Справочник кадровика

Документооборот в Казахстане

  • 8 апреля 2019
  • 4507
Автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», бизнес-тренер, г. Алматы

Рациональная организация документооборота в Казахстане помогает оперативному прохождению документации через аппарат управления и равномерной рабочей загрузке подразделений.

Читайте также эту статью на казахском языке.

Каждая организация имеет свой порядок прохождения документов внутри неё, который зачастую (особенно в крупных учреждениях) закреплён службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) в технологических схемах, где указаны все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.  

Документооборот в Казахстане

Под документооборотом в Казахстане понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату. Другими словами, это передача документа из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.

ВНИМАНИЕ Порядок движения документов (их путь) предопределён принятым в данной организации управленческим процессом.

ПРИМЕР

  • Путь движения документа может быть многоступенчатым сверху вниз, если в организации принято, чтобы все полученные документы сначала докладывались руководителю и только он назначал исполнителя.
  • Если же в организации принято разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, то большая часть документов пойдёт сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет значительно короче.

Это также касается и движения документа при согласовании и подписании: в зависимости от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования сотрудникам полномочий путь документа будет носить различный характер.

Можно сделать вывод, что документооборот находится в зависимости от системы управления организацией и вторичен по отношению к ней.

Порядок прохождения документов и операции с ними в нашем государстве регламентируются различными официальными документами, в числе которых:

  1. Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 28.12.2018);
  2. Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 16.05.2018);
  3. Постановление Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»;
  4. Приказ и. о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» (с изменениями по состоянию на 07.12.2018)

ВНИМАНИЕ  На основе перечисленных документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации.

В  порядке движения документов можно выделить несколько этапов документооборота:

·       приём и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

·       предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

·       регистрация документов;

·       обеспечение движения документов внутри организации (информационно-справочная работа, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, прохождение стадий согласования и подписания проектов документов);

·       обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Для  совершенствования работы управленческого аппарата важно провести анализ документооборота. При этом в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

«Actualis: Госзакупки»

42


Гостевых доступов осталось сегодня на электронную систему «Actualis: Кадровое дело»


 Документооборот в организации

Основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документооборот в организации.

СЛОВАРИК Документооборот – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями структурных подразделений организации, специалистами) и пунктами технической обработки документов (экспедицией, секретариатом, канцелярией (копировально-множительной службой) и др.).

Документооборот характеризуется следующими основными параметрами:

  • содержанием или функциональной принадлежностью;
  • структурой;
  • режимом или цикличностью;
  • направлением;
  • объёмом.

Содержание документооборота характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закреплённой в этих документах.

Структура документооборота определяется разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления.

Режим или цикличность документооборота определяется периодичностью движения документов через пункты обработки, которая связана с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документооборота зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов:

  • регистрируемые и нерегистрируемые документы;
  • документы, по которым осуществляется/не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т. д.

На направление документооборота в организации влияет также способ оценки и утверждения составляющих этот процесс: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объём документооборота измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий) и может быть конкретизирован или дополнен объёмом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т. д.

Количество документов всех потоков составляет объём документооборота организации.

СЛОВАРИК Объём документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период (месяц, квартал, год).

НА ЗАМЕТКУ За единицу учёта количества документов принимается сам документ без учёта копий.

Электронный документооборот. Актуальные вопросы

Подборка актуальных вопросов по электронному документообороту и ответы на них.

Каким образом обеспечить хранение документов на предприятии, внедрившем электронный документооборот?

В настоящее время во многих организациях внедряют системы электронного документооборота (СЭД). Что реально меняет СЭД, например, в одной из самых трудоёмких, но совершенно необходимых работ в делопроизводстве – регистрации документов?

Рекомендации эксперта: организация документирования и документооборот

Подборка рекомендаций эксперта по вопросам документирования и документооборота.

Новые Правила документирования и управления документацией: основные характеристики изменений и нововведений

Порядок оформления документов, сдаваемых в архив

Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес-процессов

Особенности проведения экспертизы ценности управленческой документации и оформления годовых разделов сводных описей дел

Электронный документооборот и архив электронных документов: теоретические, правовые и материально - технические аспекты

Правила оформления и согласования исходящей документации, остающейся в деле организации-отправителя

Технология штрихкодирования документов

Пошаговая инструкция. Временный перевод 

Для наших читателей дана пошаговая инструкция по документальному оформлению отказа работодателя на временный перевод работника.

Источник: журнал «Делопроизводство в Казахстане»

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Мы еще не знакомы?

       

        Давайте познакомимся!
        Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться