Справочник кадровика. Казахстан

Оформление документов: придание юридического статуса

  • 2 сентября 2019
  • 1124
  • Средний балл: 0 из 5
преподаватель КИМЭП, магистр делового администрирования (МВА), тренер-инструктор, г. Алматы
Основные требования к документу: придание юридического статуса
Оформление документов: придание юридической силы

Работа в любой организации связана с необходимостью оформления большого количества документов и придания им юридического статуса и силы. При этом часто возникают вопросы, к примеру, какие поля необходимо установить в документах, какой шрифт применить, на какие документы ставить печать и другие. Что именно придает документу юридическую силу – узнаете из статьи.

Придание документам юридического статуса

Работа в любой организации связана с необходимостью оформления достаточно большого количества документов и придания им юридического статуса и юридической силы. При этом часто возникают вопросы, к примеру, какие поля необходимо установить в документах, какой шрифт применить, на какие документы ставить печать, какие должны быть реквизиты и т. д. 

В каждой организации существует комплекс документов, необходимый для её функционирования. Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется возложенными на неё задачами, выполняемыми функциями, порядком решения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности), объёмом и характером взаимосвязей с другими организациями и гражданами.

В справочниках документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. А это значит, что при использовании документа в качестве подтверждения он должен обладать юридическим значением.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Насколько целесообразно внедрение системы электронного документооборота в небольших организациях?

Оформление документов: придание юридического статуса
Газиза Исахан эксперт в области архивного дела журнала «Делопроизводство в Казахстане», руководитель Информационно-библиотечной службы КазНУИ, г. Астана

Работа с документами: электронный формат

В современном делопроизводстве работа с документами на бумажных носителях сочетается с документами, представленными в электронном формате (электронный документ). Но не каждый документ в электронном формате имеет юридическое значение также как документ, оформленный на бумажном носителе со всеми необходимыми реквизитами, обеспечивающими ему юридическое значение.

Согласно пп. 12) ст. 1 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (далее – Закон об электронном документе), юридическое значение имеет электронный документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи.

В соответствии с пп. 6) ст. 1 Закона об электронном документе, владельцем электронной цифровой подписи является физическое или юридическое лицо, правомерно владеющее закрытым ключом электронной цифровой подписи и обладающее правом на её использование в электронном документе. Также, согласно  п. 1 ст. 7 Закона об электронном документе,  электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.

Таким образом, электронный документ имеет юридическое значение в том случае, если он заверен электронной цифровой подписью.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Видео: Оформление документов по личному составу

Оформление документов: придание юридического статуса
Шырын Айтмаганбетова автор журнала "Делопроизводство в Казахстане" цифрового издательства "МЦФЭР-Казахстан", магистр делового администрирования, тренер-инструктор, г. Алматы

Реквизиты документов, имеющих  юридическую силу

Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения (например, нет подписи или даты).

Если же в документе не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведёт лишь к определённым трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическую силу.

Обязательные реквизиты документа:

- официальное наименование организации (должностного лица) – автора документа;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- гриф утверждения документа;

- текст;

- подпись;

- печать.

 

Документы, подлежащие утверждению

Утверждение документа – это один из способов его удостоверения, придание документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждению подлежат не все документы, а только документы, которые подписывают составители (руководители структурных подразделений по направлениям их работы, члены комиссий), утверждаются первым руководителем или документом (постановлением, решением, приказом), для придания им юридического значения. С примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, вы сможете ознакомиться в полной версии статьи.

Подпись на официальном документе

В оформлении этого реквизита погрешности недопустимы, так как при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия. Согласно п. 35 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утверждённых приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144, документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписываются руководителем организации или, по его поручению, первым заместителем.

Статья представлена в сокращённом варианте, полный текст читайте в журнале «Делопроизводство в Казахстане».

logo
Мы еще не знакомы?

       

        Давайте познакомимся!
        Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться