Фирменный бланк – визитная карточка организации

614
Фирменный бланк – визитная карточка организации
Елемесова Маржан Адилхановна
Master of Business Administration, профессиональный бухгалтер-практик.
В статье рассмотрим правила составления и оформления фирменного бланка в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Основным нормативным правовым документом, регулирующим вопросы применения бланков, являются Типовые правила документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утверждённые приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 (далее – Типовые правила документирования), которые устанавливают общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами несекретного характера на бумажных носителях в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

НА ЗАМЕТКУ Фирменный бланк, так же как и визитные карточки работников, играет роль инструмента, необходимого организации с самого начала её существования. На бланках оформляют внутренние документы, исходящие письма, соглашения и отчёты.

Наличие у организации фирменного бланка способствует формированию положительного представления о предприятии. Именно поэтому следует уделить особое внимание дизайну этого инструмента.

Структура и дизайн фирменного бланка организации

Фирменный бланк имеет следующую структуру:

1. Изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания) (при наличии).

2. Официальное наименование организации.

3. Контактные данные:

-адрес;

-телефон/факс;

-электронная почта;

-сайт (при наличии).

4. ИНН/код причины постановки на учёт (КПП)

5. Платёжные реквизиты.

Фирменный бланк включает в себя определённый перечень обязательных и дополнительных элементов. Так, одной из наиболее значимых структурных частей фирменного бланка является изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания) компании или иной фирменной символики. Кроме того, на фирменном бланке должен присутствовать блок реквизитов организации, в котором указываются её контактные данные.

Реквизиты на бланках располагаются в определённой последовательности в соответствии со схемой расположения реквизитов документа согласно приложению 1 к Типовым правилам документирования.

При составлении документов на листах бумаги указывается:

1) официальное наименование организации, издавшей документ;

2) наименование вида документа, за исключением письма;

3) дата документа;

4) регистрационный номер (индекс) документа;

5) наименование должности лица, подписавшего документ, подпись и расшифровка подписи;

6) оттиск печати.

Бланки документов изготавливаются на белых листах бумаги форматов А4 или А5 (А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм)).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

-20 мм – левое;

-10 мм – правое;

-10 мм – верхнее;

-10 мм – нижнее.

При двустороннем печатании оборотная сторона листа документа должна иметь поля не менее:

-10 мм – левое;

-20 мм – правое;

-10 мм – верхнее;

-10 мм – нижнее.

В организации применяются следующие бланки документов:

- бланк письма, согласно приложению 2 к Типовым правилам документирования;

- бланк конкретного вида документа, согласно приложению 3 к Типовым правилам документирования;

- общий бланк, согласно приложению 4 к Типовым правилам документирования.

НА ЗАМЕТКУ Общий бланк используется для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Бланки документов изготавливаются типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводятся непосредственно при составлении документа. Бланки документов лучше изготавливать одновременно с созданием других корпоративных атрибутов (визиток, папок, календарей), что позволит выдержать единый стиль, создать положительное впечатление о компании у потенциальных клиентов и партнёров.

Бланк письма – такой же имиджевый инструмент компании, как сайт или визитная карточка, поэтому оформлять его следует аккуратно.

ВНИМАНИЕ Бланки документов используются строго по назначению и не передаются другим организациям или иным лицам без соответствующего разрешения руководства организации.

Внутренние документы, за исключением распорядительных документов, составляются на белых листах бумаги.

По желанию в блок реквизитов также включается информация о банковском счёте, однако это является дополнительным элементом фирменного бланка. Кроме того, отдельные позиции на фирменном бланке выделяются для даты, регистрационного номера документа, его наименования и текстового блока.

Наименование компании иногда указывается отдельно, но чаще всего его включают в логотип или другую фирменную эмблему компании.

НА ЗАМЕТКУ Реквизиты документа – дата документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа, заголовок к тексту, текст документа (без абзаца), отметка об исполнителе документа оформляются от левого поля, отметка о наличии приложения, подпись (наименование должностного лица, подписавшего документ), отметка о согласовании документа (гриф согласования), отметка о заверении копии документа оформляются с абзаца.

Оформление фирменного бланка должно соответствовать фирменному стилю и бренд-буку организации.

СЛОВАРИК Бренд-бук – это официальный документ организации (предприятия), в котором содержится описание концепции и атрибутов бренда, а также целевая аудитория и другие сведения, которые используются руководителями бизнеса для общения с потребителями и для развития бизнеса в целом.

Бренд-бук регламентирует фирменный стиль организации. Он включает в себя очень подробное описание каждого фирменного элемента на корпоративных (рекламных) носителях.

НА ЗАМЕТКУ Фирменный бланк организации относится к деловой документации и поэтому он должен выглядеть строго и без каких-либо декоративных элементов.

В связи с тем, что фирменный бланк применяется организациями довольно часто и имеет рекламные функции, в его дизайне важно соблюдать некоторые правила:

1) в оформлении бланка не стоит использовать множество разных шрифтов (в том числе подчёркивания и курсивы);

2) выбранный для бланка шрифт должен быть хорошо читаемым и чётким;

3) для подшивания бланка в папку следует сделать отступ от левого края документа;

4) неизменяемые сведения в документе должны отражаться в колонтитулах (чтобы избежать их ошибочного изменения);

5) в связи с тем, что бланк может быть отправлен по факсу, не стоит использовать в документе фотографии (или фоновые картинки).

Принципы расположения элементов на фирменном бланке

Особенности расположения отдельных элементов на фирменном бланке определяются руководителем компании, часто зависят от корпоративного стиля и личных предпочтений. Изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знак обслуживания) обычно располагают в центральной части фирменного бланка, а блок реквизитов распределяют под логотипом компании в левой и  правой частях, так как информация представляется на казахском и русском языках. Строгие правила расположения элементов на фирменном бланке отсутствуют, однако упомянутая структура является наиболее привычной и часто используется в современных организациях.

Для многостраничных документов фирменный бланк берётся только для первой страницы, и все последующие распечатываются на обычной бумаге. Страницы нумеруются.

По правилам делопроизводства фирменные бланки относятся к подотчётным документам, а потому требуют нумерации. При малом объёме использования это можно сделать и вручную: секретарь просто поставит порядковый номер на бланке с оборотной стороны. Большие объёмы бланков нумеруются в типографии.

Бланки документов государственных организаций с изображением Государственного Герба Республики Казахстан подлежат учёту, для чего в левом нижнем углу каждого экземпляра бланка документа типографским способом или нумератором проставляется его номер, серия. 

Статья представлена в сокращённом варианте, полный текст читайте в журнале «Делопроизводство в Казахстане» № 10, 2017



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией






© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль