text
Справочник кадровика

Трудовая книжка: электронная лучше бумажной

  • 19 апреля 2018
  • 2351
Трудовая книжка: электронная лучше бумажной

Зачем переводить документооборот кадровиков, в частности, трудовые книжки в электронный формат расскажем в данной статье

Что представляет собой документ?

Трудовая книжка – официальный документ, содержащий всю информация о сотруднике, историю его должностных переходов и мест работы. Образец, правила заполнения и хранения таких бланков регулируются законодательством (приказ Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года № 929 «Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Бумажная форма трудовой книжки с годами приходит в негодность, может потеряться или даже намеренно быть испорчена самим работником. Поэтому уже несколько лет на государственном уровне рассматривается программа перехода на электронный оборот сведений по занятости населения.

Документ будет представлять собой файл, хранящийся в общеказахстанской базе персонифицированного учета.

Электронная трудовая книжка характеризуется следующими особенностями:

  • ведение кадровой информации в специализированных базах данных;
  • удобная навигация и поиск необходимых сведений по персоналу;
  • защищенность данных по трудовой деятельности от потерь или несанкционированного доступа;
  • интеграция с государственными службами (например, с Единым накопительным пенсионным фондом).

  • Например, после окончания института И.И. впервые устроился на работу в ТОО «Шар». Сотрудник отдела кадров вводит всю необходимую информацию по молодому специалисту в единую систему учета. Далее в файл И.И. последовательно вносятся данные по переходам на другие должности или места работы. Сведения открыты для обработки территориальным отделениям Пенсионного фонда и Управлению социальной защиты населения.

Виды и особенности оформления справки. Узнайте из нашей статьи.

Кто возьмёт на себя ответственность за простои на предприятии. Ответ – здесь.

Сходства и различия с бумажным вариантом

Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина.

Также не предполагается изменений в содержании основной информации:

  • образование;
  • стаж работы;
  • должности и места работы;
  • причины переводов и расторжений трудовых договоров. 

Сравнительные характеристики

Электронная форма

Традиционный вид

Учет данных

В электронной форме без привязки к физическому носителю

В бумажном варианте

Ведение информации

В печатном виде

Рукописным способом

Автоматизация процесса

Поддерживается (сканирование, распознавание текста, автозаполнение форм)

Недоступна

Интеграция с базами данных других государственных органов

Например, ЕНПФ

Не поддерживается

С какой целью будет вводиться?

Во многих странах трудовые книжки перестали существовать в принципе. Например, в Европе такой инструмент считается устаревшим, его полностью заменили новые технологии, электронные базы данных и рекомендательные письма.

К бумажным трудовым книжкам накопилось много претензий, как со стороны работодателей, так и со стороны сотрудников:

  • риск утери, порчи документа, восстановление которого будет проблематичным и длительным по времени;
  • случаи с мошенничеством в отношении бланков (их могут подделать);
  • затраты организаций на хранение трудовых книжек сотрудников (при большой численности персонала необходимо выделять отдельные стеллажи и хранилища);
  • расходы на кадровое делопроизводство (подготовка и заверение копий документов, ручное заполнение).

Введение электронного оборота таких документов служит альтернативным способом, позволяющим решить все проблемы бумажной трудовой книжки.

Положительные аспекты:

  • возможность постоянного совершенствования процесса (интеграция с другими системами, автозаполнение форм);
  • защита от ошибок или описок, которые часто встречались при заполнении трудовых книжек вручную;
  • отсутствие смысла в подделке бланков;
  • сведение к минимуму риска потери информации о трудовой деятельности граждан;
  • упрощение кадрового делопроизводства;
  • защиту от недобросовестных работодателей, которые удерживают трудовую книжку и затягивают ее выдачу при увольнении

Источник: электронная система «ACTUALIS: Кадровое дело», получить бесплатный демо-доступ

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Бесплатно только сегодня!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль