Деловые письма на английском языке: правила написания. Шаблоны

81
Деловые письма на английском языке: правила написания. Шаблоны
Мацапей Дмитрий Анатольевич
журналист-международник, специалист по связям с государственными и общественными организациями, специалист отдела международного сотрудничества, г. Алматы
Business letters - деловое письмо на английском языке

Предлагаем вашему вниманию новую рубрику «Business letters», в которой будут рассматриваться правила написания деловых писем на английском языке. Деловое письмо всегда было одним из значимых инструментов коммуникации, применяемых в бизнесе, а в современных реалиях интеграции и международного сотрудничества умение вести деловую переписку на английском языке становится всё более востребованным, необходимым и важным.

Казалось бы, в наше время какие-то требования, каноны построения делового письма уже не актуальны – всё упрощается. Однако правила хорошего тона никто не отменял, тем более в деловой переписке.

Общее впечатление от вашего письма может сыграть немаловажную роль. Соблюдение стандартов деловой переписки даст возможность вашему адресату понять, что к вам как к деловому партнёру стоит относиться серьёзно.

Итак, рассмотрим ключевые требования (правила), которые следует учитывать при оформлении делового письма на английском языке.

Структура письма

Для современного стиля деловой переписки характерна блочная структура письма – письмо как бы разбивается на отдельные определённые блоки. Это даёт возможность придать единообразие документации и экономит время, причём не только отправителя, но и получателя.

Какого-то единого шаблона написания делового письма не существует – различия могут быть обусловлены принадлежностью к определённой стране либо конкретным случаем. Наиболее распространённый вариант делового письма состоит из следующих реквизитов (блоков):

  • адрес отправителя;
  • дата;
  • адрес получателя;
  • обращение;
  • вступление;
  • основной текст;
  • заключение;
  • заключительная вежливая фраза;
  • подпись отправителя;
  • приложение (при наличии).

Прежде чем мы разберём каждый реквизит (блок), обратите внимание на такую характерную черту стандарта деловой переписки в англоязычной среде, как открытая пунктуация – отсутствие знаков препинания, без которых можно обойтись. Используются только те знаки, которые действительно необходимы. В адресе, к примеру, точки опускаются, запятые также сводятся к минимуму. Также не принято использование красной строки.

ЛУПА Письмо должно читаться легко, без запинок.

Блок 1. Адрес отправителя. Первым блоком делового письма считается информация об отправителе, которую располагают чаще в правом верхнем углу страницы. Возможно и расположение в левом верхнем углу.

Безусловно, если вы пишите письмо на фирменном бланке компании, то адрес писать не нужно. В таком случае указывается только имя отправителя и его должность.

Для чего вообще существует такая рекомендация, как включение в письмо адреса отправителя? По большей части для удобства адресата. Даже если в адресной книге получателя содержится и ваш адрес, тем не менее присутствие такой информации в самом письме увеличивает шанс получить наиболее быстрый ответ.

Адрес разбивается на несколько строк в следующей последовательности:

  • наименование компании;
  • номер дома и улица, номер офиса (квартиры);
  • город и почтовый индекс;
  • страна.

ПРИМЕР

SB Studio

39 Zharokov Street, Apt. 1

Almaty 050009

Kazakhstan

Блок 2. Дата. Она располагается ниже, сразу после адреса отправителя. Дату пишут полностью, однако для разных стран характерно разное расположение её элементов. В Великобритании дату пишут в следующем формате: день/месяц/год (желательно без использования запятых): 11 November 2017.

Для других стран (США, Канада) характерно использование несколько иного формата написания даты: месяц/день/год (перед указанием года зачастую ставится запятая): November 11, 2017.

Блок 3. Адрес получателя. После даты написания письма следует адрес получателя, который записывается в той же последовательности, что и адрес отправителя. Он располагается ниже по левому краю. Имя и адрес получателя размещают на разных строках. Имя получателя указывают в точном соответствии с тем, как он подписывает свои письма.

ПРИМЕР

Адресат всегда подписывает свои письма как Chris Dougan. Следовательно, необходимо перед самим именем добавив Mr, писать Mr Chris Dougan, а не Mr C Dougan или Mr Christopher Dougan.

Последовательность расположения строк данного блока:

  • полное имя;
  • должность;
  • наименование компании;
  • номер дома и улица, номер офиса (квартиры);
  • город с почтовым индексом;
  • страна.

ПРИМЕР

Mr Morgan

General Manager

ABC Co Ltd

130 S Orange Ave

Orlando, FL 32801

USA

НА ЗАМЕТКУ Иногда при необходимости ставятся специальные пометки. Например, письмо имеет конфиденциальный характер. Такую пометку обычно указывают отдельной строкой над адресом получателя. Пометку можно выделить с помощью подчёркивания или использования верхнего регистра, например, CONFIDENTIAL.

Блок 4. Обращение пишется с левой стороны под адресом получателя. После обращения обычно ставится запятая, иногда двоеточие (в подчёркнуто официальной бизнес-переписке и при обращении к лицу, занимающему высокий пост).

ВНИМАНИЕ

Форма обращения зависит от степени близости знакомства с адресатом, а также от пола.

При обращении к незнакомым людям обычно используют следующие выражения:

Dear Sir or Madam – когда фамилия и пол получателя неизвестны.

Dear Sirs – когда фамилия получателя неизвестна.

(Dear) Sir – когда фамилия мужчины неизвестна.

(Dear) Madam – когда фамилия женщины неизвестна.

Если в адресе письма указано имя получателя (а не просто наименование компании), то письмо следует начать с личного приветствия: Dear Mr Black/Dear Mrs Black/Dear Miss Black/Dear Ms Black.

НА ЗАМЕТКУ

При составлении письма, адресатом которого является женщина, следует употреблять универсальное Ms – такое обращение допустимо и к незамужней, и к замужней женщине. Вы можете указать Mrs, если твёрдо уверены в том, что женщина, которой вы пишете, замужем. Однако в случае с незамужними лучше всё-таки не указывать Miss, а использовать нейтральное Ms.

При более близком деловом знакомстве допустимо обращение по имени (Dear Mr Patrick). Более того, при дружеском деловом знакомстве нередко опускается сокращение Mr (Dear Patrick).

В полуофициальной переписке встречаются и такие обращения, как Dear Collegue, Dear Editor и т. д.

Блок 5. Вступление. После обращения через одну строку начинается текст письма. В качестве вступления обычно используется вводное предложение.

Настоящим просим сообщить о… (Нас интересует информация о…)

We are writing to enquire about…

Мы заинтересованы в… и хотели бы узнать…

We are interested in… and we would like to know…

Подтверждаем получение Вашего письма от…

We acknowledge receipt of your letter dated (date)…

Можно сослаться на предыдущую переписку:

Благодарю Вас за Ваше письмо от 1 июля

Thank you for your letter of July 1

Благодарим Вас за обращение к нам

Thank you for contacting us

В ответ на Ваш запрос…

In reply to your request…

Благодарю Вас за Ваше письмо, касающееся…

Thank you for your letter regarding…

Что касается нашего телефонного разговора…

With reference to our telephone conversation…

Спасибо за Ваш быстрый ответ

Thank you for your quick response

Большое спасибо за то, что отправили мне каталог

Thank you very much for sending me the catalogue

НА ЗАМЕТКУ 

Нередко после обращения, пропустив одну строку, размещают заголовок, в котором кратко сообщают о содержании письма. Чтобы тема письма была обособлена, а также отделить тему письма от основного текста и привлечь к ней внимание получателя, используют символы верхнего регистра или нижнее подчёркивание, например, 2017 BUSINESS CONFERENCE.

Статья представлена в сокращённом варианте, полный текст читайте в журнале «Делопроизводство в Казахстане» № 11, 2017



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией






© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль