Справочник кадровика. Казахстан

Трудовая книжка: переход на электронный формат

  • 11 сентября 2019
  • 7573
  • Средний балл: 0 из 5
Эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», главный бухгалтер, г. Алматы
Трудовая книжка: переход на электронный формат
Трудовая книжка: переход на электронный формат

Трудовые книжки –необходимость или пережиток прошлого? В эпоху цифровизации на смену бумажной версии трудовой книжки приходит её электронный аналог. Преимущества очевидны – электронная трудовая книжка не нуждается в исправлениях с помощью белого маркера, не приходит в негодность, не теряется. У этого формата масса плюсов. Для чего специалистам по кадрам нужно вводить электронный документооборот, в частности, трудовые книжки в электронном формате – расскажем в статье.

Трудовая книжка: переход на электронный формат

Трудовая книжка – официальный документ, содержащий всю информация о сотруднике, историю его должностных переходов и мест работы. Образец, правила заполнения и хранения таких бланков регулируются законодательством (приказ Министра здравоохранения и социального развития Республики Казахстан от 30 ноября 2015 года № 929 «Об утверждении формы, Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Трудовая книжка в бумажной форме с годами приходит в негодность, может потеряться или даже намеренно быть испорчена самим работником. Поэтому уже несколько лет на государственном уровне рассматривается программа перехода на электронный оборот сведений по занятости населения.

Трудовая книжка в РК будет представлять собой файл, хранящийся в общеказахстанской базе персонифицированного учета.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Когда начнут действовать электронные трудовые книжки?

Трудовая книжка: переход на электронный формат
Светлана Сергеенко эксперт электронной системы «ACTUALIS: Кадровое дело», руководитель тематического направления «Охрана труда, кадры и делопроизводство» цифрового издательства «МЦФЭР–Казахстан», юрист-правовед

Электронная трудовая книжка

Электронная трудовая книжка характеризуется следующими особенностями:

  • ведение кадровой информации в специализированных базах данных;
  • удобная навигация и поиск необходимых сведений по персоналу;
  • защищенность данных по трудовой деятельности от потерь или несанкционированного доступа;
  • интеграция с государственными службами (например, с Единым накопительным пенсионным фондом).

Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина. Также не предполагается изменений в содержании основной информации:

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Вебинар: «Актуальные вопросы по ведению и хранению трудовых книжек».

Трудовая книжка: переход на электронный формат
Шырын Айтмаганбетова автор журнала "Делопроизводство в Казахстане" цифрового издательства "МЦФЭР-Казахстан", магистр делового администрирования, тренер-инструктор, г. Алматы

Трудовые книжки: сходства и различия электронного и бумажного формата

Трудовая книжка: электронная лучше бумажной

Книжка трудовая: пережиток прошлого?

Во многих странах книжка трудовая перестала существовать в принципе. Например, в Европе такой инструмент считается устаревшим, его полностью заменили новые технологии, электронные базы данных и рекомендательные письма.

К бумажным трудовым книжкам накопилось много претензий, как со стороны работодателей, так и со стороны сотрудников:

  • риск утери, порчи документа, восстановление которого будет проблематичным и длительным по времени;
  • случаи с мошенничеством в отношении бланков (их могут подделать);
  • затраты организаций на хранение трудовых книжек сотрудников (при большой численности персонала необходимо выделять отдельные стеллажи и хранилища);
  • расходы на кадровое делопроизводство (подготовка и заверение копий документов, ручное заполнение).

 

Электронная трудовая книжка в Казахстане

Введение электронного оборота, и в частности, электронной трудовой книжки в Казахстане, служит альтернативным способом, позволяющим решить все проблемы бумажной трудовой книжки.

Положительные аспекты:

  • возможность постоянного совершенствования процесса (интеграция с другими системами, автозаполнение форм);
  • защита от ошибок или описок, которые часто встречались при заполнении трудовых книжек вручную;
  • отсутствие смысла в подделке бланков;
  • сведение к минимуму риска потери информации о трудовой деятельности граждан;
  • упрощение кадрового делопроизводства;
  • защиту от недобросовестных работодателей, которые удерживают трудовую книжку и затягивают ее выдачу при увольнении.

Источник: "Справочник кадровика. Казахстан"

logo
Мы еще не знакомы?

       

        Давайте познакомимся!
        Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться