Документы личного происхождения: обеспечение сохранности и учёта

135
Передача документов личного происхождения в ведомственный (частный) архив организации осуществляется посредством дарения, завещания, покупки документов, находящихся в собственности физического лица.

Документы личного происхождения не фигурируют в процессе приёма для хранения в архив организации, их не учитывают, как другие документы, они не подлежат передаче на постоянное государственное хранение и их информацию не используют в интересах граждан, общества и государства. Согласно нормам законодательства о документообороте, документы личного происхождения не покоятся на архивных стеллажах ведомственных и частных архивов организаций. И всё же они требуют обеспечить их сохранность и учёт. Именно прояснению этих вопросов и посвящена данная статья.

Порядок передачи документов личного происхождения

в ведомственный (частный) архив организации

Ведомственный (частный) архив может принимать на временное хранение документы личного происхождения, созданные руководителями и работниками организации, отрасли (системы, сферы деятельности).

Передача документов личного происхождения в ведомственный (частный) архив организации осуществляется посредством дарения, завещания, покупки документов, находящихся в собственности физического лица. Передача осуществляется только на основании письменного договора между владельцем документов и организацией, в ведомственный (частный) архив которой поступают документы. В договоре особо оговариваются сроки передачи документов личного происхождения в соответствующий государственный архив, то есть, в тот архив, куда передаёт свои документы данный ведомственный (частный) архив. Копия договора после подписания его сторонами и при условии достижения ими согласия о сроках дальнейшей передачи в государственный архив направляется ведомственным (частным) архивом в данный государственный архив.

НА ЗАМЕТКУ Владелец вправе установить срок ограничения доступа пользователей к переданным документам личного происхождения не более чем на 70 лет с момента передачи.

После заключения договора ведомственный (частный) архив организации принимает на временное хранение документы личного происхождения по заявлению их владельца и оформляет приём актом приёма-передачи документов на временное хранение (приложение 1). К акту прилагается сдаточная опись документов личного происхождения (приложение 2). Акт и опись составляются в трёх экземплярах. Один экземпляр акта и описи передаётся владельцу документов, второй – остаётся в ведомственном (частном) архиве организации, третий – передаётся в соответствующий государственный архив.

СЛОВАРИК Документом личного происхождения называется документ, созданный физическим лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Поступающие в ведомственный (частный) архив документы личного происхождения систематизируются по архивным фондам личного происхождения.

Наименование архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества физического лица, указания рода деятельности (профессии), наименования последней должности и (или) последнего учёного звания.

Основными разделами фонда личного происхождения являются:

  1. документы к биографии фондообразователя;
  2. документы по его творческой деятельности;
  3. документы по служебной и общественной деятельности;
  4. личная переписка фондообразователя;
  5. документы о фондообразователе;
  6. изобразительные документы;
  7. документы, собранные фондообразователем.

После оформления приёма документов личного происхождения работником ведомственного (частного) архива вносятся необходимые изменения и дополнения в учётные документы, и составляется лист фонда. При этом в листе архивного фонда документы личного происхождения, внесённые в сдаточную опись, учитываются как описанные в книге учёта поступления и выбытия документов.

НА ЗАМЕТКУ Хронологическими границами архивного фонда личного происхождения являются даты рождения и смерти фондообразователя.

В архивных фондах личного происхождения крайние даты документов могут отличаться от хронологических границ архивного фонда за счёт собранных фондообразователем документов (копий документов), созданных до его рождения, или дополнительно собранных ведомственным архивом документов, созданных после смерти гражданина (некрологи, воспоминания, документы памятно-юбилейных мероприятий и другие).

На основании сведений принятых документов и письменных свидетельств владельца документов о биографии фондообразователя ведомственный архив составляет краткую историческую справку о фондообразователе.

Передаваемые в ведомственный архив документы архивного фонда личного происхождения подлежат первичной систематизации на основании схемы, согласованной с соответствующим государственным архивом.

СЛОВАРИК Фондообразователем называется лицо, в деятельности которого образовались документы фонда.

Систематизация и описание документов личного происхождения

Поступающие в ведомственный (частный) архив организации документы личного происхождения систематизируются по архивным фондам личного происхождения, если данные архивные фонды уже имеются в ведомственном (частном) архиве организации. В ином случае, данное поступление документов личного происхождения станет основой для образования архивного фонда личного происхождения.

Наименование архивного фонда личного происхождения состоит из фамилии, имени, отчества физического лица, указания рода деятельности (профессии), служебного положения, учёных званий.

Архивные фонды личного происхождения подразделяются на:

1) архивный фонд данного физического лица;

2) семейный архивный фонд, состоящий из документов личного происхождения мужа, жены и, возможно, детей;

3) фамильный архивный фонд, состоящий из документов личного происхождения, образованных в жизни и деятельности нескольких представителей разных поколений одной династии, одной фамилии.

НА ЗАМЕТКУ Российские коллеги последний вид архивного фонда называют родовым фондом, но в условиях Казахстана данный термин не применим, так как под родом выступает не одна фамилия или династия, а некое сообщество людей, объединённых общностью происхождения, территории, самосознания, языка и менталитета. В нашей стране родовой архивный фонд означал бы отдельные собрания документов табынов, аргынов или албанов. Что, в принципе, невозможно.

СЛОВАРИК Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из архивных документов, образовавшихся в жизни и деятельности физического лица или семьи.

 В случае необходимости ведомственный (частный) архив организации запрашивает у владельца документов биографические сведения о фондообразователе, а также об истории архивного фонда и составляет краткую историческую справку о фондообразователе, которая содержит:

1) основные биографические сведения о фондообразователе (даты его жизни, сведения о времени и местах его работы, его печатных трудах, изобретениях и иные сведения);

2) сведения об истории архивного фонда личного происхождения (полнота переданных документов, местонахождение не поступивших на хранение документов и т. д.).

Передаваемые в ведомственный (частный) архив организации документы каждого архивного фонда личного происхождения подлежат первичной систематизации в соответствии со схемой систематизации, согласованной с государственным архивом.

Основными разделами схемы систематизации документов фонда личного происхождения являются:

1) документы творческой деятельности фондообразователя (рукописи, рисунки, чертежи и др.);

2) документы служебной и общественной деятельности фондообразователя;

3) личная переписка фондообразователя;

4) документы к биографии фондообразователя (личные документы, документы юбилейных мероприятий и др.);

5) документы о фондообразователе (статьи, воспоминания, отзывы и др.);

6) изобразительные документы (аудиовизуальные, изобразительные и другие документы фондообразователя);

7) документы, отложившиеся в архивном фонде, или собранные фондообразователем (рукописи и рисунки других лиц, тематические подборки выписок, вырезок из газет и т. п.).

Внутри указанных разделов документы группируются во временно сформированные дела в соответствии с тематическим, хронологическим, номинальным, корреспондентским или иным классификационным признаком.

НА ЗАМЕТКУ Временно сформированные дела заключаются в папки с тремя клапанами. На обложке дела чёрным мягким графитовым карандашом обозначаются: наименование архивного фонда личного происхождения, его номер; порядковый номер дела по сдаточной описи документов личного происхождения; краткое наименование группы документов и их количество. Временно сформированные дела не подшиваются, нумерация листов не производится, заголовки составляются краткие и обобщённые.

Систематизация документов архивного фонда личного происхождения закрепляется путём составления сдаточной описи.

Описательная статья сдаточной описи состоит из порядкового номера временного дела, краткого его заголовка, обозначения количества документов в деле и примечания.

В итоговой записи к сдаточной описи указывается общее количество документов, учтённых по данной описи, количество временно сформированных дел. Сдаточная опись подписывается составителем.

После оформления приёма документов личного происхождения на временное хранение ведомственный архив вносит необходимые изменения и дополнения в учётные документы архива (список фондов, книгу учёта поступлений документов) и составляет лист фонда.

При этом в листе фонда документы, внесённые в сдаточную опись, учитываются как описанные, поскольку сдаточная опись является учётным документом.

Ведомственный (частный) архив организации хранит документы личного происхождения, учтённые по сдаточной описи, и в соответствии с ней передаёт документы на постоянное хранение в соответствующий государственный архив.

По согласованию с государственным архивом и под его непосредственным руководством ведомственный (частный) архив может проводить подготовку документов личного происхождения к передаче на постоянное хранение, которая включает:

1) экспертизу ценности документов;

2) уточнение фондовой принадлежности документов;

3) уточнение систематизации документов в пределах архивного фонда, классификационных групп и дел;

4) определение авторства и времени создания документов при отсутствии в них этих данных;

5) формирование дел;

6) полное оформление дел (кроме подшивки или переплёта);

7) составление описи архивного фонда личного происхождения с необходимым научно-справочным аппаратом к ней (предисловие, оглавление и другие элементы).

Описи архивного фонда личного происхождения составляются по форме годового раздела сводной описи дел постоянного хранения (приложение 3), при этом графа 2 «Индекс дела» – не заполняется.

Передача документов личного происхождения

на постоянное хранение в государственный архив

Опись архивного фонда личного происхождения согласовывает Центр электронной коммерции (ЦЭК (ЭК)) организации, утверждает руководитель организации и соответствующий местный исполнительный орган (республиканский государственный архив).

После утверждения описи архивного фонда личного происхождения составляется акт описания документов (приложение 4).

В соответствии с актом вносятся изменения в лист фонда. Документы и временные дела учитываются как выбывшие, а как поступившие в графе «Учёт описанных документов» указываются вновь сформированные дела, заголовки которых внесены в опись архивного фонда личного происхождения.

Передача документов личного происхождения на постоянное хранение в соответствующий государственный архив производится в сроки, указанные в договоре с владельцем документов, и оформляется актом приёма-передачи документов на постоянное хранение (приложение 5).

При этом вместе с документами архивного фонда личного происхождения передаётся дело архивного фонда, включающее переписку с владельцем, опись дел архивного фонда личного происхождения и акт описания документов.

*Статья представлена в сокращённом варианте, полный текст читайте в журнале «Делопроизводство в Казахстане» № 8, 2015

Источник: журнал «Делопроизводство в Казахстане»



Ваша персональная подборка

    Участвуй в наших семинарах

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    © 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

    По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

    По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

    Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
    зарегистрируйтесь.
    Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
    • доступ к 1 500+ полезным статьям
    • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
    • шаблоны документов, пошаговые инструкции
    • ежедневно обновляемая информация
    • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль