Справочник кадровика

Деловое письмо организации: оформление письма, образец

  • 2 ноября 2018
  • 12190
Деловое письмо в организации в РК: оформление, образец
Деловое письмо в организации в РК: оформление, образец

Деловое письмо организации – незаменимый документ деловой переписки, с помощью которого осуществляется взаимодействие между участниками бизнес-процесса. Рассмотрим правила и особенности оформления письма, а также дадим образец письма.

Несмотря на развитие ультрасовременных технологий передачи и приема информации, таких как повсеместная телефония, интернет, мобильная связь и т. д., деловое письмо было и остается одним из основных каналов связи организации с внешним миром.

Через письма ведется общение, предваряющее заключение договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идет обмен взаимовыгодной информацией. В статье рассмотрим особенности оформления деловых писем в организации.

Деловая переписка

Деловая переписка играет заметную роль в деятельности юридических лиц. Она может содержать в себе уведомления, соглашения, напоминания, приглашения, извещения, подтверждения, сообщения и многое другое. Так же как и любой другой вид коммуникации, деловая переписка используется для обмена информацией между организациями, структурными подразделениями одной организации.

В случае возникновения спорных моментов, информация, содержащаяся в тексте письма, может рассматриваться в судебных и арбитражных органах как доказательство. Поэтому очень важно, чтобы каждое письмо было оформлено в соответствии с действующими нормами Республики Казахстан.

Для деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, который характеризуется краткостью и ясностью изложения сути вопроса, стандартизированностью используемых фраз, соответствием нормам этикета.

НА ЗАМЕТКУ!

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Протокол», «Докладная записка» и т. д.

Согласно международной системе стандартов ISO 216:2007 и принятым в нашей стране нормам, для подготовки писем используются стандартные форматы бумаг А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), широко распространённые в настоящее время по всему миру (кроме США).

Выполнение установленных требований обеспечивает:

  • юридическую силу письма;
  • сокращение трудозатрат на составление и оформление писем;
  • ускорение и упрощение процессов управленческого труда, нахождение нужного письма и т. д.
НА ЗАМЕТКУ!

Следует иметь в виду, что не все связанные с перепиской документы подлежат регистрации в документационной службе организации.

★ Как правильно оформить реквизит "адресат", если письмо адресуется исполняющему обязанности? ★

Документирование и делопроизводство: оформление деловых писем

Газиза Исахан

эксперт в области архивного дела журнала «Делопроизводство в Казахстане», руководитель Информационно-библиотечной службы КазНУИ, г. Астана

При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности адресата. Следовательно, в этом случае реквизит "Адресат" оформляется строчными буквами, полужирным шрифтом в следующем порядке:

И. о. генерального директора ГУ "Национальный центр антропологии Комитета науки Министерства образования и науки Республики Казахстан" Жумабаеву К. Ж.
Если должностное лицо-адресат исполняет обязанности руководителя структурного подразделения, то наименование организации и его структурного подразделения печатают в именительном падеже, наименование должности – в дательном падеже.

Деловое письмо и бланк организации

Как правило, деловые письма составляются на бланках организации.

Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Применение фирменных бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

Бланк придает информации официальный характер.

Для изготовления бланков используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объемом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой объём (до семи строк); использовать для таких документов формат А4 нерационально.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 или А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

  • 20 мм – левое;
  • 10 мм – правое;
  • 10 мм – верхнее;
  • 10 мм – нижнее.

При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответствующие размеры полей не менее:

10 мм – левое;
20 мм – правое;
10 мм – верхнее;
10 мм – нижнее.

«Actualis: Госзакупки»

42


Гостевых доступов осталось сегодня на электронную систему «Actualis: Кадровое дело»


На бланке готовятся такие письма организации, как:

  • ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций;
  • ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
  • инициативные письма;
  • сопроводительные письма к различным документам.

Можно изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Республики Казахстан.

Типографские бланки более надежны в качестве защиты от подделок.

Распечатка бланков с компьютера экономична для небольших организаций, но чревата незащищенностью от подделок. Для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерованные бланки и ведут учет их расходования.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то каждый экземпляр документа создают на новом бланке.

При составлении делового письма необходимо соблюдать порядок оформления реквизитов документа.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Организация является филиалом республиканского государственного предприятия. Вправе ли организация использовать государственные символы Республики Казахстан?

Деловое письмо организации: оформление письма, образец
Светлана Сергеенко эксперт электронной системы «ACTUALIS: Кадровое дело», руководитель тематического направления «Охрана труда, кадры и делопроизводство» цифрового издательства «МЦФЭР–Казахстан», юрист-правовед

Обязательные реквизиты документа

Обязательные реквизиты документа должен иметь любой официальный документ. К некоторым из них относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст и подпись.

Следует иметь в виду, что без необходимого набора реквизитов документ не имеет юридической силы!

Для писем, например, являются необходимыми такие реквизиты, как справочные данные о компании, адресат, отметка об исполнении, а для приказов: наименование вида документа и место его издания, подпись и печать.

Также существуют постоянные реквизиты, которые, соответственно, не меняются: наименование вида документа, наименование организации, справочные данные об организации. А такие реквизиты, как дата, заголовок к тексту, сам текст, отметка об исполнении и др., не являются постоянными и по мере необходимости они меняются полностью или частично.

Правила расположения и оформления реквизитов документов со временем меняются и следует знать, что при их неправильном расположении или оформлении при подготовке документации к конкурсам, переговорам существует риск возврата документов на доработку или, того хуже, проиграть уже на первом этапе конкурса проектов, тендеров и т. д. Поэтому так важно знать  правила расположения и правильного оформления реквизитов на официальных документах.

Письмо запрос образец

Источник: журнал  «Делопроизводство в Казахстане»

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Мы еще не знакомы?

       

        Давайте познакомимся!
        Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться

Дорогой гость, заберите Ваш подарок

Бесплатный доступ к журналу "Нормативные акты по безопасности и охране труда "

Получить бесплатный доступ