text
Справочник кадровика

Трудовая книжка: электронная лучше бумажной

  • 14 ноября 2018
  • 2993
Трудовая книжка: электронная лучше бумажной

Зачем переводить документооборот кадровиков, в частности, трудовые книжки в электронный формат расскажем в данной статье

Трудовая книжка в Казахстане – официальный документ, содержащий всю информация о сотруднике, историю его должностных переходов и мест работы. Образец, правила заполнения и хранения таких бланков регулируются законодательством (приказ Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года № 929 «Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

«Actualis: Госзакупки»

42


Гостевых доступов осталось сегодня на электронную систему «Actualis: Кадровое дело»


Трудовая книжка в бумажной форме с годами приходит в негодность, может потеряться или даже намеренно быть испорчена самим работником. Поэтому уже несколько лет на государственном уровне рассматривается программа перехода на электронный оборот сведений по занятости населения.

Документ будет представлять собой файл, хранящийся в общеказахстанской базе персонифицированного учёта.

Трудовая книжка: электронная лучше бумажной

Электронная трудовая книжка характеризуется следующими особенностями:

  • ведение кадровой информации в специализированных базах данных;
  • удобная навигация и поиск необходимых сведений по персоналу;
  • защищенность данных по трудовой деятельности от потерь или несанкционированного доступа;
  • интеграция с государственными службами (например, с Единым накопительным пенсионным фондом).

★ Какую запись необходимо внести в трудовую книжку генерального директора, если он фактически являлся собственником компании, которая была продана? ★

Трудовая книжка: электронная лучше бумажной

Виктория Кулинкова

эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», юрист, г. Караганда

Все записи в трудовую книжку должны производиться в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утверждёнными приказом Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года № 929.

В соответствии с пп. 1) п. 2 Правил, трудовая книжка – документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника. Тот факт, что работник являлся владельцем компании, к трудовой деятельности не относится.

Цифровая трудовая книжка: сходства и различия с бумажным форматом

Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина.

Также не предполагается изменений в содержании основной информации:

Трудовая книжка: электронная лучше бумажной

Во многих странах трудовые книжки перестали существовать в принципе. Например, в Европе такой инструмент считается устаревшим, его полностью заменили новые технологии, электронные базы данных и рекомендательные письма.

К бумажным трудовым книжкам накопилось много претензий, как со стороны работодателей, так и со стороны сотрудников:

  • риск утери, порчи документа, восстановление которого будет проблематичным и длительным по времени;
  • случаи с мошенничеством в отношении бланков (их могут подделать);
  • затраты организаций на хранение трудовых книжек сотрудников (при большой численности персонала необходимо выделять отдельные стеллажи и хранилища);
  • расходы на кадровое делопроизводство (подготовка и заверение копий документов, ручное заполнение).

Введение электронного оборота таких документов служит альтернативным способом, позволяющим решить все проблемы бумажной трудовой книжки.

Положительные аспекты:

  • возможность постоянного совершенствования процесса (интеграция с другими системами, автозаполнение форм);
  • защита от ошибок или описок, которые часто встречались при заполнении трудовых книжек вручную;
  • отсутствие смысла в подделке бланков;
  • сведение к минимуму риска потери информации о трудовой деятельности граждан;
  • упрощение кадрового делопроизводства;
  • защиту от недобросовестных работодателей, которые удерживают трудовую книжку и затягивают ее выдачу при увольнении

Трудовая книжка: электронная лучше бумажной

Источник: электронная система «ACTUALIS: Кадровое дело», получить бесплатный демо-доступ

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться