Справочник кадровика. Казахстан

Реквизиты документа: значение, форма, требования

  • 25 июля 2019
  • 1908
  • Средний балл: 0 из 5
Реквизиты документов. Делопроизводство в Казахстане
Реквизиты документов. Делопроизводство в Казахстане

Все предприятия и организации, так или иначе, в своей практике используют деловую переписку и другие виды документооборота. В каждом документе, согласно утвержденных стандартов, должны содержать в себе реквизиты - обязательные элементы визуального оформления, которые дают полную информацию об отправителе, адресате и назначении документа.

Значение реквизитов документа

В оформлении документов в делопроизводстве решающую роль играет значение реквизитов документа. Так, например, изображение Государственного Герба Республики Казахстан размещается на бланке документа организации в соответствие с требованиями, установленными Конституционным законом Республики Казахстан «О государственных символах Республики Казахстан» и Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 989-2008 «Государственный Герб Республики Казахстан. Форма, размеры и технические требования».

Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) воспроизводится на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Эмблема, логотип или товарный знак (знак обслуживания) не размещается на бланке с изображением Государственного Герба Республики Казахстан.

Официальное наименование организации включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно-правовую форму. Сокращенное наименование организации приводится в том случае, когда оно закреплено в учредительных документах, и размещается в скобках ниже полного наименования. Наименования филиала, представительства, структурного подразделения указываются в том случае, если они являются авторами документа, и располагаются ниже наименования организации.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Как правильно оформить реквизит «адресат», если письмо адресуется исполняющему обязанности?

Реквизиты документа: значение, форма, требования
Газиза Исахан эксперт в области архивного дела журнала «Делопроизводство в Казахстане», руководитель Информационно-библиотечной службы КазНУИ, г. Астана

Обязательные реквизиты документа

Также, стоит обратить внимание на обязательные реквизиты документа в части справочных данных об организации, где указываются: почтовый адрес, номера телефонов, телефаксов, адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации. Наименование вида документа, издаваемого организацией, регламентируется учредительными документами организации.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, справки и др.) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт и другие). Для утверждаемого документа (положение, регламент, правила и др.) – дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим
или утверждающим документ. При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Документы, изданные совместно двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Словесно-цифровой способ написания даты используется в распорядительных документах, документах, содержащих сведения финансового характера, определяющих законные права и интересы граждан, при ссылке на нормативные правовые акты, а также при оформлении последних, например, 5 апреля 1995 года.

 

Оформление реквизитов документов

Что касается основной части оформление реквизитов документов: регистрационный номер документа состоит из порядкового номера документа в регистрационной учетной форме. Остальное оформление реквизитов документов, таких как: индекс дела по номенклатуре дел организации, собственный корреспондентский номер проставляются по усмотрению организации. В ссылке на номер и дату входящего документа указывается регистрационный номер и дата документа, на который дается ответ.

Место составления или издания документа указывается на всех видах документов, кроме письма. На внутренних документах место составления или издания документа можно не указывать. Гриф ограничения доступа проставляется в верхнем правом углу первого листа с указанием номера экземпляра.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, должностным или физическим лицам. При адресовании документа организации, ее структурному подразделению, должностному лицу, их наименования пишутся строчными буквами, полужирным шрифтом в именительном падеже, должность лица, которому адресован документ - в дательном падеже.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата. При адресовании документа физическому лицу указываются почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. При переписке внутри организации допускается указание в дательном падеже только фамилии и инициалов должностного лица. Если документ адресуется однородным организациям, их адресаты указываются обобщенно.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывается. При большем количестве адресатов составляется список (реестр) рассылки документа. В случае направления документа не постоянным адресатам, в состав реквизита «Адресат» включается почтовый адрес, который оформляется исполнителем. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, в соответствии с «Правилами предоставления услуг почтовой связи», утвержденными приказом председателя Агентства Республики Казахстан по информатизации и связи от 1 июля 2005 года № 210-П (государственный регистрационный № 3783 от 11 августа 2005 года).

Содержание реквизитов документа

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу первого листа документа. Так как содержание реквизитов документа установлено законодательно, при утверждении документа конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова «Утверждаю» (оформляется строчными буквами, без применения кавычек), наименования должности, подписи, инициала имени, фамилии и даты утверждения.

При утверждении документа двумя и более лицами равных должностей грифы утверждения располагаются в алфавитном порядке наименований организаций. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «Утвержден (а, о, ы)», вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.

Резолюция. В состав резолюции входят фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (поручений), срок исполнения, подпись и дата. В случаях, когда поручение дается двум и более лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым, если иное не установлено в самой резолюции.

Резолюция располагается в верхней части первого листа документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном бланке (фишке) с указанием входящего регистрационного номера и отметки о реквизитах документа, к которому относится резолюция (автор, исходящий номер и дата документа), а также других элементов реквизита, предусмотренных настоящим пунктом.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Как проставляются дата и номер на приказах – авторучкой или их можно печатать?

Реквизиты документа: значение, форма, требования
эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело»

Реквизиты позволяющие идентифицировать документ

Помимо обязательных реквизитов документа существуют реквизиты позволяющие идентифицировать документ. Так, например, в части заголовка к тексту документа. Он оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса слов и не должен содержать более 35 знаков в каждой строке. В документе, не требующем государственной регистрации в органах юстиции, при величине заголовка более 5 строк, допускается оформление заголовка по середине документа. Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа. Он должен быть согласован с наименованием вида документа и отвечать на вопросы: «о чем?» («о ком?»), «чего?» («кого?»). Заголовок к тексту документа менее 10 строк, а также к документу, выполненному на бланке формата А5, не составляется.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, цели, основания создания документа; во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, рекомендации. В некоторых случаях в первой части указываются просьбы, предложения, во второй – приводятся обоснования, аргументы. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей, письма – просьбу без пояснения). В тексте документа, подготовленного на основании или во исполнение ранее изданного документа, указываются его реквизиты: наименование документа и организации-автора, дату, регистрационный номер, заголовок к тексту. Если текст содержит несколько решений, выводов, предложений, просьб, его можно разбить на разделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Текст документа печатается через полтора межстрочных интервала или при помощи устройств компьютерной техники размером 14 шрифта Times New Roman через один межстрочный интервал. В отдельных случаях (оформление таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний и другие) размеры шрифта и межстрочного интервала могут быть иными.

При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

В организации поставили задачу вести архив исходящей корреспонденции только в электронном виде, сканируя исходящие документы. Сколько теперь экземпляров документа направлять руководителю на подпись? И где должен храниться оригинал документа?

Реквизиты документа: значение, форма, требования
Газиза Исахан эксперт в области архивного дела журнала «Делопроизводство в Казахстане», руководитель Информационно-библиотечной службы КазНУИ, г. Астана

Виды реквизитов документов

Некоторые виды реквизитов документов имеют свои особенности оформления. Обязательная подпись документа должна включать в себя:
1) наименование должности лица, подписавшего документ, официальное наименование структурного подразделения или организации (если документ оформлен не на бланке);
2) личную подпись и расшифровку подписи (инициал имени и фамилия).

При подписании документа двумя и более лицами равных должностей их подписи располагаются в алфавитном порядке официальных наименований организаций или структурных подразделений. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в соответствии с убыванием служебной иерархии должностей.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подлежит переоформлению на лицо, исполняющее его обязанности. Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием
должности. Наименования должностей лиц, подписывающих документ, и расшифровку подписей оформляют строчными буквами, полужирным шрифтом.

Оттиск печати не является обязательным реквизитом при оформлении некоторых писем и внутренней корреспонденции, однако на особо важных (финансовых, например) печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе. Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и подписи.

Статья представлена в сокращенном варианте.

Читайте больше в журнале: "Делопроизводство в Казахстане".

logo
Мы еще не знакомы?

       

        Давайте познакомимся!
        Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться