Исполнение запросов социально-правого характера ведомственными (частными) архивами организации

74
Ведомственными (частными) архивами организаций информация социально-правового характера по запросам физических и юридических лиц выдаётся в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Исполнение запросов граждан является одной из форм информационного обеспечения пользователей, принадлежит к числу основных направлений деятельности государственных архивов и архивов организаций.

Запросы социально-правового характера

Запросы социально-правового характераэто запросы конкретного лица или организации, связанные с обеспечением их прав и законных интересов граждан.

К запросам социально-правового характера относятся запросы физических и юридических лиц о подтверждении:

1) трудового стажа и размера заработной платы;

2) возраста, образования, награждения, состава семьи;

3) перечислений обязательных пенсионных отчислений и обязательных социальных отчислений;

4) присвоения учёных степеней и званий;

5) присвоения классных чинов и воинских, полицейских, судебных и прочих званий;

6) несчастных случаев на производстве, нахождении на излечении, эвакуации, подпадания под репрессии, реабилитации, службы в рядах вооружённых сил и воинских формированиях;

7) проживания (командирования) в зонах экологического бедствия;

8) отбывания наказания в местах лишения свободы;

9) актов гражданского состояния и т. п.

Формы ответов на запрос

Ведомственными (частными) архивами организаций информация социально-правового характера по запросам физических и юридических лиц выдаётся в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.

Архивной справкой является документ, содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов (официальное наименование архива организации, номера архивного фонда, описи, архивного дела и листа), на основании которых данная справка составлена.

Архивной копией является документ, воспроизводящий текст или изображение архивного документа, с указанием его поисковых данных.

Архивной выпиской называется документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определённому вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа.

ВНИМАНИЕ Архивные справки, выписки и копии являются (при правильном их оформлении) официальными документами, имеющими юридическую силу.

Архивные справки, выписки и копии выдаются на основании письменного запроса пользователя, и должны содержать;

  • наименование (и адрес при пересылке) организации, которой они адресованы;
  • изложение существа запроса;
  • фамилию, имя и отчество обращающегося;
  • адрес, контактные телефоны обращающегося;
  • дату и личную подпись.

НА ЗАМЕТКУ Обращения физических лиц, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена со слов обращающегося лица.

Срок исполнения запросов социально-правового характера физических и юридических лиц по документам ведомственного (частного) архива организации определяется нормами законодательства Республики Казахстан.

Архивные справки составляются на основании документов (подлинников или заверенных копий), хранящихся в ведомственном (частном) архиве организации; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»).

При отсутствии в ведомственном (частном) архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся печатным изданиям, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

Архивная справка составляется по установленной форме и оформляется на общем бланке организации.

В справке приводятся заголовки, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в данных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименования организаций в тексте справки приводятся полностью, а в скобках их официально принятые сокращения. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. В тексте архивной справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию использованных документов.

После текста справки помещаются архивные шифры документов, послуживших основанием для составления текста справки (номера архивных фондов, годовых разделов сводных описей и дел, а также номера листов в деле).

Архивная справка подписывается руководителем организации, заверяется печатью организации; второй экземпляр архивной справки хранится в делах ведомственного (частного) архива в соответствии с номенклатурой дел.

Архивные копии и выписки из документов выдаются в соответствии с запросом.

Идентичность подлиннику выданных архивных копий и выписок заверяется подписью руководителя и печатью организации. Выписка производится только из документа, в котором содержится несколько отдельных, не связанных между собой вопросов (например, из протокола или приказа). Выписка должна воспроизводить полный текст части документа, относящейся к запросу. Отдельные слова и выражения подлинного документа, а также исправления, подчистки, вызывающие сомнение в их достоверности, оговариваются словами: «Так в документе» или «В тексте неразборчиво».

Архивные копии, изготовленные посредством использования печатающих средств персонального компьютера, и выписки оформляются на общем бланке организации с обозначением наименования документа: «Архивная копия», «Архивная выписка». При изготовлении ксеро- или фотокопий документа общий бланк организации не используется.

 После текста архивной копии или архивной выписки указывается архивный шифр документа. Если архивная копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр указывается на обороте каждого листа. Все листы архивной копии или выписки должны быть скреплены, пронумерованы и заверены ведомственным (частным) архивом организации.

Архивные справки, копии и выписки из архивных документов направляются заявителям по почте или выдаются под расписку на руки заявителям при предъявлении удостоверения или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на втором экземпляре получаемого документа, остающемся в делах ведомственного (частного) архива организации, с указанием данных документа, удостоверяющего личность получателя согласно п. 2 Правил оформления, выдачи, замены, сдачи, изъятия и уничтожения паспорта гражданина Республики Казахстан, удостоверения личности гражданина Республики Казахстан, вида на жительство иностранца в Республике Казахстан, удостоверения лица без гражданства и удостоверения беженца, утверждённых постановлением Правительства Республики Казахстан от 26 августа 2013 года № 852.

ВНИМАНИЕ Все выданные архивные справки, выписки и копии подлежат регистрации в журнале регистрации выданных архивных справок, архивных выписок, архивных копий (приложение).

Ведомственный (частный) архив организации в соответствии с законодательством Республики Казахстан обеспечивает:

1) право граждан на доступ к документированной информации о них;

2) право знать, кто и в каких целях использует или использовал эту информацию.

Физическому лицу или представителю юридического лица может быть отказано в доступе к документам только в следующих случаях:

1)      документ содержит государственные секреты или охраняемые государством тайны;

2)      документ находится в пользовании другим лицом или работником ведомственного (частного) архива организации;

3)      документ используется в внутиархивных работах (реставрация, дезинфекция, дезинсекция, дератизация, консервация и т. д.);

4)      ветхое состояние подлинника документа (в этом случае выдаётся заверенная копия документа);

5)      информационное содержание не соответствует предмету запроса физического или юридического лица;

6)      запрос физического лица носит анонимный характер.

НА ЗАМЕТКУ Отказ физическому лицу или представителю юридического лица в доступе к документам может быть обжалован в судебном порядке.

ВНИМАНИЕ Ведомственный (частный) архив организации обязан предоставить информацию по требованию тех физических и юридических лиц, которых она касается, бесплатно.

Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных документов:

  • о гражданском состоянии,
  • об образовании,
  • трудовых книжек;
  • других, не полученных в своё время владельцем документов.

Подлинные личные документы выдаются с разрешения руководителя организации заявителям по предъявлении удостоверения, иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам – нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть направлены заявителю ценным письмом.

На место изъятого документа в дело вкладывается справка о выдаче, снятая с него копия или в учётных архивных документах делается отметка об изъятии, указываются номер, дата и название документа-основания для изъятия, а также расписка получателя документа (при личной передаче).

При отсутствии в ведомственном (частном) архиве организации запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма организации. В нём указывается факт отсутствия в документах архива интересующих заявителя сведений, даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой информацией. В случаях отрицательного ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых документов вследствие их гибели или утраты, текст письма должен быть заверен печатью организации.

Приложение 1

Форма журнала регистрации выданных архивных справок, архивных выписок, архивных копий

п/п

Автор запроса, адрес, телефон

Дата и регистрационный номер запроса

Краткое содержание запроса

Наименование выданного документа (архивная справка, архивная выписка, архивная

копия)

Дата и регистрационный номер выданного документа

Расписка в получении или дата отправки

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

Формат А4 (210Х297)



Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль