Правила передачи кадровых документов в архив организации

114
Правила передачи кадровых документов в архив организации
Григорьева Наталья Сергеевна
Автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», независимый HR-специалист, г. Алматы
Передача кадровых документов в архив организации происходит по определённым правилам, устанавливаемым на законодательном уровне.

В конце каждого года руководитель компании издаёт приказ о проведении экспертизы ценности документов. По результатам экспертизы составляются описи дел и выделяются документы с истекшим сроком хранения в соответствии с приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях» (далее – Типовые правила документирования).

Перед тем как утвердить номенклатуру дел, проводится совещание, на котором назначается экспертная комиссия и избирается её председатель (обычно это руководитель организации). После проведения экспертизы ценности все документы с истекшим сроком хранения передаются в архив.

Также руководителем утверждается номенклатура дел, в которой должны быть проставлены визы членов экспертной комиссии, с которой она согласовывается. Если в компании происходят структурные изменения, то номенклатура дел утверждается ежегодно. В случае отсутствия изменений – один раз в пять лет и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) государственного архива, сроком на пять лет.

В соответствии с п. 115 Типовых правил документирования, организации, не являющиеся источниками пополнения Национального архивного фонда, могут не представлять номенклатуры дел на согласование ЭПК.

НА ЗАМЕТКУ

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учёта дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учёта дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Согласно п. 160, 161 Типовых правил документирования, после завершения дел в делопроизводстве документы до передачи в архив организации хранятся в делах по месту их формирования в течение одного года. Их сохранность обеспечивает служба документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ). Дела хранятся в шкафах и сейфах в рабочих кабинетах или специально отведённых для этой цели помещениях.

Передача дел из структурных подразделений в архив организации осуществляется по описям дел, составленным по результатам экспертизы ценности документов, и дел, завершённых в делопроизводстве.

Документы временного (до 10 лет включительно) хранения передаются в архив организации по номенклатуре дел.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу по форме согласно приложению № 25 к Типовым правилам документирования.

Опись дел составляется в двух экземплярах, один из которых передаётся вместе с делами в архив организации, а второй – остаётся в качестве контрольного в структурном подразделении компании.

Приём каждого дела производится работником, ответственным за архив организации в присутствии работника структурного подразделения.

НА ЗАМЕТКУ

Отметка о наличии дела в архиве ставится на двух экземплярах описи дел.

В соответствии с п. 173 Типовых правил документирования, в конце каждого экземпляра описи дел указывается (цифрами и прописью):

·      количество фактически принятых дел;

·      дата приёма дел;

·      дата передачи дел;

·      подпись работника, ответственного за архив;

·      подпись работника, передавшего дела.

В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения, филиала (представительства) ответственное лицо за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, филиала (представительства), в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет их и передаёт дела в архив организации независимо от сроков хранения.

В случае ликвидации организации в период проведения ликвидационных мероприятий документы по личному составу оформляются и передаются в соответствующий государственный архив.

Порядок передачи электронных документов в архив

Порядок передачи на архивное хранение электронных документов осуществляется в соответствии с приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 146 «Об утверждении Правил приёма, хранения, учёта и использования документов Национального архивного фонда и других архивных документов ведомственными и частными архивами» (с изменениями от 26.01.2016) (далее – Правила приёма и хранения архивных документов).

Согласно п. 92 Правил приёма и хранения архивных документов, электронные документы, образующиеся в деятельности организации, в зависимости от выполняемых ею задач и функций подразделяются на:

·      электронные управленческие документы;

·      электронные аудиовизуальные документы;

·      электронные научно-технические документы;

·      специфические информационные ресурсы, не имеющие аналогов на бумажных носителях (электронные кадастры, регистры, реестры, базы и банки данных, интернет-публикации и т. п.).

НА ЗАМЕТКУ

В соответствии с п. 93 Правил приёма и хранения архивных документов отбор на государственное хранение электронных управленческих, аудиовизуальных и научно-технических документов проводится на основе критериев, принятых для их аналогов на традиционных носителях.

Статья представлена в сокращённом варианте, полный текст читайте в журнале «Справочник кадровика. Казахстан» № 6, 2017



Вопросы по теме

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль