Қазақстанда құжат айналымын ұйымдастырудың ұғымы мен қағидаттары

1446
Кокымбеков Еркин Даулетович
Автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», бизнес-тренер, г. Алматы
Құжат айналымын тиімді ұйымдастыру құжаттардың басқару аппаратынан жедел өтуге және бөлімшелердің жұмысын бір қалыпты жүктеуге көмектеседі

Құжат айналымын тиімді ұйымдастыру басқару аппаратынан жедел өтуіне, бөлімшелердің және лауазымды тұлғалардың бірдей жұмыс жүктемесіне себеп болады, құжаттардың уақтылы келіп түсуін және орындалуын қамтамасыз етіп, жалпы басқарушылық үдерісіне жағымды ықпал етеді.

Осы мақалада құжат айналымына қойылатын талаптарды қарастырамыз. 

Құжат айналымы

Құжат айналымы деп жасалу немесе алу кезеңінен орындалуға және адресатқа жіберілуге дейін немесе сақтауға берілгенге дейін құжаттардың ұйымдағы қозғалысы түсініледі. Басқаша айтқанда, бұл құжаттың бір бөлімшеден немесе қызметкерден екіншісіне берілуі.

ВНИМАНИЕ Құжаттардың қозғалыс тәртібі (олардың жолы) осы ұйымда қабылданған  басқару үдерісімен  алдын ала анықталады.

Әр ұйымда (әсіресе ірі мекемелерде) басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі, құжаттамалық ақпарат қозғалысының барлық кезеңдері мен тармақтары, құжаттарды әзірлеу және орындау мерзімдері көрсетілген, технологиялық сұлбаларда бекіткен (бұдан әрі – БҚҚ қызметі), құжат қозғалысының тәртібі болады.

ПРИМЕР

  • Егер ұйымда барлық келіп түскен құжаттар басшының қаралуына беріліп, олардың орындаушыларын сол ғана белгілейтін болса, онда құжат қозғалысының жолы жоғарыдан төмен қарай көп сатылы болуы мүмкін.
  • Егер ұйымда құрылымдық бөлімшелер мен қызметкерлер арасында міндеттер бөлінетін болса, онда құжаттардың көп бөлігі бірден орындаушылар бөліміне барады, яғни олардың жолы қысқа болады.

Бұл келісу мен бекіту кезіндегі құжаттың жолына да қатысты: ұйымда қабылданған міндеттерді бөлу тәртібіне және қызметкерлерге өкілеттіктерді табыстауға байланысты, құжаттың жолы әртүрлі сипатта болады.

Құжат айналымы ұйымды басқару жүйесіне байланысты болады және оған қатысты қосалқы болып табылады деген тұжырымға жасауға болады.

Құжаттардың қозғалыс тәртібі және олардың операциясы біздің мемлекетімізде әртүрлі ресми құжаттармен регламенттеледі, олардың ішінде:

  1. Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы «Ұлттық архив қоры және архивтер» туралы № 326-I Заңы (2016.06.04. берілген өзгерістер мен толықтырулармен);
  2. Қазақстан Республикасының 2003 жылғы 7 қаңтардағы «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» № 370-ІІ Заңы (2016.01.01. берілген өзгерістер мен толықтырулармен);
  3. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы «Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларын бекіту туралы» № 144 бұйрығы;
  4. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2015 жылғы 26 қаңтардағы «Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесін бекіту туралы» № 22 бұйрығы және т. б.

ВНИМАНИЕ  Аталған құжаттардың негізінде әр ұйымда, басшы бекітетін және ұйымдағы іс жүргізу бойынша нормативтік құжаттар болып табылатын, ішкі регламенттер мен нұсқаулықтар әзірленеді. 

Құжаттардың қозғалыс тәртібінде құжат айналымының бірнеше кезеңін көрсетуге болады:

  • ұйымға келіп түсетін құжаттарды қабылдау және алғашқы өңдеу (немесе экспедициялық өңдеу);
  • құжаттарды БҚҚ қызметінің алдын ала қарауы;
  • құжаттарды тіркеу;
  • құжаттарды ұйымның ішіндегі қозғалысын қамтамасыз ету (ақпараттық-анықтамалық жұмыс; құжаттарды орындаушыларға жеткізу; олардың орындалуын бақылау; құжат жобаларының келісу мен бекіту кезеңдерінен өтуі);
  • орындалған және жіберілетін құжаттарды өңдеу (экспедициялық өңдеу).

Құжат ағыны

Басқару аппаратының жұмысын жетілдіру үшін құжат айналымына талдау жүргізген маңызды.

Бұл ретте зерттеу объектісі ретінде жеке бір құжатты, құжат ағынын, құжаттамалық технологиялық процессті қарауға болады. Зерттеу мен жетілдірудің негізіне алынатын объект ретінде құжат ағынын атауға болады. 

СЛОВАРИК  Құжат ағыны – ол, өңдеу және ақпаратты жасау пункті (құрылымдық бөлімшелердің басшылары, мамандар) мен құжаттарды техникалық өңдеу пункттары (экспедиция, секретариат, кеңсе (көшірме-көбейту қызметі) және т.б.) арасында айналатын құжат ағыны.

Құжат ағыны келесі негізгі өлшемдермен сипатталады:

  • мазмұнымен немесе функционалды қатыстылығымен;
  • құрылымымен;
  • тәртібімен немесе кезеңділігімен;
  • бағытымен;
  • көлемімен.

Құжат ағынының мазмұны оған кіретін құжаттардың құрамымен, және осы құжаттарда бекітілген ақпараттар құрамымен сипатталады.

Құжат ағынының құрылымы құжаттардың әртүрлілігімен , авторлығымен және бөлудің басқа да жіктеу белгілерімен белгіленеді.

Құжат ағынының тәртібі немесе кезеңділігі, жұмысты жоспарлау мен қорытындылауға, іскерлік, саяси және басқару белсенділігінің ауысымдық өзгеруіне, ұйым жұмысының ішкі ырғағына байланысты, құжаттар қозғалысының өңдеу пункттарынан өтетін  кезеңділігімен белгіленеді.

Құжат ағынының бағыты құжаттарды өңдеудің нақты технологиялық мазмұнына байланысты:

  • тіркелетін және тіркелмейтін құжаттар;э
  • БҚҚ қызметін  бақылауды жүзеге асыратын/ асырмайтын құжаттар және т.б.

Құжат ағынының бағытына сондай-ақ осы құжаттар ағынын құрайтын келісуді, бекітуді, танысуды бекітетін және бағалайтын әдісі.  

Құжат ағынының көлемі құжаттардың (түпнұсқалардың және көшірмелердің)  физикалық санымен өлшенеді және құжаттарда парақтармен, белгілермен, тапсырмалардың, орындаушылардың санымен көрсетілген, ақпаратпен нақтылануы немесе толықтырылуы мүмкін.

Барлық ағындардың құжаттар саны ұйымның құжат айналымының көлемін құрайды.

СЛОВАРИК Құжат ағынының көлемі – ол, ұйымға келіп түскен және белгілі бір кезеңде (бір айда, тоқсанда, жылда) ұйым жасаған құжаттардың саны.

НА ЗАМЕТКУ Құжаттар санының бірлігі ретінде, көшірмені есептемегенде, құжаттың өзі алынады.

Құжат ағынының көлемі:

  • іс жүргізу бойынша қызметкерлер құрамының қажетті санын есептеу үшін;
  • іс жүргізудің механикаландыру және автоматтандыру құралдарын қолданудың тиімділігін есептеу үшін;
  • іс жүргізу бойынша қызметкерлер құрамының,  оның ішінде басшының хатшысы және құрылымдық бөлімшенің хатшысының, жұмысының көптігін белгілеу үшін қажет.

Құжат айналымын ұйымдастыру:

  • құжаттардың белгілі бір өту жүйесін;
  • құжаттардың өту жүйесін нақтылауды;
  • техникалық құралдарды пайдалануды қамтамасыз ету керек.

Іс тәжірибеде, құжаттардың құрамы мен көлемін регламенттеуді талпынуға қарамастан, құжат айналымының үнемі өсу беталысы бар.

РЕКОМЕНДУЕМ Құжат айналымының көлемін қысқарту үшін:

  • құжат айналымының жағдайын мерзімді балап, одан артық құжаттарды жою;
  • өңдеу үшін қазіргі замандағы техникалық құралдарды пайдалану;
  • құжаттардың өту инстанцияларының санын азайту;
  • бірінші басшының қарауына келіп түсетін құжаттардың тізбесін шектеу ұсынылады.

Ұйымның бүкіл құжаттамасы басқару аппаратына қатысты үш құжат ағынына бөлінеді: кіріс, шығыс және ішкі құжаттар.

Кіріс құжаттаманың ағыны ұйымға келіп түсетін құжаттардан тұрады.

Шығыс құжаттаманың ағыны, басқа ұйымдарға жіберілетін құжаттардан тұрады.

Ішкі құжаттаманың ағыны, ұйымның ішінде жасалған және одан тыс жіберілмейтін құжаттардан тұрады.

Кіріс құжаттарды өңдеу тәртібі

        Ұйымға келіп түсетін құжаттар алғашқы өңдеу, алдын ала қарау, тіркеу, басшылықтың қарауы сияқты кезеңдерді өтіп, атқарушыларға беріледі.

        Кіріс құжаттарды алғашқы өңдеу кезінде БҚҚ қызметі тағайындалған жерінің дұрыстығын және құжаттар мен қосымшалардың бүтіндігін тексереді, содан соң конверттерді ашылады, тіркеледі және орындаушыларға жіберіледі.

Шатасып жеткізілген құжаттар тағайындалған жеріне қайта жіберіледі немесе жөнелтушіге қайта жіберіледі.

НА ЗАМЕТКУ Құжатта жөнелтушінің мекенжайы көрсетілмесе, конверт құжатпен қоса беріледі.

ПРИМЕР Егер құжаттың толықсыздығы немесе бүлінуі байқалса,  онда оның соңғы парағының төменгі жағында, сондай-ақ тіркеу-бақылау нысанында (ТБН) тиісті белгілер қойылады және үш данада ерікті түрде акт жасалады.  Актінің бір данасы жөнелтушіге жіберіледі, екіншісі – БҚҚ қызметінде қалады, ал үшіншісі – құжатты орындайтын адамға беріледі.

ВНИМАНИЕ Жөнелтушінің мекенжайын, құжатты жіберген және алған күндерді тек конверттен білетін жағдайларда, конверттер жойылмайды.

Ашқан соң қаптамасы жойылады, бұл ретте келесі жағдайларды ескеру керек:

  • егер алған құжаттардың кері мекенжайы мен жөнелтушінің тегі жазылмаған болса, бірақ олар қаптамада болса;
  • егер құжатта күні қойылмаса, және оны пошталық мөртабаннан анықтауға тура келсе;
  • егер келіп түскен құжат жеке біреуге келсе, бірақ конвертте «Жеке өзіне» белгісі болмаса.

Мұндай жағдайларда қаптама жойылмайды.

ВНИМАНИЕ Сондай-ақ келіп түскен, бірақ, орындалу уақыты өтіп кеткен құжаттардың конверттері де сақталады. Бұл жағдайда конвертке қойылған мөр құжатты алған күннің дәлелі болуы мүмкін.

Құжаттарды алдын ала қарау кезеңінде, құжаттар:

  • міндетті түрде басшылықтың қаралуына;
  • тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе жауапты орындаушыларға жіберілетін құжаттарға бөлінеді.

Бұл ретте БҚҚ қызметінде алдын ала ұйымның басшылығына жіберілген немесе нақты лауазымды тұлға және құрылымдық бөлімше көрсетілмеген құжаттар ғана қаралады.

Тікелей құрылымдық бөлімшелерге немесе лауазымдық тұлғаларға жіберілген құжаттар, алдын ала қараусыз беріледі.

Басшылық қараған құжаттар БҚҚ қызметіне қайтарылады, ол жерде құжаттың тіркеу нысанына қарардың мазмұны енгізіліп, құжат орындалуға жіберіледі.

Бірнеше адам орындайтын құжаттың түпнұсқалығын жауапты атқарушы қабылдайды, қалғандары құжаттың көшірмесін алады.

Орындалған құжат барлық расталған материалдарымен БҚҚ қызметіне беріледі, ол жерде ұйымның істер номенклатурасына сәйкес, іске тігіледі.

Ұйымға түскен телеграммалар, қабылдау күні мен уақыты қойылып, қолхат бойынша қабылданады, тіркеледі, басшылыққа беріледі және орындалуға жіберіледі.

Келіп түскен телефонхаттың мәтіні алушы бланкке жазады, содан кейін ол тіркеледі және басшының қарауына беріледі.

НА ЗАМЕТКУ  Телефонхатты қабылдау кезіндегі деректемелерге: мәтін; жөнелтуші; құжат түрінің атауы; күні; нөмірі; қол қойған адамның лауазым атауы, тегі мен аты-жөні. Одан басқа, телефонхатты берген және қабылдаған адамдардың лауазымдары мен тектері, қабылдау-беру сағаты мен минуты жазылады.

Көшірмелік байланыс бойынша құжаттарды қабылдау беру кезінде келесі ережелерді сақтау қажет:

  1. А4 форматтағы қағазда қара түспен орындалған, берілетін құжаттың (мәтіннің, сұлбаның, графикалық суреттің) көлемі, бес парақтан аспауы тиіс;
  2. көшірмелік байланыстың арналары бойынша беру үшін, құжат, құрылымдық бөлімше басшысы қол қойған соң, өтінішпен бірге беріледі.
  3. берілетін ақпараттың мазмұнына жауапкершілік, құжатты тапсыруға дайындаған орындаушыға   және тиісті құрылымдық бөлімшенің басшысына жүктеледі;
  4. шет тіліндегі факсограммалар, факсограммаға қол қойған адамның, куәландырған аудармасы болғанда ғана жіберіледі;
  5. «Қызмет бабында пайдалану» белгісі бар құжаттарды беруге тыйым салынады;
  6. беруге жататын құжат тіркеледі, жіберілген соң құжаттың түпнұсқасы, жіберген уақыты көрсетіліп, жөнелтушіге қайтарылады;
  7. келіп түскен факсограммалар тіркеледі және адресаттарға қолхат бойынша қабылдаған күні беріледі, ал шұғыл факсограммалар – дереу беріледі;
  8. факсограммадан кейін келіп түскен құжаттың түпнұсқасы тиісті орындаушы бөлімге жіберіледі;
  9. шет тіліндегі факсограммалар адресатқа аудармасыз беріледі.

Ұйымға келіп түскен электрондық нұсқадағы құжаттар, қабылдаудан, тіркелуден, алдын ала басшылықтың қарауынан өтіп, орындаушыларға беріледі.

НА ЗАМЕТКУ «Жеке өзіне» белгісі бар конверттер ашылмай адресатқа беріледі.

ВНИМАНИЕ Шатасып қате түскен хат-хабар пошта бөліміне кері қайтарылады.

Келіп түскен (тіркелетін) құжаттарға келіп түскен күнін көрсете отырып, ұйымның тіркеу мөртабаны қойылады.

Құжаттың ұйымға келіп түскені туралы белгіні қойған кезде келесі нәрселерді ескеру қажет:

  • егер хат-хабар ашылмаса, онда белгі конверттерде және қаптамаларда қойылады;
  • егер хатқа құжаттар қоса берілсе, онда қосымшаның бірінші бетінде белгіні қайталау тиімді;
  • егер құжат БҚҚ қызметінде орталықтандырылған сақталуға жататын болса, онда құжаттың бірінші бетінде оң жақтағы жоғарғы немесе сол жақтағы төменгі бұрышында: «БҚҚ қызметіне қайтаруға жатады» деген қосымша белгі қойылады;
  • егер конвертте «Шұғыл», «Жедел тапсырылсын» және т.б. жазулар болса, онда оларды алудың нақты уақыты көрсетіледі;
  • егер құжат қайталанатын болса, оны ақпараттық-іздестіру жүйесінен алғанда, осы мәселе бойынша бұрынғы жіберілген құжаттың тұрған орны анықталады, ал келіп түскен құжатта тиісті белгі жасалады.

       Құжаттар жұмыс емес уақытта түскенде оларды кезекші қызметкер қабылдайды.

ВНИМАНИЕ Құжаттардың алғашқы өңделуі олардың БҚҚ қызметіне түскен күні немесе бірінші жұмыс күні – құжаттар жұмыс емес күні түскен кезде жүзеге асырылады.

Құжаттарды алдын ала қарау үдерісін, ұйымның құрылымын және қызметкерлердің лауазымдық міндеттерін жақсы білетін, БҚҚ қызметінің тәжірибелі қызметкері жүргізсе, онда ол аз уақытты алады.

РЕКОМЕНДУЕМ Сондай-ақ, егер ұйымда басшылықтың міндетті түрде қарауын талап ететін Құжаттардың үлгілік тізбесі; Лауазымдық тұлғалардың және олардың міндеттерінің тізбесі; Экспедициялық өңдеудің және әртүрлі келіп түсетін құжаттардың технологиялық графикалық реттілік сұлбасы сияқты анықтамалық материалдар әзірленіп, пайдалануға енгізілсе, ол да үлкен жетістік болар еді.

ВНИМАНИЕ БҚҚ қызметінің алдын ала қарауы құжаттардың келіп түскен күні немесе жұмыс емес уақытта түскен кезде бірінші жұмыс күні жүзеге асырылу керек.

Келіп түскен құжаттарды қарағанда және бағалау барысында:

  • оның мазмұнының маңыздылығы;
  • қойылған мәселелердің күрделілігі және жаңалығы;
  • авторлық, яғни, құжат авторының қоғамдағы орны, жіберген кәсіпорынның қоғамдағы рөлі;
  • құжатты орындаудың шынайы жеделдігі;
  • құжаттың түрі: заң, өкім, хат, есеп және т.б. ескеріледі.

Басшыға тек қана ұйым қызметінің негізгі мәселелеріне қатысты құжаттар, түбегейлі немесе жаңа ақпараты бар құжаттар, жоғары тұрған ұйымдардың өкімші құжаттары түсу керек.

ПРИМЕР Басшылықтың міндетті қарауына:

  • Қазақстан Республикасы Президент Әкімшілігінен;
  • Қазақстан Республикасы Парламентінен;
  • Қазақстан Республикасы Премьер-министрдің Кеңсесінен;
  • мемлекеттік орталық және жергілікті органдардан;
  • жоғары тұрған ұйымдардан;
  • сондай-ақ жеке және заңды тұлғалардан келіп түскен құжаттар жатады.

Қалған құжаттар құрылымдық бөлімшелерге немесе тікелей орындаушы мамандарға беріледі. Егер құжат бірнеше құрылымдық бөлімшелердің немесе адамдардың орындалуына жататын болса, онда оның көшірмесі алынады немесе оны орындау кезектілігі белгіленеді.

Мақаланың жалғасын, құжаттарды тіркеу тәртібі мен нысаны туралы әңгімелейтін,  журналдың келесі санында оқыңыздар



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией






© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль