Основные требования к документации: придание документам юридической силы

61
Основные требования к документации: придание документам юридической силы
Әбдіғалиқызы Шырын
преподаватель КИМЭП, магистр делового администрирования (МВА), тренер-инструктор, г. Алматы
В статье рассмотрим основные требования, предъявляемые к составлению документации, и как предать документу юридическую силу.

Работа в любой организации связана с необходимостью оформления достаточно большого количества документов. Часто возникают вопросы о том, какие поля необходимо установить в документах, какой шрифт применять, на какие документы ставить печать и др. 

В каждой организации существует комплекс документов, необходимый для её функционирования.

НА ЗАМЕТКУ Состав документов, образующихся в деятельности организации, определяется возложенными на неё задачами, выполняемыми функциями, порядком решения вопросов (на основе единоначалия или коллегиальности), объёмом и характером взаимосвязей с другими организациями и гражданами.

В справочниках документ определяется как зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. А это значит, что при использовании документа в качестве подтверждения он должен обладать юридическим значением.

В современном делопроизводстве работа с документами на бумажных носителях сочетается с документами, представленными в электронном формате (электронный документ). Но не каждый документ в электронном формате имеет юридическое значение также как документ, оформленный на бумажном носителе со всеми необходимыми реквизитами, обеспечивающими ему юридическое значение.

Согласно пп. 12) ст. 1 Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 24.11.2015) (далее – Закон об электронном документе), юридическое значение имеет электронный документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме и удостоверена посредством электронной цифровой подписи.

Электронная цифровая подпись – набор электронных цифровых символов, созданный средствами электронной цифровой подписи и подтверждающий достоверность электронного документа, его принадлежность и неизменность содержания (пп. 16) ст. 1 Закона об электронном документе).

В соответствии с пп. 6) ст. 1 Закона об электронном документе, владельцем электронной цифровой подписи является физическое или юридическое лицо, правомерно владеющее закрытым ключом электронной цифровой подписи и обладающее правом на её использование в электронном документе. Также, согласно  п. 1 ст. 7 Закона об электронном документе,  электронный документ, соответствующий требованиям настоящего Закона и удостоверенный посредством электронной цифровой подписи лица, имеющего полномочия на его подписание, равнозначен подписанному документу на бумажном носителе.

Таким образом, электронный документ имеет юридическое значение в том случае, если он заверен электронной цифровой подписью.

Согласно п. 25 постановления Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 23.07.2013), государственные органы, использующие систему электронного документооборота, осуществляют переписку управленческими документами со сроком хранения до 10 лет только в форме электронных документов, удостоверенных электронной цифровой подписью.

В соответствии с постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2012 года № 1380 «О внесении изменений и дополнений в постановление Правительства Республики Казахстан от 17 апреля 2004 года № 430 «Об утверждении Правил электронного документооборота», электронные документы со сроками хранения 75 лет, постоянно, а также документы, имеющие отметку «экспертно-проверочная комиссия» (далее – ЭПК), имеют подлинники бумажного документа.

Реквизиты документов, имеющих  юридическое значение

СЛОВАРИК Юридическое значение – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документ не будет иметь юридического значения (например, нет подписи или даты).

Если же в документе не будет заголовка к тексту или отметки об исполнителе, то это приведёт лишь к определённым трудностям в работе с документом, но не повлияет на его юридическую силу.

Обязательные реквизиты документа:

- официальное наименование организации (должностного лица) – автора документа;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- гриф утверждения документа;

- текст;

- подпись;

- печать.

Оформление реквизитов, придающих документам юридическую силу

Официальное наименование организации, филиала (представительства) включает в себя название в соответствии с учредительными документами с указанием на организационно-правовую форму (акционерное общество, товарищество с ограниченной ответственностью и т. д.).

ВНИМАНИЕ Наименование вида документа указывается на всех документах (приказ, акт, протокол и т. д.), кроме писем.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма, справки и другие) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт и др.). Для утверждаемого документа (положение, регламент, правила и др.) – дата утверждения.

Регистрационный номер присваивается каждому виду документа отдельно согласно номенклатуре дел организации.

Текст документа может быть оформлен в виде анкеты, диаграммы, таблицы, связного текста или сочетания указанных форм.

Документы, подлежащие утверждению

Утверждение документа – это один из способов его удостоверения, придание документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждению подлежат не все документы, а только документы, которые подписывают составители (руководители структурных подразделений по направлениям их работы, члены комиссий), утверждаются первым руководителем или документом (постановлением, решением, приказом), для придания им юридического значения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

БЕКІТІЛУГЕ ЖАТАТЫН ҚҰЖАТТАР ТІЗБЕСІ

АКТЫ (нормативные правовые)

АКТІЛЕР (нормативтік құқықтық)

АКТЫ (проверок деятельности организаций и ревизий, приёма законченных строительных объектов, оборудования, списания, экспертизы, приёма-передачи дел, печатей и штампов, уничтожения документов, дел и бланков строгой отчётности, ликвидации организаций)

АКТІЛЕР (ұйымның қызметін тексеру және тексеріс; құрылысы аяқталған объектілер мен жабдықтарды қабылдау; істерді қабылдау-тапсыру, мөрлер мен мөртабандарды есептен шығару, оларға сараптама жасау; құжаттарды, істерді және қатаң есептегі бланкілерді жою; ұйымдарды тарату)

БАЛАНСЫ (бухгалтерские, ликвидационные, разделительные, топливные, энергетические)

БАЛАНСТАР (бухгалтерлік, тарату, бөлу, отындық, энергетикалық)

ВЕДОМОСТИ (по оплате труда, тарификационные)

ТІЗІМДЕМЕЛЕР (еңбекақы төлеу, тарифтеу)

ГРАФИКИ (дежурств, отпусков, передачи дел на государственное хранение, выполнения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, ввода объектов в эксплуатацию, подготовки к зимнему периоду)

КЕСТЕЛЕР (кезекшілік, демалыс, мемлекеттік сақтауға істерді тапсыру, ғылыми-зерттеу және сынақ-конструкторлық жұмыстардың орындалуы, объектілерді пайдалануға қосу, қысқы кезеңге дайындықтар)

ДОГОВОРЫ (на материально-техническое снабжение, о производстве работ, об аренде помещений, о поставках, о подрядах, о научно-техническом сотрудничестве, о международном сотрудничестве, о материальной ответственности, хозяйственные)

ШАРТТАР (материалдық-техникалық жабдықтауға, жұмыс өндірісі туралы, үй-жайларды жалға алу туралы, жеткізілімдер туралы, мердігерлік туралы, ғылыми-техникалық ынтымақтастық туралы, халықаралық ынтымақтастық туралы, материалдық жауапкершілік туралы, шаруашылық)

ЗАДАНИЯ (вышестоящих органов, технические, на проектирование объектов, технических сооружений, на капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ)

ТАПСЫРМАЛАР (жоғары тұрған органдардың, техникалық, объектілерді, техникалық құрылысты жобалауға, күрделі құрылысқа, ғылыми-зерттеу, жобалық-конструкторлық және технологиялық жұмыстар жүргізуге)

ИНСТРУКЦИИ (должностные, по распределению должностных обязанностей, по технике безопасности, по технологии работ)

НҰСҚАУЛЫҚТАР (лауазымдық, лауазымдық міндеттерді бөлу жөніндегі, техникалық қауіпсіздік жөніндегі, жұмыстың технологиясы жөніндегі)

ЛИМИТЫ (лимитные справки) финансирования по всем видам деятельности организаций

ҰЙЫМ қызметінің барлық түрлерін қаржыландыру бойынша ЛИМИТТЕР (лимиттік анықтамалар)

НОМЕНКЛАТУРЫ (дел организаций, должностей, изделий, товаров, услуг)

НОМЕНКЛАТУРАЛАР (ұйым істері, лауазымдар, өндірілген өнім, тауарлар, қызметтер)

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников)

НОРМАТИВТЕР (шикізат, материалдар, электрқуаты шығындары, технологиялық жобалау, жұмыскерлер санының)

ОПИСИ ДЕЛ (постоянного хранения, по личному составу, временного хранения)

ІС ТІЗІМДЕМЕЛЕРІ (тұрақты сақтау, жеке құрам бойынша, уақытша сақтау)

ОТЧЁТЫ (о производственной деятельности, научные, о выполнении планов, о командировках)

ЕСЕПТЕР (өндірістік қызмет туралы, ғылыми, жоспарларды орындау туралы, іссапарлар туралы)

ПАСПОРТА (зданий, организаций)

ПАСПОРТТАР (ғимараттардың, ұйымдардың)

ПЕРЕЧНИ (должностей сотрудников, организаций, типовых документов с указанием сроков хранения, отраслевых, ведомственных документов с указанием сроков хранения)

ТІЗБЕЛЕР (қызметкерлер лауазымының, ұйымдардың, сақтау мерзімдері көрсетілген үлгілік құжаттардың, сақтау мерзімдері көрсетілген салалық, ведомстволық құжаттардың)

ПЛАНЫ РАБОТ (квартальные, полугодовые, годовые, перспективные, стратегические, индикативные)

ЖҰМЫС ЖОСПАРЛАРЫ (тоқсандық, жарты жылдық, жылдық, келешек, стратегиялық, индикативтік)

ПОЛОЖЕНИЯ (об организациях, о структурных подразделениях, о правах и обязанностях должностных лиц, о премировании)

ЕРЕЖЕЛЕР (ұйымдар туралы, құрылымдық бөлімшелер, лауазымды тұлғаның құқықтары мен міндеттері туралы, сыйлықақы беру туралы)

ПРАВИЛА (по документированию и управлению документацией, внутреннего трудового распорядка, пользования, работ, технологические)

ҚАҒИДАЛАР (құжаттау және құжаттаманы басқару жөніндегі, ішкі еңбек тәртібі, пайдалану, жұмыс, технологиялық)

ПРЕЙСКУРАНТЫ цен и услуг

Баға және қызмет көрсетудің БАҒА КӨРСЕТКІШТЕРІ

ПРОГРАММЫ (развития, стратегические, краткосрочные, производственно-технические, целевые, проведения работ и мероприятий, научные, учебные)

БАҒДАРЛАМАЛАР (дамыту, стратегиялық, қысқа мерзімді, өндірістік-техникалық, мақсаттық жұмыстарды және іс-шараларды өткізу, ғылыми, оқу)

ПРОТОКОЛЫ (согласования, комиссий, советов)

ХАТТАМАЛАР (келісулердің, комиссиялардың, кеңестердің)

РАСПИСАНИЯ (занятий, семинаров, экзаменов, зачётов, движения транспорта)

КЕСТЕЛЕР (оқу, семинарлар, емтихандар, сынақтар, көлік қозғалысы)

РАСПИСАНИЯ ШТАТНЫЕ и изменения к ним

ШТАТ КЕСТЕЛЕРІ және оларға  өзгерістер

РАССТАНОВКИ ШТАТНЫЕ и изменения к ним

ШТАТТЫ ОРНАЛАСТЫРУ және оған өзгерістер

РАСЧЁТЫ (технико-экономических показателей, к сметам, технических нормативов, потребности в материалах и сырье, экономической эффективности)

ЕСЕП АЙЫРЫСУЛАР (техника-экономикалық көрсеткіштердің, сметаға, техникалық нормативтердің, материалдарға және шикізаттарға қажеттілік, экономикалық тиімділіктің)

РАСЦЕНКИ (на товары, услуги, производство работ)

БАҒАЛАР (тауарлардың, қызметтер, жұмыс өндірісінің)

РЕГЛАМЕНТЫ (международных встреч, работ коллегиальных органов организаций, учёта)

РЕГЛАМЕНТТЕР (халықаралық кездесулердің, ұйымның алқалы органдарының жұмыстарының, есепке алу)

РЕКОМЕНДАЦИИ (методические, научно-методические)

ҰСЫНЫМДАР (әдістемелік, ғылыми-әдістемелік)

РЕШЕНИЯ (комиссий, советов)

ШЕШІМДЕР (комиссиялардың, кеңестердің)

СЕТКИ (тарифно-квалификационные, часов по учебным дисциплинам)

КЕСТЕЛЕР (тарифтік-кәсіби біліктілік, оқу пәндері бойынша сағат)

СМЕТЫ расходов

Шығыстар СМЕТАЛАРЫ

СПИСКИ (сотрудников организаций, членов аттестационных и квалификаци-онных комиссий, титульные, строек)

ТІЗІМДЕР (ұйым қызметкерлерінің, аттестациялық және кәсіби біліктілік комиссиясы мүшелерінің, титулдық, құрылыстар)

СТАВКИ тарифно-квалификационные

Тарифтік-кәсіби біліктілік МӨЛШЕРЛЕМЕЛЕРІ

СТРУКТУРЫ (отраслевые, ведомственные, организаций)

ҚҰРЫЛЫМДАР (салалық, ведомстволық, ұйымдардың)

СХЕМЫ (движения транспорта, размещения организаций, расположения постов, технические, трудовых процессов)

СҰЛБАЛАР (көлік қозғалысы, ұйымдарды орналастыру, күзет орындарының орналасуы, техникалық, еңбек процестерінiң)

ТАБЛИЦЫ (аналитические, налоговых сборов, отчислений в бюджет, обследований и переписей, плановых и отчётных показателей, показателей производства)

КЕСТЕЛЕР (талдау, салық алымдары, бюджетке аудару, тексеру және санақ, жоспарлық және есеп беру көрсеткіштері, өндіріс көрсеткіштері)

ТАРИФЫ (оптовые, розничные, закупочные, сдаточные)

ТАРИФТЕР (көтерме, бөлшек сауда, сатып алу, тапсыру)

ТРЕБОВАНИЯ (технические, методические, научно-методические)

ТАЛАПТАР (техникалық, әдістемелік, ғылыми-әдістемелік)

УКАЗАНИЯ (методические, научно-методические)

НҰСҚАУЛАР (әдістемелік, ғылыми-әдістемелік)

УСЛОВИЯ (технические, технологические, конкурсов)

ШАРТТАР (техникалық, технологиялық, конкурстар)

УСТАВЫ организаций

Ұйымдар ЖАРҒЫЛАРЫ

ФОРМЫ унифицированных документов

Бірегейлендірілген құжаттардың НЫСАНДАРЫ

ХАРАКТЕРИСТИКИ (технико-экономические, технические, технологические)

СИПАТТАМАЛАР (техника-экономикалық, техникалық, технологиялық)

ЦИФРЫ контрольные к планам

Жоспарларға бақылау САНДАРЫ

Подпись на официальном документе

В оформлении этого реквизита погрешности недопустимы, так как при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия.

Согласно п. 35 Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утверждённых приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144, документы, направляемые в вышестоящие органы, органы представительной, исполнительной и судебной власти, подписываются руководителем организации или, по его поручению, первым заместителем.

Статья представлена в сокращённом варианте, полный текст читайте в журнале «Делопроизводство в Казахстане» № 10 , 2017



Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией






© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль