Ағылшын тіліндегі іскерлік хаттар: жазу қағидалары. Үлгілері.

5
Ағылшын тіліндегі іскерлік хаттар: жазу қағидалары. Үлгілері.
Мацапей Дмитрий Анатольевич
журналист-международник, специалист по связям с государственными и общественными организациями, специалист отдела международного сотрудничества, г. Алматы
Business letters – ағылшын тіліндегі іскерлік хат

Құрметті оқырмандар, сіздердің назарларыңызға «Business letters» айдарын ұсынамыз, онда ағылшын тілінде іскерлік хаттарды жазу қағидалары қарастырылады. Іскерлік хат әрдайым бизнесте қолданылатын байланыстың маңызды құралдарының бірі болған, ал қазіргі замандағы бірігу және халықаралық ынтымақтастық кезінде ағылшын тілінде іскерлік хат алмасуды жүргізу сұранысқа ие, қажетті және маңызды болып барады.

Қазіргі кезде қандай да бір талаптар, іскерлік хатты құру қағидалары өзекті емес сияқты ­– барлығы оңайлатылуда. Алайда әдептілік қағидаларын, әсіресе іскерлік хат алмасуда ешкім алып тастаған жоқ.

Сіздің хатыңыздан алған жалпы әсер маңызды рөл атқаруы мүмкін. Іскерлік хат алмасудың стандарттарын сақтау адресатқа сізге іскер серіктес ретінде байсалды қарау керек екенін түсінуге мүмкіндік береді. 

Сонымен, ағылшын тілінде іскерлік хатты ресімдеу кезінде ескеруге тиіс болатын негізгі талаптарды (қағидаларды) қарастырайық.

Хаттың құрылымы

Іскерлік хат алмасудың қазіргі заманғы стилі үшін хаттың блокты құрылымы тән, яғни хат жекелеген белгілі бір блоктарға бөлінеді. Бұл құжаттамаға біркелкілік береді және уақытты, әрі жіберушінің ғана емес, алушының да уақытын үнемдейді.

Іскерлік хат жазудың қандай да бір бірыңғай үлгісі жоқ ­– айырмашылығы белгілі бір елге немесе нақты жағдайға тиістілігіне қарай болуы мүмкін.

Іскерлік хаттың ең көп таралған нұсқасы мынадай деректемелерден (блоктардан) тұрады:

  • жіберушінің мекен-жайы;
  • қойылған күні;
  • алушының мекен-жайы;
  • жүгіну;
  • кіріспе;
  • негізгі мәтін;
  • қорытынды;
  • қорытынды сыпайы фраза;
  • жіберушінің қолы;
  • қосымша (бар болған жағдайда).

Әрбір деректемені (блокты) талқыламас бұрын, ағылшын тілінде сөйлейтін ортадағы іскерлік хат алмасудың өзіне тән стандартына назар аударыңыз, ол ­– ашық пунктуация – тыныс белгілерінің болмауы. Шын мәнінде қажет белгілері ғана пайдаланылады.  Мекенжайда, мысалы, нүктелер қойылмайды, үтір де неғұрлым аз қойылады. Сондай-ақ, азат жол да қолданылмайды.

ЛУПА Хат өте жеңіл, іркіліссіз оқылуға тиіс.

1-блок. Жіберушінің мекенжайы. Іскерлік хаттың бірінші блогы жіберуші туралы ақпарат болып саналады, оны көбінесе беттің оң жақ жоғары бұрышында орналастырады. Сол жақ жоғарғы бұрышында орналасуы да мүмкін.

Әрине, егер сіз хатты фирмалық бланкіде жазсаңыз, онда мекенжайын жазудың қажеті жоқ. Ондай жағдайда жіберушінің аты және оның лауазымы ғана көрсетіледі.

Хат жіберушінің мекен-жайын енгізу деген ұсыным жалпы не үшін керек? Көбінесе адресатқа ыңғайлы болу үшін. Тіпті егер алушының мекенжай кітабында сіздің мекенжайыңыз болса да, хатта осындай ақпараттың болуы неғұрлым жылдам жауап алу мүмкіндігін арттырады.

Мекенжай мынандай ретпен бірнеше жолдарға бөлінеді:

компанияның атауы;

үйдің нөмірі және көшенің атауы, кеңсенің (пәтердің) нөмірі;

қала және пошталық индексі;

ел.

ПРИМЕР

SB Studio

39 Zharokov Street, Apt. 1

Almaty 050009

Kazakhstan

2-блок. Күні. Ол төмен жағында, бірден жіберушінің мекен-жайынан кейін орналасады. Күнін толық жазады, алайда, әртүрлі елдерде оның элементтерінің орналасуы әртүрлі болады. Ұлыбританияда күнін келесі үлгіде жазады: күні/айы/жылы (мүмкіндігінше үтірлерді пайдаланбай жазады): 11 November 2017.

Басқа елдерде (АҚШ, Канада) күнді жазудың бірнеше өзге үлгісін пайдалану тән: айы/күні/жылы (жылын көрсету алдында көп жағдайда үтір қойылады): November 11, 2017.

3-блок. Алушының мекен-жайы. Хат жазу күнінен кейін жіберушінің мекен-жайы көрсетілетін ретпен жазылатын алушының мекен-жайы жазылады. Ол сол жақ шеті бойынша төмен жағында орналасады. Алушының аты және мекенжайы түрлі жолдарда орналастырылады. Алушының аты ол хаттарға қоятын қолға сәйкес дәлме-дәл көрсетіледі.

ПРИМЕР

Адресат әрдайым өзінің хаттарына Chris Dougan деп атын жазады. Демек, тура атының алдында Mr деп қосып, Mr Chris Dougan деп жазу керек, ал Mr C Dougan немесе Mr Christopher Dougan деп жазу дұрыс емес.

Осы блоктың жолдарын орналастыру реттілігі:

  • толық аты-жөні;
  • лауазымы;
  • компанияның атауы;
  • үйдің нөмірі және көшенің атауы, кеңсенің (пәтердің) нөмірі;
  • қала және пошталық индексі;

ел.

ПРИМЕР

Mr Morgan

General Manager

ABC Co Ltd

130 S Orange Ave

Orlando, FL 32801

USA

НА ЗАМЕТКУ Кейде қажет болған жағдайда арнайы белгілер

қойылады. Мысалы, хат бар құпия сипаттағы түрде болады.

Осындай белгіні әдетте жеке жолда, алушы мекенжайының үстінде көрсетеді. Белгіні сызу немесе жоғарғы регистрді пайдалану арқылы бөліп көрсетуге болады, мысалы, CONFIDENTIAL.

4-блок. Өтініш алушының мекенжайының астында сол жағында жазылады. Өтініш білдіргеннен кейін, әдетте үтір, кейде қос нүкте қойылады (ресми бизнес-хат алмасуда және жоғары лауазымды атқаратын  адамға жүгінгенде).

ВНИМАНИЕ

Өтініштің нысаны адресатқа жақындық дәрежесіне, сондай-ақ жынысына байланысты болады.

Бейтаныс адамдарға жүгінгенде әдетте келесі сөздер қолоданылады:

Dear Sir or Madam – алушының тегі мен жынысы белгісіз болғанда.

Dear Sirs – алушының аты-жөні белгісіз болғанда.

(Dear) Sir – ер адамның тегі белгісіз болғанда.

(Dear) Madam – әйел адамның  тегі белгісіз болғанда.

Егер хаттың мекенжайында алушының аты көрсетілсе (компанияның атауы ғана емес), онда хатты жеке сәлемдесуден бастаған жөн: Dear Mr Black/Dear Mrs Black/Dear Miss Black/Dear Ms Black.

НА ЗАМЕТКУ

Адресаты әйел болып табылатын хатты жасаған кезде, әмбебап Ms қолданған дұрыс–– мұндай жүгінуді тұрмыс құрған және тұрмыс құрмаған әйелдерге де қолданады. Егер Сіз хат жазып отырған әйелдің тұрмыста екеніне нық сенімді болсаңыз, онда Mrs қолданған жөн. Алайда тұрмыс құрмаған әйелдерге Miss деп жазбай, Ms деген бейтарап сөзді қолданған абзал.

Неғұрлым жақын іскерлік танысу кезінде атын айтып жүгінуге жол беріледі (Dear Mr Patrick). Сонымен қатар, достық іскерлік танысу кезінде Mr (Dear Patrick) деген жүгіну көп қолданылмайды.

Жартылай ресми хат алмасуда Dear Collegue, Dear Editor және т. б. жүгінулер кездеседі.

5-блок. Кіріспе. Жүгінгеннен кейін бір жолдан кейін хаттың мәтіні басталады. Кіріспе ретінде, әдетте, кіріспе сөйлем пайдаланылады.

… туралы хабарлауыңызды сұраймыз (Бізді … туралы ақпарат қызықтырады)

We are writing to enquire about…

Бізді … қызықтырды, … білгіміз келеді.

We are interested in… and we would like to know…

… күнгі хатыңызды алғанымызды растаймыз

We acknowledge receipt of your letter dated (date)…

Алдыңғы хал алмасуға сүйенуге болады

1 шілдедегі хатыңыз үшін Сізге алғысымды білдіремін

Thank you for your letter of July 1

Бізге жүгінгеніңіз үшін Сізге алғысымызды білдіреміз

Thank you for contacting us

Сіздің сұратуыңыз бойынша…

In reply to your request…

… қатысты хатыңыз үшін Сізге алғыс білдіремін

Thank you for your letter regarding…

Телефон арқылы біздің әңгімемізге қатысты…

With reference to our telephone conversation…

Тез жауап бергеніңіз үшін рахмет

Thank you for your quick response

Маған каталогты жібергеніңіз үшін үлкен рахмет

Thank you very much for sending me the catalogue

НА ЗАМЕТКУ 

Кейде, жүгінуден кейін, бір жол тастап, хаттың тақырыбын орналастырады, онда хаттың мазмұны туралы қысқаша хабарлайды.

Хаттың тақырыбын жеке жазу үшін, сондай-ақ хаттың тақырыбын негізгі мәтіннен бөлу үшін және оған алушныңы аназарын тарту үшін, жоғарғы регистр таңбаларын немесе төменгі сызуды қолданады, мысалы, 2017 BUSINESS CONFERENCE.

6-блок. Негізгі мәтін. Бұл блокты жасағанда реттілікті сақтау керек. Әдетте, негізгі мәтін бірнеше абзацтарға бөлінеді (көбінесе арасында бос орын тастап).

1-абзац. Сіздің хатыңыздың жазу мақсатыңыз немесе себебіңіз көрсетіледі.

Мен (Біз) Сізге      … сұрау (білу) үшін,

                                    … үшін кешірім сұрайын деп

                                    … растау үшін

                                    … туралы түсіндіру үшін

                                    … туралы өтінішпен жүгіну үшін жазып отырмын

I am (We are) writing to…

enquire about…

apologize for…

confirm…

comment on…

apply for…

Мен … туралы хабарлау үшін жазып отырмын

I’m writing to let you know…

Мен сізге қуана-қуана … туралы хабарлаймын

I am delighted to tell you that…

Сіздің назарыңызды … аударсақ деп едік

We would like to point out that…

Біз … растай аламыз

We are able to confirm to you

2-абзац. Талқыланып отырған жағдайға тиісті егжей-тегжелер мен фактілерді көрсетуге болады. Сіздерді қызықтыратын сұрақтар қоюға немесе талқыланатын мәселеге өзіндік баға беруге болады.

Біз сондай-ақ Сізге … туралы хабарлаймыз

We would also like to inform you…

Сіздің … туралы сұрағыңызға қатысты…

Regarding your question about…

Сіздің … туралы сұрағыңызға …

In answer to your question (enquiry) about…

Мені сондай-ақ … қызықтырады

I also wonder if…

Мынаны түсіндіріп бере аласыз ба….

Could you possibly explain…

Мен соңына дейін мынаны түсінбедім …

I do not fully understand what…

Мен … кішкене келіспеймін

I am a little unsure about…

3-абзац. Тілектерді, ұсыныстарды, болашақта ынтымақтасу кезіндегі болждалды іс-әрекеттерді жазуға болады.

Сіз (мүмкіндігінше) мынаны істей алатын ба едіңіз….

Could you possibly…

Егер сіз …., мен риза болатын едім

I would be grateful if you could…

Егер сіз …., біз риза болатын едік

We would appreciate it if you would…

Мен … алғым келеді

I would like to receive…

Маған (бізге) … жібере аласыз ба?

Please could you send me (us)…

Маған (бізге) … туралы хабарлаңызшы, өтінемін

Could you please tell me (us)… (Could you please let us (me) know…)

Мен … қызықтым

I am interested in…

4-абзац.  Шарықтау шегіндегі ұсыныс.

… мен қуанышты болар едім

I would be delighted to… (I would be glad to…)

… мен бақытты болар едім

I would be happy to…

 7-блок. Қорытынды. Бұл блокта әдетте хат алмасуды білдірген ниеті және көңілі үшін алғыс білдіріледі.

Мен сізді тағы көретін кезді (сізден жаңалықтар еститін күнді) күтудемін …

Сізбен келесі сейсенбідегі кездесуді асыға күтемін

I look forward to…

hearing from you soon…

meeting you (seeing you) next Tuesday…

Өтінемін, … алғаныңызды  растаңызшы

Please acknowledge receipt…

Егер сізге қосымша ақпарат керек болса, мархабат, бізге хабарласыңыз (бізбен байланысыңыз)

Please do not hesitate (feel free) to contact us if you need any further information

Егер біздің көмегіміз қажет болса, хабарласыңыз…

- егер қиындықтар туындаса

- егер сұрақтар туындаса

Please contact us again if we can help it any way…

-if there are any problems

-if you have any questions

Егер қандай да бір сұрақтар туындап жатса, тайсалмай, маған жүгініңіз

If you have any questions feel free to contact me

Егер қандай да бір сұрақтар туындап жатса, мархабат, тайсалмай, маған жүгініңіз

If you have any questions please do not hesitate to contact me

Көмегіңізге рахмет

Thank you for your help

Егер бірден осы сұраққа назар аударсаңыз, сізге риза болар едім

I would appreciate your immediate attention to this matter

8-Блок. Қорытынды сыпайы сөйлем. Ол, жүгіну сияқты адресатпен таныс болу дәрежесіне қарай қалыптасады. Бейтаныс адам үшін – Yours faithfully, таныс адамға Your sincerely  сөздерін қолданады.

9-блок. Хатты жөнелтушінің қолы қорытынды сыпайы сөйлемнен кейін қойылады. Қолтаңбаға орын қалдыру үшін 4-5 жол қалдыру керек. Қолтаңбадан төмен өз атыңызды және лауазымыңызды көрсетесіз (қажет болған жағдайда атынан кейінгі келесі жолда көрсетіледі).

Егер хатты жіберушінің атынан басқа біреу қол қойса, онда жіберушінің атының алдында әдетте for немесе  pp (per procurationem сөзін қысқартып айтқанда, яғни – атынан дегенді білдіреді).

 Мақала қысқартылған нұсқада ұсынылып отыр, толық мәтінін  «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» журналының 2017 жылғы № 11 оқыңыздар 



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией






© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль