text
Справочник кадровика

Виды и особенности оформления справки

  • 28 марта 2018
  • 938
HR-директор компании «Интерпост», г. Алматы
Виды и особенности оформления справки

Какие виды справок существуют? Какие требования предъявляются к составлению справок? Правила и способы оформления служебных справок и личного характера.

Виды справок

В первую очередь определимся, как мы рассматриваем справки, входящие в состав документооборота юридического лица, то есть коммерческой организации. Если классифицировать справки по направленности, то они могут быть двух видов:  внутренние и внешние.

Внутренние – создаются исходя из потребностей организации на основании и при наличии правил документирования.

Внешние – составляются, чаще всего, по запросу и направляются за пределы организации. Справки, направляемые за пределы организации,  положено составлять на общем бланке, что не требуется для справок, остающихся внутри организации.

Ещё справки классифицируются по характеру представленной в них информации. Справки бывают служебного и личного характера.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, размера зарплаты, наличия трудового стажа и др. Существует лёгкий способ различить, к какой группе следует причислить справку.

В справках личного характера содержится информация о конкретном человеке и личных сведениях о нём, и выдаются они чаще всего на руки сотруднику. А вот в служебных отражается информация об организации, её деятельности, статистические данные и др., и выдаются они по запросу вышестоящего органа или руководителя.

Обязательные реквизиты и содержание справки

Рассмотрим перечень реквизитов, которые должны присутствовать в любом из видов справки. Тут всё просто, стандартный набор обязательных реквизитов и несколько, которые присутствуют по необходимости.

Перечень реквизитов справки:

-эмблема, логотип или товарный знак организации;

-официальное наименование организации;

-наименование вида документа;

-дата;

-регистрационный номер (индекс) справки;

-место издания;

-адресат;

-заголовок к тексту;

-текст;

-подпись;

-отметка о согласовании (в случае необходимости);

-оттиск печати (в случае необходимости);

-отметка об исполнителе.

ВАЖНО

Самым важным элементом справки является основной текст, точнее его содержание. Текст справки может включать в себя несколько разделов и подразделов. В нём могут быть таблицы, ссылки, пояснения и приложения.

Текст личных справок, выдаваемых сотрудникам о подтверждении места работы, занимаемой должности, размере заработной платы и других сведений, должен начинаться с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. А в конце текста или в правом верхнем углу указывается организация, куда требуется представить справку.

ОШИБКА

Следует обратить внимание, что текст такой справки не должен содержать такие архаичные обороты: «настоящая справка дана», «действительно проживает (учится, работает)», «настоящим подтверждается, что действительно работает». Несоблюдение этого требования – самая распространённая ошибка. До сих пор многие пишут текст, начиная со слова «Дана» или «Выдана» и далее Ф. И. О.  в дательном падеже. И ещё одна часто встречающаяся ошибка – отсутствие заголовка к тексту.

Готовая справка должна иметь подпись.

ВОПРОС Кто должен подписывать справки?

Следуя логике, справку подписывает или первый руководитель (или уполномоченное лицо) либо исполнитель. В случае если справка подписывается исполнителем, то реквизит «отметка об исполнителе» не нужен.

ВНИМАНИЕ

Печать ставится на тех документах, которые направляются в другие организации. На внутренних справках оттиск печати может ставиться по необходимости.

При составлении необходимо иметь в виду, что датой документа является дата его подписания.

Чаще всего востребованы справки личного характера. Поэтому целесообразно подготовить шаблоны, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься по мере необходимости. Сторонние организации при запросе обычно указывают, какие сведения и в каком формате должны быть отображены в справке.

Статья представлена в сокращённом варианте.

Полный текст читайте в журнале «Делопроизводство в Казахстане» № 3 , 2018

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мы в соцсетях
Чтобы читать дальше, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Мы вынуждены сделать доступ по регистрации, чтобы обеспечить качество публикаций и защитить авторские права редакции.
После регистрации у вас будет доступ ко всем материалам и сервисам на портале.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль