Справочник кадровика

Документирование и управление документацией: классификация, функции документов

  • 12 июня 2019
  • 505
Документирование. Журнал
Документирование. Журнал "Делопроизводство в Казахстане"

Документированием является процесс создания и оформления документов. Управление документацией — важная составляющая общего процесса управления организацией. Система управления документами позволяет установить общие правила работы с документами, их классификацию и функции документов.

Читайте также эту статью на казахском языке.

В каждой сфере деятельности создаваемая информация имеет свою специфику, и поэтому документы как носители информации соответственно подразделяются на:

1) медицинские;
2) научно-технические;
3) транспортные;
4) финансовые и другие документы.

Управленческие документы организации

В организациях, независимо от направлений их деятельности и организационно-правовых форм, обязательно создаётся управленческая документация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. Управленческие документы организации определяются как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

К управленческим документам предъявляется ряд следующих требований:
1) полнота;
2) оперативность;
3) достоверность;
4) точность;
5) адресность;
6) доступность для восприятия человеком.

Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают её сохранение и накопление, возможность передачи другой организации, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.

Документы затрагивают различные сферы деятельности человека и подразделяются на:
  • текстовые и графические документы;
  • традиционные (рукописные, машинописные) документы;
  • документы на электронных носителях информации;
  • личные и официальные документы и т. д.
ВНИМАНИЕ

Официальным документом является документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Как носители информации управленческие документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любой организации, обеспечивая взаимодействие её структурных подразделений и отдельных работников.

НА ЗАМЕТКУ

Управленческие документы являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также основанием для справочно-поисковой работы.

В управленческой деятельности управленческий документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Как организовать эффективную систему контроля исполнения документов?

Документирование и управление документацией: классификация, функции документов
Газиза Исахан эксперт в области архивного дела журнала «Делопроизводство в Казахстане», руководитель Информационно-библиотечной службы КазНУИ, г. Астана

Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:

1) распорядительная деятельность ‒ изданием различных распорядительных документов;
2) планирование ‒ путём подготовки различных планов;
3) учёт ‒ в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации;
4) контроль ‒ путём сбора сведений в письменном виде и т. д.

Поэтому управленческие документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

1) регламентации деятельности организации (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и другие документы);
2) распорядительной деятельности организации (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и другие документы);
3) накопления и обобщения информации (отчёты, акты, доклады и другие документы);
4) передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и другие документы).

Для управленческой деятельности чрезвычайно важна юридическая сила документов, так как это означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключённой в них информации.

Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, организаций, общественных объединений, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нём свою деятельность или воздерживаются от неё.

Юридическая сила документа – это свойство официального документа, передаваемое ему законодательством, компетенцией издавшей его организации и установленным порядком оформления документа.

Из определения термина «юридическая сила документа» следует, что организация и должностные лица, издающие документ, обязаны:

  • соблюдать при его подготовке нормы законодательства;
  • издавать документы только в пределах своей компетенции;
  • соблюдать действующие в определённое время общегосударственные правила составления и оформления документов.
ВНИМАНИЕ

Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени и месте создания) считается подлинным.

Подлинник официального документа ‒ это первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа ‒ это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Копия документа может быть факсимильной или свободной.

Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и оттиск печати) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи или принтеров.

Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Допустимо ли разработать одну форму для служебной записки и согласия работника на осуществление каких-либо действий, то есть и служебную записку, и заявление писать на одном листе формата А4?

Документирование и управление документацией: классификация, функции документов
Светлана Сергеенко эксперт электронной системы «ACTUALIS: Кадровое дело», руководитель тематического направления «Охрана труда, кадры и делопроизводство» цифрового издательства «МЦФЭР–Казахстан», юрист-правовед

Система документов

Система документов ‒ это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Типовые управленческие функции в каждом управленческом аппарате реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации. Соотношение документов из различных систем в делопроизводстве разных организаций неодинаково, так как зависит от конкретной деятельности той или иной организации, её масштабности, места в системе управления и ряда других причин.

Независимо от этого, в любой организации используются документы, отражающие организационную, распорядительную и исполнительскую деятельность. Их совокупность составляет систему организационно-распорядительной документации. Пункт 3.1.8. Государственного стандарта СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет организационно-распорядительные документы как документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций, их подразделений и должностных лиц. Таким образом, в силу своего повсеместного применения система организационно-распорядительной документации имеет большое значение для документирования управленческой деятельности.

Помимо общих для всех организаций функциональных систем документации выделяют также отраслевые системы, которые используются при документировании соответствующих видов деятельности и отражают их специфику: системы документации по здравоохранению, образованию (общему и специальному), нотариальные, судебные и др.

Организационно-распорядительные документы, унификация и стандартизация документов

Организационно-распорядительные документы тесно связана как с отраслевыми, так и с функциональными системами. С одной стороны, они представляют для других систем правовую основу, а с другой ‒ в них находят отражение вопросы руководства, контроля, планирования, учёта, отчётности и т. д. Основным направлением совершенствования документации является стандартизация и унификация документов.

Стандартизация ‒ это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

НА ЗАМЕТКУ

Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом. Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае – документа).

Стандартизация ‒ сложный процесс. В её состав входят такие элементы, как типизация, унификация, агрегирование. С одной стороны, это методы стандартизации, с другой ‒ виды работ, которые могут осуществляться как самостоятельные.

В широком смысле типизация – это разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих для ряда изделий (процессов) технических характеристик. В документоведении этот метод используется для создания типовых форм документов и типовых текстов, то есть образцов или эталонов, на основе которых создаются конкретные документы.

Унификация ‒ это установление единого комплекса видов и разновидностей документов для идентичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления и оформления, создание трафаретных текстов.

Одним из способов унификации является создание типовых форм и трафаретных текстов документов. Типовые формы и трафареты текстов определяют необходимый набор реквизитов, состав информации документов, её последовательность и закрепляют устойчивые словесные формулировки.

В процессе унификации:

  • во-первых, в процессе унификации должно проводиться рациональное сокращение форм или видов документов, их показателей и реквизитов;
  • во-вторых, унификация обязательно приводит к установлению оптимального единообразия в области документирования.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Как правильно составить приказ о переходе индивидуальной надбавки за расширение зон обслуживания с 2018 года на 2019 год и нужно ли такой приказ издавать ежегодно?

Документирование и управление документацией: классификация, функции документов
Юлия Гречко эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», Профессиональный бухгалтер РК, главный бухгалтер, г. Алматы

Функции документов

Все официальные документы имеют общие и специальные функции документов.

Общие функции документов сводятся к следующим:

1) информационная функция, ибо документ создаётся для сохранения информации;
2) социальная функция, так как документ является социально значимым объектом, так как связан с определённой социальной потребностью;
3) коммуникативная функция ‒ документ является средством связи между организациями, общественными объединениями и физическими лицами;
4) культурная функция ‒ документ закрепляет и передаёт культурные традиции общества, в частности, уровень научного и технического развития общества.

Специальными функциями официальных документов являются:
1) управленческая функция
 – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели;
2) правовая функция – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;
3) историческая функция, так как документ – это источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функций и передаче на архивное хранение.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Как правильно составить приказ об удержании из заработной платы работника суммы в качестве возмещения стоимости сварочного аппарата в связи с его повреждением?

Документирование и управление документацией: классификация, функции документов
Лариса Степуро эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», практикующий юрист, г. Алматы

ПОДРОБНЕЕ ЧИТАЙТЕ:  журнал "Делопроизводство в Казахстане"

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Мы еще не знакомы?

       

        Давайте познакомимся!
        Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться

Дорогой гость, заберите Ваш подарок

Бесплатный доступ к журналу "Нормативные акты по безопасности и охране труда "

Получить бесплатный доступ