Справочник кадровика

Технология штрихкодирования документов

  • 5 февраля 2018
  • 250
HR-директор компании «Интерпост», г. Алматы
Технология штрихкодирования документов

Что такое и для чего необходимо штрихкодирование документов и как внедрить штрихкод в организации?

Современные технологии штрихкодирования позволяют автоматически распознавать не только товары, но и документы, подлежащие идентификации. Внедрение штрихкодирования может понадобиться для наведения порядка в бумажном документообороте или архивах организации, и направлено на автоматизацию бизнес-процессов компании.

В статье ответим на вопросы, что такое штрихкодирование документации, каковы технологии штрихкодирования документов и как внедрить штрих-код в организации?

Штриховой код или штрих-код

Штриховой код (штрих-код) – это последовательное чередование чёрных и белых полос, в которых закодирована некая информация, пригодная для считывания техническими средствами (сканером).

«Actualis: Госзакупки»

42


Гостевых доступов осталось сегодня на электронную систему «Actualis: Кадровое дело»


Всем нам уже давно привычно видеть штрих-код на товарах в магазинах, в ЦОНах и других организациях. Сотрудники отработанным жестом считывают сканером информацию со штрих-кода на товарах и документах. И вполне логично и понятно, что после процедуры сканирования на мониторе отобразится информация о нужном товаре или документе.

Не правда ли – это быстро и удобно?! Так почему же эту быстроту и удобство не применять и в других  бизнес-процессах? Тем более что технологию штрихкодирования документов можно использовать не только для сферы торговли и услуг.

Одним из направлений, где используется штрих-код, является документооборот. Активно используется штрихкодирование документов в банковской сфере, логистике, почтовом деле, производственной деятельности.

Понятно, что не всегда и везде целесообразно использовать эту технологию. И естественно, что механика генерации и считывания штрихкода на документах отличается от штрихкодирования товаров, грузов. Но принципы штрихкодирования остаются одинаковыми, независимо от того, где используется данная технология.

Итак, штрих-код на документе может быть одномерным или двумерным. Одномерный – считывается любым сканером. Это более простой способ кодирования.

Двумерный – требует для считывания специального (более дорогого) сканера, но может содержать больше информации о документе.          

Способы штрихкодирования

Штрих-код на документ может быть помещён несколькими способами:

1. Распечатывается на специальном принтере на клейкой ленте и наклеивается непосредственно на документ. В качестве примера можно привести конверты с корреспонденцией, на которые в отделениях почты приклеивают штрих-коды.

2. Штрих-код генерируется непосредственно в самом документе (в определённом, обозначенном месте) и при распечатывании документа, привычным способом отображается на бумаге.

НА ЗАМЕТКУ

Штрих-кодом можно маркировать любые печатные формы документов. Такая маркировка включает в себя всю информацию о документе, необходимую для идентификации, поиска и отслеживания движения и исполнения.

Выгоды от использования такой маркировки документов весьма очевидны.  Прежде всего, это самый быстрый способ идентификации документов, как об этом говорится в нашей статье "Проблемы внедрения электронного документооборота".

Влияние так называемого «человеческого фактора» не исключается совсем, но сводится к минимуму при штрихкодировании. Сокращается время на обработку документов, улучшается качество сервиса, снижаются издержки. Также это один из способов систематизации учёта.

ВОПРОС Все ли компании могут использовать такую маркировку и что для этого необходимо?

В целом любая компания может внедрить в свои бизнес-процессы штрихкодирование. И целесообразность такого внедрения зависит не от размера и штатной численности компании, а от направленности деятельности и объёма документов, подлежащих штрихкодированию.

ВНИМАНИЕ

Законодательством не предусмотрен единый стандарт для процедуры маркировки документов штрих-кодом для негосударственных учреждений, но данный процесс должен быть регламентирован внутренними нормативными документами компании.

О том какие нормативно-правовые акты в Республике Казахстан регулируют вопросы делопроизводства; работу с документами, содержащими секретную и иную конфиденциальную информацию и устанавливают ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства читайте здесь.

Технические требования и необходимое оборудование

Наряду с государственными компаниями, частный бизнес довольно активно использует штрихкодирование, ведь для этого совсем не обязательно наличие дорогостоящего оборудования. Достаточно иметь сканирующее устройство и программный модуль для формирования штрихкодов.

Казахстанские банки, в которых уже внедрена система электронного сканирования и распознавания платёжных документов, бесплатно предлагают для своих клиентов такой программный модуль, который нужно установить на компьютер или ноутбук. Никакого дополнительного оборудования или программного обеспечения для пользования модулем не требуется. Программный модуль вполне корректно и полноценно работает с уже установленной на компьютере или ноутбуке операционной системой.

Статья представлена в сокращённом варианте, полный текст читайте в журнале «Делопроизводство в Казахстане» №1 , 2018

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Мы еще не знакомы?

Давайте познакомимся!
Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться