Электрондық құжаттарды еңбек қатынастарында қолдану

103
Маликова Надежда Июрьевна
Эксперт ЭС «ACTUALIS: Кадровое дело», автор ряда изданий Цифрового издательства «МЦФЭР-Казахстан», юрисконсульт, г. Алматы
Ақпаратты технологиялардың қолданылуы, ұйымның құжаттарын рәсімдеу мен сақтауға байланысты, уақытты және кеңістікті бірталай қысқартуға мүмкіндік беретіні бәріне мәлім. Аталған артықшылықтар, іс жүргізуді электрондық формада жүзеге асыру кеңінен таралуына алып келеді.

Еңбек қатынастарын реттейтін, құжаттарды электрондық түрде рәсімдеу мүмкіндігі туралы қолданыстағы отандық заңнама не дейді екен? «Заң қарсы еместігін» білдіреді. Қиындық туғызатын мәселелер тәжірибеде басталады.   

Электрондық құжат деген не?

 Ақпаратты технологиялардың қолданылуы, ұйымның құжаттарын рәсімдеу мен сақтауға байланысты, уақытты және кеңістікті бірталай қысқартуға мүмкіндік беретіні бәріне мәлім. Аталған артықшылықтар, іс жүргізуді электрондық формада жүзеге асыру кеңінен таралуына алып келеді.

Алайда, тәжірибе көрсеткендей, нақты дәлелдері электрондық нысандағы құжаттар болып табылатын, дауларды шешуге байланысты сот қызметі, қазіргі уақытта, аталған саладағы нақты нормативтік реттеудің әлсіздігіне байланысты, бірқатар қиыншылықтармен кездеседі. Электрондық құжаттардың еңбек қатынастарында жүргізілуінің  негізгі мәселелерін қарастырып, оларды шешу жолдарын зерттеп көрейік.

Қазақстан Республикасының  2003 жылғы 7 қаңтардағы № 370-ІІ «Электрондық құжат және электрондық цифрлық қолтаңба туралы» Заңына (бұдан әрі – Электрондық құжаттар туралы заң) сәйкес, электрондық құжат – өзіндегі ақпарат электрондық-цифрлық нысанда ұсынылған және электрондық цифрлық қолтаңба (бұдан әрі – ЭЦҚ) арқылы куәландырылған құжат.

Электрондық құжаттардың заңдық күшін қамтамасыз ететін, тек белгілі бір нышандар жиынтығы, қолтаңбаның қызметін атқара алады.

ЭЦҚ деп, электрондық цифрлық қолтаңба құралдарымен жасалған, электрондық құжаттың  нақтылығын, қатыстылығын және тұрақтылығын растайтын, электрондық цифрлық нышандардың жиынтығын айтады.

ЭЦҚ-ның құралдары, оны жасау және дұрыстығын тексеру үшін пайдаланатын,   бағдарламалық және техникалық құралдарының жиынтығы болып табылады.

Электрондық құжаттардың түрлері

Мамандардың пікірі бойынша, электрондық құжаттарды үш топқа бөлсе болады:

1. Цифрланған электрондық құжаттар – қағаз құжаттардың цифрлық құжаттарға,  яғни, компьютерлік нысанға өзгергенінің нәтижесінде жасалған құжаттар. Әдетте мұндай форма PDF, DjVu, JPG, TIFF, RTF, DOC, DOCX файлдар түріндегі форматта беріледі. Қазіргі заманғы кең таралған цифрлаудың технологиясы, ол сканирлеу. Ол суретті, графикалық құжаттарды, фотосуреттерді электрондық нысанға – файлдарға ауыстыруға мүмкіндік береді.

2. Қазіргі заманғы электрондық құжаттар – тек қана цифрлық түрде болатын құжаттар. Олар, ғаламтор, WWW  және мультимедиа сияқты, жаңа технологиялардың ақпараттық өнімі болып табылады. Қазіргі заманғы электрондық құжаттар ауызша ақпараттың, фото-, бейнекөріністердің, дыбыстың, анимация және графиканың бірыңғай құжатқа бірлескенін көрсетеді(ол, әртүрлі презентациялар, конференциялар болуы мүмкін).

3. Қағазсыз технологиялардың өнімі болатын, электрондық құжаттар. Электрондық құжаттардың бұл тобында кең таралған түрі электрондық пошта болып табылады. Электрондық пошта – телекоммуникациялық каналдармен хабарларды файлдар түрінде жіберу. Файлда алдын ала цифрланған хабарлама (хат, мақала), сурет, фотосурет, сонымен қатар деректер базасы болуы мүмкін.

Сөйтіп, электрондық дегеніміз – ол, жасалатын, сақталатын, өңделетін, жазылатын, көрсетілетін, пайдаланылатын және (немесе) электрондық, ұқсас және басқа, дәстүрлі қағаз нысандарынан айырмашылығы бар, байланыс құралдарының көмегімен таралатын, жасаған тұлғаны көрсететін, заңмен орнатылған құрылымы және деректемелері бар құжат, деп қорытуға болады.

Электрондық құжаттармен жұмысты ұйымдастыру

Қазіргі уақытта, қызметкерлерге ақпаратты жылдам жеткізу үшін, электрондық поштаны, ғаламтор-технологияларды пайдаланатын ұйымдардың саны көбейді.

Алайда, электронды поштаны қолдану, электрондық құжат айналымы деп түсінуге болмайтынын ескеру керек. Электрондық пошта – ол ақпаратты, коммуникацияны таратуды, оның ішінде қызметкерлер арасындағы қатынасты, ақпаратпен алмасуды, құжаттардың жобаларымен танысуды қамтамасыз ететін құрал.

Электрондық құжат айналымы, электрондық басқарушылық құжаттармен (кіріс, шығыс және ішкі), олардың рәсімделуі және расталуы бойынша талаптарды сақтап, негізгі жұмыс барысын қамтамасыз ететін, біртұтас, кешенді, басқарушы технология болу керек.

Сонымен қатар, құжаттардың бір бөлігі болашақта қағаз нысанын жоғалтпайтынын ескеру керек. Сондықтан, электрондық құжат айналымы элементтерінің пайдалануын есепке ала отырып, еңбек қатынастарын реттейтін, құжаттардың негізгі категориялары үшін, құжат айналымының тиімді үдерісін ойластыру маңызды.

Қағаз құжаттары мен олардың электрондық көшірмелерінің қатар өзгеруі де орын алуы мүмкін. Сонымен бірге деректер базасына құжаттардың өткені және орындалғаны туралы ақпарат енгізіп тұру керек. Басшылар құжаттарға қарарды қолмен жазады. Содан кейін іс қағаздарын жүргізу қызметі оларды автоматтандырылған жүйеге енгізеді.

Электрондық көшірме жылдам хабарлау құралы болып, анықтамалық-ақпараттық және аналитикалық жұмыс үшін пайдаланылады.

Мұндай технологияны электрондық емес, компьтерлік жүйедегі қағаз құжаттармен жұмыс барысын көрсететін, автоматтандырылған құжат айналымы десе болады. 

Құжаттың электрондық қалпын корпоративтік жүйеге енгізген соң, оның қағаз түпнұсқасы басқаруды құжаттамалық қамсыздандыру қызметінің (бұдан әрі – БҚҚ қызметі) оперативтік сақтауында (ағымдағы мұрағатта) немесе құжатты тіркеген бөлімшеде қалады, және істер номенклатурасына сәйкес іске тігіледі. Электронды қалыптары құжат айналымының корпоративтік жүйесіне енгізілетін, құжаттардың орнатылған категорияларына сәйкес, алдағы жұмыс осы құжаттардың электронды файлдарымен жүргізіледі.

Электрондық құжат айналымы жүйелерінің басты міндеті – ол электрондық құжаттарды сақтауды және олармен жұмысты ұйымдастыру (атап айтқанда, оларды белгілеріне және мазмұнына қарай іздеу). Электрондық құжат айналымы жүйесінде құжаттарға рұқсат етілген мүмкіндік жүзеге асады, олардың ішіндегі өзгертулер және олардың барлық нұсқалары бақылауға алынған.

Ұйымның қызметін реттейтін барлық құжаттарды:

1) ұйымдық – ережелер, жарғылар, нұсқаулықтар, қағидалар;

2) басқару – қаулылар, өкімдер, бұйрықтар, нұсқаулар, шешімдер;

3) анықтамалық-ақпараттық – хаттар, баяндау және түсініктеме хаттар, хаттамалар, актілер, шолулар, есептер, стенограммалар, тізімдер, тізбелер, тіркеу-бақылау карточкалары, кестелер және т.б. деп бөледі.

Әр құжат өзінің өмірлік кезеңінің барысында белгілі сатылардан өтеді:

1) жасау;

2) бұрыштама қою, келісу;

3) қол қою, бекіту;

4) тіркеу;

5) қарау;

6) орындау;

7) іске тігу;

8) сақтау;

9) жою.

Кез келген кәсіпорынның тиімді қызметі үшін ақпарат ағындары анық қадағаланатын және басқарылатын процесс болу керек.  

Сәйкестендіру және ЭЦҚ

Электрондық құжаттармен байланысты еңбек қатынастарында пайда болатын қайшылықтар, бір негізге тіреледі: қызметкер бұйрықпен немесе өзге құжатпен мезгілінде

таныспаған, сондықтан, басшының бұйрығын орындамаған; қызметкер поштамен мүлдем ешқандай құжаттар алмаған және т.б.

Осындай қайшылықтарды болдырмау үшін, электрондық құжаттың заңдық күші болу керек.

1. Ақпараттың шығу дерекнамасы туралы мәлімет.

Электрондық хабарлама жіберген тұлға нақты белгілі болу керек.

2. Ақпараттың шығу уақыты туралы мәлімет.

Электрондық мәліметтерді жіберушінің және алушының белгілері, сол сияқты олардың жасалу және алу датасы мен уақыты.

3.  Әкімшілік-географиялық  «байлау».

Міндетті ақпаратта (электрондық құралдарды пайдаланатын тұлғалар) келесі мәліметтер болу керек: электрондық поштаның тұрған жері, мекенжайы. Сонымен, шартта жүйені ұйымдастырушының сәйкестендіру тәртібі болу керек. Жүйені ұйымдастырушының құқықтық мәртебесі туралы ақпарат жүйені ұйымдастырушының атауы мен тұрған жерін қамтиды.

4. Сәйкестендіретін белгілер туралы мәліметтер.

Электрондық құжаттарда Қазақстан Республикасының нормативтік құқықтық актілермен орнатылған міндетті деректемелер болу керек. Бұл жерде әңгіме ЭЦҚ туралы болып отыр.

Ал құжат өзіне келетін болсақ, онда кейбір мәтіндік редакторлар, құжаттың жасалуы және авторы туралы мәліметтерді автоматты түрде сақтайтын мәтіндік файлдар жасайды.

«Microsoft Word» мәтіндік редакторы «Microsoft Word құжаты» сияқты мәтіндік файлдар жасайды. Бұл файлдардың форматы (.docx – құжаттардың мына нұсқалары үшін Word 2008 және 2011 Mac үшін, 2007 және 2010 Windows үшін, және .doc – құжаттардың мына нұсқалары үшін  Word 98-ден 2004-ке дейін Mac үшін және 97-ден 2003-ке дейін  Windows үшін).

  • Файлдың жасалу датасы және соңғы өзгертуі туралы;
  • автор туралы;
  • Microsoft Word бағдарламасының нақты данасын пайдаланатын ұйым туралы;
  • басшының аты-жөні;
  • файлдағы құжаттың тақырыбы туралы;
  • файлмен жұмыс істеудің жалпы уақыты және т.б.

Одан басқа, Microsoft Word файлы құпия сөзбен қорғалуы мүмкін. Есесіне электрондық құжаттың файлдық құрылымы (егер дәстүрлі қағаз құжатпен салыстырса) технологиялық қызметті сондай-ақ атқарып, кәдімгі құжаттың материалдық тасымалдағышынан талап етілетін барлық талаптардың орындалуын қамтамасыз етеді, есесіне өте жоғары технологиялық және техникалық деңгейде.

Электрондық құжат туралы, әдетте, барлығы түсінікті болса, көбінесе:«Электрондық құжатқа қалай қол қойып, ЭЦҚ-ны қалай жасауға болады?» деген сұрақ туындайды.

ЭЦҚ-ны жасау арнайы бағдарламалармен және куәландыратын орталықтармен қамтылады. Сол бағдарлама құжаттағы қолтаңбаның шынайылығын да тексере алады. Ондай бағдарламалар өте көп. Мұндай бағдарламалардың негізінде қос кілтті қолдану әдісі жатыр: араларында белгілі бір математикалық байланысы бар, мәтіннің блоктары ретінде ашық және жабық кілттер.

Сөйтіп, ЭЦҚ құжатты бір мағынада сәйкестендіретін және оның дұрыстығын, заңды жарамдылығын анықтайтын,  электрондық құжаттың деректемесі болып табылады.

Алайда бүгінгі күні, электрондық құжатқа жүгінуге мүмкіндік беретін, Электрондық құжат туралы заң заңды түрде толық жүзеге аспайды.

Құжаттың авторын оңай сәйкестендіру үшін:

  • электрондық іс қағаздарын жүргізудің корпоративтік жабық жүйесін жасау;
  • жүйені пайдаланушылардың құқықтары мен жауапкершілігін, іс қағаздарын жүргізудің ерекшеліктерін регламенттейтін, электрондық құжат айналымының жүйесінде құжаттың орнын белгілейтін ережелер шығару;
  • қол қоюдың және электрондық құжатқа мөр басудың механизмін, сол сияқты олардың тіркеу механизмін жасап шығару.

Әңгіме, құжатқа, оның түпнұсқалығын анықтайтын ақпаратты қосу жайлы, яғни, құжатқа қол қойған кезден бастап, оның мазмұнды ақпаратында өзгерістер болмағанын және құжатқа белгілі тұлғаның қол қойғанын растау.

Электрондық құжаттардың сақталу мерзімдері.

Электрондық құжаттардың сақталу мерзімдері қағаз құжаттарынан ерекшеленеді.

Бұл құжаттардың сақталу мерзімдері, ұйымның қызметіндегі электрондық құжат үлгісінде жасалған, сақталу мерзімдері көрсетілген, Қазақстан Республикасы мәдениет және ақпарат министрінің 2009 жылғы 27 сәуірдегі № 60 бұйрығымен бекітілген Типтік құжаттардың тізбегінде регламенттелген.

Сонымен, аталған Тізбектің 75–80-тармақтарына сәйкес, жұмысқа орналастыру және еңбекті ұйымдастыруға байланысты, электрондық құжаттардың келесі сақтау мерзімдері болады:

  • жұмысқа орналастыру мәселелері бойынша хат алмасу – 5 жыл;
  • мәлімет үшін және басшылыққа бағытталған, қызметкерлердің кәсіби жарамдылығы диагностикасы туралы құжаттар (ұсыным хаттар, психофизиологиялық нормалар, анықтамалар) – 3 жыл;
  • еңбек тәртібін бұзғаны туралы хат жазысу –  3 жыл;
  • жұмыс уақытының ұзақтығын есепке алу құжаттары (мәліметтер, баяндау хаттар, жұмыс уақытының теңгерімі) – 3 жыл;
  • табельдер (кестелер), жұмыс уақытының  есепке алудың электрондық журналы – 1 жыл;
  • қоса қызмет атқаратын қызметкерлерді есепке алу деректер базасы – қажеттілігі өткенше.


Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

Записаться

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

Живое общение с редакцией

© 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04


  • Мы в соцсетях
Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
зарегистрируйтесь.
Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
  • доступ к 1 500+ полезным статьям
  • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
  • шаблоны документов, пошаговые инструкции
  • ежедневно обновляемая информация
  • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Я тут впервые
И получить доступ на сайт Займет минуту!
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль