Документирование и делопроизводство: оформление деловых писем

1792
Документирование и делопроизводство: оформление деловых писем
Кокымбеков Еркин Даулетович
Автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», бизнес-тренер, г. Алматы
В случае возникновения спорных моментов, информация, содержащаяся в письме, может рассматриваться в судебных и арбитражных органах как доказательство. Поэтому важно, чтобы письмо было оформлено в соответствии с нормами Республики Казахстан

Несмотря на развитие ультрасовременных технологий передачи и приёма информации, таких как повсеместная телефония, интернет, мобильная связь и т. д., деловое письмо было и остаётся одним из основных каналов связи организации с внешним миром. Через письма ведётся общение, предваряющее заключение договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идёт обмен взаимовыгодной информацией. В статье рассмотрим особенности оформления писем организации.

Деловая переписка играет заметную роль в деятельности юридических лиц. Она может содержать в себе уведомления, соглашения, напоминания, приглашения, извещения, подтверждения, сообщения и многое другое. Так же как и любой другой вид коммуникации, деловая переписка используется для обмена информацией между организациями, структурными подразделениями одной организации. В случае возникновения спорных моментов, информация, содержащаяся в тексте письма, может рассматриваться в судебных и арбитражных органах как доказательство. Поэтому очень важно, чтобы каждое письмо было оформлено в соответствии с действующими нормами Республики Казахстан.

Для деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, который характеризуется краткостью и ясностью изложения сути вопроса, стандартизированностью используемых фраз, соответствием нормам этикета.

НА ЗАМЕТКУ Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида. Все остальные документы имеют названия, например «Приказ», «Акт», «Протокол», «Докладная записка» и т. д.

Согласно международной системе стандартов ISO 216:2007 и принятым в нашей стране нормам, для подготовки писем используются стандартные форматы бумаг А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), широко распространённые в настоящее время по всему миру (кроме США).

Оформление деловых писем в Республике Казахстан производится согласно требованиям и правилам оформления писем в организациях, на предприятиях, регламентированных рядом нормативных актов, в том числе и Типовыми правилами документирования и управления документацией в государственных и негосударственных организациях, утверждёнными приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 22 декабря 2014 года № 144 (далее – Типовые правила документирования).

Выполнение установленных требований обеспечивает:

  • юридическую силу письма;
  • сокращение трудозатрат на составление и оформление писем;
  • ускорение и упрощение процессов управленческого труда, нахождение нужного письма и т. д.

НА ЗАМЕТКУ Следует иметь в виду, что не все связанные с перепиской документы подлежат регистрации в документационной службе организации (приложение 1).

Бланк делового письма

Как правило, деловые письма составляются на бланках организации.

Бланк письма (приложение 2) – это формат бумаги с заранее воспроизведёнными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счёт наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

Бланк придаёт информации официальный характер.

Для изготовления бланков используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объёмом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой объём (до семи строк); использовать для таких документов формат А4 нерационально.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 или А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

10 мм – верхнее;

10 мм – нижнее.

При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответствующие размеры полей не менее:

10 мм – левое;

20 мм – правое;

10 мм – верхнее;

10 мм – нижнее.

Согласно Типовым правилам документирования, письма организации готовятся на бланке, как:

  • ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций;
  • ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
  • инициативные письма;
  • сопроводительные письма к различным документам.

Можно изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Республики Казахстан.

Типографские бланки более надёжны в качестве защиты от подделок.

Распечатка бланков с компьютера экономична для небольших организаций, но чревата незащищённостью от подделок. Для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерованные бланки и ведут учёт их расходования.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то каждый экземпляр документа создают на новом бланке.

При составлении делового письма необходимо соблюдать порядок оформления реквизитов документа, установленный Типовыми правилами документирования.

Однако, следует подробнее остановиться на реквизите «Адресат».

Реквизит «Адресат»

Согласно п. 20 Правил предоставления услуг почтовой связи, утверждённых постановлением Правительства Республики Казахстан от 16 января 2012 года № 72, написание адреса осуществляется в следующем порядке:

1) фамилия, имя, отчество физического лица, или наименование юридического лица;

2) название улицы, микрорайона, номер дома, номер квартиры;

3) название населённого пункта (города, посёлка, аула и села);

4) название района;

5) название области;

6) название страны (для международных отправлений);

7) почтовый индекс.

ПРИМЕР

Тасбулатову А. О.

ИП «Lex Consulting»

ул. Шевченко, д. 63, кв. 1

г. Алматы

050000

НА ЗАМЕТКУ Для ускорения получения отправитель может указать домашний, мобильный номер телефона адресата (отправителя), адрес электронной почты.

В соответствии с международными стандартами (ISO/IEC 19773:2011 «Information Technology – Metadata registries (MDR) – Modules» (ИСО/МЭК 19773: 2011 «Информационные технологии. Модули для регистрации метаданных») составные части реквизита «Адресат» выравниваются по левой его границе. Количество строк должно быть ограничено шестью, а количество знаков в строке – тридцатью. Если в строке более 30 знаков, реквизит «Адресат» можно оформить шрифтом меньшего размера. Адресат должен быть написан компактно, без разрядки и подчёркиваний.

При оформлении писем зарубежным адресатам рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), и страну назначения.

Если письмо адресуется организации, сначала указывается ее название, затем почтовый адрес.

ПРИМЕР


 

American National Social Institute
15 Noth 32
nd Street
NEW YORK, N.Y. 12148
USA
 

Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, должность, название компании, потом почтовый адрес:  

ПРИМЕР


 

Mr. A. Widmar, Chairman,
D. Coke and Son Ltd
LONDON SWK 48C
ENGLAND
 

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес:

ПРИМЕР


 

Mr. Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pl.
(servicio de prenca)
MADRID 28071
ESPANA
  

Также следует отметить, что в разных странах почтовые индексы имеют разные форматы, в одних они состоят только из цифр (например, в России – из шести, в США – из пяти), а в других – из сочетаний букв и цифр (например, в Великобритании – London WC1X 9NX).

Язык и стиль официальных писем

Единые требования к языку деловой переписки разработать невозможно, в силу многообразия деловых ситуаций и особенностей конкретного адресата. Но, тем не менее, язык деловой переписки характеризуется клишированностью и единообразием речевых средств. Он должен обладать нейтральным тоном изложения, использовать средства логической, а не эмоциональной оценки фактов, обеспечить объективное отношение к излагаемым фактам, быть информационно насыщенным, сухим и строгим (приложение 3).

В деловых письмах недопустимы как грубость, нетактичность и другие проявление неуважения к адресату, так и чрезмерная вежливость. Например, неуместны фразы типа: «Не откажите в любезности…».

Желательно, чтобы деловое письмо занимало не более одной страницы, составлено по одному вопросу или, если рассматриваются несколько вопросов, не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию.

Срок хранения переписки

Срок хранения материалов переписки устанавливается согласно приказу Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 26 января 2015 года № 22 «Об утверждении перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения».

В большинстве случаев, деловые письма имеют срок хранения 5 лет.

Приложение 1

Примерный перечень документов (писем), не подлежащих регистрации

в документационной службе организации

  • Письма, направленные в копиях для сведения.
  • Рекламные извещения, проспекты, плакаты, программы совещаний.
  • Первичные документы бухгалтерского учёта (регистрируются в бухгалтерии организации).
  • Учебные планы, программы (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
  • Месячные, квартальные и другие отчёты (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
  • Формы статистической отчётности (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
  • Сообщения о совещаниях, заседаниях.
  • Поздравительные письма, поздравительные телеграммы, пригласительные билеты.
  • Печатные издания (книги, журналы, газеты, бюллетени).
  • Телеграммы и письма о разрешении командировок.
  • Телефонограммы о проведении заседаний, совещаний, семинаров и другие.
  • Документы с пометой на конверте «Лично».
  • Научные отчёты по темам (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
  • Прейскуранты.
  • Нормы расхода материалов, заявки на канцелярские принадлежности и организационную технику (регистрируются в соответствующем структурном подразделении организации).
  • Сводки.
  • Учётные данные по кадрам.

Приложение 2

Бланк письма организации

Официальное наименование

организации

(на государственном языке)

Справочные данные об организации

(на государственном языке)

__________ № _________

(дата) (индекс)

__________________________________

(ссылка на номер и дату вх. документа)

Государственный Герб Республики Казахстан

или эмблема, логотип, товарный знак (знак обслуживания) организации

Официальное наименование

организации

(на русском или ином языке)

Справочные данные об организации

(на русском или ином языке)

Адресат

Формат А4 (210X297)

Приложение 3

Образец письма

«ПАРАСАТ»

Акционерлік қоғамы

010000 Астана қ., Абай д-лы.

Тел./факс 8 (7172) 35-39-22, 35-46-47

e-mail: parasat@inbox.ru

19.01.2015 № 04-07/151

___________________________

(ссылка на номер и дату вх. документа)

Акционерное общество

«ПАРАСАТ»

010000 г. Астана, пр. Абая 10

Тел./факс 8 (7172) 35-39-22, 35-46-47

e-mail: parasat@inbox.ru

ТОО «Ариадна»

Юридический отдел

пр. Рыскулова, 102

г. Алматы,

050000

  

О претензии по договору

от 15.03.2013 № 48/56

Уважаемые господа!

В партии пищевых добавок, отгруженных  Вами 28.02.2015 по железнодорожной накладной № 134 в соответствии с договором от 15.03.2013 № 48/56 обнаружено 5 (пять) деформированных вследствие механического воздействия ящиков, о чём свидетельствует акт от 05.03.2015 № 23. Пищевые добавки, находящиеся в повреждённых ящиках реализации не подлежат. Оплата партии товара произведена нами в полном объёме по счету № 39-677.

Просим Вас возместить понесённые нами убытки в размере 186 тысяч 730 тенге. Сумму следует перечислить на наш расчётный счёт.

Приложение: акт на 2 л. в 1 экз., на русском языке

С уважением,

Коммерческий директор           (подпись)            расшифровка подписи

Исп. Жумалиева А. Н.

тел.

Формат А4 (210X297)

Источник: журнал «Делопроизводство в Казахстане», № 8, 2015



Ваша персональная подборка

    Участвуй в наших семинарах

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    © 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

    По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

    По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

    Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
    зарегистрируйтесь.
    Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
    • доступ к 1 500+ полезным статьям
    • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
    • шаблоны документов, пошаговые инструкции
    • ежедневно обновляемая информация
    • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль