text
Справочник кадровика

Документирование и делопроизводство: оформление деловых писем

  • 2 ноября 2018
  • 10312
Автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», бизнес-тренер, г. Алматы
Документирование и делопроизводство: оформление деловых писем

Правила и особенности оформления деловых писем. Образец делового письма.

Несмотря на развитие ультрасовременных технологий передачи и приёма информации, таких как повсеместная телефония, интернет, мобильная связь и т. д., деловое письмо было и остаётся одним из основных каналов связи организации с внешним миром. Через письма ведётся общение, предваряющее заключение договоров, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии, делаются предложения, идёт обмен взаимовыгодной информацией. В статье рассмотрим особенности оформления писем в организации.

Деловая переписка играет заметную роль в деятельности юридических лиц. Она может содержать в себе уведомления, соглашения, напоминания, приглашения, извещения, подтверждения, сообщения и многое другое. Так же как и любой другой вид коммуникации, деловая переписка используется для обмена информацией между организациями, структурными подразделениями одной организации. В случае возникновения спорных моментов, информация, содержащаяся в тексте письма, может рассматриваться в судебных и арбитражных органах как доказательство. Поэтому очень важно, чтобы каждое письмо было оформлено в соответствии с действующими нормами Республики Казахстан.

Для деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, который характеризуется краткостью и ясностью изложения сути вопроса, стандартизированностью используемых фраз, соответствием нормам этикета.

Согласно международной системе стандартов ISO 216:2007 и принятым в нашей стране нормам, для подготовки писем используются стандартные форматы бумаг А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм), широко распространённые в настоящее время по всему миру (кроме США).

Выполнение установленных требований обеспечивает:

  • юридическую силу письма;
  • сокращение трудозатрат на составление и оформление писем;
  • ускорение и упрощение процессов управленческого труда, нахождение нужного письма и т. д.

Образец делового письма

Как правило, деловые письма составляются на бланках организации.

Бланк письма – это формат бумаги с заранее воспроизведёнными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

★ Как правильно оформить реквизит "адресат", если письмо адресуется исполняющему обязанности? ★

Документирование и делопроизводство: оформление деловых писем

Газиза Исахан

эксперт в области архивного дела журнала «Делопроизводство в Казахстане», руководитель Информационно-библиотечной службы КазНУИ, г. Астана

При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности адресата. Следовательно, в этом случае реквизит "Адресат" оформляется строчными буквами, полужирным шрифтом в следующем порядке:

И. о. генерального директора ГУ "Национальный центр антропологии Комитета науки Министерства образования и науки Республики Казахстан" Жумабаеву К. Ж.
Если должностное лицо-адресат исполняет обязанности руководителя структурного подразделения, то наименование организации и его структурного подразделения печатают в именительном падеже, наименование должности – в дательном падеже.

Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счёт наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

Бланк придаёт информации официальный характер.

Для изготовления бланков используют бумагу формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Применение того или иного формата определяется объёмом подготавливаемого документа. Меньший формат предназначен для документов, текст которых имеет небольшой объём (до семи строк); использовать для таких документов формат А4 нерационально.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматов А4 или А5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

10 мм – верхнее;

10 мм – нижнее.

При двустороннем печатании или копировании оборотная сторона листа документа имеет соответствующие размеры полей не менее:

10 мм – левое;

20 мм – правое;

10 мм – верхнее;

10 мм – нижнее.

Письма организации готовятся на бланке, как:

  • ответы о выполнении поручений вышестоящих организаций;
  • ответы на запросы различных организаций и частных лиц;
  • инициативные письма;
  • сопроводительные письма к различным документам.

Можно изготавливать бланки типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организаций с изображением Государственного герба Республики Казахстан.

Типографские бланки более надёжны в качестве защиты от подделок.

Распечатка бланков с компьютера экономична для небольших организаций, но чревата незащищённостью от подделок. Для защиты бланков от недобросовестного использования некоторые организации заказывают в типографиях нумерованные бланки и ведут учёт их расходования.

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовления последующих страниц используют стандартные листы бумаги. Если документ подлежит рассылке в несколько адресов, то каждый экземпляр документа создают на новом бланке.

При составлении делового письма необходимо соблюдать порядок оформления реквизитов документа.

Источник: журнал «Делопроизводство в Казахстане», № 8, 2015

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться