Құжаттамаға қойылатын негізгі талаптар: құжаттардың заңды күшіне ие болуы

16
Құжаттамаға қойылатын негізгі талаптар: құжаттардың заңды күшіне ие болуы
Әбдіғалиқызы Шырын
преподаватель КИМЭП, магистр делового администрирования (МВА), тренер-инструктор, г. Алматы
Осы мақалада құжаттама жасауға қойылатын негізгі талаптарды, және құжат заңды күшіне қалай ие болатыны туралы мәселені қараймыз.

Кез келген ұйымдағы жұмыс көптеген құжаттарды ресімдеуді талап етеді. Ресімдеу барысында құжаттардың шеті қандай болуы керек, қандай қаріп қолдануға тиіс, қандай құжаттарға мөр басу қажет және т. с. с.  туралы мәселелер туындайды. 

Әр ұйымда, оның қызмет жасауы үшін, қажетті құжаттар кешені болады.

НА ЗАМЕТКУ Ұйым қызметінде қалыптасатын құжаттардың құрамы, ұйым өзіне жүктелген міндеттермен, орындалатын функциялармен, мәселелерді шешу тәртібімен (дара басшылық немесе алқалылық негізінде), басқа ұйымдармен және азаматтармен өзара байланыстың көлемімен және сипатымен айқындалады.

Анықтамаларда құжат құқықтық міндеттемелерді немесе іскерлік қызметті  растау кезінде дәлелдемелер ретінде ұйым немесе жеке тұлға жасаған, алған және сақтайтын материалдық тасығышта тіркелген сәйкестендірілетін ақпарат ретінде белгіленеді. Ал бұл, растау ретінде құжатты пайдаланғанда оның заңды мәні болуға тиіс екенін білдіреді.

Қазіргі іс қағаз жүргізуде қағаз тасығыштағы құжаттармен жұмыс электрондық форматта (электрондық құжат) берілген құжаттармен үйлеседі. Бірақ электрондық форматтағы құжаттың басым көпшілігінде  заңды мәні бар барлық қажетті деректемелерімен ресімделген қағаз тасығыштағы құжат сияқты заңды күші жоқ.

 «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы № 370-ІІ Заңының  (2015.24.11 берілген өзгерістер мен толықтырулармен) (бұдан әрі – Электрондық құжат туралы Заңы) 1-бабының 12) тармақшасына сәйкес электрондық құжат – ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба арқылы куәландырылған құжат болып табылады.

Электрондық цифрлық қолтаңба – электрондық цифрлық қолтаңба құралдарымен жасалған және электрондық құжаттың анықтығын, оның тиесілілігін және мазмұнының өзгермейтіндігін растайтын электрондық цифрлық нышандар жиынтығы (Электрондық құжат туралы Заңының 1-бабының 12) тармақшасы) болып табылады.

Электрондық құжат туралы Заңының 1-бабының 6) тармақшасына сәйкес қол қоюшы тұлға электрондық цифрлық қолтаңбаның жабық кілтін құқыққа сыйымды иеленетін және оны электрондық құжатта пайдалану құқығы бар жеке немесе заңды тұлға болып табылады. Сондай-ақ, Электрондық құжат туралы Заңының 7-бабының 1-тармағына сәйкес осы Заңның талаптарына сәйкес келетін және оған қол қоюға өкілеттігі бар адамның электрондық цифрлық қолтаңбасы арқылы куәландырылған электрондық құжат қағаз тасығыштағы қол қойылған құжатпен бірдей болып табылады.

Осылайша, электрондық құжат электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған кезде ғана заңды күшіне ие болады.

 «Электрондық құжат айналымы ережесiн бекiту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысының (2013.23.07 берілген өзгерістер мен толықтырулармен) 25-тармағына сәйкес  электрондық құжат айналымы жүйесін пайдаланатын мемлекеттік органдар 10 жылға дейін сақтау мерзімімен басқарушылық құжаттармен хат алмасуды электрондық цифрлық қолтаңбамен куәландырылған электрондық құжат нысанында ғана жүзеге асырады.

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2012 жылғы 31 қазандағы  «Электрондық құжат айналымы ережесін бекіту туралы» Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2004 жылғы 17 сәуірдегі № 430 қаулысына өзгерістер мен толықтырулар енгізу туралы» № 1380 қаулысына сәйкес сақтау мерзімдері 75 жыл, тұрақты, сондай-ақ «сараптау-тексеру комиссиясы» (бұдан әрі – СТК) белгісі бар электрондық құжаттардың қағаз құжаттың түпнұсқалары болады.

Заңды күшіне ие құжаттардың деректемелері

СЛОВАРИК Заңды маңызы – бұл қолданыстағы заңнама, оны шығарған органның құзыреті және ресімдеудің белгіленген тәртібімен беретін ресми құжаттың қасиеті.

Қажетті деректемелердің болмауы немесе оларды дұрыс ресімдемеу құжаттың заңды маңызының болмауына алып келуі мүмкін (мысалы, қолтаңбаның немесе күнінің жоқтығы).

Егер құжатта мәтінге тақырып немесе орындаушы туралы белгі болмаса, онда бұл құжатпен жұмыс істегенде белгілі бір қиындықтарға әкеледі, бірақ оның заңды күшіне әсер етпейді.

Құжаттың міндетті түрде болуға тиіс деректемелері:

-  ұйымның (лауазымды тұлғаның) – құжат авторының ресми атауы;

- құжат түрінің атауы;

- құжат күні;

- құжаттың тіркеу нөмірі;

- құжатты бекіту грифі;

- мәтін;

- қолтаңба;

- мөр.

Құжаттарды заңдық күшіне иелендіретін деректемелерді ресімдеу

Ұйымның, филиалдың (өкілдіктің) ресми атауы ұйымдастырушылық-құқықтық нысанды (акционерлік қоғам, жауапкершілігі шектеулі серіктестік және т. б.) көрсете отырып, құрылтай құжаттарына сәйкес атауды қамтиды.

ВНИМАНИЕ Құжат түрінің атауы барлық құжаттарда көрсетіледі (бұйрық, акт, хаттама және т. с. с.), хаттардан басқа.

Құжатқа (өкімдік құжаттар, хаттар, анықтамалар және басқалар) қол қойылған күн немесе оқиғаның (хаттама, акт және басқалар) құжатталған күні құжаттың күні болып табылады. Бекітілетін құжат үшін (ереже, регламент, қағида және басқалар) – бекітілген күн.

Құжаттың тіркеу нөмірі ұйымның істер номенклатурасына сәйкес құжаттың әрбір түріне жеке беріледі.

Құжаттың мәтіні сауалнама, диаграмма, кесте, байланысты мәтін немесе көрсетілген нысандарды үйлестіруші ретінде ресімделеді.                                                                                                                

Бекітілуге жататын құжаттар

Құжатты бекіту – бұл оны куәландыру, құжатты заңды күшіне иелендіру, сондай-ақ оның түпнұсқалығын растау әдістерінің бірі. Бекітуге құрастырушылар (құрылымдық бөлімшелердің басшылары жұмысының бағыттары бойынша немесе комиссия мүшелері) қол қоятын құжаттар ғана жатады, оларды заңды күшіне иелендіру үшін,  бірінші басшы өзі бекітеді немесе оның  қол қойған құжатымен бекітіледі.

Бекітілуге жататын құжаттардың үлгілік тізбесі

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ, ПОДЛЕЖАЩИХ УТВЕРЖДЕНИЮ

БЕКІТІЛУГЕ ЖАТАТЫН ҚҰЖАТТАР ТІЗБЕСІ

АКТЫ (нормативные правовые)

АКТІЛЕР (нормативтік құқықтық)

АКТЫ (проверок деятельности организаций и ревизий, приёма законченных строительных объектов, оборудования, списания, экспертизы, приёма-передачи дел, печатей и штампов, уничтожения документов, дел и бланков строгой отчётности, ликвидации организаций)

АКТІЛЕР (ұйымның қызметін тексеру және тексеріс; құрылысы аяқталған объектілер мен жабдықтарды қабылдау; істерді қабылдау-тапсыру, мөрлер мен мөртабандарды есептен шығару, оларға сараптама жасау; құжаттарды, істерді және қатаң есептегі бланкілерді жою; ұйымдарды тарату)

БАЛАНСЫ (бухгалтерские, ликвидационные, разделительные, топливные, энергетические)

БАЛАНСТАР (бухгалтерлік, тарату, бөлу, отындық, энергетикалық)

ВЕДОМОСТИ (по оплате труда, тарификационные)

ТІЗІМДЕМЕЛЕР (еңбекақы төлеу, тарифтеу)

ГРАФИКИ (дежурств, отпусков, передачи дел на государственное хранение, выполнения научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, ввода объектов в эксплуатацию, подготовки к зимнему периоду)

КЕСТЕЛЕР (кезекшілік, демалыс, мемлекеттік сақтауға істерді тапсыру, ғылыми-зерттеу және сынақ-конструкторлық жұмыстардың орындалуы, объектілерді пайдалануға қосу, қысқы кезеңге дайындықтар)

ДОГОВОРЫ (на материально-техническое снабжение, о производстве работ, об аренде помещений, о поставках, о подрядах, о научно-техническом сотрудничестве, о международном сотрудничестве, о материальной ответственности, хозяйственные)

ШАРТТАР (материалдық-техникалық жабдықтауға, жұмыс өндірісі туралы, үй-жайларды жалға алу туралы, жеткізілімдер туралы, мердігерлік туралы, ғылыми-техникалық ынтымақтастық туралы, халықаралық ынтымақтастық туралы, материалдық жауаптылық туралы, шаруашылық)

ЗАДАНИЯ (вышестоящих органов, технические, на проектирование объектов, технических сооружений, на капитальное строительство, на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ)

ТАПСЫРМАЛАР (жоғары тұрған органдардың, техникалық, объектілерді, техникалық құрылысты жобалауға, күрделі құрылысқа, ғылыми-зерттеу, жобалық-конструкторлық және технологиялық жұмыстар жүргізуге)

ИНСТРУКЦИИ (должностные, по распределению должностных обязанностей, по технике безопасности, по технологии работ)

НҰСҚАУЛЫҚТАР (лауазымдық, лауазымдық міндеттерді бөлу жөніндегі, техникалық қауіпсіздік жөніндегі, жұмыстың технологиясы жөніндегі)

ЛИМИТЫ (лимитные справки) финансирования по всем видам деятельности организаций

ҰЙЫМ қызметінің барлық түрлерін қаржыландыру бойынша

 ЛИМИТТЕР (лимиттік анықтамалар)

НОМЕНКЛАТУРЫ (дел организаций, должностей, изделий, товаров, услуг)

НОМЕНКЛАТУРАЛАРЫ (ұйымның істер, лауазымдар, өндірілген өнім, тауарлар, қызметтер)

НОРМАТИВЫ (расхода сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников)

НОРМАТИВТЕР (шикізат, материалдар, электрқуаты шығындары, технологиялық жобалау, жұмыскерлер санының)

ОПИСИ ДЕЛ (постоянного хранения, по личному составу, временного хранения)

ІС ТІЗІМДЕМЕЛЕРІ (тұрақты сақтау, жеке құрам бойынша, уақытша сақтау)

ОТЧЁТЫ (о производственной деятельности, научные, о выполнении планов, о командировках)

ЕСЕПТЕР (өндірістік қызмет туралы, ғылыми, жоспарларды орындау туралы, іссапарлар туралы)

ПАСПОРТА (зданий, организаций)

ПАСПОРТТАР (ғимараттардың, ұйымдардың)

ПЕРЕЧНИ (должностей сотрудников, организаций, типовых документов с указанием сроков хранения, отраслевых, ведомственных документов с указанием сроков хранения)

ТІЗБЕЛЕР (қызметкерлер лауазымының, ұйымдардың, сақтау мерзімдері көрсетілген үлгілік құжаттардың, сақтау мерзімдері көрсетілген салалық, ведомстволық құжаттардың)

ПЛАНЫ РАБОТ (квартальные, полугодовые, годовые, перспективные, стратегические, индикативные)

ЖҰМЫС ЖОСПАРЛАРЫ (тоқсандық, жарты жылдық, жылдық, келешек, стратегиялық, индикативтік)

ПОЛОЖЕНИЯ (об организациях, о структурных подразделениях, о правах и обязанностях должностных лиц, о премировании)

ЕРЕЖЕЛЕР (ұйымдар туралы, құрылымдық бөлімшелер, лауазымды тұлғаның құқықтары мен міндеттері туралы, сыйлықақы беру туралы)

ПРАВИЛА (по документированию и управлению документацией, внутреннего трудового распорядка, пользования, работ, технологические)

ҚАҒИДАЛАР (құжаттау және құжаттаманы басқару жөніндегі, ішкі еңбек тәртібі, пайдалану, жұмыс, технологиялық)

ПРЕЙСКУРАНТЫ цен и услуг

Баға және қызмет көрсетудің БАҒА КӨРСЕТКІШТЕРІ

ПРОГРАММЫ (развития, стратегические, краткосрочные, производственно-технические, целевые, проведения работ и мероприятий, научные, учебные)

БАҒДАРЛАМАЛАР (дамыту, стратегиялық, қысқа мерзімді, өндірістік-техникалық, мақсаттық жұмыстарды және іс-шараларды өткізу, ғылыми, оқу)

ПРОТОКОЛЫ (согласования, комиссий, советов)

ХАТТАМАЛАР (келісулердің, комиссиялардың, кеңестердің)

РАСПИСАНИЯ (занятий, семинаров, экзаменов, зачётов, движения транспорта)

КЕСТЕЛЕР (оқу, семинарлар, емтихандар, сынақтар, көлік қозғалысы)

РАСПИСАНИЯ ШТАТНЫЕ и изменения к ним

ШТАТ КЕСТЕЛЕРІ және оларға  өзгерістер

РАССТАНОВКИ ШТАТНЫЕ и изменения к ним

ШТАТТЫ ОРНАЛАСТЫРУ және оған өзгерістер

РАСЧЁТЫ (технико-экономических показателей, к сметам, технических нормативов, потребности в материалах и сырье, экономической эффективности)

ЕСЕП АЙЫРЫСУЛАР (техникалық-экономикалық көрсеткіштердің, сметаға, техникалық нормативтердің, материалдарға және шикізаттарға қажеттілік, экономикалық тиімділіктің)

РАСЦЕНКИ (на товары, услуги, производство работ)

БАҒАЛАР (тауарлардың, қызметтер, жұмыс өндірісінің)

РЕГЛАМЕНТЫ (международных встреч, работ коллегиальных органов организаций, учёта)

РЕГЛАМЕНТТЕР (халықаралық кездесулер-дің, ұйымның алқалы органдарының жұмыстарының, есепке алу)

РЕКОМЕНДАЦИИ (методические, научно-методические)

ҰСЫНЫМДАР (әдістемелік, ғылыми-әдістемелік)

РЕШЕНИЯ (комиссий, советов)

ШЕШІМДЕР (комиссиялардың, кеңестердің)

СЕТКИ (тарифно-квалификационные, часов по учебным дисциплинам)

КЕСТЕЛЕР (тарифтік-кәсіби біліктілік, оқу пәндері бойынша сағат)

СМЕТЫ расходов

Шығыстар СМЕТАЛАРЫ

СПИСКИ (сотрудников организаций, членов аттестационных и квалификационных комиссий, титульные, строек)

ТІЗІМДЕР (ұйым қызметкерлерінің, аттестациялық және кәсіби біліктілік комиссиясы мүшелерінің, титулдық, құрылыстар)

СТАВКИ тарифно-квалификационные

Тарифтік-кәсіби біліктілік МӨЛШЕРЛЕМЕЛЕРІ

СТРУКТУРЫ (отраслевые, ведомственные, организаций)

ҚҰРЫЛЫМДАР (салалық, ведомстволық, ұйымдардың)

СХЕМЫ (движения транспорта, размещения организаций, расположения постов, технические, трудовых процессов)

СҰЛБАЛАР (көлік қозғалысы, ұйымдарды орналастыру, күзет орындарының орналасуы, техникалық, жұмыс процестерінiң)

ТАБЛИЦЫ (аналитические, налоговых сборов, отчислений в бюджет, обследований и переписей, плановых и отчётных показателей, показателей производства)

КЕСТЕЛЕР (талдау, салық алымдары, бюджетке аудару, тексеру және санақ, жоспарлық және есеп беру көрсеткіштері, өндіріс көрсеткіштері)

ТАРИФЫ (оптовые, розничные, закупочные, сдаточные)

ТАРИФТЕР (көтерме, бөлшек сауда, сатып алу, тапсыру)

ТРЕБОВАНИЯ (технические, методические, научно-методические)

ТАЛАПТАР (техникалық, әдістемелік, ғылыми-әдістемелік)

УКАЗАНИЯ (методические, научно-методические)

НҰСҚАУЛАР (әдістемелік, ғылыми-әдістемелік)

УСЛОВИЯ (технические, технологические, конкурсов)

ШАРТТАР (техникалық, технологиялық, конкурстардың)

УСТАВЫ организаций

Ұйымдар ЖАРҒЫЛАРЫ

ФОРМЫ унифицированных документов

Бірегейлендірілген құжаттардың НЫСАНДАРЫ

ХАРАКТЕРИСТИКИ (технико-экономические, технические, технологические)

СИПАТТАМАЛАР (техникалық-экономикалық, техникалық, технологиялық)

ЦИФРЫ контрольные к планам

Жоспарларға бақылау ЦИФРЛАРЫ

Ресми құжатқа қол қою

Бұл деректемені ресімдегенде қателік болмауы тиіс, себебі дұрыс жасамаса, болжап болмайтын (оның ішінде заңды) салдары бар.

Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларының 35-тармағына сәйкес жоғары тұрған органдарға, өкілетті, атқарушы және сот билігі органдарына жолданатын құжаттарға ұйым басшысы немесе оның тапсырмасы бойынша бірінші орынбасары қол қояды.

Ведомствоға қарасты және басқа ұйымдарға, азаматтарға жолданатын құжаттарға ұйымның басшысы, оның орынбасарлары немесе өз құзыретіне сәйкес құрылымдық бөлімшелердің басшылары қол қояды.

Мақала қысқартылған нұсқада ұсынылып отыр, толық мәтінін  «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» журналының 2017 жылғы № 10 оқыңыздар



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией






© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль