Проверка состояния делопроизводства и хранения документов в организации

932
В соответствии с п. 1 ст. 16 Закона о государственном контроле, в государственных и негосударственных организациях проверка состояния делопроизводства и хранения документов может быть плановой и внеплановой.

Соблюдение правил составления и оформления документов является, пожалуй, одной из главных задач любой организации, так как составленный юридически неграмотно документ может повлиять на дальнейшее её существование. Как за любой сферой деятельности организации, так и за её делопроизводством ведётся контроль. О том, кто осуществляет его, какими законодательными актами он регламентирован, вы узнаете из статьи.

Виды проверок

Государственный контроль за соблюдением требований к делопроизводству в Республике Казахстан осуществляется в соответствии с Законом Республики Казахстан от 6 января 2011 года № 377-IV «О государственном контроле и надзоре в Республике Казахстан» (далее – Закон о государственном контроле) и Законом Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-I «О Национальном архивном фонде и архивах» (далее – Закон об архивном фонде).

В соответствии с п. 1 ст. 16 Закона о государственном контроле, в государственных и негосударственных организациях проверка состояния делопроизводства и хранения документов может быть плановой и внеплановой.

Плановая проверка назначается органом контроля и надзора в отношении конкретного проверяемого субъекта на основании плана проверок, утверждённого уполномоченным органом, в соответствии с системой оценки рисков и с учётом установленных временных интервалов по отношению к предшествующим проверкам с целью предупреждения угрозы жизни и здоровью человека, окружающей среде, законным интересам физических и юридических лиц, государства.

Внеплановая проверка назначается органом контроля и надзора в отношении конкретного проверяемого субъекта с целью устранения непосредственной угрозы жизни и здоровью человека, окружающей среде, законным интересам физических и юридических лиц, государства.

НА ЗАМЕТКУ Внеплановые проверки не проводятся в случаях анонимных обращений.

Система оценки рисков

Как было сказано выше, проверки проводятся в зависимости от степени риска. Для этого существует система оценки рисков.

СЛОВАРИК Риск (в делопроизводстве) – вероятность причинения повреждения, утраты (уничтожения) документов Национального архивного фонда Республики Казахстан и документов по личному составу с учётом степени тяжести его последствий.

В соответствии с п. 1 ст. 13 Закона о государственном контроле, в зависимости от степени риска государственные органы относят проверяемых субъектов к группам высокого, среднего либо незначительного риска и определяют для них периодичность проведения плановых проверок, но не чаще:

1) одного раза в год – при высокой степени риска;

2) одного раза в три года – при средней степени риска;

3) одного раза в пять лет – при незначительной степени риска.

Первично все субъекты контроля относятся к группе незначительной степени риска. В дальнейшем по результатам проверки с учётом набранных баллов по Критериям оценки степени рисков в сфере делопроизводства и хранения документов, утверждённым приказом министра культуры и информации Республики Казахстан от 10 августа 2012 года № 124, субъекты контроля прошедшие проверку перераспределяются в соответствующие группы степени риска:

1) к группе незначительной степени риска относятся субъекты контроля, набравшие по результатам проверок от 1 до 5 баллов включительно;

2) к группе средней степени риска относятся субъекты контроля, набравшие по результатам проверок от 6 до 24 баллов включительно;

3) к группе высокой степени риска относятся субъекты контроля, набравшие по результатам проверок свыше 24 баллов.

Критериями для оценки степени риска являются:

  1. нарушения требований к оформлению документов – 1 балл;
  2. нарушения требований к организации документооборота – 1 балл;
  3. отсутствие согласованной номенклатуры дел, нарушение порядка формирования дел и передачи их в ведомственный архив – 1 балл;
  4. нарушение установленных сроков временного хранения документов Национального архивного фонда в ведомственном архиве и порядка передачи их в государственный архив – 1балл;
  5. отсутствие утвержденных описей дел постоянного хранения, согласованных описей дел по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению – 1 балл;
  6. отсутствие регистрационных журналов температурно-влажностного режима и учёта физико-химического состояния дел – 1 балл;
  7. нарушение порядка комплектования государственного и специального государственного архива – 1 балл;
  8. нарушение порядка хранения документов – 6 баллов;
  9. нарушение порядка учёта документов – 6 баллов;
  10. нарушение порядка выдачи документов из архивохранилища – 6 баллов;
  11. нарушения прав и интересов физических и юридических лиц в использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов – 25 баллов;
  12. уничтожение документов Национального архивного фонда и других архивных документов – 25 баллов.

Документы, подлежащие контролю и надзору

Согласно ст. 4 Закона об архивном фонде, контролю и надзору со стороны государства подлежат следующие документы организаций:

1) законодательные акты и другие официальные документы;

2) управленческая, научно-исследовательская, проектно-конструкторская, технологическая, патентно-лицензионная, картографическая, геодезическая, геологическая, телеметрическая и другая специальная документация;

3) электронные информационные ресурсы, машиноориентированная и аудиовизуальная документация;

4) документальные памятники истории и культуры;

5) документы личного происхождения и иная документация, представляющая национальную ценность;

6) иные документы, поступившие в собственность Республики Казахстан;

7) страховые копии документов.

Документы, предъявляемые государственными органами в ходе проверки

Проверка проводится на основании акта о назначении проверки государственным органом.

В соответствии с п. 2 ст. 17 Закона о государственном контроле, в акте о назначении проверки указываются:

  1. номер и дата акта;
  2. наименование государственного органа;
  3. фамилия, имя, отчество (при его наличии) и должность лица (лиц), уполномоченного на проведение проверки;
  4. сведения о специалистах, консультантах и экспертах, привлекаемых для проведения проверки;
  5. наименование проверяемого субъекта или фамилия, имя, отчество (при его наличии) физического лица, в отношении которого назначено проведение проверки, его место нахождения, идентификационный номер, участок территории.

В случае проверки филиала и (или) представительства юридического лица в акте о назначении проверки указываются его наименование и место нахождения;

  1. предмет назначенной проверки;
  2. срок проведения проверки;
  3. правовые основания проведения проверки, в том числе нормативные правовые акты, обязательные требования которых подлежат проверке;
  4. проверяемый период;
  5. права и обязанности проверяемого субъекта;
  6. подпись лица, уполномоченного подписывать акты, и печать государственного органа.

В соответствии с п. 2 ст. 18 Закона о государственном контроле, акт о назначении проверки органом контроля и надзора регистрируется до начала проверки в уполномоченном органе по правовой статистике и специальным учётам путём его представления территориальному подразделению уполномоченного органа по правовой статистике и специальным учётам по месту нахождения проверяемого субъекта, в том числе в электронном формате.  

Орган контроля и надзора обязан известить в письменном виде проверяемый субъект о начале проведения плановой проверки не менее чем за тридцать календарных дней с указанием сроков и предмета проведения проверки, о начале внеплановой проверки – за сутки с указанием предмета проведения проверки.

НА ЗАМЕТКУ Началом проведения проверки считается дата вручения проверяемому субъекту акта о назначении проверки.

Должностные лица государственных органов, прибывшие для проверки на объект, обязаны предъявить:

  1. акт о назначении проверки с отметкой о регистрации в уполномоченном органе по правовой статистике и специальным учётам;
  2. служебное удостоверение;
  3. при необходимости разрешение компетентного органа на посещение режимных объектов;
  4. медицинский допуск, наличие которого необходимо для посещения объектов, выданный в порядке, установленном уполномоченным органом в области здравоохранения;
  5. проверочный лист при плановой проверке.

При проверке состояния делопроизводства и хранения документов в организации у уполномоченного лица должен быть проверочный лист, утверждённый приказом министра культуры и информации Республики Казахстан от 10 августа 2012 года № 123 (приложение).

Документы, оформляемые по результатам проверки

По результатам проверки должностным лицом органа контроля и надзора составляется акт о результатах проверки в двух экземплярах.

В акте о результатах проверки указываются:

  1. дата, время и место составления акта;
  2. наименование органа контроля и надзора;
  3. дата и номер акта о назначении проверки, на основании которого проведена проверка;
  4. фамилия, имя, отчество (при его наличии) и должность лица (лиц), проводившего проверку;
  5. наименование или фамилия, имя, отчество (при его наличии) проверяемого субъекта, должность представителя физического или юридического лица, присутствовавших при проведении проверки;
  6. дата, место и период проведения проверки;
  7. сведения о результатах проверки, в том числе о выявленных нарушениях, об их характере;
  8. сведения об ознакомлении или об отказе в ознакомлении с актом представителя проверяемого субъекта, а также лиц, присутствовавших при проведении проверки, их подписи или отказ от подписи;
  9. подпись должностного лица (лиц), проводившего проверку.

В случае наличия замечаний и (или) возражений по результатам проверки руководитель юридического лица или физическое лицо либо их представители излагают их в письменном виде и прилагают к акту о результатах проведения проверки, о чём делается соответствующая отметка.

Один экземпляр акта о результатах проверки с копиями приложений, за исключением копий документов, имеющихся в оригинале у проверяемого субъекта, вручается руководителю юридического лица или физическому лицу либо их представителям для ознакомления и принятия мер по устранению выявленных нарушений и других действий.

По выявленным в результате проверки нарушениям проверяемый субъект обязан не позднее трёх рабочих дней при отсутствии возражений предоставить информацию о мерах, которые будут приняты по устранению выявленных нарушений, с указанием сроков, которые согласовываются с руководителем государственного органа, проводившего проверку.

НА ЗАМЕТКУ Проверяемые субъекты имеют право вести книгу учёта посещений и проверок. Должностные лица органов контроля и надзора обязаны в книге учёта посещений и проверок проверяемых субъектов произвести запись о проводимых действиях с указанием фамилий, должностей и данных, изложенных в акте.

ВНИМАНИЕ Изъятие и выемка подлинных бухгалтерских и иных документов запрещаются.

В соответствии с п. 6 ст. 24  Закона о государственном контроле, изъятие и выемка подлинных документов производятся в соответствии с нормами Уголовно-процессуального кодекса Республики Казахстан, а также в случаях, предусмотренных Кодексом Республики Казахстан об административных правонарушениях.  

В случае отсутствия нарушений в акте о результатах проверки производится соответствующая запись.

Завершением срока проверки считается день вручения проверяемому субъекту акта о результатах проверки не позднее срока окончания проверки, указанного в акте о назначении проверки.

Если в результате проведения проверки будет выявлен факт нарушений, должностное лицо (лица) обязано принять меры по устранению выявленных нарушений, их предупреждению, предотвращению возможного причинения вреда жизни, здоровью людей и окружающей среде, законным интересам физических и юридических лиц, а также меры по привлечению лиц, допустивших нарушения, к ответственности, установленной законами Республики Казахстан.

При принятии мер запретительно-ограничительного характера в отношении проверяемого субъекта орган контроля и надзора уведомляет прокурора.

ВНИМАНИЕ В соответствии с п. 2 ст. 10 Закона о  государственном контроле при проведении иных форм контроля и надзора (кроме плановых и внеплановых) не требуются предварительное уведомление проверяемого субъекта, а также регистрация в уполномоченном органе по правовой статистике и специальным учётам.

По итогам иных форм контроля и надзора за субъектами частного предпринимательства в зависимости от их вида могут быть составлены итоговые документы (справка, предписание, заключение и другое) без возбуждения дела об административном правонарушении в случае выявления нарушения, но с обязательным разъяснением проверяемому субъекту порядка его устранения.

В пп. 106) п. 1 Приложения к Закону Республики Казахстан о государственном контроле говорится, что при проверке документации проверяется соблюдение законодательства Республики Казахстан о языках в части размещения реквизитов и визуальной информации.

Приложение

Проверочный лист

за состоянием делопроизводства и хранением документовгосударственных юридических лиц, в деятельности которых

Государственный орган, назначивший проверку _______________________________________

________________________________________________________________________________

Акт о назначении проверки ________________________________________________________

                                                               (№, дата)

Наименование субъекта контроля ___________________________________________________

________________________________________________________________________________

БИН ____________________________________________________________________________

Адрес места нахождения субъекта контроля __________________________________________

________________________________________________________________________________

Перечень требований

Да

Нет

1

Наличие службы документационного обеспечения управления и архива (ответственного должностного лица, самостоятельного структурного подразделения, структурного подразделения в составе управления, департамента) (далее – ДОУ)

2

Наличие согласованных правил документирования и управления документацией

3

Соответствие бланков Типовым правилам документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утверждённым постановлением Правительства Республики Казахстан от 21 декабря 2011 года № 1570

4

Соблюдение порядка оформления реквизитов документа

5

Соблюдение порядка обработки входящих документов

6

Соблюдение порядка обработки исходящих документов

7

Соблюдение порядка обработки внутренних документов

8

Соблюдение порядка регистрации документов

9

Соблюдение порядка контроля документов

10

Наличие учёта и хранения печатей, штампов и бланков документов

11

Наличие согласованной номенклатуры дел

12

Соответствие наименований фактически заведённых в делопроизводстве дел наименованиям позиций в номенклатуре дел. Формирование и оформление завершённых делопроизводством дел, соответствие их предъявляемым требованиям

13

Заполнение итоговых сведений в номенклатуре дел

14

Наличие ведомственных перечней документов с указанием сроков хранения

15

Наличие положения о центральной экспертной комиссии (экспертной комиссии) (далее – ЦЭК (ЭК)).

Наличие протоколов работы ЦЭК (ЭК)

16

Соблюдение установленных сроков хранения документов в ведомственном архиве

17

Наличие утверждённых описей дел постоянного хранения, согласованных описей дел по личному составу и актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

18

Наличие регистрационных журналов температурно-влажностного режима и учёта физико-химического состояния дел

19

Соответствие порядка расстановки средств хранения:

1) между рядами стеллажей (главный проход) – 120 см;

2) между стеллажами (проход) – 75 см;

3) между наружной стеной здания и стеллажом, параллельным наружной стене – 75 см;

4) между стеной и торцом стеллажа или шкафа (сейфа) – 45 см;

5) между полом и нижней полкой стеллажа или шкафа (сейфа) – не менее 15 см, в цокольных этажах – не менее 30 см

20

Наличие архивохранилищ, помещений для хранения документов в не приспособленных помещениях (ветхое, сырое, не отапливаемое, не отвечающее санитарно гигиеническим требованиям)

21

Наличие в архивохранилище металлических дверей, металлических решеток, металлических и деревянных стеллажей, обработанных огнезащитными средствами

22

Соответствие нормам температурно-влажностного режима для документов:

1) на бумажных носителях информации – температура +17 – +19о С, относительная влажность воздуха 50-55 %;

2) на чёрно-белых пленочных носителях информации – температура +15о С, относительная влажность воздуха 40-55 %;

3) на цветных пленочных носителях информации – температура +2 – +5о С, относительная влажность воздуха 40-55 %;

4) на магнитной ленте и дисковых носителях – температура от +8 – до +18оС, относительная влажность воздуха – 45–65 %.

5) на электронных носителях информации – температура +15 – +20о С, относительная влажность воздуха 50-65 %

23

Наличие на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи или окрашенных стекол.

Наличие ламп накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью или люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра излучения

24

Организация работы по обеспыливанию стеллажей, шкафов, средств хранения, энтомологическому и микологическому осмотру

25

Соблюдение порядка учёта документов. Наличие основных учётных документов (книга учёта поступления и выбытия документов, описи дел, документов, паспорт архива). Учёт научно-технической, электронной документации

26

Соблюдение порядка выдачи документов из архивохранилища. Учёт выдачи дел. Периодичность проведения проверки наличия и состояния архивных документов. Оформление итогов проверки

27

Наличие фактов необоснованного отказа физическим и юридическим лицам в использовании документов Национального архивного фонда и других архивных документов

28

Наличие фактов уничтожения (утери) документов Национального архивного фонда и других архивных документов

Должностное(-ые) лицо(-а)

 _________________________             ____________            __________________

                (должность)                               (подпись)                      (И.Фамилия)

_________________________             ____________            __________________

                (должность)                               (подпись)                      (И.Фамилия)

Руководитель субъекта контроля     _________________________             ____________          

                                                                (И. Фамилия, должность)                     (подпись)



Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль