text
Справочник кадровика

График отпусков: необходимость или формальность?

  • 15 декабря 2017
  • 2601
Эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», главный бухгалтер, г. Алматы
График отпусков: необходимость или формальность?

Порядок составления и утверждения графика отпусков

Каждый гражданин, работающий официально, имеет право на предоставление ежегодного трудового отпуска, и компания должна оплатить его. Однако допустить ситуацию, когда все сотрудники отправлены в отпуска и работа компании остановилась, работодатели не могут. Поэтому и появился график отпусков – внутренний локальный акт компании, который регулирует очерёдность предоставления отпуска всем сотрудникам компании.

Для чего необходим график отпусков

 СЛОВАРИК График отпусков – это внутренний документ компании, который определяет порядок предоставления отпусков и является обязательным как для работодателя, так и для работников. График составляется на каждый календарный год и утверждается в начале текущего года с целью фиксации данных о периодах годового оплачиваемого отдыха сотрудников.

Многие руководители часто задаются вопросом: является ли обязательным документом график отпусков в организациях? Согласно п. 1 ст.  93 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V (с изменениями и дополнениями по состоянию на 30.06.2017) (далее – ТК РК), очерёдность предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков работникам определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учётом мнения работников, либо устанавливается вне графика отпусков по соглашению сторон.

НА ЗАМЕТКУ Составление графика отпусков позволяет планировать предоставление отпусков работникам в организации, как правило, в течение календарного года.

График отпусков необходим для плановой выплаты отпускных перед уходом в трудовой отпуск. Имея данный график, финансовому отделу легче рассчитать, когда создать резерв или высвободить необходимую сумму для выплаты денежных сумм работникам.

Также у работодателя есть возможность заблаговременно найти работника, который сможет выполнять на время отпуска отсутствующего сотрудника его должностные обязанности. И ещё один плюс графиков отпусков в том, что работодатель может чётко отследить количество использованных работниками отпусков, а также видеть информацию о переносе неиспользованных отпусков.

Резюмируя вышеизложенное, можно выделить три основные функции, которые выполняет график:

·      помогает планировать очерёдность отпусков;

·      помогает отследить порядок предоставления отпуска;

·      отражает ситуацию относительно задолженности по отпускам, которая может образоваться по причине несвоевременного предоставления, переноса, отзыва из оплачиваемого трудового отпуска.

Составление и утверждение графика отпусков

Унифицированной формы графика отпусков в Республике Казахстан не существует. Каждый работодатель самостоятельно разрабатывает форму графика отпусков, исходя из потребностей организации и организационно-правовой принадлежности.

Конец текущего и начало нового года лучшее время для планирования графика отпусков.

Большое количество споров в связи с составлением графика отпусков возникает по причине ошибок, допускаемых работниками отдела кадров и руководителями структурных подразделений при первичном сборе информации. Поэтому при сборе информации от структурных подразделений или от отдельных работников, оформлении результатов опросов персонала необходимо позаботиться о том, чтобы пожелание работника подтверждалось его подписью.

Для того чтобы документально подтвердить согласие сотрудника с установленными ему сроками отпуска, заполняется опросный лист, где отмечаются пожелания самого работника либо указывается предварительно запланированный период отсутствия, а также проставляется его личная подпись.

При составлении графика отпусков должны соблюдаться права работников, имеющих льготы на получение отпуска в определённое время, а именно:

1. Работникам, работающим по трудовому договору, о работе по совместительству, оплачиваемые ежегодные трудовые отпуска предоставляются одновременно с отпуском по основной работе. При этом, если продолжительность оплачиваемого ежегодного трудового отпуска по трудовому договору о работе по совместительству меньше продолжительности отпуска по другой работе, работодатель по просьбе работника-совместителя предоставляет ему отпуск без сохранения заработной платы на дни, составляющие разницу в продолжительности отпусков (п. 5 ст. 92 ТК РК).

2. Участники войны и лица, приравненные к ним по льготам, имеют право на использование оплачиваемого ежегодного отпуска в удобное для них время (п. 23 ст. 11 Закона Республики Казахстан от 28 апреля 1995 года № 2247 «О льготах и социальной защите участников, инвалидов Великой Отечественной войны и лиц, приравненных к ним» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 04.07.2014).

Для работы над составлением графика отпусков необходимо получить следующую информацию:

·      пожелание работников о времени предоставления отпусков;

·      сведения о том, кто из работников может пойти в отпуск в любое удобное для него время;

·      данные по продолжительности отпуска, на которую имеет право каждый из работников;

·      период, когда организация имеет максимальную возможность предоставить отпуска своим работникам без ущерба для производственного или технологического процесса.

После того, как получены все необходимые сведения от работников, следует приступить к оформлению самого графика.

В ст. 92 ТК РК определён период и порядок предоставления оплачиваемых ежегодных трудовых отпусков, согласно п. 3 которой по соглашению между работодателем и работником трудовой отпуск может быть разделён на части. При этом одна из частей должна быть не менее двух календарных недель, предусмотренных в трудовом договоре работника.

Период, в который предоставляется отпуск, в графике отпусков может быть указан конкретной датой либо только календарным месяцем. Учитывая, что ежегодный трудовой отпуск может предоставляться по частям, то в графике отпусков в отношении одного работника может быть определено два отпускных периода.

График отпусков составляется с учётом мнения и личных планов работников, а также интересов работодателя и подлежит утверждению работодателем – как правило,  в конце текущего года на следующий год либо в начале нового года. Учитывая, что график отпусков является актом работодателя, работники обязаны его исполнять, как и любой иной приказ работодателя. С графиком отпусков работодатель ознакамливает работников, так же как с любым иным приказом, под подпись.

НА ЗАМЕТКУ С момента утверждения график отпусков в организации подлежит обязательному соблюдению сторонами трудового договора. Работник обязан использовать ежегодный трудовой отпуск в период, указанный в графике отпусков, а работодатель обязан его предоставить.

График отпусков хранится в кадровой службе организации в течение одного года (п. 617 приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения»).

Утвердить график отпусков работодатель может путём издания приказа, а если в организации разработан бланк графика отпусков с грифом утверждения, то нет смысла дублировать его приказом. В этом случае руководитель компании заверяет такую форму подписью и печатью и тем самым автоматически вводит её в действие.

Также отпуска могут предоставляться работникам вне графиков отпусков в силу каких-либо объективных причин по соглашению сторон в порядке, предусмотренном п. 1 и 2 ст. 93 ТК РК.

Если стороной – инициатором предоставления отпуска вне графика выступает работник, то предоставление отпуска вне графика возможно только с согласия работодателя. Если стороной-инициатором будет работодатель, то это влечёт изменение графика отпусков, что предусмотрено п. 2 ст. 93 ТК РК.

Изменение графика отпусков

В соответствии с п. 2 ст. 93 ТК РК, в случае изменения графика отпусков в связи с производственной необходимостью работодатель обязан уведомить работника об этом не менее чем за две недели до начала трудового отпуска.

Работодатель наделяется правом внесения изменений в график отпусков. Такое право работодателя реализуется, если у него вследствие производственной необходимости возникает необходимость переноса отпусков. В этом случае он обязан уведомить об этом работников.

Согласно пп. 62) п. 1 ст. 1 ТК РК, производственная необходимость – выполнение работ в целях предотвращения или ликвидации стихийного бедствия, аварии или немедленного устранения их последствий, для предотвращения несчастных случаев, простоя, гибели или порчи имущества и в других исключительных случаях, а также для замещения временно отсутствующего работника.

Производственная необходимость подразумевает исключительный, заранее непредвиденный случай в работе данного производства. Закон не даёт полного перечня случаев производственной необходимости, но подчёркивает их исключительный характер, то есть непредвиденные заранее обстоятельства. Если не было такой производственной необходимости, то перенос отпуска признаётся незаконным. 

Приложение 

Рекомендуемая форма графика отпусков

______________________________________________________

(наименование организации)

                                                                                                                                                                                                                                                                          УТВЕРЖДАЮ

Наименование должности

руководителя организации

_______________ расшифровка подписи

 (личная подпись)

«____»_________ 20___ года

ГРАФИК ОТПУСКОВ НА 20____год

Структурное подразделение

Должность (специальность, профессия)
по штатному расписанию

Фамилия, имя, отчество (при его наличии)

Табельный номер

Отпуск

Примечание

количество календарных дней

дата

перенос отпуска

заплани­рованная

факти­ческая

основание (документ)

дата предпо­лага­емого отпуска

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Руководитель кадровой службы  _____________      _______________                                                                             

      Статья представлена в сокращённом варианте, полный текст читайте в журнале «Справочник кадровика. Казахстан» № 12, 2017                                                  

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мы в соцсетях
Чтобы читать дальше, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Мы вынуждены сделать доступ по регистрации, чтобы обеспечить качество публикаций и защитить авторские права редакции.
После регистрации у вас будет доступ ко всем материалам и сервисам на портале.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль