Қазақстанда құжаттау және іс қағаздарын жүргізу: іскерлік хаттарды ресімдеу

734
Кокымбеков Еркин Даулетович
Автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», бизнес-тренер, г. Алматы
Даулы мәселелер туындаған жағдайда, хаттың мәтініндегі ақпаратты сот және арбитраждық органдар дәлел ретінде қарастырады. Сондықтан әр хат Қазақстан Республикасының қолданыстағы нормаларына сәйкес ресімделуі тиіс.

Жаппай телефония, интернет, мобилды байланыс және т.б. сияқты ақпаратты берудің және қабылдаудың қазіргі технологияларына қарамастан, іскерлік хат ұйымның сыртқы әлеммен байланысуының негізгі каналдарының бірі болып қала береді. Хаттар арқылы шарт жасасатын қатынас жүргізіледі, кәсіпорындар арасындағы қарым-қатынастар анықталады, наразылық білдіріледі, ұсыныстар жасалады, өзара пайдалы ақпаратпен алмасу болады. Мақалада ұйым хаттарының ресімдеу ерекшеліктерін қарастырамыз.

Іскерлік хат алмасу заңды тұлғалардың қызметінде айқын рөлді атқарады. Ол хабарламаларды, келісімдерді, ескертулерді, шақыруларды, растауларды және тағы басқаларды қамтуы мүмкін. Коммуникацияның кез келген басқа да түрі сияқты, іскерлік хат алмасу ұйымдар арасында, бір ұйымның құрылымдық бөлімшелері арасында ақпаратпен алмасу үшін пайдаланылады. Даулы мәселелер туындаған жағдайда, хаттың мәтініндегі ақпаратты сот және арбитраждық органдар дәлел ретінде қарастырады. Сондықтан әр хат Қазақстан Республикасының қолданыстағы нормаларына сәйкес ресімделуі тиіс.

Іскерлік хат алмасу үшін әрине, мәселенің мәнісін баяндаудың қысқалығы және айқындығымен, пайдаланатын сөздерді стандарттаумен, әдеп нормаларының сәйкестігімен   сипатталатын ресми-іскерлік стиль пайдаланылады.

Ресми хат, құжат түрінің атауы жазылмайтын, жалғыз құжат болып табылады. Қалған барлық құжаттардың атаулары бар, мысалы «Бұйрық», «Акт», «Хаттама», «Баянат» және т.с.с.

ISO 216:2007 халықаралық стандарттар жүйесіне және біздің елімізде қабылданған нормаларға сәйкес, хаттарды дайындау үшін, қазіргі уақытта бүкіл әлемге кең таралып кеткен (АҚШ-тан басқа) А4 (210 х 297 мм) және А5 (148 х 210 мм) форматтағы стандартты парақтар пайдаланылады. 

Қазақстан Республикасында іскерлік хаттарды ресімдеу бірқатар нормативтік актілерімен, оның ішінде Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2014 жылғы 22 желтоқсандағы № 144 бұйрығымен бекітілген, Мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдарда құжаттама жасаудың және құжаттаманы басқарудың үлгілік қағидаларында (бұдан әрі – Құжаттаудың үлгілік қағидалары) регламенттелген, кәсіпорындарда, ұйымдарда хаттарды ресімдеудің талаптары мен ережелеріне сәйкес жүзеге асырылады.

Белгілеген талаптарды орындау:

  • хаттың заңдық күшін;
  • хаттарды жасау және ресімдеуге көп күш жұмсауды қысқартуды;
  • басқарушылық еңбек үдерісін тездету және жеңілдетуді, қажетті хатты табуды қамтамасыз етеді.

Ұйымның құжаттамалық қызметінде тіркеуге хат алмасуға байланысты құжаттардың барлығы жатпайтынын ескеру керек (1-қосымша).

Іскерлік хаттың бланкісі

         Қағида бойынша іскерлік хаттар ұйымның бланкілерінде жасалады.

        Хаттың бланкісі (2-қосымша) –   ол құжаттың авторы – ұйым туралы үнемі ақпаратты қамтитын,  алдын ала  жазылған деректемелері бар қағаздың үлгісі.

         Бланкілерді қолдану құжатты жасау үдерісін бірталай жылдамдатады (тұрақты ақпараттың есебінен),  жасауға арналған еңбек шығындарын қысқартады, ақпаратты қабылдауды жеңілдетеді және басқару еңбегінің мәдениетін арттырады.

Бланк ақпаратқа ресми сипаттама береді.

Бланкілерді дайындау үшін А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм) үлгідегі қағазды қолданады. Қандайда бір үлгіні қолдану дайындалып жатқан құжаттың көлемімен айқындалады. Кішкентай үлгі мәтінінің көлемі аз құжаттарға арналған (жеті жолға дейін ғана); мұндай құжаттарға А4 үлгісін қолдану тиімді емес. 

Құжаттардың бланкілері А4 немесе А5 үлгідегі стандартты парақтарда дайындалады.

Бланкіде және онсыз рәсімделген құжаттың әрбір парағының жиектері кемінде:

сол жағынан - 20 мм;

оң жағынан - 10 мм;

жоғарғы жағынан - 10 мм;

төменгі жағынан - 10 мм болуы тиіс.

Екі жақты басып шығару кезінде құжат парағының сыртқы жағының жиектері кемінде:

сол жағынан - 10 мм;

оң жағынан - 20 мм;

жоғарғы жағынан - 10 мм;

төменгі жағынан - 10 мм болуы тиіс.

Құжаттаудың үлгілік қағидаларына сәйкес, ұйымның хаттары бланкіде:

  • жоғары тұрған ұйымдар тапсырмаларының орындалуы туралы жауап ретінде;
  • түрлі ұйымдар мен жеке тұлғалардың сұрау салуларына жауап ретінде;
  • бастамашылық хат ретінде;
  • әр түрлі құжаттарға ілеспе хат ретінде дайындалады.

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік елтаңбасы бар ұйымның бланкілерін қоспағанда, құжаттардың бланкілері типографиялық тәсілмен, жедел полиграфиялық құралдардың көмегімен немесе құжатты дайындау кезінде тікелей басылып шығарылады.

Типографиялық бланкілерді қолдан жасау мүмкін емес.

        Бланкілерді компьютерден басып шығару кішігірім ұйымдарға үнемді, бірақ жалған құжат жасап алудан қорғалмаған. Бланкілерді жауапсыз қолданудан қорғау үшін, кейбір ұйымдар баспаханаларда нөмірленген бланктерге тапсырыс береді, содан кейін олардың жұмсау есебін жүргізіп отырады.

        Бланкілерде құжаттың бірінші бетін ғана дайындайды, қалған беттерін дайындау үшін қағаздың стандартты парақтарын пайдаланады. Егер құжатты бірнеше мекенжай бойынша жіберу қажет болса, онда құжаттың әр данасын жаңа бланкіде дайындайды.

        Іскерлік хатты жасағанда Құжаттаудың үлгілік қағидалары белгілеген құжат деректемелерін ресімдеу тәртібін сақтау қажет.

        Алайда «Адресат» деректемесіне нақты тоқталу қажет.

«Адресат» деректемесі

Қазақстан Республикасы Үкіметінің 2012 жылғы 16 қаңтардағы № 72 қаулысымен бекітілген Почта байланысы қызметтерін көрсету қағидаларының 20-тармағына сәйкес, мекенжайды жазу мынадай тәртіппен жүзеге асырылады:

      1) жеке тұлғаның аты, әкесінің аты, тегі немесе заңды тұлғаның атауы;

      2) көшенің, ықшам ауданның аты, үй нөмірі, пәтер нөмірі;

      3) елді мекеннің атауы (қала, кент, ауыл және село);

      4) ауданның атауы;

      5) облыстың атауы;

      6) елдің атауы (халықаралық жөнелтімдер үшін);

      7) пошта индексі.

ПРИМЕР

А. О. Тасбулатовқа

«Lex Consulting»ЖК

Шевченко көш., 63 үй, 1 пәтер

Алматы қ.

050000

Жылдамдатып алу үшін жөнелтуші адресат үйінің мекенжайын, ұялы телефонының нөмірін, электрондық поштасының мекенжайын көрсетуі мүмкін.

Халықаралық стандарттарға (ISO/IEC 19773:2011 «Information Technology – Metadata registries (MDR) – Modules» (ИСО/МЭК 19773: 2011 «Информационные технологии. Модули для регистрации метаданных») сәйкес, «Адресат» деректемесінің бөліктері оның сол жақ жиегімен теңестіріледі. Деректемеде жол саны алтау болу керек, ал бір жолдағы белгілер саны – отызбен шектелуі тиіс.  Егер бір жолда 30 астам белгі болса, онда «Адресат» деректемесін кіші көлемдегі қаріппен ресімдеуге болады. Адресат тығыз, әріптерді сиректетпей, астын сызбай жазылған болу керек.

Шетелдік адресаттарға хат ресімдегенде жердің атауын (қала, аймақ, аудан, штат, графство, кантон), жеткізуді жүзеге асыратын мекеменің (әдетте, поштаның коды ретінде), және тағайындау елін көрсету ұсынылады.

Егер хат ұйымға жіберілсе, онда алдымен оның атауы, содан кейін пошталық мекенжайы көрсетіледі.

ПРИМЕР


 

American National Social Institute
15 Noth 32
nd Street
NEW YORK, N.Y. 12148
USA
 

Егер хат ұйымның лауазымды тұлғасына жіберілсе, онда алдымен оның аты (бірінші әрпі), тегі, лауазымы, компанияның атауы, содан кейін пошталық мекенжайы көрсетіледі:

ПРИМЕР


 

Mr. A. Widmar, Chairman,
D. Coke and Son Ltd
LONDON SWK 48C
ENGLAND
 

Егер хат жеке тұлғаға жіберілсе, онда, алдымен оның аты (бірінші әрпі), тегі, содан кейін пошталық мекенжайы көрсетіледі:

ПРИМЕР


 

Mr. Luis Serrano Correcher
34 Calle Alcala 6a pl.
(servicio de prenca)
MADRID 28071
ESPANA
  

Сондай-ақ, әртүрлі елдерде пошталық индекстер әртүрлі үлгіде болады, біреулерде олар тек қана сандардан тұрады (мысалы, Ресейде – алты саннан, АҚШ-та – бес саннан), ал басқаларда – сандар мен әріптердің үйлесуінен (мысалы, Ұлыбританияда – London WC1X 9NX).

Ресми хаттардың тілі мен стилі

Нақты адресат ерекшеліктерінің және іскерлік жағдаяттардың алуан түрлілігіне байланысты, іскерлік хат алмасу тілінің бірыңғай талаптарын әзірлеу мүмкін емес. Дегенмен, іскерлік хат алмасу тілі сөз құралдарының тұрақтылығы және біркелкілігімен сипатталады. Ол

мазмұндаудың бейтарап сарынын иеленуін, оқиғалардың эмоционалды бағасын емес, логикалық құралдарын пайдалануын, баяндалған оқиғаларға объективті қарауды қамтамасыз етуін, ақпаратқа толы, қатаң болуын қамтамасыз етуі қажет (3-қосымша).

       Іскерлік хаттарда дөрекілікке, әдепсіздікке және адресатты сыйламауды көрсету сияқты, шектен тыс әдептілікке жол берілмейді. Мысалы: «Рақым етіңізші...», – сияқты фразалар орынсыз.

        Іскерлік хаттың бір беттен аспағаны, бір мәселе бойынша ғана жасалғаны дұрыс немесе, егер бірнеше мәселе қарастырылса, әртүрлі тақырыпта және бір-бірімен логикалық байланыспаған ақпаратты қамтымау керек.

Хат алмасуды сақтау мерзімі

         Хат алмасудың материалдарын сақтау мерзімі  Қазақстан Республикасы Мәдениет және спорт министрінің 2015 жылғы 26 қаңтардағы «Сақтау мерзімдерін көрсете отырып, мемлекеттік және мемлекеттік емес ұйымдар қызметінде жасалатын үлгілік құжаттар тізбесін бекіту туралы» № 22 бұйрығына сәйкес белгіленеді.

           Көптеген жағдайларда іскерлік хаттардың 5 жыл сақтау мерзімі болады.

1-қосымша

Ұйымның құжаттама қызметінде тіркеуге жатпайтын құжаттардың (хаттардың) үлгі тізбесі

  • Мәлімет үшін көшірмелер түрінде жіберілген хаттар.
  • Жарнамалық хабарламалар, проспекттер, плакаттар, кеңестердің бағдарламалары.
  • Бухгалтерлік есептің бастапқы құжаттары (ұйымның бухгалтериясында тіркеледі).
  • Оқу жоспарлары, бағдарламалары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
  • Айлық, тоқсандық және басқа есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
  • Статистикалық есептілік нысандары (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
  • Кеңестер, мәжілістер туралы хабарламалар.
  • Құттықтау хаттар, құттықтау жеделхаттары, шақыру билеттері.
  • Баспа басылымдары (кітаптар, журналдар, газеттер, бюллетеньдер).
  • Іссапарларға рұқсат беру туралы жеделхаттар мен хаттар.
  • Мәжілістер, кеңестер, семинарлар және басқаларды өткізу туралы телефонограммалар.
  • Конвертте «Жеке өзіне» белгісі бар құжаттар.
  • Тақырыптар бойынша ғылыми есептер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
  • Прейскуранттар.
  • Материалдар шығынының нормалары, кеңсе керек-жарақтарына және ұйымдастыру техникасына өтінімдер (ұйымның тиісті құрылымдық бөлімшелерінде тіркеледі).
  • Жиынтық ақпараттар.
  • Кадрлар жөніндегі есептік деректер.

2-қосымша

Ұйымның хат бланкісі

Ұйымның ресми атауы

(мемлекеттік тілде)

Ұйым туралы анықтамалық деректер

(мемлекеттік тілде)

__________ № _________

(күні) (индексі)

__________________________________

(кіріс құжатының нөмірі мен күніне сілтеме)

Қазақстан Республикасының Мемлекеттік Елтаңбасы немесе ұйымның эмблемасы, логотип, тауар белгісі (қызмет көрсету белгісі)

Ұйымның ресми атауы

(орыс немесе өзге тілде)

Ұйым туралы анықтамалық деректер

(орыс немесе өзге тілде)

Адресат

    А4 (210X297) форматы

3-қосымша

Хат үлгісі

«ПАРАСАТ»

Акционерлік қоғамы

010000 Астана қ., Абай д-лы.

Тел./факс 8 (7172) 35-39-22, 35-46-47

e-mail: parasat@inbox.ru

19.01.2015 № 04-07/151

___________________________

(кіріс құжатының нөмірі мен күніне сілтеме)

Қазақстанда құжаттау және іс қағаздарын жүргізу: іскерлік хаттарды ресімдеу

Акционерное общество

«ПАРАСАТ»

010000 г. Астана, пр. Абая 10

Тел./факс 8 (7172) 35-39-22, 35-46-47

e-mail: parasat@inbox.ru

    «Ариадна» ЖШС

                                                                                                                  Заң бөлімі

                                                                                                                  Рыскулов даңғылы, 102

                                                                                                                  Алматы қ.,

                                                                                                                  050000

  

15.03.2013 № 48/56

шарт бойынша наразылық

білдіру туралы

Құрметті мырзалар!

15.03.2013 № 48/56  шартқа сәйкес, 28.02.2015  № 134 теміржол жүкқұжаты бойынша, сіздер тиеген тамақ дәмдеуіштері топтамасында механикалық ықпал ету салдарынан 5 (бес) деформацияланған жәшік табылды, бұл туралы 05.03.2015 жасалған № 23 акт дәлелдейді. Сынған жәшіктердегі тамақ дәмдеуіштері сатуға жатпайды. № 39-677 шот бойынша тауардың ақысын толық мөлшерде жүзеге асырған болатынбыз.

Сіздерден 186 мың 730 теңге мөлшерінде келтірілген залалды өтеуді сұраймыз. Соманы біздің есеп шотымызға аудару керек.

Қосымша: 2 парақта 1 данамен орыс тіліндегі акт

Құрметпен,

Коммерциялық директор            (қолы)                 Қолының толық жазылуы

Орын. Жумалиева А. Н.

тел.

А4 (210X297) форматы



Ваша персональная подборка

    Подписка на статьи

    Чтобы не пропустить ни одной важной или интересной статьи, подпишитесь на рассылку. Это бесплатно.

    Участвуй в наших семинарах

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией


    Рассылка






    © 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

    По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

    По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

    Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
    зарегистрируйтесь.
    Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
    • доступ к 1 500+ полезным статьям
    • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
    • шаблоны документов, пошаговые инструкции
    • ежедневно обновляемая информация
    • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль