Создание страхового фонда копий документов на микроформах в Архиве Президента Республики Казахстан

178
Создание страхового фонда копий документов на микроформах  в Архиве Президента Республики Казахстан
Новикова Наталья Юрьевна
Автор журнала «Делопроизводство в Казахстане», главный эксперт Управления архивных технологий Архива Президента Республики Казахстан, г. Алматы
Обеспечение сохранности исторического и культурного наследия народа нашей страны является одной из важнейших задач государства, без решения которой невозможно дальнейшее гармоничное развитие общества. Архив Президента Республики Казахстан является хранителем уникальных документов по истории Казахстана, и перед ним, как и перед любым другим архивом, стоит задача не только по сохранению, но и по обеспечению возможности долговременного их использования.

Прошедший 26 января 2016 года в Архиве Президента Республики Казахстан методический семинар на тему «Технологические инновации для архивной отрасли Казахстана» позволил специалистам не только обсудить перспективы дальнейшего развития архивного дела в нашей стране, но и поделиться с коллегами результатами внедрения передовых инновационных технологий в практику своей ежедневной деятельности.

Исторический аспект

Обеспечение сохранности исторического и культурного наследия народа нашей страны является одной из важнейших задач государства, без решения которой невозможно дальнейшее гармоничное развитие общества. 

Архив Президента Республики Казахстан является хранителем уникальных документов по истории Казахстана, и перед ним, как и перед  любым другим  архивом, стоит задача не только по сохранению, но и по обеспечению возможности долговременного их использования.

Постановлением Правительства Республики Казахстан от 28 мая 2002 года № 578 «Об утверждении Положения о Государственном страховом фонде копий документов» было установлено, что одной из базовых задач этого фонда является  страховое копирование редких и особо ценных архивных дел и отдельных документов.

В Архиве Президента Республики Казахстан  работа по созданию страхового фонда документов велась с момента его образования, для чего использовался наиболее экономичный и практичный способ создания страховых копий документов – микрография.

СЛОВАРИК  Микрография – техника изготовления фоторепродукций с сильным уменьшением.

Микрография появилась почти одновременно с изобретением фотографии, в первой половине XIX века, и была связана с именами изготовителя оптических приборов англичанина Джона Дансера и французского фотографа Луи Дагера.

Имеются примеры миниатюрных фотокопий текстов, датированных 1852 годом.

В 1870 году во время осады Парижа прусскими войсками знаменитый французский фотограф Рене Дагро задумал план доставки микродепеш. Он организовал лабораторию в Туре, где готовил фотокопии донесений, которые отправлялись в Париж с почтовыми голубями.

Одной из разновидностей микрографии является микрофильмирование.

Виды микроформ для долговременного хранения информации

СЛОВАРИК Микрофильмирование – получение (копирование) фотографическим способом уменьшенного изображения плоских бумажных носителей информации (рукописи, рисунки, чертежи, архивные документы). Обычно уменьшение производится в масштабах от 1:3 до 1:50.

Научно-технический прогресс вызвал резкое увеличение объёма размещаемой на бумажных носителях информации, что, в свою очередь, обусловило повсеместное использование микрофильмирования на производстве, в науке, библиотечном и архивном делопроизводстве.

Микрофильмирование в его современном виде начало интенсивно развиваться начиная с 50-х годов прошлого века; в наши дни его уже можно назвать традиционным методом копирования документов.

ВНИМАНИЕ Гарантированный срок хранения информации на микрографическом носителе, на микрофише или на микрофильме, без потери качества и специальных требований к условиям хранения составляет сотни лет.

На одной микрофише помещается от 30 до 130 страниц книжного текста. Существуют ультрамикрофиши – микрофиши, содержащие копии изображений документов или предметов с уменьшением более чем в 90 раз.

НА ЗАМЕТКУ На сегодняшний день как носитель информации долговременного хранения микрофиша (микрофильм) не имеет альтернативы.

Микрофиша обладает предельно низкой себестоимостью использования, поскольку при высокой плотности записи информации занимает минимум площади, следовательно, объёмы хранения сокращаются в сотни раз.

СЛОВАРИК Микрофиша (от микро-  и фр. Ficher  ‒ вбивать, втискивать) – копия плоских оригиналов документа, изготовленная в виде микроформы на прозрачной форматной плёнке (реже на непрозрачной основе) с последовательным расположением кадров в несколько рядов.

Микрофильм – документ в виде микроформы на рулонной светочувствительной фотоплёнке с последовательным расположением кадров в один или два ряда.       

Классическое микрофильмирование

До 2008 года в Архиве Президента использовалось оборудование для микрофильмирования российского производства – комплекс «Старт М».  На нём производилось так называемое классическое микрофильмирование, являющееся особой разновидностью фотографии. Оно включало в себя техническую фотосъёмку бумажного носителя и его лабораторную обработку (проявление, фиксирование). У этого метода копирования были свои «минусы».

ПРИМЕР Классическое микрофильмирование велось практически вслепую: качество работы можно оценить только после того, как плёнка будет проявлена. Если при этом оператор допускал ошибку (в расположении страницы в кадре или порядке кадров, при фокусировке или проявке и т. п.), оригинал приходилось полностью переснимать, запуская процесс заново. Это требовало не только дополнительных затрат времени, но  и травмировало исходный документ.

Именно из-за подобных минусов классическое микрофильмирование с использованием микрофиш в настоящее время в мире практически не используется, а соответствующие камеры серийно не производятся. А ведь любое оборудование со временем устаревает, причём не только морально, но и физически. Поэтому перед работниками архива и встал вопрос о современной достойной замене изрядно износившемуся комплексу «Старт М».

Современный этап

Бурное развитие цифровых технологий и компьютерной техники позволяет хранить большие массивы информации в электронно-цифровом виде. Практически все крупные архивы мира создают электронные базы документов, так как хранение копий архивных фондов в электронном виде обеспечивает максимально быстрый поиск информации и доступ к ней, а также копирование и рассылку с использованием Интернета.

Казалось бы, с изобретением новых технологий, основанных на создании и хранении электронных образов документов, востребованность в таком способе их копирования, как микрофильмирование, должна снизиться. Однако этого не произошло, так как наряду с появлением метода оцифровки информации одновременно возникли и проблемы с её хранением.   

Одна из таких  проблемсравнительно малый период хранения. Уже сегодня носители цифровой информации, произведённые 20 лет назад, невозможно прочитать в связи с полной сменой парка аппаратных средств и программного обеспечения.

Вторая проблемавысокая себестоимость хранения информации: обеспечение достаточно надёжного хранения цифровой информации подразумевает её обязательное копирование, внедрение и использование специальных программ, гарантирующих постоянное тестирование базы данных и проведение других процедур, направленных на недопущение потери информации.

Кроме того, в ситуации, когда полная замена аппаратных и программных средств происходит не реже одного раза за несколько лет, возникает необходимость регулярного закупа новых компьютеров, программ и перезаписи информации. При постоянном увеличении объёма базы данных затраты на её поддержание растут в геометрической прогрессии. То есть хранение единицы информации в цифровом виде значительно дороже, чем хранение её на микроформах.

Кроме того, информация, хранящаяся в электронном виде, подвержена внешним воздействиям, таким как электрические и магнитные поля, сбои электропитания, хакерские атаки, рассылки вирусов. Не стоит забывать и о «человеческом факторе» –  это может быть случайное нажатие клавиши, приводящее к удалению информации.

РЕЗЮМЕ Электронная форма хранения информации может быть охарактеризована как быстрая, гибкая и оперативная, но дорогая и недостаточно надёжная, когда речь идёт о хранении копий документов на протяжении сотен лет.

СОМ-технологии

Оптимальное решение здесь заключается в создании комбинированного метода копирования, сочетающего в себе лишь плюсы обеих технологий. Это то, что специалисты называют СОМ-технологии, идеально встраивающиеся в концепцию создания параллельно двух фондов документов – электронного фонда пользования и страхового фонда на микроформах.

После тщательного ознакомления с современными мировыми тенденциями в области долговременного хранения информации казахстанскими специалистами архивного дела было выбрано уникальное оборудование SMA для сканирования и микрофильмирования, производимое немецкой компанией SMA Elektronic Document GmbH, специализирующейся на выпуске и создании современных СОМ-систем. Это оборудование для существенно усовершенствованной и обогащённой новыми возможностями микрографии. СОМ-технология предусматривает предварительное сканирование оригинала с последующим выводом полученного графического файла на микроформу (кадр микрофиши).

СОМ-система SMA-105, на которой с 2008 года производятся все работы по созданию страхового фонда копий документов в Архиве Президента Республики Казахстан, представляет собой систему фотографического типа, предназначенную для вывода электронных образов документов на форматную микрофишу, и является законченным устройством, реализующим процесс dry-to-dry. Подавая на вход файлы, на выходе сотрудники получают готовые сухие микрофиши для архивного хранения.

СОМ-системы работают в полном автоматическом режиме с закрытым способом обработки микрофотоносителей – это означает, что вся химико-фотографическая обработка микроформ производится автоматически – внутри самой СОМ-системы. Система не требует подачи воды и наличия канализации, так как она использует готовые наборы герметично закрытых химикатов, которые по мере отработки просто заменяются новыми.

Ещё одним плюсом СОМ-системы является то, что она сохраняет документы, представленные в электронном виде, в любом формате (TIFF, PDF, JPEG, BMP и т. д.), оперативно конвертируя их в аналоговую форму и записывая на носитель долговременного хранения (микроплёнку).

Преимущества СОМ-системы

«Побочным продуктом» СОМ–технологий являются электронные образы документов, которые можно использовать для пополнения электронного архива и фонда пользования.

Возможен и обратный процесс – использование уже имеющихся электронных ресурсов для создания страхового фонда на микрофишах.

Сам СОМ-процесс подразумевает лишь однократное сканирование документа.  

Используемая в современных сканерах LED-подсветка – низкая по интенсивности и не содержит ультрафиолетовой и инфракрасной составляющей, следовательно, она оказывает на оригинал гораздо меньшее влияние, чем микрофильмирующая камера с её мощным световым потоком.

ВНИМАНИЕ Все файлы при использовании СОМ-системы можно предварительно проконтролировать и установить их порядок, а значит, качество микрофильма можно проверить до его создания, а не после.

Имея набор файлов, выведенных на плёнку в первый раз, можно повторить эту операцию многократно, получая микрофиши с исходной читаемостью.

СОМ-микрофильмирование не требует создания специальных условий в помещении: эти системы гораздо компактнее микрофильмирующих камер и требуют намного меньшей площади для их установки и обслуживания. Дополнительным бонусом служит то, что для них характерно пониженное энергопотребление.

НА ЗАМЕТКУ СОМ-системы позволяют микрофильмировать электронные документы, изначально не существующие на бумаге, но представляющие определённую архивную ценность.

Выбор отечественных архивистов

Работники Архива Президента Республики Казахстан, подобно своим коллегам во многих архивах мира, в качестве микроформ для долговременного хранения информации используют микрофиши, поскольку они являются наиболее ёмкими носителями. При одинаковом объёме хранимой информации микрофиша занимает гораздо меньше места по сравнению с рулонным микрофильмом. Именно это обстоятельство, а также простота поиска документа являются аргументом в пользу микрофиш.

Для  создания страхового фонда в архиве создаются форматные микрофиши размером  105х148 мм, с уменьшением в 24 раза. На одной микрофише помещается 98 кадров (из них 95 – копии документов, а 3 – так называемые служебные кадры-трафареты, на которых указываются номера тех листов оригинала, с которых начинается и которыми заканчивается микрофиша).

Формирование микрофиши производится с помощью программного обеспечения Batch Scan Wizard, возможности которого позволяют сделать вполне читаемыми даже слабоконтрастные тексты или тексты с затемнённым фоном.

Для чтения микрофиш используются специальные проекционные аппараты (читальные), создающие на встроенном экране увеличенное в 24 раза изображение страниц. Микрофиши также можно читать с помощью фотоувеличителя, диапроектора или сильной лупы.

И в заключение приведём немного статистических данных.

На сегодняшний день в  Архиве Президента Республики Казахстан:

  • хранится  – 58 522 микрофиши;
  • отснято  – 62 824 дела;     
  • всего сформировано – 7 562 973 кадра;
  • показания счётчика сканера СОМ-системы –  1 323 195  кадров.

Источник: журнал «Делопроизводство в Казахстане»



Ваша персональная подборка

    Участвуй в наших семинарах

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    © 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

    По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

    По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

    Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
    зарегистрируйтесь.
    Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
    • доступ к 1 500+ полезным статьям
    • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
    • шаблоны документов, пошаговые инструкции
    • ежедневно обновляемая информация
    • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль