Процедура оформления приёма на работу

178
Процедура оформления приёма на работу
Приём на работу сотрудников – одна из самых важных процедур в деятельности кадровой службы. Кадровый работник должен соблюдать порядок осуществления процедуры приёма на работу, чтобы впоследствии не возникали неблагоприятные ситуации.

Получение от кандидата заявления о приёме на работу

Закон не требует обязательного наличия такого заявления, но практика показывает, что процедура оформления приёма на работу начинается именно с него. Как правило, в заявлении  работник указывает сведения, необходимые работодателю для оформления личной карточки, внесения в личное дело и т. д. Заявление может быть оформлено в произвольной форме или в форме, разработанной в организации.

ВАЖНО: Наличие заявления о приёме на работу, написанного кандидатом собственноручно, позволяет выяснить действительное волеизъявление будущего работника.

Заявление о приёме на работу регистрируется в разработанной работодателем регистрационной форме (например, в журнале регистрации заявлений работников).

Если заявление о приёме на работу рассматривается первым руководителем организации положительно – о чём он делает отметку на самом заявлении (ставит визу), то производится последующее документирование приёма кандидата на работу.

Получение документов, необходимых для приёма на работу

В соответствии со ст. 32 ТК РК, для заключения трудового договора работник обязан представить следующие документы:

1) удостоверение личности или паспорт (свидетельство о рождении для лиц, не достигших шестнадцатилетнего возраста).

Оралманы представляют удостоверение оралмана, выданное местными исполнительными органами;

2) вид на жительство или удостоверение лица без гражданства (для иностранцев и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Казахстан) либо удостоверение беженца;

3) документ об образовании, квалификации, наличии специальных знаний или профессиональной подготовки при заключении трудового договора на работу, требующую соответствующих знаний, умений и навыков;

4) документ, подтверждающий трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);

5) документ о прохождении предварительного медицинского освидетельствования (для лиц, обязанных проходить такое освидетельствование в соответствии с ТК РК и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан).

ВАЖНО: Работодатель не вправе требовать документы, не предусмотренные в указанном перечне, за исключением случаев, предусмотренных законами и иными нормативными правовыми актами Республики Казахстан (п. 6 ст. 32 ТК РК). Так, Закон Республики Казахстан от 19 октября 2000 года № 85-II «Об охранной деятельности» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 29.10.2015) предусматривает предоставление справок из психоневрологического и наркологического диспансеров для занятия кандидатами должности охранника.

Для кадровой службы в большей степени необходимы копии указанных документов, но при обязательной сверке с оригиналом. При сверке необходимо обращать внимание на сроки действия документов. 

Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации

Работодатель должен ознакомить работника под роспись с рядом локальных нормативных актов, непосредственно связанных с его трудовой деятельностью:

  • должностной инструкцией;
  • правилами  внутреннего трудового распорядка;
  • положением о подразделении (при наличии);
  • коллективным договором (при наличии);
  • положением о премировании,  оплате труда (при наличии);
  • положением, устанавливающим порядок хранения персональных данных работника;
  • инструкциями по технике безопасности, пожарной безопасности.

ВАЖНО: При приёме на работу работодатель обязан ознакомить работника с правилами внутреннего трудового распорядка в организации, иными актами работодателя, имеющими отношение к работе (трудовой функции) работника, коллективным договором; организовать предварительное обучение с последующим обязательным проведением проверки знаний по вопросам безопасности и охраны труда (пп. 6) п. 2 ст. 23 и пп. 2), 3) п. 2 ст. 182 ТК РК).

Работники, не прошедшие предварительное обучение, инструктирование и проверку знаний по вопросам безопасности и охраны труда, к работе не допускаются.

Положения о премировании, оплате труда и коллективный договор имеют рекомендательный характер. Эти документы разрабатываются работодателем, исходя из производственной необходимости и инициативы работников. В случае, если эти документы разработаны и утверждены, работодатель обязан ознакомить с ними принимаемых сотрудников под роспись.

Заключение с  работником трудового договора

На основании п. 1 ст. 33 ТК РК трудовой договор заключается в письменной форме не менее чем в двух экземплярах и подписывается сторонами.

В трудовой договор должны быть включены все основные обязательные условия, перечисленные в ст. 28 ТК РК. В него могут быть включены также и дополнительные условия.

ВАЖНО: Положения трудового договора, ухудшающие положение работников по сравнению с трудовым законодательством Республики Казахстан, признаются недействительными и не подлежат применению.

Трудовой договор необходимо зарегистрировать  в специальной регистрационной форме – журнале регистрации трудовых договоров и соглашений к ним. Трудовому договору присваивается регистрационный (порядковый) номер и проставляется дата регистрации (дата заключения трудового договора).

Согласно ст. 33 ТК РК, один экземпляр трудового договора передаётся работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора подтверждается в письменной форме – подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящегося у работодателя. Рекомендуем на экземпляре работодателя перед подписью работника ставить фразу «Экземпляр трудового договора мною получен».

Заключение договора о полной индивидуальной материальной ответственности

Необходимо отметить, что заключение договора о полной индивидуальной материальной ответственности не является обязательным шагом. Заключение таких договоров возможно только с кругом работников, определённым законодательством.

Перечень должностей и работ, занимаемых или выполняемых работниками, с которыми могут заключаться договоры о полной индивидуальной или коллективной (солидарной) материальной ответственности за необеспечение сохранности имущества и других ценностей, переданных работникам, а также типовой договор о полной материальной ответственности, утверждается актом работодателя (п. 7 ст. 123 ТК РК). Договор о полной индивидуальной материальной ответственности заключается по аналогии с трудовым.

  Договоры о полной индивидуальной или коллективной (солидарной) материальной ответственности могут быть подписаны  при заключении трудового договора и в дополнение к нему (в процессе трудовой деятельности).

Издание приказа о приёме на работу

Приём на работу оформляется актом (приказом) работодателя, издаваемым на основании заключённого трудового договора в соответствии с нормами ст. 34 ТК РК.

В акте (приказе) работодателя о приёме на работу указываются:

  • наименование структурного подразделения;
  • должность (специальность, профессия);
  • дата приёма на работу;
  • срок испытания, если работнику устанавливается испытание при приёме на работу;
  • условия оплаты труда;
  • условия приёма на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определённой работы и др.);
  • основание: дата, номер трудового договора, заключённого с работником.

 Приказ о приёме на работу издаётся на основании заключённого трудового договора, поэтому его содержание должно строго соответствовать условиям этого договора.

Акт (приказ) о приёме на работу необходимо подписать и зарегистрировать в специальной регистрационной форме – журнале регистрации актов (приказов) по личному составу.

Соответствующий регистрационный номер и дата регистрации проставляются на приказе.

Работодатель под роспись знакомит работника с актом о приёме на работу.

Копия приказа о приёме на работу сдаётся в бухгалтерию для начисления работнику заработной платы и исчисления всех обязательных платежей (пенсионные, выплаты социального страхования и т. д.).

Оформление трудовой книжки работника

После издания приказа о приёме на работу работодатель должен внести соответствующую запись в трудовую книжку работника (при её наличии).

Если до поступления на работу у работника не было трудовой книжки, то по его просьбе работодатель обязан её завести.

ВАЖНО: В настоящее время в Республике Казахстан, в соответствии с действующим законодательством, работник не должен в обязательном порядке иметь трудовую книжку, а работодатель при приёме на работу не имеет права требовать у работника её предоставления.

Когда трудовая книжка у работника отсутствует, либо в ней нет необходимой записи, либо содержатся неправильные или неточные сведения о периодах работы, то в подтверждение стажа работы принимаются справки, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, копии приказов, выписки и иные документы, содержащие сведения о периодах работы, предусмотренные законодательством.

Сведения об испытательном сроке при приёме на работу в трудовой книжке не указываются.

ВАЖНО: Запись о приёме на работу не заверяется печатью организации и подписью первого руководителя либо уполномоченного им лица.

Работодатель обязан вести Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним, в которой делаются отметки о приёме на хранение и выдаче трудовых книжек.

При приёме на хранение трудовой книжки в Книге учёта делается регистрационная запись, и трудовой книжке присваивается регистрационный номер.

С записями, внесёнными в трудовую книжку, в том числе – о приёме на работу, работник должен быть ознакомлен под роспись.

Оформление личной карточки работника

На основании приказа о приёме сотрудника на работу делается соответствующая запись в разделе III личной карточки работника.

В данном разделе личной карточки указываются:

  • дата приёма на работу;
  • структурное подразделение, куда принят работник;
  • должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации;
  • устанавливаемый оклад (тарифная ставка) согласно штатному расписанию;
  • основание приёма на работу – номер и дата акта (приказа) работодателя.

В личной карточке должна быть также подпись владельца трудовой книжки.               

 Унифицированная форма личной карточки работника (форма № Т-2) установлена приложением 14 к Правилам ведения воинского учёта военнообязанных и призывников, утверждённым постановлением Правительства Республики Казахстан от 27 июня 2012 года № 859 (далее – Правила ведения воинского учёта).

С записью в личной карточке о приёме на работу сотрудник должен быть ознакомлен под роспись, которая проставляется в графе 6 раздела III формы № Т-2.

Регистрация личной карточки осуществляется в установленном работодателем порядке (например, в Журнале учёта личных карточек) с присвоением регистрационного номера.

Если принимаемый работник является военнообязанным лицом или призывником, то необходимо в личной карточке формы № Т-2 заполнить раздел II «Сведения о воинском учёте». Именно по личным карточкам формы № Т-2 осуществляется ведение воинского учёта граждан юридическими лицами согласно приложению 14 к Правилам ведения воинского учёта.

Личные дела регистрируются в Журнале учёта личных дел. 

В заключение необходимо отметить, что не допускается заключение трудового договора с гражданами, не достигшими восемнадцатилетнего возраста, на тяжёлые работы, работы с вредными и (или) опасными условиями труда, а также на должности и работы, предусматривающие полную материальную ответственность работника за необеспечение сохранности имущества и других ценностей работодателя, а также на работы, выполнение которых может причинить вред их здоровью и нравственному развитию (пп. 2) п. 1 ст. 26 ТК РК).



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Участвуй в наших семинарах

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией


    Рассылка






    © 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

    По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

    По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

    Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
    зарегистрируйтесь.
    Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
    • доступ к 1 500+ полезным статьям
    • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
    • шаблоны документов, пошаговые инструкции
    • ежедневно обновляемая информация
    • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль