С уважением», «Искренне Ваш»;
  • «С наилучшими пожеланиями»;
  • «Надеемся на продолжение сотрудничества»;
  • «С интересом ждём новых предложений»;
  • «Рады сотрудничеству с Вами» и др.

Таким образом вы должны стремиться показать читателю, что этим письмом вы не разрываете с ним отношения (если только это не является самой целью делового письма), а готовы снова и снова вступать с ним в контакт.

Основной темой при написании деловых писем являются просьбы, вместе с которыми необходимо привести также их обоснование. Письма-просьбы оформляются в виде личного или коллективного заявления.

Правильное деловое письмо

Для ведения деловой переписки используется официально-деловой стиль текста. Правильное деловое письмо характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета. Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или по нескольким взаимосвязанным. Ещё раз подчеркнём, что правильное деловое письмо не допускает излишней эмоциональности изложения. Документы и письма должны сохранять нейтральность повествования, что позволяет сделать их более объективными.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Тест «Умеете ли вы вести деловую переписку?»

Деловое письмо: как написать деловое письмо
Дмитрий Архипов Автор ряда изданий цифрового издательства «МЦФЭР–Казахстан», генеральный директор ТОО «IPCG», бизнес-тренер, консультант, организатор-коуч, психолог, психотерапевт, г. Алматы

Деловой стиль письма

Запрещено употреблять грубые выражения, демонстрировать своё неуважение или нетактичность по отношению к адресату. Необходимо избегать также преувеличенной вежливости. Деловой стиль письма не терпит излишне "подхалимских" фраз, вроде «не откажите в любезности». Лучше придерживаться более строгого и доступного изложения.

Чтобы ваша переписка была оформлена надлежащим образом, постарайтесь воспользоваться приведёнными советами.

  1. Используйте в письме приветствие и персональное обращение к адресату.
  2. При электронной переписке старайтесь всегда заполнять поле «Тема письма». Тема должна точно отражать предмет переписки, поскольку это – первое, что видит адресат, получив ваше письмо.
  3. По возможности сразу сообщайте адресанту о получении его письма. Информирование о прочтении считается хорошим тоном и служит проявлением уважения к партнёрам и коллегам.
  4. Необходимо, чтобы в конце каждого (а не только первого!) вашего письма была размещена контактная информация, то есть ваши телефонные номера и должность.
  5. Чтобы точно знать, дошло ли ваше письмо и прочитано ли оно, используйте функцию запроса о получении письма адресатом.
  6. При пересылке писем не следует забывать о конфиденциальности и субординации. Рекомендуется удалять из истории переписки то, что не предназначено для прочтения третьими лицами. 

Ошибки в текстах деловых писем

Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок! Зачастую, ошибки в текстах деловых писем могут испортить всё впечатление даже о самой авторитетной компании. Деловое письмо следует писать простым языком, не используя сверхсложные обороты речи, в нейтральном тоне и без лишних подробностей, которые не относятся к рассматриваемому вопросу. Так вы избежите многих ошибок  в текстах деловых писем.

Этикет деловой переписки предполагает обязательно давать ответы на поступающие письма. Старайтесь отвечать оперативно. Если по каким-то причинам сразу ответить не удаётся, то сообщите адресату, что его письмо получено и укажите срок ответа. По истечении двух суток письмо может считаться утерянным или оставленным без внимания. Помните, что задержка ответа может обернуться потерей клиента и беспокойством партнёра. Кроме того, она свидетельствует о нарушении деловых этических норм.

Подробнее читайте в журнале: Делопроизводство в Казахстане.

logo
Мы еще не знакомы?

       

        Давайте познакомимся!
        Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться