Принципы и понятия организации документооборота в Казахстане

2462
Кокымбеков Еркин Даулетович
Автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», бизнес-тренер, г. Алматы
Рациональная организация документооборота помогает оперативному прохождению документации через аппарат управления и равномерной рабочей загрузке подразделений.

Каждая организация имеет свой порядок прохождения документов внутри неё, который зачастую (особенно в крупных учреждениях) закреплён службой документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ) в технологических схемах, где указаны все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.  

Документооборот

Под документооборотом понимается движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения и сдачи в архив или отправки адресату. Другими словами, это передача документа из одного подразделения или от одного сотрудника к другому.

ВНИМАНИЕ Порядок движения документов (их путь) предопределён принятым в данной организации управленческим процессом.

ПРИМЕР

  • Путь движения документа может быть многоступенчатым сверху вниз, если в организации принято, чтобы все полученные документы сначала докладывались руководителю и только он назначал исполнителя.
  • Если же в организации принято разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, то большая часть документов пойдёт сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет значительно короче.

Это также касается и движения документа при согласовании и подписании: в зависимости от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования сотрудникам полномочий путь документа будет носить различный характер.

Можно сделать вывод, что документооборот находится в зависимости от системы управления организацией и вторичен по отношению к ней.

Порядок прохождения документов и операции с ними в нашем государстве регламентируются различными официальными документами, в числе которых:

  1. Закон Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 06.04.2016);
  2. Закон Республики Казахстан от 7 января 2003 года № 370-II «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 01.01.2016);
  3. Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 «Об утверждении Типовых правил документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях»;
  4. Приказ Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения» и др.

ВНИМАНИЕ  На основе перечисленных документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации.

В  порядке движения документов можно выделить несколько этапов документооборота:

·       приём и первичная обработка (или экспедиционная обработка) поступающих в организацию документов;

·       предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

·       регистрация документов;

·       обеспечение движения документов внутри организации (информационно-справочная работа, доведение документов до исполнителей, контроль за их исполнением, прохождение стадий согласования и подписания проектов документов);

·       обработка (экспедиционная) исполненных и отправляемых документов.

Для  совершенствования работы управленческого аппарата важно провести анализ документооборота. При этом в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс.

Документопоток

Основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

СЛОВАРИК Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями структурных подразделений организации, специалистами) и пунктами технической обработки документов (экспедицией, секретариатом, канцелярией (копировально-множительной службой) и др.).

Документопоток характеризуется следующими основными параметрами:

  • содержанием или функциональной принадлежностью;
  • структурой;
  • режимом или цикличностью;
  • направлением;
  • объёмом.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закреплённой в этих документах.

Структура документопотока определяется разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления.

Режим или цикличность документопотока определяется периодичностью движения документов через пункты обработки, которая связана с цикличностью планирования и подведения итогов работы, сезонным изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними ритмами работы организации.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов:

  • регистрируемые и нерегистрируемые документы;
  • документы, по которым осуществляется/не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т. д.

На направление документопотока влияет также способ оценки и утверждения составляющих этот поток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.

Объём документопотока измеряется физическим количеством документов (подлинников и копий) и может быть конкретизирован или дополнен объёмом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей и т. д.

Количество документов всех потоков составляет объём документооборота организации.

СЛОВАРИК Объём документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определённый период (месяц, квартал, год).

НА ЗАМЕТКУ За единицу учёта количества документов принимается сам документ без учёта копий.

Объем документооборота

Величина документооборота нужна для:

·       расчёта необходимой численности делопроизводственного персонала;

·       расчёта эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства;

·       определения загруженности делопроизводственного персонала, в том числе секретаря руководителя и секретаря структурного подразделения.

Организация документооборота должна обеспечивать:

  • определённую систему прохождения документов с исключением дублирующих решения инстанций и необходимости возвратных перемещений документов;
  • конкретизацию общей системы прохождения документов применительно к каждой их категории для исключения дополнительных инстанций, оперативность поступления документов и контроль (в необходимых случаях) за своевременностью их исполнения;
  • использование технических средств на всех этапах работы с документами (корреспонденцией).

На практике, несмотря на предпринимаемые попытки регламентации состава и объёма документов, повсеместно имеется тенденция к постоянному росту документооборота.

РЕКОМЕНДУЕМ Для сокращения объёма документооборота рекомендуется:

  • периодически оценивать состояние документооборота и исключать из него лишние документы;
  • использовать для обработки документов современные технические средства;
  • уменьшать количество инстанций прохождения документов;
  • ограничивать перечень документов, поступающих на рассмотрение первому руководителю.

Вся документация организации по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие, исходящие и внутренние документы.

Поток входящей документации состоит из поступающих в организацию документов.

Поток исходящей документации состоит из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Потоки внутренней документации состоят из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за её пределы.

Порядок обработки входящих документов

Поступающие в организацию документы проходят такие этапы, как первичная обработка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководством, и доставляются исполнителям.  

При первичной обработке входящих документов службой ДОУ проверяется правильность доставки по назначению и целостность упаковки документов и вложений, вскрываются конверты с документами (за исключением конвертов с пометкой «Лично»), фиксируется факт поступления документов в организацию и готовится их передача по назначению.

Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю.

НА ЗАМЕТКУ При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.

ПРИМЕР Если обнаруживается некомплектность или повреждение документа, то на нижнем поле его последнего листа, а также в регистрационно-контрольной форме (РКФ) проставляются соответствующие отметки и составляется в произвольной форме акт в трёх экземплярах. Один экземпляр направляется отправителю, второй – остаётся в службе ДОУ, третий – передаётся исполнителю документа.  

ВНИМАНИЕ В случаях, когда только по конвертам можно определить адрес отправителя, дату отправки и получения документа, конверты не уничтожаются!

При вскрытии упаковка уничтожается, при этом исключения делаются в следующих случаях:

·       если в полученных документах нет обратного адреса и фамилии отправителя, но они есть на упаковке;

·       если в документах не проставлена дата и её приходится устанавливать по почтовому штемпелю;

·       если пришла доплатная корреспонденция;

·       если полученный документ по смыслу носит личный характер, а на конверте гриф «Лично» отсутствует.

ВНИМАНИЕ Сохраняются также и конверты от документов, поступивших с уже просроченным временем исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа.

Предварительный этап

На этапе предварительного рассмотрения документы сортируются на:

  • требующие обязательного рассмотрения руководством;  
  • непосредственно направляемые в структурные подразделения или ответственным исполнителям.

Причём в службе ДОУ предварительно рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения.

Документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения.

 Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационную форму документа вносится содержание резолюции и документ передаётся на исполнение.

Подлинник документа, исполняемого несколькими лицами, принимает ответственный исполнитель, а остальные получают копию документа.

Исполненный документ со всеми подтверждающими материалами передаётся в службу ДОУ, которая подшивает документы в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Телеграммы, поступившие в организацию, принимаются под расписку с проставлением даты и времени приёма, регистрируются и передаются руководству и на исполнение.

Текст поступившей телефонограммы записывается получателем на бланке, регистрируется и передаётся на рассмотрение руководителю, которому она адресована.

НА ЗАМЕТКУ К реквизитам, оформляемым при приёме телефонограммы, относятся: текст; отправитель; наименование вида документа; дата; номер; наименование должности, инициал имени и фамилия лица, подписавшего документ. Кроме того, указываются должности и фамилии лиц, передавших и принявших телефонограмму, часы и минуты приёма-передачи.

Прием и передача документов по факсу

При приёме и передаче документов по факсимильной связи необходимо соблюдать следующие правила:

1) объём передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 чёрным цветом, не должен превышать пяти листов;

2) документ для передачи по каналам факсимильной связи сдаётся вместе с заявкой на передачу, подписанной руководителем структурного подразделения;

3) ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче и руководителя соответствующего структурного подразделения;

4) факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

5) запрещается передавать текст документа с пометкой «Для служебного пользования»;

6) подлежащий передаче документ регистрируется, и после отправки подлинник документа возвращается отправителю с отметкой о времени отправки;

7) поступившие факсограммы регистрируются и передаются адресатам под расписку в день приёма, а срочные – немедленно;

8) поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;

9) факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.

Документы в электронном виде, поступившие в организацию, проходят приём, регистрацию, предварительное рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

НА ЗАМЕТКУ  Конверты с пометкой «Лично» без вскрытия передаются по назначению.

ВНИМАНИЕ Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается обратно в почтовое отделение.

На поступивших (регистрируемых) документах проставляется регистрационный штамп организации с указанием даты поступления.

 При проставлении отметки о поступлении документа в организацию необходимо учитывать следующие моменты:

·       если корреспонденция не вскрывается, то отметка ставится на конвертах и упаковке пакетов;

·       если к письму прилагаются документы, то целесообразно дублировать отметку на первом листе приложения;

·       если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (допускается проставление штампа): «Подлежит возврату в службу ДОУ»;

·       если на конверте имеются надписи «Срочно», «Вручить немедленно» и др., то отмечается точное время их получения;

·       если документ является повторным, то при его получении по информационно-поисковой системе устанавливается местонахождение ранее присланного документа по данному вопросу, а на поступившем документе делается соответствующая отметка.

При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником.

ВНИМАНИЕ Первичная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в службу ДОУ или в первый рабочий день − при поступлении документов в нерабочее время.

Процесс предварительного рассмотрения займёт намного меньше времени, если будет проводиться достаточно опытным сотрудником службы ДОУ, хорошо знающим структуру организации и должностные обязанности работников.

РЕКОМЕНДУЕМ Также будет большим плюсом, если в организации разработаны и введены в использование справочные материалы типа Примерного перечня документов, требующих обязательного рассмотрения руководством; Перечня должностных лиц и их обязанностей; Технологических графических схем последовательности экспедиционной обработки и распределения различных поступающих документов и т. д.

ВНИМАНИЕ Предварительное рассмотрение службой ДОУ документов должно проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

При рассмотрении и оценке поступившего документа учитываются:

·       важность его содержания;

·       сложность и новизна поставленных вопросов;

·   авторство, то есть общественное положение лица − автора документа, место учреждения-отправителя в структуре управления, роль общественной организации в жизни общества;

·       реальная срочность исполнения документа;

·       вид документа: закон, распоряжение, письмо, отчёт и др.  

К руководителю должны поступать только документы, касающиеся основных вопросов деятельности организации, документы по принципиальным вопросам или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций.

ПРИМЕР К документам, подлежащим обязательному рассмотрению руководством, относятся документы, поступившие из:

  • Администрации Президента Республики Казахстан;
  • Парламента Республики Казахстан;
  • Канцелярии Премьер-министра Республики Казахстан;
  • центральных и местных государственных органов;
  • вышестоящей организации;
  • а также обращения физических и юридических лиц.

Остальные документы должны передаваться в структурные подразделения или непосредственно к исполнителям-специалистам. Следует упомянуть, что если документ предназначен к исполнению несколькими структурными подразделениями или лицами, то с него снимается копия или устанавливается очерёдность его исполнения.

Источник: журнал «Делопроизводство в Казахстане»



Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией






© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль