Справочник кадровика. Казахстан

Приказ в организации: виды и порядок оформления

  • 4 сентября 2019
  • 506
  • Средний балл: 0 из 5
преподаватель КИМЭП, магистр делового администрирования (МВА), тренер-инструктор, г. Алматы
Приказ в организации: виды и порядок оформления
Приказ в организации: виды и порядок оформления

Из всех возможных распорядительных документов приказ организации используется чаще всего. Большинство решений работодателя оформляется именно им. В статье рассмотрим виды приказов, определим различия между ними, рассмотрим формы и порядок оформления.

Приказ – это правовой акт работодателя, издаваемый первым руководителем либо его заместителем (руководителями филиалов, представительств в пределах их компетенции), для решения основных производственных задач организации, регулирования трудовых правоотношений, а также для исполнения решения вышестоящих органов.

Виды приказов и сроки их хранения 

Рассмотрим виды приказов и сроки хранения приказов. Приказ может быть нормативным и индивидуальным. Например, приказ об утверждении правил трудового распорядка относится ко всем работникам, включая директора, является нормативным, а приказ о выдаче компенсаций касается конкретных лиц и называется индивидуальным.

Приказ может издаваться:

В соответствии с п. 162 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утверждённых постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 (далее по тексту – Правила документирования), каждый из перечисленных видов приказа формируется в отдельном деле (в отдельной папке) под названиями: «Приказы по основной деятельности», «Приказы по личному составу».

Согласно п. 188 Правил документирования, после завершения в делопроизводстве приказы до передачи в архив организации в течение одного года хранятся в делах по месту их формирования.

Эти отдельные дела имеют разные сроки хранения. В соответствии с  п. 12 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 (далее – Перечень документов со сроками хранения), приказы, распоряжения руководителя организации; документы (справки, сводки, информации, докладные записки и другие) к ним по основной деятельности хранятся постоянно, а по личному составу хранятся 75 лет ЭПК.

Например, в школах приказов по отпускам и командировкам не так много, поэтому используется только один вид дела с приказами по личному составу.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

В организации поставили задачу вести архив исходящей корреспонденции только в электронном виде, сканируя исходящие документы. Сколько теперь экземпляров документа направлять руководителю на подпись? И где должен храниться оригинал документа?

Приказ в организации: виды, формы регистрации и порядок оформления
Газиза Исахан эксперт в области архивного дела журнала «Делопроизводство в Казахстане», руководитель Информационно-библиотечной службы КазНУИ, г. Астана

Но в организациях с большим количеством персонала, где каждый из работников по несколько раз в год оформляет отпуск и (или) по несколько раз в месяц направляется в служебные командировки, огромное количество томов с приказами по личному составу могут затруднить работу по поиску необходимых документов. Поэтому приказы по личному составу могут быть разделены на несколько видов:

  • приказы по приёму, переводу, увольнению с литерой «л/с» – личный состав или «ж/қ» – жеке құрам;
  • приказы по отпускам с литерой «о» – отпуск или «д» – демалыс;
  • приказы по командировкам с литерой «к» – командировка или «і» – іссапар.

Приказы по основной деятельности и приказы по личному составу сдаются в ведомственный (частный) архив по «Описи дел».

Хранение приказов по личному составу «75 лет ЭПК» означает, что по истечении 75 лет проводится экспертиза ценности документов, включённых в состав дел по личному составу. Если документы в будущем не понадобятся для принятия каких-либо социальных или других решений, то документы по личному составу уничтожаются по «Акту уничтожения документов, не подлежащих хранению». Дела, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, определяются на постоянный срок хранения.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Как правильно формировать кадровые документы: что включается в состав личных дел, а что – в папки по приказам?

Приказ в организации: виды, регистрация и порядок оформления
Светлана Сергеенко эксперт электронной системы «ACTUALIS: Кадровое дело», руководитель тематического направления «Охрана труда, кадры и делопроизводство» цифрового издательства «МЦФЭР–Казахстан», юрист-правовед

Журнал регистрации приказов 

Каждый из перечисленных видов приказов в кадровом делопроизводстве регистрируется в отдельном журнале: «Журнал регистрации приказов по основной деятельности», «Журнал регистрации приказов по личному составу» (при необходимости, как говорилось ранее, ещё и «Журнал регистрации приказов по отпускам» и «Журнал регистрации приказов по командировкам»), каждый из них имеет отдельную нумерацию в валовом порядке на каждый календарный год.

В соответствии с пп. 2) п. 131 Перечня документов со сроками хранения, журналы регистрации и контроля приказов, распоряжений руководителя организации по основной (производственной) деятельности хранятся в организации постоянно.

В соответствии с пп. 3) п. 131 Перечня документов со сроками хранения, журналы по личному составу (по личному составу, по отпускам, по командировкам) хранятся 75 лет.

В соответствии с примечанием к п. 131 Перечня документов со сроками хранения: журналы регистрации и контроля приказов, распоряжений руководителя организации по основной деятельности и по личному составу подлежат приёму на постоянное хранение в государственные архивы, если могут быть использованы в качестве научно-справочного аппарата.

В соответствии с п. 118 Правил документирования, в целях исключения подделок в учреждениях, организациях листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

Оформление приказа

В соответствии с п. 15 Правил документирования, документ на казахском языке и создаваемый аутентичный документ на русском или ином языке печатаются каждый на отдельных бланках (отдельных листах) и оформляются едиными реквизитами.

В соответствии с п. 14 Правил документирования, внутренние документы, за исключением распорядительных, составляются на белых листах бумаги. То есть все виды приказов оформляются только на бланках.

При оформлении документа на двух и более листах второй и последующие листы нумеруются. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания (второй абзац п. 30 Правил документирования).

Журнал регистрации приказов образец

Подробнее читайте в журнале "Делопроизводство в Казахстане"


logo
Мы еще не знакомы?

       

        Давайте познакомимся!
        Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться