text
Справочник кадровика

Документирование и делопроизводство в Казахстане

  • 24 октября 2018
  • 815
Автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», бизнес-тренер, г. Алматы
Документирование и делопроизводство в Казахстане

Порядок и технология ведения контроля исполнения документов. Контроль исполнения поручений должностных лиц исполнителями.

Как контроль выступает одной из важнейших функций управления, так и организация контроля исполнения документов и поручений является одним из ключевых аспектов успешной деятельности компании на рынке и сложным технологическим процессом, в который вовлекаются различные структуры внутри и вне организации.

«Actualis: Госзакупки»

42


Гостевых доступов осталось сегодня на электронную систему «Actualis: Кадровое дело»



Контроль исполнения поручений должностных лиц исполнителями устанавливается для обеспечения высокой эффективности управления организацией на основе систематической проверки хода исполнения поручений и принятия своевременных мер по их выполнению в определённые сроки. Другими словами, контроль исполнения представляет собой процесс управления качеством (полнотой и точностью) и своевременностью (сроками) исполнения документов и резолюций.

Различают два вида контрольной деятельности:

1. Контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов.

2. Контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов требованиям нормативных документов (и своевременность их исполнения).


Первый вид контроля осуществляется руководителями всех рангов и секретарями-референтами, второй – службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) организации с входящей в её состав службой контроля исполнения.

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов, включая документы прошлых лет, не исполненные своевременно в силу различных причин. Перерегистрация таких документов не проводится, а в регистрационно-контрольной форме указываются вновь установленные сроки.

Технология ведения контроля исполнения документов должна включать следующие процедуры:

1. Фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений.

2. Проверка факта своевременного доведения документа до исполнителя.

3. Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, при передаче документа от исполнителя к исполнителю или из подразделения в подразделение.

4. Регулирование и периодическая проверка хода исполнения.

5. Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений.

6. Информирование руководителей подразделений и сотрудников организации о состоянии и ходе исполнения поручения.

7. Снятие исполненного документа с контроля, направление исполненного документа в дело.

8. Учёт и обоснование результатов контроля исполнения.

9. Информирование руководителя.

10. Анализ состояний дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам и видам документов.

★ Интересный вопрос! ★

В настоящее время во многих организациях внедряют системы электронного документооборота (СЭД). Что реально меняет СЭД, например, в одной из самых трудоёмких, но совершенно необходимых работ в делопроизводстве –регистрации документов?
Документирование и делопроизводство в Казахстане

Газиза Исахан

эксперт в области архивного дела журнала «Делопроизводство в Казахстане», руководитель Информационно-библиотечной службы КазНУИ, г. Астана

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрация документов осуществляется централизованно службой документационного обеспечения управления или в структурных подразделениях.

Документы регистрируются один раз:

  1. входящие – в день поступления;
  2. исходящие и внутренние – в день подписания (утверждения).

Регистрация документов осуществляется в регистрационно-контрольных формах, которые могут быть карточными, журнальными или в автоматизированной информационной системе – электронная регистрационная контрольная карточка (электронный документооборот).

Контроль осуществляется руководителями, службой ДОУ и ответственными исполнителями.

Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы.

Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или сотрудниками.

При организации контроля исполнения используются регистрационно-контрольные карточки (далее ‒ РКК), журналы регистрации. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям и группам документов.

При незначительных объёмах документов контроль осуществляется путём внесения необходимых отметок в журналах регистрации.

Источник: журнал "Делопроизводство в Казахстане" №2, 2016

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться