Справочник кадровика

Жұмыскердің жеке ісі

  • 11 декабря 2018
  • 518

Жұмыркердің жеке ісі еңбек шартына тұрған кезден бастап жасалады. Қызметкердің жеке ісін қалай дұрыс ресімдеу керек? Онда қандай құжаттар сақталады?

Жеке іс – ол жұмыскер және оның еңбек қызметі туралы толық мәліметтерді қамтитын дербес есепке алу құжаттарының жиынтығы. Жеке іс жұмыскерге ұйым басшысының жұмысқа қабылдау туралы бұйрығы (өкім) шыққан соң жеті күнтізбелік күн ішінде бастайды және осы жұмыс орнында бүкіл еңбек қызметі бойы жүргізіледі.

Жұмыскерлердің жеке істері. Құжаттарды қалай дұрыс қалыптастыру, ресімдеу және жүргізу керек? 

Жеке істің барлық құжаттары қатты картон қағазға тігіледі. Мұқабаның бет жағында жеке істі бастағаннан кейін бірден келесі деректемелер қойылады:

1) ұйымның ресми атауы;

2) ұйым орналасқан елді мекеннің ресми атауы;

3) жеке істі қалыптастыратын, сақтайтын және есепке алатын ұйымның құрылымдық бөлімшесінің ресми атауы;

4) жеке істің атауы (жұмыскердің тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда);

5) жұмысқа қабылдаған күн;

6) жеке істің реттік нөмірі.

Жеке іс құжаттарындағы және оның мұқабасындағы жазбалар қолмен қара, көк және күлгін түсті сиямен, түзетусіз және түсінікті жазылады.

 Егер жеке іс құжаттарына түзетулер енгізу қажет болғанда, кадр қызметінің жұмыскері барлық түзетулерді өз қолымен және ұйымның мөрімен куәландыруға тиіс.

Күндері сөз-сан тәсілімен ресімделеді: күн мен жыл – араб сандарымен, ай сөзбен жазылады (мысалы, 2015 жылғы 15 қараша).

Жеке істі аяқтаған соң оның аяқталған күні қойылады, ал мұқабаның төменгі бөлігінде жеке іс парағының саны көрсетіледі (санмен және жазумен).

Жұмыскердің жеке іс құжаттарының құрамы

Қазіргі уақытта жұмыскердің жеке іс құжаттарының құрамын регламенттейтін және белгілейтін нормативтік құжат жоқ. Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2017 жылғы 29 қыркүйектегі № 263 бұйрығымен бекітілген Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінің 485-тармағында жеке істердің келесі құрамы айқындалған:

  1. өтініштер;
  2. өмірбаяндар;
  3. жарлықтардан, қаулылардан, бұйрықтардан, өкімдерден көшірмелер және үзінділер;
  4. жеке құжаттар көшірмелері;
  5. зейнеткерлік қамтамасыз ету туралы келісімшарттар;
  6. мінездемелер;
  7. түйіндемелер;
  8. кадрларды есепке алу жөніндегі қағаздар;
  9. сауалнамалар;
  10. қызмет тізімдері;
  11. аттестациялық парақтар және басқа құжаттар.

Мемлекеттік қызметшілердің жеке істерін ресімдеу, сақтау және есепке алу бойынша әдістемелік ұсынымдарды Қазақстан Республикасы Президент Әкімшілігінің мемлекеттік қызмет және кадр саясаты бөлімі, Қазақстан Республикасының Мемлекеттік қызмет істері жөніндегі агенттігі, Қазақстан Республикасы Мәдениет және ақпарат министрлігінің Ақпарат және мұрағат комитеті, Қазақстан Республикасының Президент мұрағаты 2009 жылы әзірледі.

Бұл ұсынымдар мемлекеттік қызметшілердің жеке істерінің келесі құрамын айқындайды:

  1. кадрларды есепке алу бойынша жеке параққа қосымша;  
  2. кадрларды есепке алу бойынша жеке парақ;
  3. өмірбаян;
  4. жеке куәлігінің көшірмесі;
  5. білімі туралы құжаттың, сертификаттардың көшірмелері;
  6. мемлекеттік және басқа марапаттаулар туралы шешімдердің көшірмелері, құрмет және арнайы атақтарды беру;
  7. жұмысқа қабылдау, лауазымға тағайындау, ауыстыру, атқарып отырған лауазымынан босату, жұмыстан босату туралы өкімдік құжаттардың көшірмелері немесе осы аталған өкімдік құжаттардың үзінді көшірмелері;
  8. жұмысқа қабылдау, ауыстыру, жұмыстан босату туралы өтініш;
  9. конкурстық комиссияның қорытынды отырысының хаттамасынан үзінді көшірмелер (жұмысқа қабылдау кезінде әкімшілік мемлекеттік бос лауазымға конкурстық іріктеу нәтижелері бойынша);
  10.  біліктілік талаптарына қойылатын сәйкестігі бөлігінде үміткерді келісу туралы мемлекеттік қызмет істері жөніндегі өкілетті органның немесе оның аймақтық бөлімшесінің хатының көшірмесі (ауыстыру тәртібімен жұмысқа қабылдағанда);
  11. соның негізінде үміткер кадрлық резервке қосылған (кадрлық резервтен жұмысқа қабылдағанда) құжаттың күні мен нөмірін көрсете отырып, үміткердің мемлекеттік қызметтің кадрлық резервінде болуы туралы мемлекеттік қызмет істері жөніндегі өкілетті органның немесе оның аймақтық бөлімшесінің анықтамасы;
  12. Қазақстан Республикасы Ұлттық қауіпсіздік комитетінің немесе оның аумақтық органының арнайы тексеру нәтижелері туралы хатының көшірмесі немесе мемлекеттік органның кадрлық қызметімен куәландырылған арнайы тексеруді өткені туралы анықтама;
  13. мемлекеттік қызметшінің антының қол қойылған мәтіні (немесе басқа мемлекеттік органда  мемлекеттік қызметін жалғастырған жағдайда оның көшірмесі);
  14. аттестаттау парағының көшірмесі;
  15. мемлекеттік қызметте болуына байланысты шектеулерді қабылдау туралы міндеттеме (немесе басқа мемлекеттік органда  мемлекеттік қызметін жалғастырған жағдайда оның көшірмесі);
  16. мүлікті сенімгерлікпен басқаруға арналған шарттың нотариалдық куәландырылған көшірмесі (бар болғанда);
  17. мемлекеттік қызметтің істері жөніндегі өкілетті орган бекіткен нысан бойынша қызмет тізімі.

Осы нормативтік құқықтық актіде, яғни, Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесінде «жеке істер құрамына кірмеген» құжаттар кездеседі. Осылайша, жұмыскердің жеке іс құжаттарының құрамын Қазақстан заңнамасында регламенттемеген, сондықтан қалыптасқан дәстүр бойынша біз іс жүргізудің қабылданған мемлекеттік жүйесіне сүйенеміз.

Ұсынамыз

Жеке істер құжаттарын екі топқа бөлген абзал:

  1. сауалнамалық, өмірбаяндық және құжаттарды сипаттайтын;
  2. қосымша құжаттар.

Жеке істер құжаттарының бірінші тобына:

1) кадрларды есепке алу бойынша жеке параққа қосымша; 

2) жапсырылған суреті бар кадрларды есепке алу бойынша жеке парақ немесе сауалнама;

3) жұмыскер өз қолымен жазған өмірбаян;

4) білімі туралы, біліктілігін көтеру туралы құжаттардың көшірмелері (жеке құжаттарының түпнұсқаларын ұсынғаннан кейін ұйымның мөрімен және кадрлық қызмет жұмыскерінің қолымен куәландырылған);

5) жұмысқа қабылдау немесе босату туралы өтініші;

6) жұмыскерді жұмысқа қабылдау, қызмет бабымен жоғарылату немесе жұмыстан босату туралы бұйрықтардың (өкімдердің) үзінді көшірмелері (осындай бұйрықтардың көшірмелері);

 7) еңбек шарты (ол жұмыскер және жұмыс берушінің арасында жасалған еңбек шарттарымен бөлек істе сақталуы мүмкін);

8) жұмыскердің лауазымдық нұсқаулығы, оған енгізілген өзгерістер мен толықтырулар;

9) жұмыскердің ауыстыру туралы өтініштері;

10) ауыстыруға, жоғарылатуға ұсыныстар, резервке қосу;

11) аттестаттау парақтары;

12) мінездемелер және ұсыным хаттары;

13) лауазымды тұлғалардың жұмыскер туралы пікірлері;

14) жұмысқа қабылдаған кездегі түйіндеме;

15) құрмет атағын, ғылыми дәрежесін беру, мемлекеттік марапаттаулар туралы құжаттардан үзінді көшірмелер (көшірмелері);

16) марапаттау парақтарының көшірмелері кіреді.

★ Жеке істердің құрамына және бұйрықтар жөніндегі папкаларға тігілетін кадрлық құжаттарды қалай дұрыс қалыптастыру керек? ★

Жұмыскердің жеке ісі

Светлана Сергеенко

эксперт электронной системы «ACTUALIS: Кадровое дело», руководитель тематического направления «Охрана труда, кадры и делопроизводство» цифрового издательства «МЦФЭР–Казахстан», юрист-правовед
Істерді қалыптастырғанда белгілеген құжаттарды ресімдеу қағидаларын сақтау қажет. Жеке істің құрамына қосылатын құжаттар нысаны мен мазмұны бойынша реттелмеген, бірақ келесі жеке істе құжаттарды орналастыру тізбесі мен тәртібі барынша жиі кездеседі:

Жеке істер құжаттарының екінші тобына:

  1. ескі аттестаттау парақтары, кадрлық анықтамалар, сауалнамалар;
  2. ынталандыру және жазалауды есепке алу карточкалары;
  3. бұрынғы жұмыс орынынан мінездемелер;
  4. жеке куәлігінің немесе ыхтиярхатының көшірмесі;
  5. салық төлеуші тіркеу нөмірін және әлеуметтік жеке кодын беру туралы куәліктердің көшірмелері;
  6. мекенжай анықтамасы;
  7. денсаулық жағдайы туралы анықтама (қажет болғанда);
  8. суреттері;
  9. жеке істе сақтауға тиімді басқа да құжаттар кіреді.

Жеке іске ішкі тізімдеме (1-қосымша) жасайды, оған:

  1. барлық тігілген құжаттардың атаулары;
  2. құжаттың жеке іске қосылған күні;
  3. құжат парақтарының саны;
  4. құжатты алған күн;
  5. құжатты алған адамның тегі, аты және әкесінің аты (бар болғанда), және құжатты алған себебі жазылады.

Құжаттардың ішкі тізімдемесін жасайтын кадрлық қызметтің жұмыскері оған қол қойып, қойылған қолдың толық жазылуын көрсетіп, жасаған күнін жазуға тиіс.

Күн сөз-сан тәсілімен ресімделеді. Әр жеке іске сыртқы жағына оның тегі, аты, әкесінің аты (бар болғанда) көрсетілген және кадрлық қызмет бастығының қолы қойылған жұмыскердің жеке суретін салады. Суретке түскен күнді де көрсеткен тиімді.

Жұмыскердің жеке ісін ресімдеу

Жеке істі ұйым басшысының жұмысқа қабылдау туралы бұйрығын шығарғаннан кейін ресімдейді.

Басшылар мен жетекші мамандарға жеке істер бастау ұсынылады (көмекші қызметкерлер құрамына № Т-2 нысанындағы жеке карточкасын жүргізу жеткілікті).

Жеке істің бас жағына жұмысқа қабылдауға қажетті құжаттарды орналастырады.

Жұмыскердің жеке ісі оның білімінің, отбасы жағдайының, тегінің және т.с.с. өзгергені туралы куәландыратын басқа да құжаттармен толықтырылуы мүмкін.

Әр істі жеке папкаға қалыптастырады.

Толығырақ оқыңыздар: "Қазақстанда іс-қағаздарын жүргізу" 

Подписка на статьи

Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Мы еще не знакомы?

Давайте познакомимся!
Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться