Справочник кадровика

Личное дело работника

  • 11 декабря 2018
  • 5508

Личное дело работника формируется на каждого работника, с которым заключен трудовой договор. Как правильно оформить личное дело работника? Какие документы в нем хранятся?

Личное дело – совокупность документов персонального учёта, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Личное дело работника. Как правильно оформить, формировать и вести личное дело?

Личное дело заводят на работника в течение семи календарных дней после издания приказа распоряжения руководителя организации о приёме на работу и ведут на протяжении всей трудовой деятельности на данном месте работы.

Все документы личного дела подшивают в плотную картонную папку. На лицевой стороне обложки сразу после заведения личного дела проставляют следующие реквизиты:

1) официальное наименование организации;

2) официальное наименование населённого пункта, где расположена организация;

3) официальное наименование структурного подразделения организации, которое формирует, хранит и учитывает личное дело;

4) наименование личного дела (фа­милия, имя, отчество работника);

5) дата принятия на работу;

6) порядковый номер личного дела.

Записи в документах личного дела и на его обложке (приложение 1) производят от руки пе­рьевой или шариковой ручкой чёрного, синего или фиоле­тового цветов, без исправлений и разборчиво.

ВНИМАНИЕ Если в документы личного дела необходимо внести исправ­ления, кадровик должен заверить данные исправления своей подписью и печатью организации.

Даты оформляются словесно-цифровым способом: день и год пишут арабскими цифрами, месяц – словами (например, 15 ноября 2015 года).

После завершения личного дела делопроизводством проставляют дату завершения дела, а в нижней части обложки (цифрами и прописью) указывают количество листов личного дела.

Состав личного дела работника 

Нормативного документа, регламентирующего и определяющего состав документов личного дела работника, на данный момент не существует. Пунктом 485 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 (далее - Перечень типовых документов), определён следующий состав документов личных дел:

1) заявление;

2) автобиография;

3) копии и выписки из указов, постановлений, приказов, распоряжений;

4) копии личных документов;

5) копии договоров о пенсионном обеспечении;

6) характеристики;

7) резюме;

8) листки по учёту кадров;

9) анкеты;

10) послужные списки;

11) аттестационные листы и др.

Методические рекомендации по оформлению, хранению и учёту личных дел государственных служащих разработаны в 2009 году отделом государственной службы и кадровой политики Администрации Президента Республики Казахстан, Агентством Республики Казахстан по делам государственной службы, Комитетом информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан и Архивом Президента Республики Казахстан. Данные рекомендации определяют следующий состав документов личных дел государственных служащих:

1) дополнение к личному листку по учёту кадров;

2) личный листок по учёту кадров;

3) автобиография;

4) копия удостоверения личности;

5) копии документов об образовании, сертификатов;

6) копии решений о награждении государственными и другими наградами, присвоении почётных и специальных званий;

7) копии распорядительных документов о приёме на работу, назначении на должность, переводе, освобождении от занимаемой должности, увольнении с работы или выписки из указанных распорядительных документов;

8) заявление о приёме на работу, переводе, увольнении;

9) выписка из протокола заключительного заседания конкурсной комиссии (при приёме на работу по результатам конкурсного отбора на занятие вакантной административной государственной должности);

10) копия письма уполномоченного органа по делам государственной службы или его территориального подразделения о согласовании кандидата в части соответствия предъявляемым квалификационным требованиям (при приёме на работу в порядке перевода);

11) справка уполномоченного органа по делам государственной службы или его территориального органа о пребывании кандидата в кадровом резерве государственной службы с указанием даты и номера документа, на основании которого кандидат зачислен в кадровый резерв (при приёме на работу из кадрового резерва);

12) копия письма Комитета национальной безопасности Республики Казахстан или его территориального органа о результатах специальной проверки или справка о прохождении специальной проверки, заверенная кадровой службой государственного органа;

13) подписанный текст присяги государственного служащего (или его копия в случае продолжения государственной службы в другом государственном органе);

14) копия аттестационного листа;

15) обязательство о принятии ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе (или его копия в случае продолжения государственной службы в другом государственном органе);

16) нотариально заверенная копия договора на доверительное управление имуществом (при наличии);

17) послужной список по форме, утверждённой уполномоченным органом по делам государственной службы.

В нормативном правовом акте, коим является упомянутый Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, встречаются документы, «не вошедшие в состав личных дел». Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован законодательством Республики Казахстан, и, по сложившейся традиции, мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства.


Трудовой кодекс Республики Казахстан. Постатейный практический комментарий

Подготовлен с учетом изменений и дополнений в Трудовой кодекс Республики Казахстан и одобрен Министерством труда и социальной защиты населения Республики Казахстан.

 Руководитель авторского коллектива генеральный директор РГКП «Республиканский научно-исследовательский институт по охране труда Министерства труда и социальной защиты населения Республики Казахстан», академик, доктор технических наук, профессор С. Г. Бисакаев

РЕКОМЕНДУЕМ

Документы личных дел лучше разбить на две группы:

1) анкетные, биографические и характеризующие документы;

2) дополнительные документы.

В первую группу документов личных дел входят:

1) дополнение к личному листку по учёту кадров;

2) личный листок по учёту кадров с наклеенной фотографией или анкета;

3) автобиография, написанная собственноручно работником;

4) копии документов об образовании, повышении квалификации (заверенные подписью работника  кадровой службы и печатью организации после предъявления подлинников личных документов);

5) личное заявление о приёме на работу или об увольнении;

6) выписки из приказов (распоряжений) о приёме на работу, служебном передвижении или увольнении работника (копии таких приказов);

7) трудовой договор (он может храниться отдельно в деле с трудовыми договорами между работником и работодателем);

8) должностная инструкция работника, изменения и дополнения к ней;

9) заявления работника о переводах;

10) представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;

11) аттестационные листы;

12) характеристики и рекомендательные письма;

13) отзывы должностных лиц о работнике;

14) резюме, предоставляемое при поступлении на работу;

15) выписки (копии) из документов о присвоении почётных званий, учёной степени, награждении государственными наградами;

16) копии наградных листов.

★ Как правильно формировать кадровые документы: что включается в состав личных дел, а что – в папки по приказам? ★

Личное дело работника

Светлана Сергеенко

эксперт электронной системы «ACTUALIS: Кадровое дело», руководитель тематического направления «Охрана труда, кадры и делопроизводство» цифрового издательства «МЦФЭР–Казахстан», юрист-правовед
Ответ: При формировании дел необходимо соблюдать правила оформления документов. Документы, которые включаются в состав личного дела, не регламентированы по форме и содержанию, но наиболее часто встречается следующий перечень и порядок расположения документов в личном деле

Во вторую группу документов личных дел входят:

1) старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;

2) карточки учёта поощрений и взысканий;

3) характеристики с прежнего места работы;

4) копия удостоверения личности либо вида на жительство;

5) копии свидетельств о присвоении регистрационного номера налогоплательщика и социального индивидуального кода;

6) адресная справка:

7) справки о состоянии здоровья (при необходимости);

8) фотографии;

9) другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.

К личному делу составляют внутреннюю опись (приложение 1). Во внутреннюю опись документов личного дела записывают:

1) наименования всех подшитых документов;

2) дату включения документа в личное дело;

3) количество листов документа;

4) дату изъятия документа;

5) должность, фамилию, имя и отчество лица, изъявшего документ, и  причину изъятия.

НА ЗАМЕТКУ Работник кадровой службы, который составляет внутреннюю опись документов, должен её подписать, указать расшифровку подписи и поставить дату составления.

Дата оформляется словесно-цифровым способом.

В каждое личное дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадровой службы. Целесообразно также проставлять дату фотографиро­вания.

Оформление личного дела работника

Личное дело оформляют после издания приказа руководителя организации о приёме на работу.

Рекомендуется заводить личные дела на руководителей и ведущих специалистов (на вспомогательный персонал достаточно завести личную карточку формы Т-2).

В начало личного дела помещают документы, необходимые для приёма на работу. Личное дело работника может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения, фамилии и т. п.

Каждое дело формируют в отдельную папку.

Подробнее читайте: "Делопроизводство в Казахстане"  

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Мы еще не знакомы?

Давайте познакомимся!
Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
Это займет не больше 1 минуты
Зарегистрироваться