text
Справочник кадровика

Ұйымдағы құжаттардың міндеті бойынша жіктелуі

  • 18 июня 2018
  • 20
HR-директор компании «Интерпост», г. Алматы

Құжат түрлері: өкімдік құжаттама; ұйымдастырушылық құжаттама; ақпараттық-анықтамалық құжаттама. Ұйымдағы құжаттаманың міндеті.

Бірде-бір құжаты жоқ компанияны көзіңізге елестетіп көріңізші. Мұндай мүмкін емес. Компаниядағы барлық процестер  тікелей құжаттардың қатысуымен болады. Біз, тіпті одан да зор айта аламыз: компания құжаттармен «өмір сүреді»! Егер компанияның бүкіл қызметі құжаттарға бағынышты болса, онда құжат деген не, қандай құжаттар болады, олар қалай және не үшін бөлінеді, соны талдап көрейік. Өйткені, егер құжаттармен жұмыс істеу керек болса, онда, кем дегенде, оларды білу керек, ал шын мәнінде – олардың мәні мен маңыздылығын түсіну қажет!

Ең алдымен, әлі күнге дейін «құжат» терминінің бір жалпыға ортақ анықтамасының жоқ екенін айта кету керек. Сөздің мағынасы уақыт өте келе өзгерді,  құжаттың өзі де материалдық ақпарат тасушы ретінде елеулі өзгерістерге ұшырады. Біз қолданылу мерзімі 2013 жылғы 22 ақпаннан бес жылға ұзартылған Қазақстан Республикасының 1037-2001 ҚР МС  «Іс қағаздарын жүргізу және архив ісі. Терминдер және анықтамалар» Мемлекеттік стандартында белгіленген анықтамаларға сүйенуге тиіспіз (АБЖ № 3, 2013).

 Бұл стандартта келесі анықтамалар көзделген:

- құжат – материалдық тасығышта дәлме-дәл жазып алынған, бір ізге түсіруге мүмкіндік беретін ақпарат;

- ресми құжат – жеке немесе заңды тұлға жасаған, белгіленген тәртіппен ресімделіп, куәландырылған құжат;  

- іс қағаздарын жүргізу – құжаттама жасауды және құжаттармен жұмыс ұйымдастыруды қамтамасыз ететін заңды тұлғалардың қызмет саласы.

Құжаттардың жіктелуі

Құжаттар әртүрлілігімен ерекшеленеді. Сіздің ұйымыңызда  күн сайын қанша құжат шығарылады? Олар қандай? Неге біз оларды папкаларға реттеп саламыз, және оларды қандай белгілері бойынша  бөлеміз? Құжаттама жүйелеуді және тәртіпті көздейді. Құжаттарда тәртіп орнату үшін, оларды жіктеу қажет.

НА ЗАМЕТКУ

Жіктеу құжаттарды қандай да бір жалпылама белгілері бойынша топтарға бөлуді көздейді.  

Сонымен, құжаттарды келесі белгілері бойынша топтарға бөлеміз:

1)   міндеті  бойынша – ұйымдастырушылық, өкімдік, ақпараттық-анықтамалық;

2) жасалу уақыты бойынша – алғашқы және қайталама;

3) дайындалу тәсілі бойынша – алғашқы жазылған, таза жазылған, электрондық, бейнелеу, қолжазба құжат, машинамен жазылған, баспа және т. б.

4) мазмұнының типі бойынша – мәтіндік, икондық (графикалық), идеографиялық (схемалар, карталар, ноталар), дыбыстық, мультимедиялық;

5) ұсыну тәсілі бойынша – электронды, қағаз тасығыштарда;

6) басылым орны бойынша – ішкі, сыртқы;

7) жіберу бағыты бойынша – кіріс, шығыс;

8) таратылуы бойынша – жарияланған, жарияланбаған, жарияланбайтын, аралық;

9) техникалық құралдардың қажеттілігі бойынша – адам оқитын, машина оқитын;

10) құпиялылық деңгейі бойынша – құпия емес, құпия, құпиялылық деңгейі әртүрлі.

Біз үшін құжаттардың міндетіне қарай бөлінуі үлкен қызығушылық білдіреді. Құжаттарды негізінде үш топқа бөлуге болады (1-сурет).

1-сурет. Құжаттарды міндетіне қарай жіктеу

Ұйымдағы құжаттардың міндеті бойынша жіктелуі

Ұйым  ұйымдастырушылық құжаттарсыз өмір сүре алмайды. Кез келген заңды тұлғаның тіркелуі құрылтай құжаттардан басталады.

Компанияда құрылуға тиіс келесі ұйымдастырушылық құжаттар – ол ұйымдық құрылым және штаттық кесте. Компания қандай департаменттер мен бөлімдерден тұратынын анықтап алған кезде, әртүрлі ережелер, қағидалар, нұсқаулықтар жазу керек. Бұл ұйымдастырушылық құжаттарға жалпы бүкіл ұйымның қызметіне қатысты құжаттар жататынын білдіреді  (құжаттар тобының атауы да осыдан).Бұл құжаттар міндетті түрде өкімдік құжаттармен бекітіледі.

ПРИМЕР

Өндірістік қажеттілік байланысты ішкі еңбек тәртіптемесінің қағидалары жасалып, осы қағидаларды белгілі бір күннен бастап бекітетін бұйрық шығарылады. Өкімдік құжат болғанға дейін, қағидаларды орындау міндетті болып табылмайды.

Өкімдік құжаттар, өз мәні бойынша, компанияны басқару құралы болып табылады. Барлық өкімдік шешімдер өкімдік құжаттарда көрсетілуге тиіс.

Өкімдік құжаттардың негізгі функциясы – реттеуші. Қызметті реттеу ұйымның толыққанды жұмыс істеуін, экономикалық тиімділігін алуды және алға қойылған мақсаттарға қол жеткізуді қамтамасыз етеді. Компанияда пайдаланылатын өкімдік құжаттардың түрі оның құқықтық мәртебесіне және құзыретіне байланысты. Әдеттегі ЖШС-те немесе ЖК-де бұйрықтар жиі, ал өкімдер сирек шығарылады.

Ақпараттық-анықтамалық құжаттар – барлық үш топтың ішінде құжаттардың түрлілігімен ерекшеленеді. Актілер, хаттамалар, шарттар, анықтамалар, хаттар, хабарламалар, анықтамалар, есептер, өтініштер, түйіндеме, карточкалар, хаттар – бұл компанияны оның өмірі бойы алып жүретін ақпараттық-анықтамалық құжаттардың толық тізімі емес.

Мақала қысқартылған нұсқада ұсынылып отыр, толық мәтінін  «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» журналының 2018 жылғы № 6 оқыңыздар

Мы в соцсетях
Чтобы читать дальше, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Мы вынуждены сделать доступ по регистрации, чтобы обеспечить качество публикаций и защитить авторские права редакции.
После регистрации у вас будет доступ ко всем материалам и сервисам на портале.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль