Жеке іске – 7 күн

230
Жеке іске – 7 күн
Жұмыскердің жеке ісіндегі түзетулерді кадр маманы өзінің қолтаңбасымен және ұйым мөрімен куәландыруға тиіс. Әр істі жеке папкаға қалыптастырады.

Жеке іс – ол жұмыскер және оның еңбек қызметі туралы толық мәліметтерді қамтитын дербес есепке алу құжаттарының жиынтығы. Жеке іс жұмыскерге ұйым басшысының жұмысқа қабылдау туралы бұйрығы (өкім) шыққан соң жеті күнтізбелік күн ішінде бастайды және осы жұмыс орнында бүкіл еңбек қызметі бойы жүргізіледі.

Жұмыскерлердің жеке істерін қалыптастыру, ресімдеу және жүргізу

Жеке істің барлық құжаттары қатты картон қағазға тігіледі. Мұқабаның бет жағында жеке істі бастағаннан кейін бірден келесі деректемелер қойылады:

1) ұйымның ресми атауы;

2) ұйым орналасқан елді мекеннің ресми атауы;

3) жеке істі қалыптастыратын, сақтайтын және есепке алатын ұйымның құрылымдық бөлімшесінің ресми атауы;

4) жеке істің атауы (жұмыскердің тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда);

5) жұмысқа қабылдаған күн;

6) жеке істің реттік нөмірі.

Жеке іс құжаттарындағы және оның мұқабасындағы жазбалар қолмен қара, көк және күлгін түсті сиямен, түзетусіз және түсінікті жазылады.

Егер жеке іс құжаттарына түзетулер енгізу қажет болғанда, кадр қызметінің жұмыскері барлық түзетулерді өз қолымен және ұйымның мөрімен куәландыруға тиіс.

Күндері сөз-сан тәсілімен ресімделеді: күн мен жыл – араб сандарымен, ай сөзбен жазылады (мысалы, 2015 жылғы 15 қараша).

Жеке істі аяқтаған соң оның аяқталған күні қойылады, ал мұқабаның төменгі бөлігінде жеке іс парағының саны көрсетіледі (санмен және жазумен).

Жұмыскердің жеке іс құжаттарының құрамы

Қазіргі уақытта жұмыскердің жеке іс құжаттарының құрамын регламенттейтін және белгілейтін нормативтік құжат жоқ. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2015 жылғы 26 қаңтардағы № 22 бұйрығымен бекітілген Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінің 590-тармағында жеке істердің келесі құрамы айқындалған:

  1. өтініштер;
  2. өмірбаяндар;
  3. жарлықтардан, қаулылардан, бұйрықтардан, өкімдерден көшірмелер және үзінділер;
  4. жеке құжаттар көшірмелері;
  5. зейнеткерлік қамтамасыз ету туралы келісімшарттар;
  6. мінездемелер;
  7. түйіндемелер;
  8. кадрларды есепке алу жөніндегі қағаздар;
  9. сауалнамалар;
  10. қызмет тізімдері;
  11. аттестациялық парақтар және басқа құжаттар.

Мемлекеттік қызметшілердің жеке істерін ресімдеу, сақтау және есепке алу бойынша әдістемелік ұсынымдарды Қазақстан Республикасы Президент Әкімшілігінің мемлекеттік қызмет және кадр саясаты бөлімі, Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызмет істері жөніндегі агенттігі, Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті, Қазақстан Республикасының Президент мұрағаты 2009 жылы әзірледі.

Бұл ұсынымдар мемлекеттік қызметшілердің жеке істерінің келесі құрамын айқындайды:

  1. кадрларды есепке алу бойынша жеке параққа қосымша;  
  2. кадрларды есепке алу бойынша жеке парақ;
  3. өмірбаян;
  4. жеке куәлігінің көшірмесі;
  5. білімі туралы құжаттың, сертификаттардың көшірмелері;
  6. мемлекеттік және басқа марапаттаулар туралы шешімдердің көшірмелері, құрмет және арнайы атақтарды беру;
  7. жұмысқа қабылдау, лауазымға тағайындау, ауыстыру, атқарып отырған лауазымынан босату, жұмыстан босату туралы өкімдік құжаттардың көшірмелері немесе осы аталған өкімдік құжаттардың үзінді көшірмелері;
  8. жұмысқа қабылдау, ауыстыру, жұмыстан босату туралы өтініш;
  9. конкурстық комиссияның қорытынды отырысының хаттамасынан үзінді көшірмелер (жұмысқа қабылдау кезінде әкімшілік мемлекеттік бос лауазымға конкурстық іріктеу нәтижелері бойынша);
  10.  біліктілік талаптарына қойылатын сәйкестігі бөлігінде үміткерді келісу туралы мемлекеттік қызмет істері жөніндегі өкілетті органның немесе оның аймақтық бөлімшесінің хатының көшірмесі (ауыстыру тәртібімен жұмысқа қабылдағанда);
  11. соның негізінде үміткер кадрлық резервке қосылған (кадрлық резервтен жұмысқа қабылдағанда) құжаттың күні мен нөмірін көрсете отырып, үміткердің мемлекеттік қызметтің кадрлық резервінде болуы туралы мемлекеттік қызмет істері жөніндегі өкілетті органның немесе оның аймақтық бөлімшесінің анықтамасы;
  12. Қазақстан Республикасы Ұлттық қауіпсіздік комитетінің немесе оның аумақтық органының арнайы тексеру нәтижелері туралы хатының көшірмесі немесе мемлекеттік органның кадрлық қызметімен куәландырылған арнайы тексеруді өткені туралы анықтама;
  13. мемлекеттік қызметшінің антының қол қойылған мәтіні (немесе басқа мемлекеттік органда  мемлекеттік қызметін жалғастырған жағдайда оның көшірмесі);
  14. аттестаттау парағының көшірмесі;
  15. мемлекеттік қызметте болуына байланысты шектеулерді қабылдау туралы міндеттеме (немесе басқа мемлекеттік органда  мемлекеттік қызметін жалғастырған жағдайда оның көшірмесі);
  16. мүлікті сенімгерлікпен басқаруға арналған шарттың нотариалдық куәландырылған көшірмесі (бар болғанда);
  17. мемлекеттік қызметтің істері жөніндегі өкілетті орган бекіткен нысан бойынша қызмет тізімі.

Осы нормативтік құқықтық актіде, яғни, Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде «жеке істер құрамына кірмеген» құжаттар кездеседі. Осылайша, жұмыскердің жеке іс құжаттарының құрамын Қазақстан заңнамасында регламенттемеген, сондықтан қалыптасқан дәстүр бойынша біз іс жүргізудің қабылданған мемлекеттік жүйесіне сүйенеміз.

Ұсынамыз

Жеке істер құжаттарын екі топқа бөлген абзал:

  1. сауалнамалық, өмірбаяндық және құжаттарды сипаттайтын;
  2. қосымша құжаттар.

Жеке істер құжаттарының бірінші тобына:

1) кадрларды есепке алу бойынша жеке параққа қосымша; 

2) жапсырылған суреті бар кадрларды есепке алу бойынша жеке парақ немесе сауалнама;

3) жұмыскер өз қолымен жазған өмірбаян;

4) білімі туралы, біліктілігін көтеру туралы құжаттардың көшірмелері (жеке құжаттарының түпнұсқаларын ұсынғаннан кейін ұйымның мөрімен және кадрлық қызмет жұмыскерінің қолымен куәландырылған);

5) жұмысқа қабылдау немесе босату туралы өтініші;

6) жұмыскерді жұмысқа қабылдау, қызмет бабымен жоғарылату немесе жұмыстан босату туралы бұйрықтардың (өкімдердің) үзінді көшірмелері (осындай бұйрықтардың көшірмелері);

 7) еңбек шарты (ол жұмыскер және жұмыс берушінің арасында жасалған еңбек шарттарымен бөлек істе сақталуы мүмкін);

8) жұмыскердің лауазымдық нұсқаулығы, оған енгізілген өзгерістер мен толықтырулар;

9) жұмыскердің ауыстыру туралы өтініштері;

10) ауыстыруға, жоғарылатуға ұсыныстар, резервке қосу;

11) аттестаттау парақтары;

12) мінездемелер және ұсыным хаттары;

13) лауазымды тұлғалардың жұмыскер туралы пікірлері;

14) жұмысқа қабылдаған кездегі түйіндеме;

15) құрмет атағын, ғылыми дәрежесін беру, мемлекеттік марапаттаулар туралы құжаттардан үзінді көшірмелер (көшірмелері);

16) марапаттау парақтарының көшірмелері кіреді.

Жеке істер құжаттарының екінші тобына:

  1. ескі аттестаттау парақтары, кадрлық анықтамалар, сауалнамалар;
  2. ынталандыру және жазалауды есепке алу карточкалары;
  3. бұрынғы жұмыс орынынан мінездемелер;
  4. жеке куәлігінің немесе ыхтиярхатының көшірмесі;
  5. салық төлеуші тіркеу нөмірін және әлеуметтік жеке кодын беру туралы куәліктердің көшірмелері;
  6. мекенжай анықтамасы;
  7. денсаулық жағдайы туралы анықтама (қажет болғанда);
  8. суреттері;
  9. жеке істе сақтауға тиімді басқа да құжаттар кіреді.

Жеке іске ішкі тізімдеме (1-қосымша) жасайды, оған:

  1. барлық тігілген құжаттардың атаулары;
  2. құжаттың жеке іске қосылған күні;
  3. құжат парақтарының саны;
  4. құжатты алған күн;
  5. құжатты алған адамның тегі, аты және әкесінің аты (бар болғанда), және құжатты алған себебі жазылады.

Құжаттардың ішкі тізімдемесін жасайтын кадрлық қызметтің жұмыскері оған қол қойып, қойылған қолдың толық жазылуын көрсетіп, жасаған күнін жазуға тиіс.

Күн сөз-сан тәсілімен ресімделеді. Әр жеке іске сыртқы жағына оның тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда) көрсетілген және кадрлық қызмет бастығының қолы қойылған жұмыскердің жеке суретін салады. Суретке түскен күнді де көрсеткен тиімді.

Жұмыскердің жеке ісін ресімдеу

Жеке істі ұйым басшысының жұмысқа қабылдау туралы бұйрығын шығарғаннан кейін ресімдейді.

Басшылар мен жетекші мамандарға жеке істер бастау ұсынылады (көмекші қызметкерлер құрамына № Т-2 нысанындағы жеке карточкасын жүргізу жеткілікті).

Жеке істің бас жағына жұмысқа қабылдауға қажетті құжаттарды орналастырады.

Жұмыскердің жеке ісі оның білімінің, отбасы жағдайының, тегінің және т.с.с. өзгергені туралы куәландыратын басқа да құжаттармен толықтырылуы мүмкін.

Әр істі жеке папкаға қалыптастырады.

Жеке істің тақырыбы – жұмыскердің тегі, аты, әкесінің аты (ол болғанда), ал жеке істі бастаған күні жұмыскердің жұмысқа орналасқан күні болып табылады.

Титулды парақтың жоғарғы жағында Қазақстан республикасы Ұлттық архивтік қорының құрамына белгіленген тәртіппен жатқызылған осы ұйымның жеке істері тұрақты сақталатын мемлекеттік архивтің ресми атауын енгізу үшін орын қалдырылады.

Кадрлық құжаттаманы жүргізетін жұмыскерлер жеке істерді дұрыс ресімдегені және қалыптастырғаны үшін жауаптылықта болады.

Жеке іске құжаттарды келесі реттілікпен енгізу ұсынылады:

  1. сауалнамаға толықтырулар (кадрларды есепке алу жөніндегі жеке параққа толықтыру);
  2. фотосуреті бар сауалнама (кадрларды есепке алу бойынша жеке парақ);
  3. еңбек шарты (егер ұйымда жұмыскер және жұмыс берушінің арасында жасалған еңбек шарттарымен бөлек іс жүргізілмесе);
  4. жұмысқа қабылдау туралы өтініш;
  5. жұмысқа қабылдау туралы ұйым басшысы бұйрығының (өкімінің) көшірмесі;
  6. білімі туралы құжаттардың көшірмесі;
  7. мінездемелер, түйіндеме немесе ұсыным хаттар;
  8. өмірбаян.

Жеке іске алдағы уақытта қызметінің өсуіне және жұмыскердің біліктілігіне қатысты, сауалнама және өмірбаяны бойынша енгізілген өзгерістерді растайтын (дипломдардың, куәліктердің, аттестаттау парақтарының көшірмелері және т.с.с.) құжаттар қосылады. Бұл құжаттар қатаң хронологиялық тәртіппен орналасады.

Ең соңында жеке іске жұмыскерді жұмыстан босату, басқа жұмысқа ауыстыру туралы ұйым басшысының бұйрығы (өкім) мен жұмыскердің өтініші  немесе бұйрықты (өкімді) шығаруға негіз болған өзге құжат салынады

Істің әр құжатын ішкі тізімдемеге оның жеке түсу енгізу тәртібімен бөлек енгізеді.

Жеке істерге қолжетімділік

Жұмыскерлердің жеке істеріне тек кадрлық қызметтің жұмыскерлері мен оның басшысының қолжетімділігі болады.

Ұйым басшысы өзінің бұйрығымен құрылымдық бөлімшелердің басшыларына және ұйымның басқа лауазымды тұлғаларына жеке істерге рұқсат беруі мүмкін. Бірақ, олар жұмыскер туралы нақты кәсіби бір мәселені шешу үшін ғана қажетті ақпаратты алуға құқылы.

Жұмыскер туралы жеке деректерді алатын барлық адамдар құпиялылық тәртібін сақтауға тиіс. Мұндай мәліметтерге рұқсат алу және оларды беру қағидаларын ұйым басшысы бекітетін Жұмыскерлердің жеке деректерін қорғау туралы ережеде  айқындайды. Бұл деректерге қолжетімділігі бар барлық адамдар осы Ережемен танысып, қол қоюға тиіс.

Жеке іспен танысу, жаңа мәліметтер енгізу немесе жаңа құжаттарды қосу үшін кадрлық қызмет басшысының немесе ұйым басшысының рұқсатын алу керек.

Арнайы өкілетті адамдарға қарағанда өзінің жеке ісіне жұмыскердің еркін және тегін қолжетіміділігі бар.

Жеке іспен танысу үшін ол оны алатын қызметкерге жұмыс күнінің соңына дейін қол қойғызып беріледі. Берген кезде бақылау карточкасын толтырады.

 Жеке істен қандай да бір құжатты алу кадрлық қызмет басшысының немесе ұйым басшысының рұқсатымен ғана болады, бұл ретте ішкі тізімдеменің «Ескертпе» бағанында бұл туралы жазба жасау керек.

Сот, тергеу және бақылау мемлекеттік органдардың жұмыскерлері жеке істің жеке құжаттарын, ал қажет болғанда бүкіл жеке істі алуға құқығы бар.

Жеке істер тиісті ұйғарымды ұсынғанда ұйым басшысының жазбаша рұқсатымен беріледі.

Ұйғарымның күні мен нөмірі, ұйғарымды берген ұйымның ресми атауы, және жоғарыда аталған мемлекеттік органдардың жұмыскерінің (жұмыскерлерінің) Т. А. Ә. және оның (олардың) қолы жеке істерді есепке алу журналына енгізіледі.

Алынған құжаттың орнына жеке іске істің орнын ауыстыратын карта жүргізіледі. Онда құжат түрінің атауы, оның тақырыбы, тіркеу нөмірі, парақтар саны көрсетіледі. Істің орнын ауыстыратын карта алынған құжатты қайтарғанша жеке істе сақталады.

Кадрлық қызметтің бөлмесінде жұмыс істейтін жұмыскерлердің ғана жеке істері сақталады. Жұмыскер жұмыстан босатылған соң оның жеке ісін жаңа жұмыс орнына ауыстыруы (сұрату бойынша)  немесе ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағатына сақтауға жіберуі мүмкін.

Жұмыскерлердің жеке істерін жүргізу, есепке алу және сақтау

Жеке іс бір данада жасалады.

Жеке іске жұмыскердің айтуынша өзгерістер мен толықтырулар енгізуге жол берілмейді.

Жеке істерден құжаттарды алу ұйым басшысының рұқсатымен ғана мүмкін. Алынған құжаттың орнына кадрлық құжаттамаға жауапты жұмыскер қол қойған анықтаманы салады, анықтамада жауапты жұмыскер құжаттың қандай мақсатпен, кімнің өкімімен алынғанын, кімге берілгенін, қашан қайтарылатынын көрсетеді.

 Қазақстан республикасының заңнамасына сәйкес жеке іс уақытша пайдалануға берілуі немесе ұйым басшысының рұқсаты бойынша (ұйғарым, санкция) мемлекеттік бақылау органдары, құқық қорғау органдары, сот және өзге органдарының сұратуы арқылы алынуы мүмкін.

 Беруді әр жеке іске салатын бақылау карточкасы бойынша ескереді (2-қосымша). Онда істің қашан, қайда және кімге берілгені көрсетіледі, және істі алған адамның қолы қойылады. Істі қайтарғанда бақылау карточкасында оның қайтарылған күні көрсетіп, жеке іске салады.

Жеке істерді негізгі есептік құжат болып табылатын Жеке істерді есепке алу журналында ескереді (3-қосымша).

Журналдағы нөмірлер саны бар жеке істер санына сәйкес болуға тиіс. Жұмыстан босатқанда істің нөмірін жаңадан қабылдаған жұмыскердің жеке ісі үшін пайдаланады.

Жыл сайын жеке істерге, олардың жағдайына тексерулер өткізіп тұрады, ол туралы еркін түрде акт жасалады.

Жеке істерді сақтау үшін кадрлық қызметтің бөлмесінде құлыпқа жабылуға және сүргі салуға тиіс, жанбайтын шкафтар (металл сейфтер) пайдаланады.  Жеке істерді – құрылымдық бөлімшелер бойынша, ал мұндай топтың ішінде – нөмірлер бойынша топтастырады.

Іс жүргізумен жеке істі аяқтау күні жұмыскерді жұмыстан босату күні болып табылады, ол істі аяқтаған соң оның мұқабасына қойылады. Жеке істерді сақтау мерзімдері мұқабада қойылмайды, өйткені бұл мерзімдер, белгіленген өлшемдерге қарай, 75 жылдан (жұмыскердің жасын ескере отырып) тұрақты сақталу шегінде сараланады.

Жұмыстан босатылған жұмыскерлердің жеке істері кадрлық қызметте бір жылдық жедел сақтаудан кейін ұйымның тізімдеме жөніндегі ведомстволық (жеке) мұрағатына беріледі және Жеке істерді есепке алу журналында (кітабында) тиісті белгі қойылады. Тізімдеме нысаны  Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларында (бұдан әрі – Құжаттама жасаудың үлгілік қағидалары) келтіріледі.

Істерді ұйымның ведомстволық (жеке) мұрағатына  тапсыру үшін, ішкі тізімдеме мен істің куәландыру парағынан басқа (4-қосымша) барлық парақтарды қара жұмсақ графит қарындашын пайдалану арқылы араб сандарымен нөмірлейді. Тапсыру барысында куәландыру парағына енгізілген деректерді тексереді.

Жеке істер құжаттарының ішкі тізімдемесінің парақтарын жеке істің парақтарынан бөлек нөмірлейді. 

http://ekz-kadelo.mcfr.kz



Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Вопросы по теме

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией






© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль