text
Справочник кадровика

Анықтама: ресімдеу түрлері мен ерекшеліктері

  • 29 марта 2018
  • 263
HR-директор компании «Интерпост», г. Алматы
Анықтама: ресімдеу түрлері мен ерекшеліктері

Анықтаманың қандай түрлері бар? Анықтамаларды жасау кезінде қандай талаптар қойылады? Қызметтік және жеке сипаттағы анықтамаларды ресімдеу қағидалары мен тәсілдері.

Анықтама түрлері

Ең алдымен, заңды тұлғаның, яғни коммерциялық ұйымның құжат айналымына  енгізілген анықтамаларды қалай қарастыратынымызды анықтайық. Егер сіз бағыт бойынша ақпаратты жіктесеңіз, онда олардың екі түрі болуы мүмкін: ішкі және сыртқы.

Ішкі – ұйымның қажеттіліктеріне сүйене отырып, құжаттама қағидалары бар болғанда  және солардың негізінде құрылады.

Сыртқы – көбінесе сұраныс бойынша жасалады және ұйымнан тыс жолданады. Ұйымнан тыс жерлерге жолданатын анықтамалар жалпы бланкіде ресімделеді. Ішкі анықтамалар бланкіні қолданбай ақ парақтарда ресімделуі мүмкін.

Сонымен қатар анықтамалар оларда ұсынылған ақпараттың сипатына қарай жіктеледі. Анықтамалар қызметтік және жеке сипатта болады.

Жеке анықтамалар, әдетте, ұйымның қызметкерлеріне олардың жұмысын, жалақы мөлшерін, жұмыс тәжірибесінің болуын және т. б. растау үшін беріледі.

Анықтаманы қандай да бір топқа жатқызудың оңай тәсілі бар.

Жеке сипаттағы анықтамаларда нақты бір адам және ол туралы жеке ақпарат қамтылған ақпарат болады, және олар көбінесе қызметкердің қолына беріледі. Ал қызметтік анықтамаларда ұйым, оның қызметі, статистикалық мәліметтері және т. б. туралы ақпарат көрсетіледі, және олар жоғары тұрған органның немесе басшының өтініші бойынша беріледі.

                            Анықтаманың мінджетті деректемелері және мазмұны

Анықтаманың кез келген түрінде кездесетін деректемелердің тізбесін қарастырайық. Бұл жерде бәрі қарапайым, міндетті деректемелердің стандартты жинағы және  қажет болған жағдайда, бірнешеуі.

Анықтама деректемелерінің тізбесі:

- эмблема, логотип немесе ұйымның тауар белгісі;

- ұйымның ресми атауы;

- құжат түрінің атауы;

- күні;

-  анықтаманың тіркеу нөмірі (индексі);

- шығарылған жері;

- адресат;

- мәтіннің тақырыбы;

- мәтіні;

- қолы;

- келісу туралы белгі (кейбір жағдайда);

- мөр бедері (қажет жағдайда);

- орындаушы туралы белгі болып табылады.

ВАЖНО

Анықтаманың ең маңызды элементі негізгі мәтін, дәлірек айтқанда, оның мазмұны болып табылады. Анықтаманың мәтіні бірнеше бөлімдер мен бөлімшелерді қамтуы мүмкін. Онда кестелер, сілтемелер, түсіндірме жазбалар мен қосымшалар болуы мүмкін.

Азаматтарға жұмыс орнын, лауазымын, жалақысын және басқа да мәліметтерді растау туралы берілетін анықтамалардың мәтіндері мәліметтер хабарланатын адамның тегі, аты, әкесінің атын атау септігінде көрсете отырып басталуы тиіс. Мәтіннің соңында немесе оң жақ жоғарғы бұрышында анықтама берілетін ұйым көрсетіледі.

ОШИБКА

Мұндай анықтаманың мәтінінде келесі көне тілдегі орамдар, яғни: «осы анықтама…берілді», «расында тұрады (оқиды, жұмыс істейді)», «жұмыс істейтіні осы анықтамамен расталады» қолданылмауы тиіс екеніне назар аударған жөн. Бұл талапты сақтамау – ең кең таралған қате. Әлі күнге дейін көп жерде мәтінде Т.А.Ә. барыс септігінде  жазып, одан кейін «берілді» деген сөзбен аяқтайды. Тағы бір жиі кездесетін қате – мәтінге тақырыптың болмауы.

Дайын анықтамада қолтаңба болуға тиіс.  

ВОПРОС Анықтамаларға кім қол қоюға тиіс?  

Логикаға сүйенсек, анықтамаға не бірінші басшысы (немесе уәкілетті тұлға) не орындаушы қол қояды. Егер анықтамаға орындаушы қол қойса, онда «орындаушы туралы белгі» деректемесі көрсетілмейді. 

ВНИМАНИЕ

Мөр басқа ұйымдарға жіберілетін құжаттарға қойылады. Ішкі анықтамаларда мөр бедері қажеттілігіне қарай қойылуы мүмкін.

Анықтаманы жасағанда құжаттың күні оған қол қойылған күн болып табылатынын есте сақтау қажет.

Мақала қысқартылған нұсқада ұсынылып отыр, толық мәтінін  «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» журналының 2018 жылғы № 3 оқыңыздар

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мы в соцсетях
Чтобы читать дальше, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Мы вынуждены сделать доступ по регистрации, чтобы обеспечить качество публикаций и защитить авторские права редакции.
После регистрации у вас будет доступ ко всем материалам и сервисам на портале.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль