text
Справочник кадровика

Классификация документов по их назначению в организации

  • 18 июня 2018
  • 506
HR-директор компании «Интерпост», г. Алматы
Классификация документов по их назначению в организации

Виды документов: распорядительная документация; организационная документация; информационно-справочная документация. Назначение документации в организации.

Читайте эту статью также на казахском языке

Попробуйте представить компанию, в которой не было бы ни одного документа. Такое просто невозможно. Все процессы в компании происходят непосредственно с участием документов. Мы можем сказать даже больше: компания «живёт» документами! И если уж вся деятельность компании подчинена документам, то в статье давайте разберёмся, что такое документ, какие бывают документы, как они подразделяются и зачем? Ведь если суждено работать с документами, то, как минимум, стоит научиться разбираться в них, а в идеале – нужно понять их сущность и важность!

Прежде всего, стоит отметить, что до сих пор не существует одного общепринятого определения термина «документ». Значение слова менялось с течением времени, да и сам документ как материальный носитель информации претерпел существенные изменения. Нам следует опираться на определения, установленные Государственным стандартом Республики Казахстан СТ РК 1037-2001 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», срок действия которого был продлён на пять лет с 22 февраля 2013 года (ИУС № 3, 2013).

Данный стандарт предусматривает следующие определения:

-документ – зафиксированная на материальном носителе информация, позволяющая её идентифицировать;

-официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке;

-делопроизводство – сфера деятельности юридических лиц, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.

Классификация документов

Документы отличаются большим разнообразием. Сколько документов издаётся ежедневно в вашей организации? Какие они? Почему мы их раскладываем по папкам, и по каким признакам их делим? Документация предполагает систематизацию и порядок. И чтобы навести в документах порядок, нужно их классифицировать.

НА ЗАМЕТКУ

 Классификация подразумевает разделение документов на группы по каким-то обобщающим признакам.

Итак, документы можно разделить на группы по следующим признакам:

1)   по назначению – организационные, распорядительные, информационно-справочные;

2)   по времени создания – первичные и вторичные;

3) по способу изготовления – черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный и др.

4) по типу содержания – текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;

5) по способу представления – электронные, на бумажных носителях;

6) по месту издания – внутренние, внешние;

7) по направлению отправки – входящие, исходящие;

8) по распространению – опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;

9) по необходимости технических средств – человекочитаемые, машиночитаемые;

10) по уровню секретности – несекретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Для нас наибольший интерес представляет классификация документов по назначению. Принципиально можно разделить документы на три группы (рисунок 1).

Рисунок 1. Классификация документов по назначению

Классификация документов по их назначению в организации

Организация не может существовать без организационных документов. Регистрация любого юридического лица начинается с учредительных документов.

Следующие организационные документы, которые должны быть созданы в компании, – это организационная структура и штатное раписание. После того, как компания определилась с тем, из каких департаментов и отделов она будет состоять, следует написать различные положения, правила, инструкции. Из этого следует, что к организационным документам относятся те документы, которые касаются в целом  деятельности всей организации (отсюда и название этой группы документов). Эти документы в обязательном порядке утверждаются распорядительными документами.

ПРИМЕР

Ввиду производственной необходимости созданы правила внутреннего трудового распорядка и издаётся приказ, которым утверждаются данные правила с определённой даты. Пока нет распорядительного документа, правила не являются обязательными к исполнению.

Распорядительные документы, по своей сути, являются инструментом управления компанией. Все управленческие решения должны быть зафиксированы в распорядительных документах.

Основная функция распорядительных документов – регулятивная. Регулирование деятельности обеспечивает полноценное функционирование организации, получение экономической эффективности, способствует достижению поставленных целей. Какие именно распорядительные документы будут использоваться в компании, зависит от правового статуса и компетенций. В обычном ТОО или ИП чаще создаются приказы, реже – распоряжения.

Информационно-справочные документы – группа документов, которая из всех трёх групп представлена наибольшим разнообразием. Акты, протоколы, договоры, справки, письма, сообщения, справки, отчёты, заявления, резюме, карточки, записки – это далеко не полный перечень информационно-справочных документов, которые будут сопровождать компанию на протяжении её жизнедеятельности.

Статья представлена в сокращённом варианте.

Полный текст читайте в журнале «Делопроизводство в Казахстане» № 6 , 2018

Мы в соцсетях
Чтобы читать дальше, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Мы вынуждены сделать доступ по регистрации, чтобы обеспечить качество публикаций и защитить авторские права редакции.
После регистрации у вас будет доступ ко всем материалам и сервисам на портале.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль