text
Справочник кадровика

Электрондық құжат айналымы: енгізу мәселелері

  • 20 марта 2015
  • 1381
Автор журнала «Делопроизводство в Казахстане», начальник отдела правового сопровождения корпоративного управления и методологии банковской деятельности в Казахстане, банк БТА, г. Алматы
Электрондық құжат айналымы: енгізу мәселелері

Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы № 370-ІІ «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» заңының қабылдануы ЭҚАЖ-н жаппай тарату үшін құқықтық негіз жасады. Бүгінгі уақытта ЭҚАЖ-не ірі тапсырыс беруші және оның басты тұтынушысы мемлекеттік органдар, мұнай компаниялары және банктер болып табылады.

Электрондық құжат айналымы жүйесінің (бұдан әрі – ЭҚАЖ) пайда болуы және қарқынды дамуы ақпарат ағынының жылдам өсуіне байланысты, демек, қағаз тасығыштағы құжаттармен алмасқанда тиімсіз болатын, құжат айналымы ағынының да көбейгеніне байланысты. Мақалада ЭҚАЖ-н енгізу кезінде кедергі жасайтын алғашқы факторлар көрсетілген.

IT­-технологиялардың өсуі, жаппай компьютеризациялау, жалпыға ортақ компьютерлік сауаттылық басқарудың жаңа әдістеріне көшуді ойлануға мүмкіндік берді.

Қазақстан Республикасының  2003 жылғы 7 қаңтардағы № 370-ІІ «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» заңының қабылдануы ЭҚАЖ-н жаппай тарату үшін құқықтық негіз жасады.

Бүгінгі уақытта ЭҚАЖ-не ірі тапсырыс беруші және оның басты тұтынушысы мемлекеттік органдар, мұнай компаниялары және банктер болып табылады.

ЭҚАЖ-н енгізу жолындағы белгілі қиындықтар туғызатын бірінші айдан анық фактор, материалдық құрамдас бөлігі болып табылады, өйткені, ЭҚАЖ-нің құны бірқатар шағын және орта бизнес компаниялары үшін ауыртпалықты білдіреді. ЭҚАЖ-н енгізуді жоспарлағанда енгізу арналған шығындармен бірге, бағдарламалық өнімді ары қарай алып жүруге қажет шығындарды да ескеру керек.

Сонымен қатар, қағаз құжат айналымының басымдығы, техникалық сипаттағы қиындықтардың аз болғанымен түсіндіріледі. Шағын және орта бизнес компанияларында бағдарламаны жаңадан енгізгенде, ЭҚАЖ әзірлеушілерінің тарапынан ешқандай техникалық қиындықтар болмау керек, өйткені бағдарламаны әзірлеуші өзара пайдалы жемісті ынтымақтастыққа, тапсырыс берушінің тілектерін қанағаттандыруға әрқашан дайын. Бизнестің бағытына, тапсырыс берушінің мәселелеріне, ұсынысына байланысты кез келген түзетулер болуы мүмкін.

ЭҚАЖ-н енгізгенде компаниялардың ұйымдық-техникалық дайындық мәселесінде қиындықтар пайда болуы мүмкін. Бұл жерде күшті функционалды жарамды серверлердің болуы не болмауы, қазіргі заманғы жеке компьютерлермен, қосымша техникамен – сканерлермен, принтерлермен және т.с.с. – техникалық жабдықталуы, жергілікті және (немесе) корпоративтік тораптарын құру деңгейі; жаңа жұмыс аймақтарына жаңа жұмыс орындарын ұйымдастыру мүмкіндігі; персоналды аттестациялау қажеттілігі мен қызметкерлердің біліктілігін көтеру маңызды болып табылады. Әдетте мұндай мәселелердің шешімі кезекті қаржылық қиындықтар туғызады.

Ең маңызды кедергілердің бірі адамдық фактор болып табылады. Барлық бөлімшелерді, жұмыс орындарын, қызметкерлерді қамту деңгейіне тікелей байланысты ЭҚАЖ-нің тиімділігі, кейбір санаттағы қызметкерлердің керітартпалығынан жоққа шығарылуы мүмкін. Бұл, жоғары буындағы адамдарға қатысты, олардың психологиялық сипаттағы қиындықтарына, жаңашылдықты жағымсыз қабылдауына, ешнәрсені үйренгісі келмейтіндігіне, компьютерлік бағдарламаларды игермейтініне байланысты.

Орындай алмау, меңгере алмау, нәтижесінде «көштен қалу» қорқақтығына байланысты, бұл «фобиялардың» ешқандай негізі жоқ.

Бір сағаттың ішінде бұл мәселелердің шешілмейтіні түсінікті, белгілі бір күш, ал, ең бастысы – уақыт керек.

ЭҚАЖ-н енгізуге қарсы болғандарды көндіруге оқыту курстары, электрондық құжат айналымының дәлелденген артықшылықтарымен бірге, шынайы келешекті сезінетін жаңашыл-энтузиасттар көмектеседі. Жаңа бағдарламаны енгізуді дайындаудың бастапқы кезеңінде, осы адамдарды анықтап, белсенді қолдаушы ретінде, маңызды жұмысқа қосу тиімді.

Жасы үлкен адамдарға, біліктілігін көтеру немесе қызметінің сәйкессіздігіне байланысты жұмыстан босату деген таңдау берілсе, оқыту процесіне белсенді қосылады. Бұдан басқа, олардың оқуы  ұзақ уақытқа созылып, еңбек шығындары көп болса да, нәтижесінде осы санаттағы мамандардың жұмыс сапасы толықтай қанағаттанарлық болады.  

Жас ерекшелігіне байланысты бірнеше ай бұрын компьютер туралы мүлдем білмейтін қызметкердің ЭҚАЖ-дегі кәсіби жұмысы, оны әріптестерінің алдында абыройын көтеріп қана қоймай, сонымен қатар, ол өзін-өзі бағалайды, ал нәтижесінде, жұмысқа жан-тәнімен беріліп істейді.

Сол сияқты басқарушы құрамның жеке өкілдерін де атап өту қажет. Сақтанымпаздық білдірген басшылықпен,  көндіру әдістерін қолдану және жеке әңгімелесу арқылы, өте абай болу қажет. Бұл жағдайда көмекке, өздерін әдетте байсалды ұстайтын, барлық ауыртпашылықты бірінші болып қабылдайтын, хатшылар мен көмекшілер келеді. Біртіндеп басшылар да ЭҚАЖ-н пайдаланушылардың қатарына қосылады. Жеке пошта жәшігін пайдалану сияқты, жеңіл операциялардан бастап, кейінірек белсенділікпен, бірте-бірте бағдарламалық өнімді меңгеру және пайдалану дағдыларын кеңейтеді.

Дереккөз: «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» журналы

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Мы в соцсетях
Чтобы читать дальше, пожалуйста, зарегистрируйтесь!

Мы вынуждены сделать доступ по регистрации, чтобы обеспечить качество публикаций и защитить авторские права редакции.
После регистрации у вас будет доступ ко всем материалам и сервисам на портале.

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль