Электронный документооборот: проблемы внедрения

761
Электронный документооборот: проблемы внедрения
Иткина Аида Игоревна
Автор журнала «Делопроизводство в Казахстане», начальник отдела правового сопровождения корпоративного управления и методологии банковской деятельности в Казахстане, банк БТА, г. Алматы
Принятие Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» создало правовую основу для повсеместного распространения СЭД. Сегодня крупнейшим заказчиком СЭД и главным его потребителем являются государственные органы, нефтяные компании и банки.

Появление и успешное развитие системы электронного документооборота (далее – СЭД) обусловлено быстрым ростом потоков информации, а, следовательно, и увеличением потока документооборота, который за счёт обмена документами на бумажных носителях весьма неэффективен. В статье представлены первичные факторы, создающие препятствия на пути введения СЭД.

Рост IT-­технологий, повсеместная компьютеризация, всеобщая компьютерная грамотность позволили задуматься о переходе на принципиально новые методы управления.

Принятие Закона Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» создало правовую основу для повсеместного распространения СЭД.

Сегодня крупнейшим заказчиком СЭД и главным его потребителем являются государственные органы, нефтяные компании и банки.

Первым неоспоримым фактором, создающим определённые сложности на пути внедрения СЭД, является материальная составляющая, так как стоимость СЭД весьма обременительна для огромного ряда компаний мелкого и среднего бизнеса. При планировании внедрения СЭД необходимо учитывать расходы не только на внедрение, но и на дальнейшее сопровождение программного продукта.

Кроме того, приоритет бумажного документооборота чаще всего объясняется сложностями технического характера. Как таковых технических сложностей со стороны разработчиков СЭД на этапе внедрения пилотного проекта в компаниях мелкого и среднего бизнеса не должно возникать вообще, так как разработчик всегда готов к плодотворному взаимовыгодному сотрудничеству, введению усовершенствований, удовлетворению пожеланий заказчика. Возможны практически любые доработки в зависимости от направлений бизнеса, видения заказчиком проблемы, вносимых им предложений.

Возникают трудности в вопросе организационно­технической подготовленности компаний к внедрению СЭД. Здесь важным является наличие или отсутствие мощных функционально пригодных серверов, техническая оснащённость современными персональными компьютерами, дополнительной техникой – сканерами, принтерами и т. п., уровень построения локальных и (или) корпоративных сетей; возможность организации новых рабочих мест для новых участков работ; необходимость в аттестации персонала и повышении квалификации сотрудников. Обычно решение этих вопросов влечёт за собой очередные финансовые затруднения.

Серьёзным камнем преткновения является человеческий фактор. Эффективность СЭД, которая напрямую зависит от степени «охвата» всех подразделений, рабочих мест, сотрудников, может быть сведена на нет консерватизмом некоторых категорий работников. Это касается, прежде всего, людей старшего поколения из-за сложностей скорее психологического характера, определённого неприятия нововведений, нежелания учиться чему­то, осваивать новые компьютерные программы.

Следует заметить, что эти «фобии», обусловленные боязнью не справиться, не осилить, а в результате оказаться «за бортом», не имеют под собой никаких оснований. Понятно, что в одночасье эту проблему не решить, потребуются определённые, иногда волевые, усилия, а главное – время.

Большую помощь в убеждении противников внедрения СЭД оказывают не только обучающие курсы, доказывающие преимущества электронного документооборота, но и новаторы­энтузиасты, осознающие открывающиеся весьма реальные перспективы. Очень важно ещё на этапах подготовки к внедрению пилотного проекта выявить этих людей, сделать их активными сторонниками, подключить к предстоящей серьёзной работе.

Практика показывает, что пожилые люди, поставленные перед выбором повышения квалификации или увольнения в связи с несоответствием занимаемой должности, весьма активно включаются в процесс обучения. Более того, несмотря на то, что их обучение характеризуется более длительными временными и трудовыми затратами, в итоге качество работы данной категории специалистов вполне удовлетворительно. Профессиональная работа в СЭД сотрудника, который в силу возрастных особенностей ещё несколько месяцев назад не имел представления о компьютерах, не только поднимает его авторитет в глазах коллег, но и повышает самооценку, а как результат, и самоотдачу.

Также следует отметить отдельных представителей руководящего состава. В случае с консервативно настроенным руководством приходится действовать с большой долей осторожности, применяя методы убеждения и индивидуального подхода. В этом случае на помощь приходят секретари и помощники, обычно адекватно реагирующие на нововведения, принимающие на себя первый удар. Постепенно и руководители включаются в круг пользователей СЭД. Начиная с несложных операций, например пользования личным почтовым ящиком, позже начинают действовать с определённой долей активности, постепенно расширяя круг своих навыков по освоению и использованию программного продукта.



Ваша персональная подборка

    Участвуй в наших семинарах

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    © 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

    По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

    По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

    Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
    зарегистрируйтесь.
    Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
    • доступ к 1 500+ полезным статьям
    • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
    • шаблоны документов, пошаговые инструкции
    • ежедневно обновляемая информация
    • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль