text
Справочник кадровика

Работник поменял фамилию: оформляем кадровые документы

  • 5 декабря 2017
  • 1188
Эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор статей изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», бизнес-тренер, эксперт по вопросам регулирования трудовых отношений в Республике Казахстан, сертифицированный тренер ОSCЕ по правовым вопросам, г. Алматы
Работник поменял фамилию: оформляем кадровые документы

Изменение персональных данных работника – довольно распространённая ситуация, и по поводу этого часто возникают вопросы.

Разумеется, смена фамилии одним из сотрудников (в основном сотрудницей) в компаниях влечёт за собой внесение изменений в кадровую документацию, например, в трудовой договор, трудовую книжку, личную карточку сотрудника и др.

Изменение персональных данных

Смену имени, фамилии, отчества работника следует рассматривать как изменение его персональных данных.

Порядок работы с персональными данными работников (сбор, обработка и защита) определён Законом Республики Казахстан от 21 мая 2013 года № 94-V «О персональных данных и их защите» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 11.07.2017).

Персональные данные – это сведения, относящиеся к определённому или определяемому на их основании субъекту персональных данных, зафиксированные на электронном, бумажном и (или) ином материальном носителе. Работники должны быть ознакомлены под подпись с документами работодателя, устанавливающими порядок сбора, обработки и защиты персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

Именно этими документами должен руководствоваться работодатель в случае смены работником фамилии и необходимости внесения изменений во многие кадровые, бухгалтерские и иные документы, содержащие персональные данные, то есть при смене фамилии требуется вносить изменения в личные документы работника, в учётные документы и регистрационные формы, например:

·      в трудовой договор;

·      в трудовую книжку работника;

·      в Книгу учёта движения трудовых книжек;

·      в личную карточку работника (форма № Т-2) и пр.

Для того чтобы понять, каким способом следует менять фамилию работника в кадровых документах, нужно прежде всего вспомнить, из каких источников фамилия (имя и отчество) попадает в кадровые документы. Первым и одним из самых основных документов, в котором указывается фамилия работника, является трудовой договор.

Вносим изменения в трудовой договор работника

В соответствии с пп. 1) п. 1 ст. 28 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V (с изменениями и дополнениями по состоянию на 30.06.2017) (далее – ТК РК), трудовой договор должен содержать следующие реквизиты сторон:

1) фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) работодателя – физического лица, адрес его постоянного места жительства и сведения о регистрации по месту жительства, наименование, номер и дату выдачи документа, удостоверяющего личность;

2) индивидуальный идентификационный номер (бизнес-идентификационный номер);

3) наименование работодателя – юридического лица и его место нахождения, номер и дату государственной регистрации работодателя – юридического лица, бизнес-идентификационный номер;

4) фамилию, имя, отчество (если оно указано в документе, удостоверяющем личность) работника, адрес его постоянного места жительства и сведения о регистрации по месту жительства, наименование, номер, дату выдачи документа, удостоверяющего его личность, индивидуальный идентификационный номер.

При изменении реквизитов (фамилия, адрес, номера документов и т. д.) сторон соответствующие изменения вносятся в трудовой договор. Наименование договорных сторон является существенным реквизитом договора. В случае внесения существенных  изменений в реквизиты трудового договора это в обязательном порядке должно быть   документально отражено.

Поскольку фамилия работника является неотъемлемым и важным реквизитом трудового договора, следует воспользоваться порядком внесения изменений, закреплённым в п. 1, 2 ст. 33 ТК РК: внесение изменений и дополнений в трудовой договор, в том числе при переводе на другую работу, осуществляется сторонами в письменной форме в виде дополнительного соглашения. Дополнительное соглашение составляется в произвольной форме. Обычно для его составления используют форму договора (преамбула, текст, подписи сторон) (приложение 1).

Дополнительное соглашение оформляется не менее чем в двух экземплярах и подписывается сторонами. По одному экземпляру дополнительного соглашения к трудовому договору хранится у работника и работодателя.

Таким образом, на основании заявления работника об изменении фамилии необходимо составить дополнительное соглашение к трудовому договору, затем издать приказ и внести изменения в трудовой договор.

Необходимость написания работником заявления об изменении фамилии в учётных документах и издания соответствующего приказа вызывает множество споров. В законе такого требования не содержится, однако многие специалисты рекомендуют всё же оформить эти документы: и для удобства организации документооборота (особенно в крупных компаниях), и для сотрудников инспекции по труду (как правило, при проверке они требуют эти документы).

С момента оформления дополнительного соглашения к трудовому договору во всех кадровых документах указывается новая фамилия работника.

НА ЗАМЕТКУ

В связи с тем, что впервые реквизиты работника упоминаются в трудовом договоре, именно он является источником, в котором содержатся данные работника, используемые при последующем оформлении иных кадровых документов: приказов, документа учёта рабочего времени, графика отпусков, графика сменности и др.

Вносим изменения в трудовую книжку работника

Когда работник меняет фамилию, безусловно, это изменение должно фиксироваться  во всех кадровых документах. Каким образом это сделать?

В этой связи стоит выделить один кадровый документ – трудовую книжку. В трудовой книжке необходимо обязательно исправить фамилию на новую. 

Статья представлена в сокращённом варианте, полный текст читайте в журнале «Справочник кадровика. Казахстан» № 12, 2017

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Чтобы читать дальше, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Мы вынуждены сделать доступ по регистрации, чтобы обеспечить качество публикаций и защитить авторские права редакции.
После регистрации у вас будет доступ ко всем материалам и сервисам на портале.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты