Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттардың ерекшелігі

915
Ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттардың ерекшелігі
Меншік нысанына, сипатына және қызметінің мазмұнына қарамастан, кез келген ұйымның басшылығы өкімдік құжаттарды шығаруға құқығы бар

Біз ұйымдастырушылық-өкімдік құжаттарды дайындаудың жіктелуі мен кезеңдеріне арналған жарияланым топтамасын бастаймыз. Осы мақалада, жекеше өкімдік қызметі, оның ішінде бұйрықтар мен өкімдер негізінде жұмыс ітейтін, ұйымда шығарылатын өкімдік құжаттарды әзірлеу ерекшеліктеріне қатысты, нақты ақпарат бар.  

Өкімдік құжаттар

Өкімдік құжаттар – ұйым қыметінің әкімшілік және ұйымдастырушылық мәселелерінің шешімдері белгіленетін құжаттар. Аталған құжаттар қызметті реттейді және құрылымдастырады, басқару органына алдына қойған міндеттерді жүзеге асыруға мүмкіндік береді.   

Ұйым қызметінің мазмұны мен сипатына, меншік нысанына, ұйымдық-құқықтық нысанына, оның құзыретіне, құрылымына және басқа да факторларға қарамастан, кез келген ұйымның басшылығы атқару-басқару қызметін жүзеге асыру, тиісінше, өкімдік құжаттарды шығару құқығына ие болады.

Өкімдік құжаттарда, басқару жүйесі бойынша жоғарыдан төмен келетін шешімдер бар: басқару органынан басқарылатын ұйымға, ұйым басшысынан құрылымдық бөлімшелер мен жұмыскерлерге.  

Өкімдік құжаттар тікелей объектілерін басқаруды жүзеге асырады.

Заң бойынша өкімдік құжаттар құқықтық аспектілерге жатады: оларда басқару субъектілерінің нақты заңдық билік ұйғарымдары орын алады.

Мұндай ұйғарымдардың нақтылығы мынада:  

  • өкімдік құжаттардың көмегімен басқару саласында пайда болатын мәселелер мен сұрақтар шешіледі;
  • олардың адресаты нақты ұйымдар, құрылымдық бөлімшелер, лауазымдық тұлғалар мен жұмыскерлер;
  • олар нақты әкімшілік-құқықтық қатынастардың пайда болуына себеп болатын,  заңдық фактілер болып табылады.

Өкімдік құжаттардың түрлері

Өзінің іс-әрекет саласын ескере отырып, өкімдің құжаттар:

  • нормативтік құқықтық актілер және республикалық деңгейдегі құқықтық актілер –  Қазақстан Республикасының Президенті, Қазақстан Республикасының Парламенті, Қазақстан Республикасының Үкіметі, атқарушы биліктің орталық органдары (министрліктер, агенттіктер, министрліктердің комитеттері), өзге жоғары және орталық органдар шығаратын актілер;
  • жергілікті деңгейдегі нормативтік құқықтық актілер және құқықтық актілер – облыс, астана, республикалық маңызы бар қалалар әкімдерінің, аудандар, қалалар, ауылдық аймақтар, жергілікті уәкілетті органдар әкімдерінің;
  • ұйымдар басшыларының құқықтық актілері.

Мәселелерді шешу (шешімдер қабылдау) тәртібінің көзқарасынан, барлық өкімдік құжаттар екі топқа бөлінеді:

  • жеке басшылық жағдайында шығарылатын құжаттар;
  • алқалық жағдайында шығрылаын құжаттар.

Өкімдік құжаттарды шығару

Өкімдік құжатты шығаруға негіздеме:

  • заңнамалық, нормативтік құқықтық актілерді және жоғарыда тұрған органдардың өзге құжаттары мен осы ұйымның бұрынырақ қабылданған шешімдерін орындау қажеттілігі;
  • ұйымның міндеттеріне негізделген, жекеменшік атқару-өкімдік қызметінң жүзеге асыру қажеттілігі

Өкімдік құжаттарды бірнеше басқару органдары бірлесіп шығаруы мүмкін.  

Жеке басқару қызметінің негізінде жұмыс істейтін ұйымда

шығарылатын өкімдік құжаттар

       Жеке басқару қызметінің жағдайында шығарылатын өкімдік құжаттарға ұйым басшысының бұйрықтары мен өкімдері жатады.

        Жеке шешім қабылдау жағдайында барлық ұйымдағы басқару мәселелері бойынша билік оның басшысына қатысты болады. Шешімдерді жеке қабылдауы басқару жылдамдығын қамтамасыз етеді, қабылданған шешімдерге басшылардың дербес жауаптылығын арттырады.

Шешімдерді жеке қабылдау негізінде министрліктер, агенттіктер, министрліктер комитеттері, жергілікті өкілдік және атқару органдарының аппараттары, ұйымдар, шаруашылық серіктестіктерінің атқару органдары басшылары (бас директор, директор, атқару директоры, басқару төрағасы) жұмыс істейді.

Шешімдерді жеке қабылдау жағдайында өкімдік құжаттарды – бұйрықтары және өкімдерді     –  шығару рәсімі келесі кезеңдерді қамтиды:

1) шешімдерге бастамашылық ету (өкімдік құжаттың шығару қажеттігін негіздеу);

2) мәселе бойынша ақпаратты жинау және талдау;

3) өкімдік құжаттың жобасын әзірлеу;

4) құжат жобасын келісу;

5) өкімдік құжаттың жобасын ескертулер бойынша өңдеу;

6) жобаны аудармаға беру (қажет болғанда);

7) шешім қабылдау (құжатқа қол қою);

8) өкімдік құжатты орындаушыларға жеткізу.

Құжаттау рәсімі өкімдік құжатты әзірлеген және шығарған кезде ұйымдастырушы бастама болып табылады және Қазақстан Республикасы заңнамасының нормаларына оның сәйкестігін қамтамасыз етуге арналған.

Өкімдік құжаттың жобасын әзірлеу

Өкімдік құжаттың жобалары жоспарлы негізде ұйым басшылығының тапсырмасы бойынша, құрылымдық бөлімшелер немесе қосалқы ведомстволық ұйым басшыларының, сондай-ақ жеке мамандардың бастамасы бойынша әзірленеді (алдын ала дайындалған жоспар немесе бағдарламаға сәйкес).

Өкімдік құжатты шығару қажетігінің негіздемесі баяндау хатта, талдау немесе ақпараттық мазмұны бар анықтамада, ұсыныста, тұжырымдамада, актте, қызметтік хатта мазмұндалуы мүмкін. Бұл құжаттар шешімдерге бастамашылық етудің қызметін атқарады.

Өкімдік құжаттардың жобаларын құрылымдық бөлімшелердің мамандары дайындайды.

Егер құжат жобасы әртүрлі бөлімшелердің мүдделерін қозғаса, онда ұйым басшысының шешімі бойынша уақытша комиссия құрылады немесе өкімдік құжаттың жобасын дайындау үшін жұмыскерлер тобы дайындалады.

Басқарушылық шешімдерді әзірлеу үшін ақпаратты жинау және талдау объективтік, шынайы және уақтылы ақпаратты жинауды көздейді. Ол үшін ең алдымен мұндай ақпараттың дереккөздерін анықтау қажет, олар:

  • заңнамалық актілер мен нормативтік құжаттама;
  • ұйымның ағымдағы құжаттамасы;
  • жоғары тұрған және қосалқы ведомстволық ұйымдардан түсетін құжаттар;
  • мұрағаттық құжаттар;
  • мерзімдік басылымдағы жарияланымдар;
  • ғылыми материалдар және т.б. болуы мүмкін.

Мәселе бойынша ақпаратты жинау мен талдау нәтижесі басқарушылық шешімді жасау болып табылады, әрі, ақпаратты талдау процесінде әртүрлі шешімдердің нұсқаулары жасалады, және оларды жан-жақты бағалаған соң біреуі, ең тиімдісі, таңдалады.

Өкімдік құжаттың жобасы ретінде жасалған шешімдерді ресімдеу бланкте емес, А4 форматтағы стандартты парақта, кесімді құжаттың ережелері бойынша жүзеге асырылады.

Оң жақ жоғары бұрышында «жоба» сөзі қойылады. ҚҰжаттың мәтіні құжаттың кесімді нұсқасы сияқты ресімделеді.

Келісу

Құжаттың жобасын келісу бұрыштама қоюды тұспалдайды (егер құжаттың басылымы үшін ішкі келісу жеткілікті болса) және сыртқы келісу (егер сараптама шешімін басқа ұйымдарда өткізу қажет болса).

Құжаттардың жобасын сапалы дайындауды қамтамасыз ету және оларды мүдделі тараптармен келісу жобаны жасаған бөлімшелердің басшыларына жүктеледі.

Жобаларға және оларға қосымшаларға бұрыштаманы, жобаны енгізген орындаушы мен бөлімше басшысы, сондай-ақ басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің (бұдан әрі – БҚҚ қызметі) және заң қызметінің басшысы (нормативтік құқықтық актілердің жобаларына бұрыштама қояды) қояды.

Бұрыштамалар құжат жобасы бірінші данасының (түпнұсқаның) соңғы парағының сырт жағында, төменгі бөлігінде қойылады.

Ескертулер мен толықтырулар

Келісу барысында құжат жобасына ескертулер мен толықтырулар айтылуы мүмкін. Олар құжаттың ұсынылған жобасына тікелей енгізілуі мүмкін немесе ерекше пікір немесе ескерту ретінде жеке параққа ресімделуі мүмкін.

Соңғы жағдайда құжаттың жобасына бұрыштама қойғанда бұрыштама қойған адамның қолтаңбасынан және күннен басқа, «Ерекше пікір қоса беріледі» немесе «Ескертулер қоса беріледі» белгісі қойылады.

Жеке парақта ресімделген ерекше пікір, құжаттың жобасымен бірге жобаны әзірлеушілерге құжатты түзеу үшін қайтарылады.

Толық ресімделген құжатты басшыға қол қоюға берген кезде барлық ерекше пікірлер мен ескертулер құжатпен бірге басшының қарауына түсуі керек.

Егер келісу барысында жобаға түбегейлі сипаты бар өзгерістер енгізілсе, онда ол қайта басылып, қайта келісуге жатады. Бұл ретте, егер құжаттың жобасын қайта өңдегенде, оның мазмұнын өзгертпейтін, редакциялық сипаттағы толықтырулар енгізілсе, онда қайта келісу талап етілмейтінін есте сақтаған жөн.

Өкімдік құжатты әзірлеу кезеңдері

Ескертулер бойынша өкімдік құжаттың жобасын түзеу келісу нәтижелері бойынша құжаттың жобасына ескертулер енгізуді, құжат жобасын ұйым бланкісінде толық ресімделгенін және басшыға қол қоюға берілгенін тұспалдайды.

Ұйым құжаттары жобаларының дұрыс ресімделуін бақылауды БҚҚ қызметі жүзеге асырады.

Егер өкімдік құжаттың жобасы жоғары тұрған органның тапсырмасымен әзірленген болса, онда ол ұйымның бланкісінде емес, стандартты  парақтарда ресімделеді және жоғары тұрған органға ілеспе хат және түсіндірме хатпен бірге жіберіледі.

Жобаны аударуға беру Қазақстан Республикасының 1997 жылғы 11 шілдедегі № 151-І «Қазақстан Республикасындағы тіл туралы» заңының (2015.24.11 берілген өзгерістер мен толықтырулармен) нормаларына сәйкес жүзеге асырылады.

Шешім қабылдау, яғни, басшының өкімдік құжатқа қол қоюы – өкімдік құжатты әзірлеудің шешуші кезеңі. Басшының қолы құжаттың жобасын, заңдық күші бар, толық жарамды құжатқа айналдырады.

Қол қойған соң, ұйымның БҚҚ қызметі құжаттың тіркелуін жүргізеді; осы сәттен бастап құжат ресми басылып шыққан құжаттың мәртебесіне ие болады.

Құжаттардың жобалары белгіленген нысандардың стандартты бланкілерінде басылады және қажет болғанда, жоба мәнісінің қысқаша мазмұны, оның қажеттілігінің негіздемесі, сондай-ақ жобаның қандай негізде әзірленгені және кіммен келісілгені туралы мәліметтерді қамтитын, анықтамамен бірге қол қоюға беріледі.

Өкімдік құжатты орындаушыларға жеткізу – бұл құжатты тираждау және оны орындаушыларға жіберу немесе беру (мүмкін болатын қысқа мерзімдерде).

                                                            Бұйрық

Бұйрық – ұйым алдында қойылған негізгі және оперативтік міндеттерді шешу мақсатында, жеке өкімдік құзыреттердің негізінде қолданылатын, ұйым басшысы шығаратын, құқықтық акт. Жеке жағдайларда көптеген ұйымдар мен лауазымдық тұлғаларға бағыныштылығына қарамастан қатысты болуы мүмкін.  

Негізгі қызмет бойынша бұйрықтар (қосымша):

  1. ұйымды қайта құрғанда, таратқанда;
  2. құрылымды және штатты бекіткенде және өзгерткенде;
  3. құжаттарды (ережелерді, нұсқаулықтарды, қағидаларды, регламенттерді және т.б.) бекіткенде және (немесе) қолданысқа енгізгенде;
  4. қаржылық, материалдық-техникалық қамтамасыз ету, ғылыми-техникалық саясат, ақпараттық және құжаттамалық қамтамасыз ету, әлеуметтік саясат және т.с.с. мәселелерді реттеу қажеттілігі кезінде шығарылады.

Жеке құрам бойынша бұйрықтар кадрлар туралы келесі мәліметтерді бекітеді:

  1. жұмысқа қабылдау;
  2. жұмыстағы ауыстырулар;
  3. жұмыстан босату;
  4. лауазымдық айлықтарды белгілеу;
  5. кезекті (кезектен тыс) еңбек демалыстарын беру;
  6. іссапарға жіберу;
  7. тегін ауыстыру;
  8. ынталандыру;
  9. тәртіптік жазаға тарту және т.с.с.

Бұйрық жобалары

Келісуге дайын, негізгі қызмет бойынша бұйрық жобалары, барлық қажетті деректемелерді, құжаттың жоғарғы жиегінде атауының оң жағында «Жоба» белгісін көрсете отырып, стандартты парақтарда ресімделеді.

Бұйрықтардың жобалары, қамтитын тапсырмалардың нақты және шынайы болуына, Қазақстан Республикасының қолданыстағы заңнамасына сәйкес келуіне, материалдық-техникалық және қаржылық жағынан қамтамасыз етілуіне және алдағы уақытта қабылданған шешімдерді түзеудің қажеттілігін жоюға рұқсатты талап ететін, мәселені мұқият және жан-жақты зерттеу негізінде жасалады.

Тақырып бұйрықтың міндетті деректемесі болып табылады, ол айқын, мүмкіндігінше қысқа тұжырымдалуы тиіс және құжаттың негізгі мазмұнын көрсетіп, «Не туралы?» деген сұраққа жауап беруге тиіс.

«Тараз қаласында қоғамның филиалын құру туралы», «Қоғам жарғысының өзгеруі туралы».

Бұйрықтарда мәтін бірінші жақтан жекеше түрде мазмұндалады («БҰЙЫРАМЫН»)

Бұйрықтың мәтіні екі бөліктен тұрады: Бұйрықтың мәтіні әдетте айқындаушы (кіріспе) және өкімдік екі бөліктен тұрады.

Кіріспе «мақсатында», «жүзеге асыру үшін» және т.с. сөздерімен аяқталады.

Дереккөз: http://ekz-delopro.mcfr.kz



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Участвуй в наших семинарах

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией


    Рассылка






    © 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

    По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

    По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

    Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
    зарегистрируйтесь.
    Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
    • доступ к 1 500+ полезным статьям
    • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
    • шаблоны документов, пошаговые инструкции
    • ежедневно обновляемая информация
    • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль