Вопросы обеспечения сохранности документов на носителях различных видов

140
Тарасов Владимир Петрович
Автор и эксперт журнала «Делопроизводство в Казахстане», заместитель руководителя Росархива, Россия, г. Москва
Перед архивистами стоит задача – уменьшить скорость старения документов, то есть свести к минимуму действия таких негативных для них факторов, как тепло, влажность, биологические вредители, резкие изменения условий внешней среды.

В процессе хранения весь объём документов должен подвергаться контролю не реже одного раза в пять лет. По итогам контроля, при необходимости, проводятся консервационно-профилактические и реставрационные работы.

Обеспечение сохранности документов на бумажной основе

Проблемы обеспечения сохранности документов на бумажной основе достаточно хорошо изучены.

Особое место среди них занимает защита архивных документов от биоповреждений, обусловленных несоблюдением условий хранения. Нельзя в полной мере исключить и возможность аварийных ситуаций, связанных с системами обеспечения жизнедеятельности архивов, в результате которых возможно намокание больших массивов архивных документов.

Эта проблема характерна для архивов всех уровней, в том числе и федеральных. По данным мониторинга в федеральных архивах хранятся более 337 тыс. дел с плесневыми повреждениями.

Учитывая вышеизложенное, в рамках федеральной целевой программы «Культура России (2006–2011 годы)» (далее – ФЦП «Культура России») в конце 2011 года для Лаборатории Российского государственного архива научно-технической документации (далее – РГАНТД) приобретена сублимационная сушильная камера вместимостью до 4-х тонн документов на бумажной основе.

Камера предназначена для восстановления пострадавших в результате аварийных ситуаций влажных и намокших документов методом лиофильной сушки в условиях низких температур.

Указанная камера может быть также использована для обработки документов уже находящихся под воздействием плесневых поражений различной интенсивности и видов. Однако для проведения этих работ необходимо специальное изучение влияния низких температур и вакуума не только на биодеструкторы с учётом разнообразия их видового состава и степени поражения документов, но и на носители и тексты документов для исключения нежелательных последствий камерной обработки для их сохранности.

В этой связи в рамках ФЦП «Культура России (2012–2018 годы)» в 2013 году подготовлен комплекс организационно-методических документов по использованию сублимационной камеры для обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации на основе проведения экспериментальных работ на образцах документов, заражённых культурами плесневых грибов, а также насекомыми-вредителями, с целью подборов режимов их уничтожения, которые бы не повредили основу и текст документов.

Вечной для архивного дела является проблема реставрации документов.

В среднем в год архивные учреждения России осуществляют реставрацию около 3,2 млн листов документов на бумажной основе, в то время как в реставрации нуждаются сотни миллионов листов. Так, по данным мониторинга только по федеральным архивам количество дел, требующих реставрации, составляет свыше 1,5 млн единиц хранения. Для проведения «высокой» реставрации уникальных и особо ценных документов требуются специальные средства. В 2013 году в рамках программных мероприятий ФЦП «Культура России (2012–2018 годы)» отреставрировано свыше 4 тыс. листов уникальных и особо ценных дел федеральных архивов. В текущем году на проведение реставрационных работ выделено 7 млн рублей. Конечно, это немного. Да и в целом возможности федеральных реставрационных центров и лабораторий архивных учреждений крайне ограничены.

В этой связи обязательным условием организации работ является строго избирательный подход к отбору дел для реставрации с учётом ценности документов, характера дефектов носителя и текста, их потенциальной долговечности. В Правилах организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утверждённых приказом министра культуры России от 18 января 2007 № 19 (далее – Правила) в качестве нормы впервые записано, что дефекты документов классифицируются на основании единой буквенно-цифровой индексации по типовым признакам дефектов бумаги (буквенная индексация) и текста (цифровая индексация) в соответствии с разработками Всероссийского научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (далее – ВНИИДАД). Предлагаемая методика позволяет, во-первых, объективно оценивать физическое состояние документов для определения очерёдности их специальной обработки, во-вторых – формализовать его описание, что очень удобно для ведения учёта физического состояния документов в автоматизированном режиме.

Однако, нередко архивисты-практики испытывают трудности в отборе дел для реставрации. В этой связи самой высокой оценки заслуживает подготовленный Лабораторией обеспечения сохранности документов государственных архивов Санкт-Петербурга «Альбом повреждений архивных документов», в котором содержится иллюстративный материал, позволяющий оценивать дефекты бумаги и текста, а положения пособия ВНИИДАД «Выявление документов с повреждениями носителя и текста» (М., 1988) развиты и конкретизированы, в том числе применительно к документам, поражённым плесневыми грибами.

Сравнительно новым направлением в рассматриваемой сфере является визуальная коррекция дефектов носителей и качества изображений архивных документов с помощью современных компьютерных технологий. Этим вопросам посвящено специальное пособие ВНИИДАД «Изучение дефектов на бумажной основе с низкой потенциальной долговечностью и разработка технологических регламентов по их устранению» (В. Ф. Привалов, А. Г. Харитонов, М. 2009).

Перед архивистами стоит задача – уменьшить скорость старения документов, то есть свести к минимуму действия таких негативных для них факторов, как тепло, влажность, биологические вредители, резкие изменения условий внешней среды. Все химические реакции старения бумаги и текста ускоряются в 2–3 раза при повышении температуры среды на 10°С. При повышении влажности скорость выцветания цветных рукописных текстов увеличивается в 10–15 раз. Нельзя мириться с тем, чтобы несоблюдение условий хранения становилось привычным и даже не делалось попыток исправить ситуацию с помощью возможных подручных средств (проветривание, использование ёмкостей с водой для повышения влажности в сухих помещениях и т. п.).

Способы сохранения аудиовизуальных документов

Как известно, документ – это материальный носитель с зафиксированной на нём информацией. Носителями аудиовизульных документов являются материалы со сложными физической структурой и химическим составом. На основу нанесены рабочие слои (эмульсионный, магнитный и др.), содержащие информационную составляющую документа. Указанные особенности влияют на свойства документов, требуют особых условий хранения. Нормативные параметры воздушной среды в хранилищах определены в указанных Правилах, а также в ГОСТе 7.65-92 «Кинодокументы, фотодокументы и документы на микроформах. Общие требования к архивному хранению».

Особые физические и химические свойства аудиовизуальных документов определяют также сложность и многообразие работ по контролю их физического состояния: от поединичного профилактического визуального контроля до определения стабильности основы и качества звучания и изображения с помощью специальных приборов.

Обязательным требованием при работе с аудиовизуальными документами является проверка их физического состояния при приёме на хранение с составлением актов технического состояния, в которых также определяется комплекс работ, необходимый для устранения выявленных дефектов.

Наиболее распространённым дефектом аудиовизуальных документов, выявляемым при приёме, является их плесневое поражение. РГАНТД при участии Российского государственного архива кинофотодокументов (далее – РГАКФД) разработал комплекс методов борьбы с биоповреждениями аудиовизуальных документов. Это и обработка в водных растворах фунгицидных препаратов, и таблетированный параформ, и «электронная пушка», то есть облучение документов на пленочных носителях потоком ускоренных электронов в соответствии со специальным Регламентом. Все зависит от разновидности документа, стадии плесневого поражения и материально-технических возможностей архива.

Понятно, что возможности у архивов разные. Современная техническая база как ручной, так и машинной обработки аудиовизуальной документации создана в РГАКФД. Этот архив завершил к настоящему времени специальную обработку всех выявленных ранее документов со следами биоповреждений.

Технология проведения работ следующая. В коробки с кинофотодокументами, поражёнными плесенью, закладывается антисептик – параформ на срок от 2-х недель до 2-х месяцев. После обработки параформом кинодокументы передаются на машинную реставрационную обработку. Фотодокументы, обработанные параформом, проходят ручную чистку, после чего закладываются в новые конверты. Эта методика рекомендована и региональным архивам.

Практическое значение имеет опыт работы РГАКФД в части видеодокументов. Над этой проблемой, начиная с 90-х годов прошлого века, архив работал совместно с Госфильмофондом и Гостелерадиофондом России. Был определён ряд показателей, характеризующих качество изображения видеодокументов и их изменений в процессе хранения, разработаны методики входного контроля и контроля в процессе хранения.

Приобретено контрольное оборудование для различных форматов видеодокументов, а также воспроизводящее оборудование – профессиональные видеомагнитофоны и видеомониторы.

ВНИМАНИЕ Реставрировать видеодокументы невозможно, потому необходимо ежегодно с особой тщательностью контролировать их состояние. Если по результатам контроля выявлено выпадение по строкам изображения или понижение уровня видеосигнала до 50 %, то документ необходимо в месячный срок перезаписать на новый носитель, желательно цифровой.

НА ЗАМЕТКУ По данным РГАКФД, максимально видеодокумент на магнитных аналоговых видеокассетах хранится без изменений 6–8 лет.

Важнейшей характеристикой состояния сохранности аудиовизуальной документации является наличие документов на огнеопасной нитрооснове. Проблема эта требует поэтапных действий.

1. Определение степени разложения нитроосновы с целью установления последовательности перекопирования документов. В числе последних разработок по этой теме – подготовленные РГАНТД «Рекомендации по условиям хранения и применению индикаторного экспресс-метода оценки стабильности кинофотодокументов на нитроцеллюлозной основе в государственных архивах».

2. Создание условий хранения, при которых процесс разложения нитроосновы будет замедлен (чёрно-белая кинопленка – не выше +10°С, цветные – не выше –5°С при влажности 40 %–50 %).

НА ЗАМЕТКУ Повышение температуры хранения документов на нитрооснове на 5°С ускоряет процесс её разложения в 2 раза.

3. Организация перекопирования документов с огнеопасной на безопасную плёнку (процесс очень дорогостоящий и трудоёмкий). В наших крупнейших хранилищах кинодокументов эта проблема решена не в полном объёме.

Переход кинофотопромышленности в начале второй половины прошлого века на выпуск триацетатной плёнки был воспринят как панацея от всех бед, возникающих при архивном хранении кинофотодокументов на нитроцеллюлозной основе. Однако и триацетатная плёнка проявила свои особенности при старении. Речь идёт об её разложении, увеличении усадки, хрупкости, появлении запаха уксусной кислоты (так называемый «уксусный синдром»). Реакция разложения ускоряется под влиянием накапливающихся продуктов распада основы и начинается тем быстрее, чем выше температура и относительная влажность воздуха окружающей среды.

РГАНТД совместно с РГАКФД в течение нескольких лет проводили исследования проблемы «уксусного синдрома». Результатом этих исследований явились «Рекомендации по условиям хранения и методам выявления «уксусного синдрома» оригиналов и страховых копий кинофотодокументов и микроформ на триацетатной основе в государственных архивах».

В названном пособии изложены рекомендации по организации и условиям хранения кинофотофонодокументов и доступные методики выявления и контроля состояния триацетатной основы, в том числе, новый индикаторный экспресс-метод, который разработан совместно с отечественной фирмой «ВИНАР» (г. Москва). Этот метод позволяет оперативно с помощью специальных индикаторных полосок выявить материалы, подверженные «уксусному синдрому», для организации их перекопирования до момента наступления критического состояния триацетатной основы, исключающего возможность дальнейшего хранения документов.

Этот метод применяется и в Центре хранения страхового фонда для проверки страховых копий, которые до середины 70-х годов прошлого века изготавливали на триацетатной плёнке.

Страховое копирование

Страховое копирование занимает особое место в системе мер по обеспечению сохранности архивных документов на любых видах носителей.

Тип страховых копий для документов на любых носителях (за исключением электронных), порядок их территориально обособленного хранения были определены в 80-х годах прошлого века в «Положении о создании и организации страхового фонда копий особо ценных документов государственных архивов». Содержание этого Положения в определённой части легло в основу соответствующего раздела Правил. Технико-технологические аспекты создания страхового фонда разработаны в серии типовых технологических регламентов изготовления страховых копий всех разновидностей документов, кроме электронных.

 К числу новых разработок нормативного характера относится комплекс государственных стандартов. В 2003 году Росархив и РГАНТД при участии специалистов Министерства культуры России подготовили ГОСТ Р 33.505-2003 «ЕРСФД. Порядок создания страхового фонда документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием». Стандарт распространяется не только на текстовые и графические документы, но и на аудиовизуальные документы, созданные с применением аналоговых технологий.

С 1 января 2010 года приказами Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии введены в действие ещё два ГОСТа, подготовленные РГАНТД:

  • ГОСТ Р 33.1.02-2008 «ЕРСФД. Страховые копии кинодокументов и фотодокументов. Общие технические условия»;
  • ГОСТ Р 33.3.02-2008 «ЕРСФД. Страховые копии документации, являющейся национальным научным, культурным и историческим наследием. Общие требования к условиям хранения». К этому ГОСТу прилагаются «Методика оценки чистоты хранилищ страховых копий», «Рекомендации по продлению периода стабильности триацетатной основы страховых копий» и др.

Страховое копирование аудиовизуальных документов, особенно кинодокументов, требует значительных финансовых средств. По данным последней паспортизации по состоянию на 01 января 2013 года страховые копии созданы только на 16 % особо ценных кинодокументов. Общий объём скопированных особо ценных фонодокументов в государственных архивах Российской Федерации составляет почти 52 %.

Наиболее активно ведётся работа по созданию страхового фонда фотодокументов. Число скопированных фотодокументов на 34 % превышает общий объём учтённых особо ценных документов этого вида.

НА ЗАМЕТКУ Тип страховой копии фотодокумента определяется видом оригинала:

  • для негатива – это промежуточный позитив;
  • для позитива – дубль-негатив;
  • для фотоотпечатка – негатив.

К сожалению, не всегда эти требования соблюдаются.

В целях повышения качества работ РГАНТД подготовил разъяснения по применению Типового технологического регламента изготовления страховых копий фотодокументов (М., 1997).

Оцифровка архивных документов

Всё большее распространение в архивах Российской Федерации получает практика оцифровки документов. Этот метод даёт возможность получать оцифрованные изображения документов с корректировкой качества, что в определённой части может подменить реставрацию, решить проблему усиления слабоконтрастных, угасающих документов, обеспечить возможность многократной выдачи информации и многократного её копирования без обращения к подлинникам.

Оптические диски по сравнению с микрографическими носителями обладают рядом преимуществ:

  • обеспечивают более высокую плотность записи информации;
  • быстрый поиск и прямой доступ к записанной на них информации;
  • многократное копирование цифровой информации без ухудшения её качества;
  • позволяют дистанционно передавать информацию по каналам связи.

Однако, несмотря на указанные преимущества, оцифровку архивных документов следует рассматривать только как создание фонда пользования, но не страхового фонда. Причины следующие:

1. Оптические диски имеют ограниченный срок стабильной сохранности записанной на них информации, не удовлетворяющий требованиям долгосрочного (постоянного) хранения.

2. Интенсивное развитие цифровых технологий приводит к быстрому устареванию как самих цифровых носителей (оптических дисков), так и аппаратно-программных средств для их записи и чтения, что представляет серьёзную проблему для будущего доступа к документации, хранящейся в цифровой форме. При этом перезапись цифровой информации с устаревших носителей на новые с использованием других форматов записи и программных средств практически всегда связана с потерей и искажением перезаписываемой информации, что является недопустимым для страховых копий.

3. Программный продукт, осуществляющий доступ к электронным носителям информации, также является информационным ресурсом, подлежащим страховому хранению наряду с документированной информацией.

4. Необходимость регулярного переформатирования и перезаписи копий в процессе их длительного хранения на новые цифровые носители информации создаёт серьёзные проблемы в подтверждении юридической силы страховых копий документов.

Определённые шаги сделаны в части методического обеспечения работ по созданию фонда пользования на цифровых носителях, изучению и обобщению практики этой работы. В 2007 году в рамках ФЦП «Культура России (2006–2011 годы)» РГАНТД подготовил «Рекомендации по созданию оцифрованных копий фонда пользования фото- и фонодокументов». В пособии отражены вопросы организации работы по созданию электронных копий фонда пользования, аппаратное и программное обеспечение систем копирования, технология проведения работ, учёт созданных копий, требования к условиям их хранения, проверке технического состояния.

Перспективы применения электронных документов в сфере управления

Если в части работы с аудиовизуальными документами на традиционных носителях архивы имеют большой опыт, то проблема электронных документов ещё ждёт своего решения.

В соответствии с п. 3 ст. 11 Федерального Закона от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»,  электронный документ (электронное сообщение) признаётся равнозначным документу на бумажном носителе при наличии электронной подписи.

Федеральный закон от 06 апреля 2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи» создаёт правовые условия использования электронной подписи в электронном документе и открывает перспективы применения электронных документов в сфере управления.

На сегодняшний день основное внимание сосредоточено на разработке вопросов, связанных с развитием электронного документооборота в органах государственного управления, что обеспечивается рядом правительственных решений и программ. Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 утверждены «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», подготовленные Росархивом совместно с ВНИИДАД. Правила включают раздел «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти».

В рамках федеральной целевой программы «Культура России (2012–2018 годы)» ВНИИДАД в 2013 году разработал «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций» и «Рекомендации по комплектованию, учёту и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах».

Эти документы носят экспериментальный характер и являются первыми подобного рода пособиями для архивов организаций и государственных и муниципальных архивов.

Это направление деятельности нуждается в дальнейшем нормативном и методическом обеспечении.

По-прежнему актуально стоит вопрос о том, какие управленческие документы могут вестись только в электронной форме, а какие – необходимо создавать на бумажном носителе. Представляется, что на данном этапе речь может идти о создании в электронной форме только тех управленческих документов, которые имеют срок хранения до 10 лет. Требуют более детальной проработки вопросы, связанные с долговременным хранением электронных документов, в случае передачи их на хранение в архивы. Следовательно, работу в этом направлении необходимо продолжать.



Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль