Вольности со штатным расписанием: позволено всё?

4241
Маликова Надежда Июрьевна
Эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», юрисконсульт, г. Алматы
Штатное расписание не все считают важным документом, допуская его отсутствие и оформление уже по факту, «задним» числом. Необходимо ли оно в действительности?

Штатное расписание – это локальный акт работодателя, издаваемый в пределах его компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, трудовым, коллективным договорами и соглашениями. Такое расписание является документом удобным в работе организации – оно фиксирует распределение численного состава работников по подразделениям с учётом их функционального назначения в производственном процессе и обязанностей, возлагаемых на занятых в нём работников.

Обязательно ли наличие штатного расписания

в организации?

Многое зависит от статуса организации. Так, штатные расписания государственных учреждений разрабатываются на основании Методологического руководства по разработке штатных расписаний аппаратов государственных органов, финансируемых из республиканского бюджета, утверждённого приказом министра экономики и бюджетного планирования Республики Казахстан от 31 мая 2007 года № 91.

Для отдельных организаций и работников штатное расписание регулируется такими актами, как приказ Председателя Агентства Республики Казахстан по регулированию естественных монополий от 27 августа 2007 года № 226-ОД «Об утверждении Правил согласования штатных расписаний и предельного уровня оплаты труда руководящих работников административного персонала субъектов естественных монополий, являющихся юридическими лицами с участием государства в уставном капитале и аффилиированых с ними лицами», Законом Республики Казахстан от 01 марта 2011 года № 413-IV «О государственном имуществе» и др.

Согласно ст. 53 Закона Республики Казахстан от 22 апреля 1998 года № 220-I «О товариществах с ограниченной и дополнительной ответственностью», единоличный исполнительный орган товарищества с ограниченной ответственностью (директор, управляющий и т. п.) в отношении работников товарищества издаёт приказы о назначении их на должность, об их переводе и увольнении, определяет системы оплаты труда, устанавливает размеры должностных окладов и персональных надбавок, решает вопросы премирования, принимает меры поощрения и налагает дисциплинарные взыскания.

До сих пор используется определение штатного расписания, которое было зафиксировано в ныне утративших силу Правилах разработки и представления планов финансово-хозяйственной деятельности государственных предприятий, акционерных обществ (товариществ с ограниченной ответственностью), утверждённых приказом министра финансов Республики Казахстан от 27 декабря 2005 года № 441: «штатное расписание – это утвержденный соответствующими органами перечень численного состава сотрудников какого-либо учреждения с указанием должностей и окладов».

Иначе говоря, штатное расписание – это внутренний организационно-правовой документ, в котором зафиксированы структура организации, штатный состав и штатная численность с указанием должностей и окладов компании (учреждения, организации и т. п.),  это необходимое распределение работников для выполнения поставленных задач перед организацией и рационального расхода средств на содержание работников. 

Разработка и утверждение штатного расписания

Как правило, штатное расписание составляется финансовой службой предприятия, специалистами кадровой службы, бухгалтером (в зависимости от численности и структуры предприятия) и утверждается в организациях, содержащихся за счёт государственного бюджета, – органом государственного управления; в частных организациях – самостоятельно.

ВНИМАНИЕ При разработке и утверждении штатного расписания собственник или уполномоченный им орган должен присваивать штатным единицам только такие наименования должностей и профессий, которые соответствуют действующим тарифно-квалификационным справочникам работ и профессий рабочих и другим классификаторам, утверждённым Министерством труда и социальной защиты населения Республики Казахстан.

Организационная структура и штатное расписание утверждаются обычно на какую-нибудь конкретную дату: начало деятельности организации, начало нового года или на дату какого-либо организационного события (например, реорганизации).

В штатном расписании организации фамилии сотрудников не указываются, так как при заполнении вакансий издаются приказы по каждому лицу, принятому на конкретную должность, указанную в штатном расписании, и с этим лицом заключается трудовой договор.

Таким образом, в штатном расписании не нужно указывать конкретных людей, в нём указывается наименование должности, количество единиц и установленный оклад. Это документ обезличенный. При этом трудовым законодательством не предусмотрено согласование штатного расписания с работниками или представителями работников.

Штатное расписание можно составить двумя способами:

•   формировать его по факту с отражением фактической ситуации в организации;

•   составить его, исходя из желаемой организационной структуры компании.

Штатное расписание в большинстве организаций утверждается, как правило, в начале года руководителем предприятия и действует в течение календарного года.

Существует два варианта утверждения штатного расписания:

1. Издание приказа об утверждении штатного расписания.

Издаётся приказ, утверждающий разработанное штатное расписание организации (приложение 1). В тексте штатного расписания указывается ссылка на приказ, которым оно было утверждено (приложение 2).

2. Составление штатного расписания с грифом «УТВЕРЖДАЮ».

Для второго варианта отдельный приказ издавать не нужно, так как  в шапке документа уже стоит гриф «УТВЕРЖДАЮ», роспись, имя, фамилия первого руководителя, а также дата утверждения (приложение 3).

Этот вариант чаще используется на практике, так как предоставляет возможность издавать дополнительные документы. Само штатное расписание будет таким же, как в приложении 2, за исключением шапки.

ВНИМАНИЕ Если штатное расписание издано по второму варианту и составлено не на бланке организации, необходимо на шапке проставить печать организации.

Издание штатного расписания на бланке организации, в соответствии с Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утверждёнными постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570, освобождает от проставления печати.

Изменение штатного расписания

В течение текущего года внесение поправок в штатное расписание коммерческими организациями может осуществляться неограниченное количество раз. Руководствоваться при этом необходимо экономическими и организационными причинами.
 Поправки в штатное расписание вносятся в случае незначительных изменений организационной структуры, а именно введения новых должностей и (или) изменения окладов. В этом случае издаётся приказ о внесении изменений в штатное расписание, который должен отражать обоснования внесения изменений и содержать формулировку этих изменений. Если руководителем предприятия издаётся такой приказ, то штатное расписание, утверждённое в начале года, можно не менять, а руководствоваться приказом о внесении изменений в штатное расписание.

Если же в течение календарного года структура предприятия трансформируется существенно, то целесообразно издавать приказ об утверждении штатного расписания в новой редакции. В таком случае штатное расписание составляется с учётом всех изменений и утверждается руководителем предприятия на момент внесения этих изменений.

Таким образом, штатное расписание может быть изменено двумя способами:
          1) при существенных изменениях структуры организации – путём издания и утверждения нового штатного расписания за следующим регистрационным номером;
           2) при незначительных изменениях – путём издания приказа о внесении изменений в действующее штатное расписание.

Приказ об изменении штатного расписания составляется на общем бланке организации.

Текст приказа должен иметь соответствующий заголовок и состоять из констатирующей и распорядительной частей.

В зависимости от ситуации заголовок может быть следующим: «О внесении изменений...», «Об изменении...», «О частичном изменении...».

Также в приказе указываются основания, послужившие причиной вносимых корректировок.

Хранятся такие документы в соответствующем номенклатурном деле организации.

Приложение 

Образец штатного расписания, утвержденного приказом

УТВЕРЖДЕНО

Приказом ТОО «________________»

от «___»_________20___года №______

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Место разработки ________________

на  «___»__________201__ год

Структурное  подразделение

Профессия

(должность)

Количество штатных

единиц

Оклад

(тарифная ставка),

тенге

Надбавка, доплата

тенге

Месячный фонд заработной

платы,

тенге

Примечание

индекс

наименование

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Руководитель кадровой службы            личная подпись           расшифровка подписи

Главный бухгалтер                                  личная подпись            расшифровка подписи

Приложение

Образец штатного расписания, утверждённого без приказа не на бланке организации

Официальное наименование вышестоящего органа

Официальное наименование организации

УТВЕРЖДАЮ

Штат в количестве ______ единиц

с месячным фондом заработной платы

_________________ тенге

Наименование должности

руководителя организации

____________ Расшифровка подписи

  (личная подпись)

дата

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

Место разработки ________________

на  «___»__________201__ год

Структурное  подразделение

Профессия

(должность)

Количество штатных

единиц

Оклад

(тарифная ставка),

тенге

Надбавка, доплата

тенге

Месячный фонд заработной

платы,

тенге

Примечание

индекс

наименование

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Руководитель кадровой службы            личная подпись           расшифровка подписи

Главный бухгалтер                                  личная подпись            расшифровка

подписи

Источник: электронная система «ACTUALIS: Кадровое дело», получить бесплатный демо-доступ



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Участвуй в наших семинарах

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией


    Рассылка






    © 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

    По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

    По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

    Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
    зарегистрируйтесь.
    Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
    • доступ к 1 500+ полезным статьям
    • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
    • шаблоны документов, пошаговые инструкции
    • ежедневно обновляемая информация
    • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль