Құжаттарды қағаз негізінде сақтауды қамтамасыз ету

114
Тарасов Владимир Петрович
Автор и эксперт журнала «Делопроизводство в Казахстане», заместитель руководителя Росархива, Россия, г. Москва
Мұрағатшылар алдында мынандай тапсырма қойылған – құжаттардың ескіруін азайту, яғни оларға кері әсерін тигізетін жылу, дымқылдық, биологиялық зақымдандырғыштар, ішкі орта шарттарының бірден өзгеруі сияқты фактілердің өте аз қақтығысын қамтамасыз ету.

       Құжаттарды қағаз негізінде сақтауды қамтамасыз ету мәселелері айтарлықтай жеткілікті зерттелген.

      Олардың ішінде ерекше орын алатыны, мұрағаттық құжаттарды сақтау шарттарының тиісті түрде сақталмауы себебінен туындайтын биологиялық зақымданулардан сақтау.

Құжаттарды қағаз негізінде сақтауды қамтамасыз ету

       Толыққанды жағдайда мұрағаттын өмір тіршілігін қамтамасыз ететін жүйелермен байланысты  болатын апаттық жағдайлар салдарынан, мұрағаттық құжаттардың толық ауқымда су болып қалу жағдайларын ұмытпаған да жөн.

       Бұл мәселе барлық деңгейдегі, соның ішінде федеральдық мұрағаттарға қатысты. Берілген мониторингтер бойынша федеральдық мұрағаттарда 337 мыңнан аса іс құжаттар сүңгілік зақымданумен сақталуда.

       Жоғарыда айтылғандарды ескере отырып, «Ресей мәдениеті (2006-2011жылдар)» мақсатты федеральды бағдарлама аясында (әрі қарай – «Ресей мәдениеті» МФБ)  2011 жылдың аяғында Ресей мемлекеттік ғылыми-техникалық құжаттар мұрағатының (әрі қарай – РМҒТҚМ) зертханасына, сыйымдылығы 4 тоннаға дейін жететін қағаз негізіндегі құжаттарды кептіруге арналған сублимациялық камера алынды.

        Камера аппаттың салдарынан дымқылданған және суланған құжаттарды төменгі температура жағдайында лиофильді кептіру әдісімен қайта қалпына келтіруге арналған.

         Тағы  сол сияқты айтылып отырған камера зақымданудың түрлі және интенсивті жағдайында көгеріп зақымдана бастаған құжаттарды өңдеп қайта қалпына келтіру үшін пайдаланылады. Бірақ бұл жұмыстарды жүргізу үшін төмен температура мен вакуумның, құжаттардың сипатты құрамы мен зақымдану деңгейінің түрлілігін ескере отырып биоқұрылымдарына тигізетін әсерін меңгеріп қана қоймай, олардың сақтығы үшін құжаттардың мәтіндері мен тасымалдаушыларында камералық  өңдеу салдарынан пайда болатын жағымсыз әсерлерді болдырмауға да арнайы біліктіліктер қажет.

          Осымен байланысты «Ресей мәдениетінің (2012-2018 жылдар)» МФБ 2013 жылы көгеру грибоктарымен, тағы сол сияқты зақымдандырғыш-кеміргіштерін  құрту үшін, құжаттардың негіздері мен мәтіндеріне зақым келтіретін, тиісті режимдерді іріктеу мақсатында зақымданған құжаттардың үлгілеріне жүргізілген экспериментальдық жұмыс негізінде Ресей Федерациясының мұрағаттық қорының құжаттарын сақтауды қамтамасыз ететін сублимациялық камераны пайдалану бойынша әдістемелік-ұйымдастыру жиынтығы дайындалды.

          Мұрағаттық іс үшін мәңгілік мәселе құжаттарды қайта өңдеу болып табылады.

          Орта есеппен Ресей мұрағаттық мекемелері қағаз негізіндегі құжаттардың 3,2 миллионға жуық парағына қайта өндеу жүргізді, бұл уақытта мыңдаған миллион парақтар қайта өңдеуді мұқтаж етуде. Сонымен, берілген мониторингте тек федеральдық мұрағат бойынша қайта өңдеуді талап ететін істер саны 1,5 млн бірлікті құрайды. Ерекше және өте құнды құжаттарды «жоғары» сапада қайта қалпына келтіру үшін арнайы құралдар талап етіледі. 2013 жылы «Ресей мәдениетінің (2012-2018 жылдар)» МФБ бағдарламалық іс-шаралары аясында федеральдық мұрағаттардың ерекше және өте құнды құжаттарының 4 мыңнан аса парақтары қайта қалпына келтірілді. Ағымдағы жылы қайта өңдеу жұмыстарын жүргізу үшін 7 млн рубль бөлінді. Әрине, бұл көп емес. Иә, бүтіндей алғанда мұрағаттық мекемелердің қайта өңдеу орталықтары мен зертханаларының мүмкіндіктері өте шектеулі. Осыған байланысты қайта өңдеу аясында өңдеуге алынған  істі құжаттың құндылығына, тасымалдаушы мен мәтін ақауының түрлеріне оның қаншалықты ұзақтықта сақталу ықтималдығына қарай кәсіби тұрғыда қатаң іріктеп алу, жұмысты ұйымдастырудың міндетті шартының бірі болып табылады.

Ресей Мәдениет министрінің 2007 жылдың 18 қаңтарындағы №19 бұйрығымен бекітілген Ресей Федерациясының мұрағаттық қоры мен мемлекеттік муниципальдық мұрағаттарының басқа да мұрағаттық құжаттарының, мұражай мен кітапханаларының, Ресей ғылыми академиясы ұйымдарының құжаттамаларды сақтау, жиынтықтау, есепке алу мен пайдалану туралы ережесінде (әрі қарай- Ереже) алғаш рет норма ретінде, Мұрағат және құжаттама жүргізу ісінің жалпы ресейлік ғылыми зерттеу институтының (әрі қарай - МҚЖІЖРҒЗИ) бағдарламасына сәйкес қағаз (әріптік индексация) бен мәтін (сандық индексация) ақаулары типтік белгілері бойынша біркелкі әріптік – сандық индексация негізінде жіктеледі деп жазылған.

Ұсынылып отырған әдіс, біріншіден құжатқа арнайы өңдеу жүргізу кезектілігін анықтау үшін, құжаттың жағдайын объективті бағдарлауға мүмкіндік береді, екіншіден – автоматтандырылған тәртіпте құжаттың физикалық жағдайына есеп жүргізуге өте қолайлы.

   Бірақ, мұрағатшылар өз тәжірибелерінде өңдеу үшін іріктеу барысында, көптеген қиындықтарға кездеседі. Осыған байланысты ең жоғарғы бағаны Санкт-Петербургтің құжаттарды сақтауды қамтамасыз етудің мемлекеттік мұрағатының зертханасында дайындалған, қағаз бен мәтіннің ақауын бағалауға мүмкіндік беретін иллюстрациялық материалдар көрсетілген «Зақымданған мұрағаттық құжаттар альбомы» иелене алды, сонымен қатар бұл жұмыста МҚЖІЖРҒЗИ «Тасымалдаушылары мен мәтіндерінде ақаулары бар құжаттарды анықтау» (Москва-1988 жыл) нұсқаулықтарының ережелері дамытылып, нақтыланған, сонымен қатар көгерген грибоктарымен зақымданған құжаттарға қолданыла алатыны анықталды.

   Жаңа бағытпен салыстырғанда қарастырылып отырған ауқымдағы мұрағаттық құжаттардың таратқыштарының ақаулары мен бейнелері сапасының ақауларын компьютерлік технологияның көмегімен көзбе-көз түзеу болып табылады. Кейбір мәселелерге МҚЖІЖРҒЗИ «Төмен ықтималдық ұзақтықта сақталатын қағаз негіздерінің ақаулары мен оларды шеттету боынша технологиялық регламент өңдеуін меңгеру» (В.Ф. Привалов, А.Г. Харитонов, М. 2009) атты арнайы оқулық арналған.

Мұрағатшылар алдында мынандай тапсырма қойылған – құжаттардың ескіруін азайту, яғни оларға кері әсерін тигізетін жылу, дымқылдық, биологиялық зақымдандырғыштар, ішкі орта шарттарының бірден өзгеруі сияқты фактілердің өте аз қақтығысын қамтамасыз ету.

Қағаз бен мәтіннің ескіруіне әкелетін барлық химиялық реакциялар ортаның температурасы 100С көтерілуі барысында 2-3 есе жылдамдай түседі. Дымқылдық көрсеткіші жоғарылаған кезде түрлі-түсті қолжазба мәтіндерінің ағаруы 10-15 есе ұлғая түседі. Сақтау шарттырының бұзылып, сақталмауының әдетке айналуына жол берілмеуі керек, тіпті оларды шеттету үшін қолда бар құралдарды (желдету, құрғақ жайларда дымқылдықты жоғарылату үшін су құйылған ыдыстарды) пайдалануға болмайды.

Аудиовизуальды құжаттарды сақтау әдістері

Құжат – оған бекітілген ақпараттар сақталған материалдарды тасымалдаушы екені бәрімізге мәлім. Аудиовизуальды құжаттарды тасымалдаушы күрделі физикалық құрылымды және химиялық құрамды материалдар болып табылады. Негіздемеге ақпараттық құжатты құрайтын маңызы бар жұмысшы қабаттар (эмульсиялық, магниттік және т.б) енгізілген. Көрсетілген ерекшеліктер құжаттың құрамына ықпал етеді, сақтаудың ерекше шарттарын талап етеді. Сақтау орындарындағы ауа көрсеткіштері көрсетілген ережелер анықталған, сонымен қатар «микроүлгілердегі құжаттар мен киноқұжаттар, фотоқұжаттар. Мұрағаттық сақтауға жалпы талаптар » 7. 65-92 ГОСТ – де көрсетілген.

   Аудиовизуальдық құжаттардың ерекше физикалық және химиялық қасиеттері, тағы сол сияқты, олардың физикалық жағдайын бақылау бойынша жұмыстардың көп түрлілігі мен қиындықтарын анықтайды: негіздің тұрақтылығын анықтағанға дейінгі профилактикалық көзбе-көз бақылау және арнайы құралдардың көмегімен бейнесімен дыбысталу сапасы.

   Аудиовизуальдық құжаттармен жұмыс істеу барысында, оларды сақтауға қабылдаған кезінде, міндетті түрде көрсетілген ақауларды шеттетуге қажетті кешендік жұмыстарды анықтау арқылы, физикалық жағдайын тексеріп,  техникалық жағдайының актілерін жасау міндетті талап болып табылады.

   Сақтау процесі барысында құжаттардың барлық мөлшері бес жылда бір рет бақылаудан өтіп тұруы қажет. Бақылау қорытындысы негізінде, қажет болған жағдайда концервациялық-профилактикалық және қайта өңдеу жұмыстары жүргізіледі.

   Қабылдау барысында аудиовизуальды құжаттардың неғұрлым көп тараған ақауы көгеріп зақымдану болып табылады. РМҒТҚМ Ресей мемлекеттік кинофотоқұжаттар мұрағатының (әрі қарай – РМКФҚМ) қатысуымен аудиовизуальды құжаттардың биозақымдануымен күрестің әдістемелік кешенін дайындады. Бұл фунгицидтік препараттардың су ерітіндісімен, таблетка күйіндегі пороформмен өңдеу және элекронды пушкамен, нақтырақ арнайы регламенттерге сәйкес жедел электронды ағынмен пленкалық тасмалдағыш құжаттарды сәулелендіру болып табылды. Мұның барлығы құжаттың түрлілігіне, көгеріп зақымдану деңгейіне және мұрағаттың материалдық-техникалық мүмкіндігіне байланысты.

Әрине, мұрағат мүмкіндіктері әртүрлі болады. Аудиовизуальдық құжаттарды қолмен сияқты машинамен өңдеудегідей жаңа техникалық база РМКФҚМ құрылды. Бұл мұрағат нақты уақытта ертеде көрсетілген биозақымданудың іздері бар барлық құжаттарға арнайы өңдеу жасауды аяқтады.

Жұмыс жүргізудің технологиясы келесі сүңгімен көгерген кинофотоқұжаттар салынған қорапқа екі аптадан екі айға дейін антисептик- параформ салынады.  Киноқұжаттар параформмен өңделгеннен кейін машиналық қайта қалпына келтіріп өңдеуге жіберіледі. Параформмен өңделген фотоқұжаттар қолмен тазартудан өтеді. Содан кейін барып жаңа конверттерге салынады. Бұл әдіс аймақтық мұрағаттармен ұсынылған.

Бейнеқұжаттар бөлімінде РМКФҚМ жұмыс біліктілігінің тәжірибелік маңызы өте зор. Бұл мәселемен өткен ғасырдың 90-шы жылдарынан бастап мұрағаттық мемлекеттік фильм қоры мен мемлекеттік радиоқоры біріге отырып жұмыс істеуде. Бейнеқұжаттардың бейнелік сапасын және оларды сақтау барысындағы өзгеруді сипаттайтын көрсеткіштер қатары анықталып, бақылау процессінде байқалатын шығыс бақылаулары жасалды.

Бейне құжаттарды қайта өңдеу мүмкін емес, сол себепті жыл сайын аса қатаң мұқияттылықпен олардың жағдайын бақылаған жөн. Бұл бақылау қорытындысы бойынша жолдар арасында бейнелердің жоғалуы немесе бейнесигналдардың төмендеуі 50% дейін төмендесе, онда құжат бір ай ішінде жаңа тасымалдаушыға көшіріліп жазылуы қажет.

РМКФҚМ мәліметтері бойынша бейнеқұжат ең көп магниттік баламалық бейнетаспаларда өзгеріссіз 6-8 жыл сақталады.

Аудиовизуальды құжаттардың сақталу жағдайының ең маңызды сипаттамасы құжаттың отқа қауіпті нитрогенезінде болуы. Бұл проблема кезеңдік әрекетті талап етеді.

  1. Құжаттардың кезекті қайта көшірме жасалуын анықтау мақсатында нитрогенездердің таралу деңгейін анықтау қажет. Осы тақырып бойынша нұсқамалардың қатарында РМКФҚМ «Мемлекеттік мұрағаттарда нитроцеллюлозды негіздегі құжаттардың қалыптылығын бағалайтын индикаторлық шұғыл әдісті қолдану мен сақтау шарттары  бойынша нұсқама дайындалды».
  2. Нитрогенездердің жайылу процессі бәсеңдей бастайтын сақтау шарттарын қалыптастыру (қара-ақ пленка – 100С жоғары емес, түрлі-түсті – 40 С 50% ылғалдығында – 5 0С жоғары емес) .

Нитронегіздегі құжаттарды сақтау барысында температураның жоғарылауы таралу процесін 2 есе жоғарылатады.

  1. Құжаттарды өртке қауіптіден қауіпсіз емес таспаға қайта көшіруді ұйымдастыру (бұл процесс өте қымбат және көп еңбекті талап етеді). Бәсеңдеген киноқұжаттарды сақтайтын ірі сақтау орындарында бұл мәселе толыққанды шешілген.

         Өткен ғасырдың екінші жартысында кинофотоөндірістің триацетатты таспаларға ауысуы кинофотоқұжаттарды нитроцеллюлоздық негізде мұрағаттық сақтау аясында туындайтын барлық бәледен сақтайтын панацея сияқты қабылданды.

         Бірақ, триацетатты таспа да ескіру барысында өз ерекшеліктерін көрсетті. Және оның таралуында, апшудың ұлғаюында, нәзіктігінде, сірке қышқылы пайда («сірке синдромы» деп аталушы) болуында болып отыр. Таралу реакциясы негізге ыдырататын өнімдердің жиналып қалуы ықпалынан жылдамдай түсіп, қоршаған ортадағы ауа ылғалдылығы мен температураның жоғары болғанына қарай тез басталады.

РМҒТҚМ, РМКФҚМ біріге отырып неше жыл ішінде «сірке синдромы» мәселесі бойынша зерттеулер жүргізді. Бұл зерттеудің қорытындысы: мемлекеттік мұрағаттардағы триоцетатты негіздегі кинофотоқұжаттар мен микроүлгілердің түпнұсқалары мен сақтандыру көшірмелерінде «Сірке синдромының» пайда болуынан сақтау әдістері мен шарттары бойынша нұсқаулық» болды. Айтылып отырған нұсқамада кинофотоқұжаттарды сақтау шарттарымен ұйымдастыру бойынша нұсқамалар және триоцетатты негіз жағдайының пайда болуымен бақылаудың қол жетімді әдістері көрсетілген. Сонымен қатар «ВИНАР» отандық фирмасымен біріге жасалған жаңа индекаторлы экспресс әдісі беріліп отыр. (Москва қ). Бұл әдіс арнайы индекаторлық жолақтар көмегімен «сірке синдромымен» зақымданған материалдарды анықтап, триацетатты негіздің күйреу жағдайына түсіп, құжатты әрі қарай сақтау мүмкіндігі шеттетілген сәтіне дейін қайта көшірмесін жасауды шұғыл ұйымдастыруға мүмкіндік береді.

Бұл әдіс өткен ғасырдың 70-ші жылдарының ортасына дейін триоцитатты таспада дайындалған сақтандыру көшірмелерін тексеру үшін сақтандыру қорының орталық сақтау орындарында қолданылады.

Сақтандыру мақсатындағы көшірме

   Кез-келген тасымалдаушы түрлерінде жасалған сақтандыру мақсатындағы көшірме мұрағат құжаттарын сақтауды қамтамасыз ету бойынша жасалатын іс-шаралар  жүйесінде ерекше орын алады.

   Құжаттар үшін жасалған кез-келген тасымалдаушыдағы сақтандырғыш көшірмелердің түрлері (электронды түрлерін қоспағанды), аймақтық сақтау шарттарының тәртібі өткен ғасырдың 80-ші жылдары «Мемлекеттік мұрағаттардағы ерекше құнды құжаттардың сақтандыру көшірме қорларын құру және ұйымдастыру туралы ережеде» ұсынылған. Бұл ереженің мазмұнындағы тиісті бір бөлігінің негізінде нақты бөлім болып орын алды. Сақтандыру қорларын құрудың техника-технологиялық аспектілері құжаттардың барлық түрлерінің, электрондықтардан басқаларының сақтандыру көшірмелерін дайындаудың типтік технологиялық регламеттерінің сериясында өнделген.

   Нормативтік түрдегі жаңа бағдарламалар қатарына мемлекеттік стандарттар жатқызылады. 2003 жылы Ресей мұрағаты мен РМҒТҚМ Ресей Мәдениет министрлігінің мамандарының қатысуымен ГОСТ 33.505-2003 (ЕРСФД) дайындалды. Ұлттық ғылыми, мәдени және тарихи мұрасы болып табылатын құжаттардың сақтандыру қорын құру тәртібі. Стандарт тек мәтіндік және графикалық құжаттарға ғана қатысты емес, технологиялық ұқсастықта қолданылып құрылған аудиовизуальды құжаттарға да қатысты.

2010 жылдың 1 қантарынан бастап техникалық реттеу мен метрология бойынша Федеральдық агенттіктің бұйрығымен РМҒТҚМ дайындалған тағы екі ГОСТ енгізілді:

  • ГОСТ Р 33.1.02-2008 «ЕРСФД. Киноқұжаттармен фотоқұжаттардың сақтандыру көшірлемері. Жалпы техникалық жағдайы»;
  • ГОСТ Р 33.3.02-2008 «ЕРСФД». Ұлттық ғылыми, мәдени және тарихи мұрасы болып табылатын құжаттардың сақтандыру көшірмелері. Сақтау шарттарының жалпы талаптары. ГОСТ-қа «Сақтандыру құжаттарының сақтау орындарын бағалау әдісі», «Сақтандыру көшірмелерінің триаоцетатты негізінің тұрақтылық кезеңін ұзарту бойынша нұсқамалар» және тағыда басқа қосымшалар беріледі.

 Аудиовизуальды құжаттарды, әсіресе киноқұжаттардың сақтандыру көшірмелерін жасау қомақты қаржылық қаражатты талап етеді. 2013 жылдың 1 қаңтарына соңғы құжаттандыру мәліметтері бойынша ерекше құнды киноқұжаттардың сақтандару көшірмелерінің тек 16% ғана жасалған. Ресей Федерациясының мемлекеттік мұрағатындағы ерекше құнды фотоқұжаттардың көлемі 52% құрайды деуге болады.

Аса белсенді түрде фотоқұжаттардың сақтандыру қорын құру бойынша жұмыстар жүргізілуде. Көшірмесі жасалған фотоқұжаттардың мөлшері,  ерекше құнды құжаттардың жалпы көлемінен 34%-ға асады .

Фотоқұжаттың сақтандыру көшірмесінің түрі түпнұсқаның түрімен анықталады:

  •  негатив үшін – аралық позитив;
  •  позитив үшін – негатив-сыңар;
  •  фотобасуға – негатив.

Өкінішке орай бұл талаптар жиі орындалмайды.

РМҒТҚМ жұмысының сапасын жоғарылату мақсатында фотоқұжаттардың сақтандыру көшірмелерін дайындаудың типтік технологиялық регламентінің қоры бойынша түсініктеме дайындалды (М.1997ж.)

Мұрағат құжаттарын сандау

Ресей Федерациясының мұрағаттарында ең көп таралғаны құжаттарды сандау тәжірибесі. Бұл әдіс құжаттардың кейбір бөлігіндегі өше бастаған жерлерін қайта өңдеп ауыстырып, қарама-қарсы түстердің әлсіздігінің күшею мәселелерін шешіп,  сандалған бейнесін сапалық түзетілуімен алуға мүмкіндік береді, тағы сол сияқты ақпараттарды сан рет беру мен түп нұсқаларды неше қайтара қолданбай-ақ, сан рет көшірмесін жасауға мүмкіндік береді.  

Оптикалық дискілер микрографикалық тасымалдаушылармен салыстырғанда бір қатар артықшылықтарға ие:

  • ақпараттарды жазуда неқұрлым жоғары тығыздықты қамтамасыз етеді;
  • оларға жазылған ақпараттарды тез іздеу мен тікелей  қолжетімділік;
  • сандық ақпаратты оның сапасының бұзылуынсыз бірнеше рет көшірмесін алуға;
  • байланыс арналары бойынша ақпараттарды қашықтықтықта өткізуге мүмкіндік береді.

Бірақ көрсетілген басымдылықтарға қарамастан мұрағаттық құжаттарды сандық сапаға келтіруде оларды сақтандыру қоры деп емес, пайдалану қоры деп қарау қажет. Себептері келесіде көрсетілген:

1. Оптикалық дискілер оларға жазылған жазбалардың сақталу тұрақтылығының мерзімі ұзақ уақыт (тұрақты) сақтау талаптарын қанағаттандырмау себебінен шектеулі болады.

2. Сандық технологияның жіті дамуы сандық тасымалдаушытардың (оптикалық дискілер) ескіруі сияқты оларды жазу мен оқуға арналған аппараттық-бағдарламалық құралдардың да тез ескіруіне алып келеді, оның салдары сандық үгіде сақталған құжаттарға болашақта қол жеткізуде айтарлықтай кедергі туғызуы мүмкін. 

Сонымен қатар ескірген тасымалдаушылардағы сандық ақпараттарды басқа форматтағы жазбалар мен ақпараттық құралдарды пайдалана отырып жаңа тасымалдаушыларға көшіріп жазу, тәжірибе көрсеткіші бойынша жоғалу мен құртылуға әкеп соқтыруына байланысты сақтандырғыш көшірме ретінде қарауға жол берілмейді.

 3. Ақпараттарды электрондық тасымалдаушыларға өткізуді жүзеге асыратын бағдарламалық азық, құжаттанған ақпараттармен қатар сақтандырғышты сақталуға жататын ақпараттық қор болып табылады.  

 4. Көшірмелерді қайта форматтау мен қайта жазу процессінде олардың жаңа сандық тасымалдаушыларда ұзақ сақталуы, құжаттардың сақтандыру көшірмесінің заңдық күшін бекітуде маңызды кедергілер құрайды.

Сандық тасымалдауыштарды пайдалану қорын құру бойынша жұмысты әдістемелік қамтамасыз ету бөлімінде, бұл жұмыстың тәжірибесін меңгеру мен жинақтауға нақты қадамдар жасалды. 2007 жылы «Ресей мәдениетінің (2006-2011 жылдары)» МФБ аясында РМҒТҚМ «Фото жән фотоқұжаттарды пайдалану қорының сандық сипаттағы көшірмелерін жасау бойынша Нұсқаулық» дайындалды.  Оқулықта пайдалану қорының электрондық көшірмелерін құру, көшірме жасау жүйелерін аппараттық және бағдарламалық қамтамасыз ету, жұмыс жүргізу технологиялары,  көшірме жасау есебі, оларды сақтау шарттарының талаптары, техникалық жағдайын тексеру бойынша мәселелер қарастырылған. 

Басқару саласында электрондық құжаттарды пайдаланудың                     басымдылықтары

Егер жұмыстың қандай да бір бөлігінде мұрағаттың дәстүрлі тасымалдаушыларындағы аудиовизуальды құжаттарымен жұмыс істеу тәжірибесі үлкен болса, онда электрондық құжаттар мәселелері өз шешімін күтуде. 

2006 жылдың 27 шілдесінде №149-Ф3 «Ақпараттар, ақпараттық технологиялар және ақпараттарды сақтау туралы» Федералдық Заңның 11 бабының 3 тармағына сәйкес, электрондық құжат (электрондық хабарлама) электрондық қолы болған жағдайда  қағаз тасымалдаушыдағы құжатпен тең дәрежеде болатыны айқындалған.

2011 жылдың 06 сәуіріндегі № 63-ФЗ. «Электрондық қол» туралы Заңы электронды құжаттарда электрондық қолды қолданудың құқықтық жағдайларын жасап, басқару ауқымында электрондық құжаттарды қолдану мүмкіндігін ашуда.

 Қазіргі таңда, басты назар мемлекеттік басқару органдарында мемлекеттік шешімдер мен бағдарламалар қатарын қамтамасыз ететін электрондық құжат айналымын дамытумен байланысты мәселелерді қарастыруға шоғырланған. Ресей Федерациясы Үкіметінің өкімімен Ресей мұрағатының ВНИИДАД пен біріге дайындалған 2009 жылдың 15 маусымындағы № 477 «Федеральдық атқарушы органдарда іс жүргізу ережесінің ерекшеліктері» бекітілген. Ережеде «Федеральдық органдардағы атқарушы өкіметтің электрондық құжаттармен жұмыс» бөлігі енгізілген.

«Ресей Мәдениеті  (2012–2018 жылдар)» федеральдық мақсаттық бағдарлама аясында ВНИИДАД 2013 жылы «Мұрағаттық ұйымдардағы электрондық мұрағаттық құжаттарды сақтауды ұйымдастыру және есепке алу, жиынтықтау бойынша нұсқаулық» және «Мемлекеттік және муниципальдық мұрағаттардағы электрондық мұрағаттық құжаттарды сақтауды ұйымдастыру және есепке алу, жиынтықтау бойынша нұсқаулық» жасалды.

Бұл құжаттар экспериментальды болып табылады және ұйымдардың мұрағаттары мемлекеттік және муниципальдык мұрағаттарға арналған осы түрдегі алғашқы оқулық болып табылады.

Бұл бағыттағы іс әрекеттер болашақта құқықтық және нормативтік қамтамасыз етілуге мұқтаж.

Алда әлі де электрондық үлгіде қандай басқармалық құжаттар енгізілуі мүмкін, ал қандай  құжаттарды қағаз тасымалдағышта құру қажет деген маңызды мәселе тұр. Нақты берілген кезеңде сақтау мерзімі 10 жылға дейін көрсетілген басқармалық құжаттарды электронды үлгіде құру туралы сөз болып отырғаны ұсынылып отыр. Электрондық құжаттарды мұрағатқа сақтауға өткізетін жағдай туындағанда, оларды ұзақ мерзімді сақтаумен байланысты мәселелерді үтір-нүктесіне дейін өңдеп, қарастыру талап етіледі. Бұл бағыттағы жұмысты тоқтатпай жалғастырған  жөн.



Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль