Справочник кадровика

Личное дело работника: формирование, состав, оформление

  • 11 июня 2019
  • 6590
Личное дело работника в РК: формирование, состав, документы, оформление
Личное дело работника в РК: формирование, состав, документы, оформление

Личное дело работника формируется на каждого сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Как правильно оформить личное дело работника? Какие документы в нем хранятся? Узнаете из статьи.

Личное дело – совокупность документов персонального учета, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело заводят на работника в течение семи календарных дней после издания приказа распоряжения руководителя организации о приёме на работу и ведут на протяжении всей трудовой деятельности на данном месте работы.

Оформление личного дела

При оформлении личного дела все документы подшивают в плотную картонную папку. На лицевой стороне обложки сразу после заведения личного дела проставляют следующие реквизиты:

1) официальное наименование организации;
2) официальное наименование населённого пункта, где расположена организация;
3) официальное наименование структурного подразделения организации, которое формирует, хранит и учитывает личное дело;
4) наименование личного дела (фа­милия, имя, отчество работника);
5) дата принятия на работу;
6) порядковый номер личного дела.

Записи в документах личного дела и на его обложке производят от руки пе­рьевой или шариковой ручкой чёрного, синего или фиоле­тового цветов, без исправлений и разборчиво.

ВНИМАНИЕ Если в документы личного дела необходимо внести исправ­ления, кадровик должен заверить данные исправления своей подписью и печатью организации.

Даты оформляются словесно-цифровым способом: день и год пишут арабскими цифрами, месяц – словами (например, 15 ноября 2019 года).

После завершения личного дела делопроизводством проставляют дату завершения дела, а в нижней части обложки (цифрами и прописью) указывают количество листов личного дела.

Личное дело оформляют после издания приказа руководителя организации о приёме на работу.

Рекомендуется заводить личные дела на руководителей и ведущих специалистов (на вспомогательный персонал достаточно завести личную карточку формы Т-2).

В начало личного дела помещают документы, необходимые для приёма на работу. Личное дело работника может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении образования, семейного положения, фамилии и т. п.

Каждое дело формируют в отдельную папку.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Как правильно формировать кадровые документы: что включается в состав личных дел, а что – в папки по приказам?

Личное дело работника: формирование, состав, оформление
Светлана Сергеенко эксперт электронной системы «ACTUALIS: Кадровое дело», руководитель тематического направления «Охрана труда, кадры и делопроизводство» цифрового издательства «МЦФЭР–Казахстан», юрист-правовед

Состав личного дела работника 

Нормативного документа, регламентирующего и определяющего состав личного дела работника, на данный момент не существует. Пунктом 485 Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, утверждённого приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 (далее - Перечень типовых документов), определён следующий состав документов личных дел:

1) заявление;
2) автобиография;
3) копии и выписки из указов, постановлений, приказов, распоряжений;
4) копии личных документов;
5) копии договоров о пенсионном обеспечении;
6) характеристики;
7) резюме;
8) листки по учёту кадров;
9) анкеты;
10) послужные списки;
11) аттестационные листы и др.

Методические рекомендации по оформлению, хранению и учёту личных дел государственных служащих разработаны отделом государственной службы и кадровой политики Администрации Президента Республики Казахстан, Агентством Республики Казахстан по делам государственной службы, Комитетом информации и архивов Министерства культуры и информации Республики Казахстан и Архивом Президента Республики Казахстан.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Что такое «постановка документов на контроль», и каким образом она осуществляется?

Данные рекомендации определяют следующий состав документов личных дел государственных служащих:

1) дополнение к личному листку по учёту кадров;

2) личный листок по учёту кадров;

3) автобиография;

4) копия удостоверения личности;

5) копии документов об образовании, сертификатов;

6) копии решений о награждении государственными и другими наградами, присвоении почётных и специальных званий;

7) копии распорядительных документов о приёме на работу, назначении на должность, переводе, освобождении от занимаемой должности, увольнении с работы или выписки из указанных распорядительных документов;

8) заявление о приёме на работу, переводе, увольнении;

9) выписка из протокола заключительного заседания конкурсной комиссии (при приёме на работу по результатам конкурсного отбора на занятие вакантной административной государственной должности);

10) копия письма уполномоченного органа по делам государственной службы или его территориального подразделения о согласовании кандидата в части соответствия предъявляемым квалификационным требованиям (при приёме на работу в порядке перевода);

11) справка уполномоченного органа по делам государственной службы или его территориального органа о пребывании кандидата в кадровом резерве государственной службы с указанием даты и номера документа, на основании которого кандидат зачислен в кадровый резерв (при приёме на работу из кадрового резерва);

12) копия письма Комитета национальной безопасности Республики Казахстан или его территориального органа о результатах специальной проверки или справка о прохождении специальной проверки, заверенная кадровой службой государственного органа;

13) подписанный текст присяги государственного служащего (или его копия в случае продолжения государственной службы в другом государственном органе);

14) копия аттестационного листа;

15) обязательство о принятии ограничений, связанных с пребыванием на государственной службе (или его копия в случае продолжения государственной службы в другом государственном органе);

16) нотариально заверенная копия договора на доверительное управление имуществом (при наличии);

17) послужной список по форме, утверждённой уполномоченным органом по делам государственной службы.

В нормативном правовом акте, коим является упомянутый Перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения, встречаются документы, «не вошедшие в состав личных дел». Таким образом, состав документов личного дела работника не регламентирован законодательством Республики Казахстан, и, по сложившейся традиции, мы отталкиваемся от принятой государственной системы делопроизводства.

«Actualis: Госзакупки»

42


Гостевых доступов осталось сегодня на электронную систему «Actualis: Кадровое дело»


Документы личного дела сотрудника

Документы личных дел лучше разбить на две группы:

  • анкетные, биографические и характеризующие документы;
  • дополнительные документы.

Биографические документы

В первую группу документов личных дел входят:

1) дополнение к личному листку по учёту кадров;

2) личный листок по учёту кадров с наклеенной фотографией или анкета;

3) автобиография, написанная собственноручно работником;

4) копии документов об образовании, повышении квалификации (заверенные подписью работника  кадровой службы и печатью организации после предъявления подлинников личных документов);

5) личное заявление о приёме на работу или об увольнении;

6) выписки из приказов (распоряжений) о приёме на работу, служебном передвижении или увольнении работника (копии таких приказов);

7) трудовой договор (он может храниться отдельно в деле с трудовыми договорами между работником и работодателем);

8) должностная инструкция работника, изменения и дополнения к ней;

9) заявления работника о переводах;

10) представления на переводы, выдвижение, зачисление в резерв;

11) аттестационные листы;

12) характеристики и рекомендательные письма;

13) отзывы должностных лиц о работнике;

14) резюме, предоставляемое при поступлении на работу;

15) выписки (копии) из документов о присвоении почётных званий, учёной степени, награждении государственными наградами;

16) копии наградных листов.

★ Как правильно формировать кадровые документы: что включается в состав личных дел, а что – в папки по приказам? ★

Личное дело работника

Светлана Сергеенко

эксперт электронной системы «ACTUALIS: Кадровое дело», руководитель тематического направления «Охрана труда, кадры и делопроизводство» цифрового издательства «МЦФЭР–Казахстан», юрист-правовед
Ответ: При формировании личных дел необходимо соблюдать правила оформления документов. Документы, которые включаются в состав личного дела, не регламентированы по форме и содержанию, но наиболее часто встречается следующий перечень и порядок расположения документов в личном деле

Дополнительные документы

Во вторую группу документов личных дел входят:

1) старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты;
2) карточки учёта поощрений и взысканий;
3) характеристики с прежнего места работы;
4) копия удостоверения личности либо вида на жительство;
5) копии свидетельств о присвоении регистрационного номера налогоплательщика и социального индивидуального кода;
6) адресная справка:
7) справки о состоянии здоровья (при необходимости);
8) фотографии;
9) другие документы, которые целесообразно хранить в личном деле.

К личному делу составляют внутреннюю опись. Во внутреннюю опись документов личного дела записывают:

1) наименования всех подшитых документов;
2) дату включения документа в личное дело;
3) количество листов документа;
4) дату изъятия документа;
5) должность, фамилию, имя и отчество лица, изъявшего документ, и  причину изъятия.

НА ЗАМЕТКУ Работник кадровой службы, который составляет внутреннюю опись документов, должен её подписать, указать расшифровку подписи и поставить дату составления.

Дата оформляется словесно-цифровым способом.

В каждое личное дело вкладывают фотокарточку работника, на обороте которой должны быть указаны его фамилия, имя, отчество, подпись начальника кадровой службы. Целесообразно также проставлять дату фотографиро­вания.

Ведение, учёт и хранение личных дел работников

Кадровику надо помнить, что при ведении, учете и хранении личных дел работников внесение изменений и дополнений в личное дело со слов работника не допускается.

Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения руководителя организации. Вместо изъятого документа вкладывают справку, подписанную работником, ответственным за кадровую документацию, где он указывает, с какой целью и по чьему распоряжению документ изъят, кому передан, когда будет возвращён. Личное дело ведут в одном экземпляре.

Личное дело в соответствии с законодательством Республики Казахстан может быть выдано во временное пользование или изъято по запросу (предписанию, санкции) государственными контролирующими органами, органами охраны правопорядка, судебными и иными органами с разрешения руководителя организации.

Выдачу учитывают по контрольной карточке, которую вкладывают в каждое личное дело. В ней указано, когда, куда и кому выдано дело, и проставлена подпись лица, получившего дело. По возвращении дела в контрольной карточке указывают дату его возвращения и вкладывают её в личное дело.

Личные дела учитывают в Журнале учёта личных дел, который является основным учётным документом.

Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используют для личного дела вновь принятого работника.

Ежегодно проводят проверку наличия и состояния личных дел, о чём составляют акт в произвольной форме.

Для хранения личных дел в помещении кадровой службы используют несгораемые шкафы (металлические сейфы), которые необходимо закрывать на замки и опечатывать. Личные дела группируют по структурным подразделениям, а внутри такой группы – по номерам.

Датой завершения личного дела делопроизводством является дата увольнения работника, которая проставляется на обложке после завершения дела. Сроки хранения личных дел на обложках не проставляются, так как данные сроки дифференцируются в пределах от 75 лет (с учётом возраста работника) до постоянного хранения, в зависимости от установленных критериев.

Личные дела уволенных работников после годичного оперативного хранения в кадровой службе передают в ведомственный (частный) архив организации по описи и проставляют соответствующую отметку в Журнале (книге) учёта личных дел. 

Для передачи дел в ведомственный (частный) архив организации все листы, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруют арабскими цифрами с использованием чёрного мягкого графитового карандаша. При передаче проверяют данные, внесённые в лист-заверитель.

Листы внутренней описи документов личного дела нумеруют отдельно от листов личного дела.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Можно ли изменить бланки организации? Если да, то как правильно это оформить и зафиксировать?

Личное дело работника: формирование, состав, оформление
Газиза Исахан эксперт в области архивного дела журнала «Делопроизводство в Казахстане», руководитель Информационно-библиотечной службы КазНУИ, г. Астана

Подробнее читайте: "Делопроизводство в Казахстане"

Участвуй в наших семинарах

Школа

Проверь свои знания и приобрети новые

ЗАПИСАТЬСЯ

Самое выгодное предложение

Самое выгодное предложение

Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку

ПОДРОБНЕЕ
Мы в соцсетях
Мы еще не знакомы?

       

        Давайте познакомимся!
        Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ АВТОРИЗУЙТЕСЬ ЧЕРЕЗ СОЦИАЛЬНЫЕ СЕТИ
Зарегистрироваться

Дорогой гость, заберите Ваш подарок

Бесплатный доступ к журналу "Нормативные акты по безопасности и охране труда "

Получить бесплатный доступ