Справочник кадровика

Как подтвердить расходы на ГСМ

  • 15 мая 2019
  • 2659
Эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», главный бухгалтер, г. Алматы
Подтверждение расходов на ГСМ в организации

Использование на предприятии любого вида автотранспорта неразрывно связано с учётом горюче-смазочных материалов. Какие особенности есть при учёте горюче-смазочных материалов? Что такое нормы расхода ГСМ, как их рассчитать, как списать ГСМ в расходы предприятия? Ответим в статье.

Что относится к горюче-смазочным материалам

К горюче-смазочным материалам (далее – ГСМ) относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Если организация имеет в собственности автомобиль или автомобиль арендуется у другого лица (при этом не важно, кто является арендодателем – другая организация или физическое лицо), то она неизбежно несёт затраты на приобретение ГСМ.

Рассмотрим, как производится подтверждение расходов на ГСМ.

Начнём с того, что порядок учёта ГСМ должен быть отражен в учётной политике компании, а также необходимо разработать положение о порядке учёта поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

В организации со всеми работниками заключаются договоры о полной материальной ответственности. Правильно ли это?
Как подтвердить расходы на ГСМ
Светлана Сергеенко эксперт электронной системы «ACTUALIS: Кадровое дело», руководитель тематического направления «Охрана труда, кадры и делопроизводство» цифрового издательства «МЦФЭР–Казахстан», юрист-правовед

Определение норм расхода ГСМ в Казахстане

При определении норм расхода ГСМ в Казахстане первоначально берется норма на 100 км пробега того или иного автомобиля. Данная норма может быть определена путём применения п. 7 главы 1 постановления Правительства Республики Казахстан от 11 августа 2009 года № 1210 «Об утверждении норм расходов горюче-смазочных материалов для государственных органов Республики Казахстан и расходов на содержание автотранспорта» (далее – Постановление об утверждении норм расходов ГСМ на содержание автотранспорта), в соответствии с которым нормы расходов горюче-смазочных материалов на пробег при выполнении специальной работы специальными автотранспортными средствами, также как и базовые нормы, устанавливаются в литрах или в кубических метрах на сто километров пробега автотранспортного средства.

НА ЗАМЕТКУ
Если нормами не установлена базовая норма расхода ГСМ по автомобилю, то в этом случае необходимо руководствоваться данными технического паспорта автомобиля либо оформить официальный запрос в Министерство транспорта и коммуникаций Республики Казахстан, и также можно определить норму путём проведения контрольных замеров.

Что касается норм, прописанных в техническом паспорте автомобиля, то не нужно путать их с реальными эксплуатационными расходами. В отличие от официальной цифры эксплуатационная трата топлива рассчитывается из реальных условий работы автомобиля, и тут размер норм может меняться – увеличиваться или уменьшаться в зависимости от различных условий, например, времени года, при работе в горных местностях, при работе в населённых пунктах с большой численностью населения, при перевозке крупногабаритных, опасных и тому подобных грузов, при работе на новых автомобилях или на автомобилях после капитального ремонта и т. д. Для более точного расходования ГСМ применяются специальные поправочные коэффициенты к нормам.

Согласно тем же нормам расхода ГСМ и расходов на содержание автотранспорта, регламентированных Постановлением об утверждении норм расходов ГСМ на содержание автотранспорта, для легковых автомобилей нормируемое значение расходов горюче-смазочных материалов Qн рассчитывается по формуле:

Qн = 0,01 ×HБ ×L× (1 + 0,01 ×Ks),

где:

НБ – базовая норма расхода горюче-смазочных материалов, л/100 км;

L – пробег автомобиля, км;

Ks –суммарная относительная поправка к расходу горюче-смазочных материалов, % (поправочный коэффициент, с помощью которых корректируется расход горюче-смазочных материалов в зависимости от условий эксплуатации автотранспортной и специальной техники в %).

Расход топлива

Рассмотрим, как рассчитать норму расхода топлива на примере:

1. В руководящем документе находим базовую норму затрат, предположим на автомобиль Audi А-6 2.4 quattro, который эксплуатируется в городе Алматы. Для рассматриваемой машины норма равна 12 литров на 100 км.

Далее по таблицам начинаем подбирать коэффициенты поправки:

  • географические условия Алматы позволяют применить поправочный коэффициент, так как Алматы находится на высоте от 500 до 1000 м над уровнем моря и согласно таблице 11 норм расходов ГСМ, утверждённых Постановлением об утверждении норм расходов ГСМ, можно применить увеличение норм на 5 %;
  • население Алматы превышает 1 млн человек, а значит, можно смело принимать поправку в 10 % (таблица 12 норм расходов ГСМ, утверждённых Постановлением об утверждении норм расходов ГСМ);
  • поправка на возраст данного авто, к примеру, равна 5 %, так как он используется более пяти лет и с пробегом более 100 тыс. километров (п. 11 таблицы 13 норм расходов ГСМ, утверждённых Постановлением об утверждении норм расходов ГСМ).

Таким образом, увеличение расхода топлива составляет 20 %, это и есть поправочный коэффициент.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

В каком размере работники обязаны возместить причиненный работодателю ущерб при наличии заключенного договора о полной коллективной материальной ответственности и каков порядок данного возмещения?

Расход топлива на 100 км

Для расчёта значения расходов горюче-смазочных материалов подставляем данный коэффициент в формулу QH = 0,01 × HБ × L × (1 + 0,01 × Ks) и получаем: норма расхода топлива на 100 км = 0,01 × 12 × 100 × (1 + 0,01 × 20),

где:

цифра 0,01– это данные из формулы;
цифра 12 – это расход автомобиля согласно базовым нормам;
цифра 100 – это заданное количество километров;
в скобках 1 + 0,01– это также данные из формулы;
цифра 20– это коэффициент увеличения расходов в процентах согласно вышеперечисленным данным;
получаем 14,4литра на 100 км пробега – это расход топлива данного автомобиля.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

На основании какого нормативно-правового акта рассчитывать лимит пробега для служебного автотранспорта (микроавтобусы, категория D) в государственном предприятии (РГКП)?
Как подтвердить расходы на ГСМ
Гульжан Садуева эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», магистр юридических наук, директор Института профессиональных экспертов и криминалистов РК, профессиональный бухгалтер РК, г. Алматы

Нормы списания ГСМ по путевому листу

Основным документом для списания ГСМ является предъявление путевого листа. Путевые листы не только служат основанием для списания расходов по ГСМ, согласно путевому листу, производят вычеты при определении корпоративного подоходного налога, но и в целом подтверждают экономическую обоснованность затрат, связанных с использованием автотранспорта.

Руководителем предприятия должен быть издан приказ, согласно которому водителям вменяется в обязанность вести путевые листы, отмечать показания спидометра, вести учёт полученного топлива.

НА ЗАМЕТКУ 

Путевой лист содержит информацию об автомобиле, о норме расхода топлива, показания спидометра, пробег автомобиля, маршрут следования. 

Путевой лист выписывается на каждую рабочую смену и не превышает 24 часов, если сотрудник не направляется в командировку на служебном автотранспорте. Путевой лист может быть выписан и на более продолжительный период, чем 24 часа, если это прописано в положении о порядке учёта поступления, хранения и расходования горюче-смазочных материалов.

 Значение базовых норм расходов горюче-смазочных материалов для легковых автомобилей

Как подтвердить расходы на ГСМ


Статья представлена в сокращённом варианте.

Подробнее читайте: «Справочник кадровика. Казахстан»

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях