Ұйымның БҚҚ ету қызметінің жұмысын және жұмыс орнын ұйымдастыру бойынша ұсынымдар

418
Ұйымның БҚҚ ету қызметінің жұмысын және жұмыс орнын ұйымдастыру бойынша ұсынымдар
Орталықтандыру құжаттамалық жұмыстардың жедел орындалуын қамтамасыз етеді, БҚҚ қызметіне кіретін құрылымдық бөлімшелердің арасында нақты өзара әрекеттесуді қалыптастырады, құжаттарды өңдеудің сапасын арттырады.

Осы мақала кәсіпорынның басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметінің ұйымдастырылуы, мақсаты, міндеттері, санаттары және басқа сипаттамалары сияқты, маңызды тақырыпқа арналады. Сондай-ақ мақалада біз, кәсіпорынның басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметіндегі қызметкерлердің жұмыс жағдайлары, жұмыс уақытын нормалау және жұмыс кеңістігін ұйымдастыру мәселелерін қозғайтын, ұсынымдарды қарастырамыз.

Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі (бұдан әрі – БҚҚ) құжаттармен жұмыс істейтін, кәсіпорынның ұйымдық оқшауландырылған құрылымдық бөлімшесі болып табылады.

БҚҚ қызметінің міндеті – бүкіл кәсіпорынның жұмысын жүзеге асыруға қажетті, басқару ақпаратын уақытылы әзірлеу және әртүрлі деңгейге беру.

Жоғарыда аталған міндетті орындау мақсатында ұйымның БҚҚ қызметі келесі істерді атқарады:

  • кіріс, шығыс және ішкі құжаттардың тіркелуін және есеп-анықтамалық жұмысын жүргізеді;
  • ұйым басшысы мен ұйымның сабағаттық-кеңесші органының өкімші құжаттарын ресімдейді және шығарады;
  • Қазақстан Республикасының құжаттау және құжаттаманы басқару бойынша заңнамасының  нормаларын сақтауды тексереді;
  • қызметтік құжаттарды әзірлейді, көбейтеді, көшіреді;
  • құжаттарды орындаушыларға жеткізеді және келіп түскен құжаттарға экспедициялық өңдеу жүргізеді;
  • құжаттарды орындау мерзімдеріне бақылау жүргізеді;
  • істерді пайдалануын, қалыптастыруын, ресімделуін және жедел сақталуын жүзеге асырады.

БҚҚ қызметі қызметкерлерінің еңбегін ұйымдастыруға жалпы талаптар қойылады, бұл БҚҚ қызметінің жұмысын бірыңғай басшылыққа орталықтандырады.

Орталықтандыру құжаттамалық жұмыстардың жедел орындалуын қамтамасыз етеді, БҚҚ қызметіне кіретін құрылымдық бөлімшелердің арасында нақты өзара әрекеттесуді қалыптастырады, құжаттарды өңдеудің сапасын арттырады.

Айқын жұмыс істеу үшін БҚҚ қызметінің жақсы ұйымдық құрылымы қажет, құжаттармен жұмыс істеудің тиімді нысандарын таңдаған жөн.

Барлық ұйымдар құжат айналымының көлеміне байланысты 4 санатқа бөлінеді.

Бірінші, екінші және үшінші санатты ұйымдарда құжаттарды экспедициялық өңдеуді кеңсе, ал төртінші санаттағы ұйымда – секретариат жүзеге асырады

Құжат айналымы – белгілі бір кезеңдегі (әдетте, бір жыл ішіндегі) кіріс, шығыс, ішкі құжаттар және олардың көшірмелер санының сомасы.

Құжат айналымы бойынша ұйымдардың жіктелу санаттары:

  • 1-ші санат – бір жылда 100 мыңнан астам құжат айналымы көлемі бар ұйымдар;
  • 2-ші санат – бір жылда 25-тен 100 мыңға дейін құжат айналымы бар ұйымдар;
  • 3-ші санат – бір жылда 10-нан 25 мыңға дейін құжат айналымы бар ұйымдар;
  • 4-ші санат – бір жылда 10 мыңға дейін құжат айналымы бар ұйымдар;

Еңбектің өнімділігі мен сапасы, адамның еңбекке қабілеті, оның денсаулығы, жұмыс орнын ұйымдастыруға, жайлы еңбек жағдайларымен қамтамасыз етуге байланысты.

БҚҚ қызметі қызметкерлерінің еңбегін ұйымдастырудың тағы бірнеше кезеңін қарастырайық.

БҚҚ қызметі қызметкерлерінің еңбегін нормалау

Еңбекті нормалау арқылы бір күн, апта, ай, жыл ішіндегі қызметкерлердің қалыпты жүктемесін қамтамасыз етуге, әр қызметкер жұмысының өлшемдері мен бағалануын белгілеуге болады.

Инженерлік-техникалық жұмыскерлер мен қызметшілердің еңбегін нормалау бойынша әдістемелік ұсынымдар, құжаттармен жұмыс істеу үшін уақыттың үлгілік нормалары, БЭЕМ-да басу жұмыстарын орындау бар.

Еңбекті нормалаудың және БҚҚ қызметі қызметкерлерінің сандық құрамын белгілеу, сондай-ақ оның штат санын арттыру негіздемесі, ұйымдағы құжат айналымы көлемін мерзімді есептеу (яғни, кіріс, шығыс және ішкі құжаттардың, белгілі бір мерзім ішіндегі көшірмелердің санына көбейтілген сома) және ұйым басшылығын мерзімді ақпараттандыру болып табылады. БҚҚ қызметінің басшысына және оның жетекші мамандарына үнемі ұйымдағы құжат айналымының динамикасын белгілеу қажет. Осы динамика:

  1. кіріс, шығыс және ішкі құжаттарды тіркеу журналдарындағы;
  2. тіркеу-бақылау карточкаларындағы жазбалардың негізінде айқындалады.

Жеке орындаушылар мен олардың біліктілігі бойынша бөлімшелер арасындағы міндеттердің нақты шектелуі

Бұл мәселені шешуде құжаттаманы жасау және басқару бойынша ішкі нормативтік құжаттарды:

  1. ұйымда құжаттаманы жасау және басқару ережелерін;
  2. лауазымдар стандартын;
  3. лауазымдық нұсқаулықтарды және т.с.с. әзірлеу және енгізу көмектеседі

БҚҚ қызметінің қызметкерлері арасында міндеттерді шектеу мәселесіне қатысты, жағымсыз үрдіс анықталғанын атап өтуге тура келеді: ұйымдардың БҚҚ қызметі басшыларының бір бөлігі, ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағаты БҚҚ қызметінің құрамына кіретінін пайдаланып:

  • біріншіден, Қазақстан Республикасының 1998 жылғы 22 желтоқсандағы «Ұлттық архив қоры және архивтер туралы» N 326-I Заңының (2015.28.10. берілген өзгерістер мен толықтыруларымен) 1-бабы 6) және 14) тармақшаларына сәйкес, ведомстволық (жеке) архивте, дербес мекеменің немесе ұйымның дербес құрылымдық бөлімшесінің ұйымдық-құқықтық нысаны болуы тиіс;
  • екіншіден,  Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген, Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларының 113-тармағында ұйымның істер номенклатурасын БҚҚ қызметінің қызметкері жасайды деп белгіленгеніне қарамастан, мұрағат қызметкеріне ұйым істерінің номенклатурасын әзірлеуді, оны белгіленген тәртіпте келісуді және бекітуді тапсырады. 

БҚҚ қызметінің сандық және лауазымдық қызметкерлер құрамын регламенттеу, оның жұмыс барысындағы біліктілік және мәдениет деңгейін көтеру

БҚҚ қызметі қызметкерлерінің саны құрылымдық бөлімшелер және тікелей қызмет бойынша есептеледі.

Есептеу кезінде БҚҚ қызметін ұйымдастыру кезіндегі құжаттамалық қызмет көрсетудің әр қызметі бойынша қызметкерлердің ең аз санына сүйенген жөн.

Қызметкерлердің саны құжат айналымының көлеміне байланысты, мұрағаттарды және құжаттаманы басқару бойынша уәкілетті орган әзірлеген, құжаттамалық жұмыстарға уақыттың үлгілік нормалары негізінде белгілену керек.

Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметі басқару тәжірибесінде келесі құрылымдық бөлімдер арқылы жұмыс істейді:

  1. жалпы бөлім – қоғамдық ұйымдардың басқару органдарына жатады. Оның құрамына бақылау тобы, құжаттарды есепке алу және тіркеу жөніндегі бөлімшелер, хаттама және көшірме-көбейту қызметі кіреді;
  2. департаменттер, БҚҚ басқармалары, кеңселер, орындауды бақылау бөлімдері, секретариат істерді басқарумен айналысады (министрліктің, агенттіктің, министрлік комитетінің);
  3. жоғарғы және орталық мемлекеттік органдардың ведомстволық кеңселеріне бағынысты аймақтық органдардың және ведомстволық бағынысты ұйымдардың БҚҚ қызметтері

БҚҚ қызметі жоқ ұйымдарда, бұл қызметтің міндетін хатшы-референт немесе ұйымда іс қағаздарын жүргізудің жағдайына және жүргізілуіне жауапты тағайындалған басқа лауазымды адам орындайды.

Басқаруды құжаттамалық қамтамасыз ету қызметтерінде қызметкерлерді үш санатқа бөледі:

1-ші санат (басшылар):

  • істер басқармасының басшысы;
  • кеңсе басшысы;
  • хаттама бөлігінің басшысы;
  • хаттар бөлімінің басшысы;
  • инспекция басшысы;
  • жалпы бөлім меңгерушісі;
  • машина басу бюросының меңгерушісі;
  • стенографиялық бюроның меңгерушісі;
  • секретариат меңгерушісі;
  • ведомстволық мұрағат меңгерушісі.

2-ші санат (мамандар):

  • инспектор;
  • министрдің көмекшісі;
  • министрдің хатшысы;
  • әдіскер;
  • мұрағатшы;
  • референт;
  • редактор.

3-ші санат (техникалық орындаушылар):

  • хатшы- машинист;
  • хатшы-стенографшы;
  • экспедитор;
  • іс жүргізуші;
  • машинист;
  • корректор;
  • стенограф.

БҚҚ қызметінің келесі міндеттері бар:

  1. жетекші хатшының және оның орынбасарларының міндеттері:
  • құжаттарды уақытында қолдануды бақылау;
  • құрылымдық бөлімшелердің басшының ауызша айтқан тапсырмаларын орындауын тексеру;
  • құжаттың немесе тапсырманың орындау үдерісі туралы басшылықты ақпараттандыру;
  • өте маңызды мәселелер бойынша келіп түскен хат-хабарды құжаттамалық басшылыққа алдын ала талдап, дайындау;
  • отырыстарда құжаттамалық қызмет көрсетуді ұйымдастыру;
  • басшылықтың жұмысына құжатсыз қызмет көрсету;
  1. ұйымның БҚҚ қызметінің және ведомстволық (жеке) мұрағатының өкілетті міндеттері:
  • келіп түскен хат-хабарды есепке алу;
  • тіркелетін және тіркелмейтін құжаттарға бөлу;
  • мекеменің құрылымдық бөлімшелері бойынша бөлу;
  • құжаттардың сандық есебін жүргізу;
  • хат-хабарды құрылымдық бөлімшелер мен адресаттарға жеткізу;
  • шығыс хат-хабарды жіберу;
  • мұрағатқа тапсырылуға жататын істерді, сақтау, есепке алу, қабылдау, пайдалану;
  • құрылымдық бөлімшелерде істерді дұрыс қалыптастыруды, сақтауды және пайдалануды бақылау;
  • жеке және заңды тұлғалардың өтініштерін қабылдау және есепке алу;
  • оларды ұйым басшылығының қарауына дайындау және жіберу;
  • құрылымдық бөлімшелерге беру;
  • олардың орындалу мерзімдеріне бақылау жүргізу;
  • өтініш берушілерге олардың өтініштерін қараудың нәтижелері туралы хабарлау;
  • жеке және заңды тұлғалардың өтініштері және оларға жауаптары бар істерді қалыптастыру  және ұйымның ведомстволық мұрағатына тапсыру;
  • орындауды талдау және жалпылау;
  • кәсіпорын басшылығының жеке және заңды тұлғаларды қабылдауын ұйымдастыру;
  • кіріс, шығыс және ішкі құжаттарды есепке алу және тіркеу.
  • анықтамалық-ақпараттық апаратты жүргізу және ақпаратты іздестіру;
  • шығыс және ішкі құжаттардың дұрыстығын тексеру.      

Құжаттармен жұмысты ұйымдастыру  нысандары

Құжат айналымы осы ұйымда жасалған, сырттан келіп түскен (қабылдау, бөлу, тіркеу, орындалуын бақылау, анықтамалық жұмыс, істерді қалыптастыру, құжаттарды сақтау және пайдалану) дайын құжаттармен жұмыс істеуді қамтиды.

Құжаттармен жұмыс істеуді ұйымдастырудың үш нысаны бар:

  1. орталықтандырылған;
  2. орталықтандырылмаған;
  3. аралас.

Орталықтандырылған нысаны құжат айналымының көлемі үлкен ұйымдарда қолданылады. Ол құжаттармен барлық операцияларды бөлімшенің бірінші құрылымында (кеңсе, жалпы бөлім) орындауды көздейді.

Құжаттармен жұмыс істеудің орталықтандырылмаған нысаны, барлық операцияларды, ұйымның, әдетте, аумақтық бытыраңқы құрылымдық бөлімшелерінде қалыптасады.

Аралас нысаны күрделі құрылымы бар және құжат айналымының көлемі үлкен ірі компанияларда пайдаланады.

Нақты бір кәсіпорын үшін құжаттармен жұмыс істеуді ұйымдастыру нысанын таңдағанда, келесі факторларды ескеру қажет:

  • құжат айналымының көлемін;
  • ұйым жұмысының сипаты, оның аумақтық орналасуын;
  • мекеменің және оның бөлімшелерінің құрылымын;
  • техникалық жабдықталуын;
  • басшылардың, мамандардың және техникалық орындаушылардың кәсіби біліктілік деңгейін.

Құжаттамалық жұмыстарды нормалау

БҚҚ қызметі құжаттармен жұмыс істеу элементтерінің белгілі бір реттілігін білдіреді. Ол:

  • хат хабарды қабылдау;
  • конверттерді ашу;
  • құжаттың құндылығын белгілеу;
  • құжаттарды пайдалану бағыттары бойынша бөлу;
  • істі тігу;
  • дербес ЭЕМ пайдалану арқылы құжаттарды ресімдеу;
  • құжаттарды іздестіру;
  • құжатқа қызметтік белгілерді енгізу;
  • электрондық форматқа ауыстыру (сканерлеу) операциялары.

Құжаттамалық операцияларды нормалау кезінде операцияларды орындауға уақыт нормативі, қызметкерлер санының нормативі, қызметкерлер санының басқарылуы мен арасалмағының нормативі пайдаланылады.

Уақытты нормалау – еңбектің белгілі бір ұйымдық-техникалық және санитарлық-гигиеналық жағдайларында белгілі бір жұмыс түрін орындауға арналған уақыт шығынының көлемі.

Еңбек шығынын өлшеу мен нормалау:

  • бүкіл ұйымның жұмысына жұмсалатын шығындарды белгілеу;
  • жұмыс әдістерін жетілдіру;
  • қызметкерлерді жұмысқа ынталандыру;
  • жұмыс жүктемесін уақыт бойынша теңдей бөлу;
  • ұйым жұмысын жоспарлауды жақсарту;
  • техникалық құралдарды тиімді пайдалануды қамтамасыз ету.

Дереккөз: «Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» журналы

*Мақала қысқартылған нұсқада ұсынылып отыр, толық мәтінін«Қазақстанда іс қағаздарын жүргізу» журналының 2016 жылғы № 1 оқыңыздар



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Участвуй в наших семинарах

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией


    Рассылка






    © 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

    По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

    По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

    Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
    зарегистрируйтесь.
    Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
    • доступ к 1 500+ полезным статьям
    • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
    • шаблоны документов, пошаговые инструкции
    • ежедневно обновляемая информация
    • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль