Справочник кадровика

Входящая и исходящая документация в организации

  • 22 ноября 2018
  • 807
Входящая и и исходящая документация в организации
Входящая и исходящая документация

В статье рассмотрим классификацию документов на входящую и исходящую документацию и порядок работы с ними.

Входящая документация  

Прежде всего, рассмотрим, какие документы можно отнести к  входящей документации в организации и что нужно с ними делать при их поступлении в организацию. Логично предположить, что к входящим относятся все документы, поступающие в организацию извне. Если провести опрос и попросить сотрудников назвать любой входящий документ, то большинство скажут, что это письмо. И действительно, мы ассоциируем письмо с конвертом, на котором написаны адреса получателя и отправителя, и почтальоном или курьером, доставляющим нам это письмо. И это верно, но только вот в конверте может находиться не только непосредственно служебное письмо как документ (письмо-запрос, письмо- уведомление, письмо-подтверждение и пр.), но и другие виды документов. В организацию могут прислать договоры, акты выполненных работ, счета на оплату, отчёты, инструкции, приказы и др., которые также могут быть доставлены курьером и будут упакованы в конверт.


«Actualis: Госзакупки»

42


Гостевых доступов осталось сегодня на электронную систему «Actualis: Кадровое дело»



Входящая и и исходящая документация в организации


Входящая документация – это все документы, поступающие в организацию.

Входящие документы обязательно должны пройти первичную обработку, предварительное рассмотрение и регистрацию.

Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документов в организацию и подготовке их к передаче по назначению. Это обозначает, что ответственный за документационное обеспечение должен убедиться, что конверты с документами доставлены по назначению, конверты и упаковка не повреждены. Далее конверты вскрываются, проверяется комплектность и целостность документов. Если на конверте стоит пометка «лично», то такие конверты передаются адресату невскрытыми. Вся входящая кореспонденции  должна иметь регистрационный штамп организации. На штампе должна быть обязательно указана дата поступления документа и регистрационный номер.

★ В настоящее время во многих организациях внедряют системы электронного документооборота (СЭД). Что реально меняет СЭД, например, в одной из самых трудоёмких, но совершенно необходимых работ в делопроизводстве –регистрации документов? ★

Входящая и и исходящая документация в организации

Газиза Исахан

эксперт в области архивного дела журнала «Делопроизводство в Казахстане», руководитель Информационно-библиотечной службы КазНУИ, г. Астана

Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в информационно-справочных целях. Регистрация документов осуществляется централизованно службой документационного обеспечения управления или в структурных подразделениях.

Документы регистрируются один раз:

  • входящие в день поступления;
  • исходящие и внутренние в день подписания (утверждения).

Регистрация документов осуществляется в регистрационно-контрольных формах, которые могут быть карточными, журнальными или в автоматизированной информационной системе электронная регистрационная контрольная карточка (электронный документооборот).

Входящие документы могут быть зарегистрированы в организации с помощью регистрационных карточек или журнала регистрации входящих документов.

Исходящая документация

Исходящая кореспонденция – это письма-ответы организации на входящие документы, также они могут быть составлены на основании внутренних документов. Имеются исходящие документы, представляющие собой запросы, просьбы, требования, направленные в другие учреждения. Такие документы, так же как и входящие, должны быть проверены на правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе.

Подписанные документы регистрируются и отправляются адресату (адресатам) в день их подписания (утверждения) или не позднее следующего рабочего дня, а телеграммы и телефаксы – незамедлительно.

➤Вебинар!➤

Формирование документов в дела
Входящая и и исходящая документация в организации

Шырын Айтмаганбетова

автор журнала "Делопроизводство в Казахстане" цифрового издательства "МЦФЭР-Казахстан", магистр делового администрирования, тренер-инструктор, г. Алматы

Передача документов вместе с оригиналами исполненных документов осуществляется в те структурные подразделения или подведомственные организации, которые являлись основными исполнителями и производят формирование соответствующих дел согласно номенклатуре дел.

Если документ, направленный в другую организацию, должен быть возвращён, то в правом верхнем углу первого листа документа на свободном от текста поле проставляют штамп или делают пометку о возврате, такую же пометку делают в используемой в организации регистрационной форме исходящих документов.

Статья представлена в сокращённом варианте, полный текст читайте в журнале «Делопроизводство в Казахстане» № 8, 2018

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Мы еще не знакомы?

Давайте познакомимся!
Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться