Справочник кадровика. Казахстан

Личное дело: содержание, опись, образец

8 октября 2019
7724
Средний балл: 0 из 5
Личное дело работника в РК: формирование, состав, документы, оформление
Личное дело работника в РК: формирование, состав, документы, оформление

В любой организации бывают случаи, когда нужно быстро найти сведения о работнике, срочно внести изменения в его персональные данные. Для этого нужно сформировать личное дело сотрудника. Поделимся, как это сделать.

         Личное дело – это совокупность документов персонального учета, которые содержат наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Список документов, необходимых для  личного дело сотрудника, утвержден только для государственных служащих, но и в частных компаниях  нужно вести учет данных работника.

        Личное дело работника заводят в течение семи календарных дней после издания приказа распоряжения руководителя организации о приёме на работу и ведут на протяжении всей трудовой деятельности на данном месте работы. Если в документы личного дела необходимо внести исправ­ления, кадровик должен заверить данные исправления своей подписью и печатью организации.

          Независимо от образования, стажа работы и должности с работниками проводят вводный инструктаж. Цель инструктажа: дать общее представление о технике безопасности и пожарной безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, особенностях производства, разъяснить правила внутреннего трудового распорядка, поведения на территории предприятия, в производственных и бытовых помещениях, рассказать о значении плакатов и предупредительных надписей. Журнал регистрации вводного инструктажа можно скачать здесь

Опись документов личного дела 

        К личному делу составляют внутреннюю опись. Во внутреннюю опись документов личного дела записывают:

1) наименования всех подшитых документов;

2) дату включения документа в личное дело;

3) количество листов документа;

4) дату изъятия документа;

5) должность, фамилию, имя и отчество лица, изъявшего документ, и  причину изъятия.

         Работник кадровой службы, который составляет внутреннюю опись документов, должен её подписать, указать расшифровку подписи и поставить дату составления. Листы внутренней описи документов личного дела нумеруют отдельно от листов личного дела.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Взыскание компенсации морального вреда

Личное дело : содержание, опись,  образец
Г. В. Любичанская
Cудья Специализированного межрайонного экономического суда
Восточно-Казахстанской области

Содержание личного дела работника

          Нормативного документа, регламентирующего и определяющего состав личного дела работника, на данный момент нет, но приказом Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 определён состав документов личных дел, который можете посмотреть здесь. Документы личных дел лучше разбить на две группы:

анкетные, биографические и характеризующие документы;

дополнительные документы.

             В первую группу документов личных дел входят: дополнение к личному листку по учёту кадров;  личный листок по учёту кадров с наклеенной фотографией или анкета; автобиография, написанная собственноручно работником.  Подробный  перечень документов вы можете посмотреть в полном варианте статьи. Во вторую группу документов личных дел входят: старые аттестационные листы, кадровые справки, анкеты; карточки учёта поощрений и взысканий подробный список вы можете посмотреть в  полном варианте статьи.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Как составить график вводного инструктажа

Личное дело : содержание, опись,  образец
Александр Рыков Эксперт электронной системы "ACTUALIS: Кадровое дело", главный специалист по пожарной безопасности энергетической компании, ветеран противопожарной службы, полковник в отставке

Реестр личных дел работников

        Реестр личных дел работников организации учитывается в Журнале (книге) учёта личных дел. Количество номеров в журнале должно соответствовать количеству имеющихся личных дел. При увольнении номер дела используют для личного дела вновь принятого работника. Ежегодно проводят проверку наличия и состояния личных дел, о чём составляют акт в произвольной форме.

Ведение личных дел сотрудников

        Личное дело ведут в одном экземпляре. При ведении, учете и хранении личных дел работников внесение изменений и дополнений в личное дело со слов работника не допускается. Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения руководителя организации. 

        Личное дело работника образец РК  содержит все необходимые документы и отвечает требованиям приказа Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263.

ИНТЕРЕСНЫЙ ВОПРОС

Что должен знать работодатель об обязательных медицинских осмотрах?

Личное дело : содержание, опись,  образец
Ж. Тлеубергеновов
Врач-профпатолог высшей категории, кандидат медицинских наук, ГКПХВ «Городская поликлиника № 4 акимата города Астаны»
Личное дело : содержание, опись,  образец
А. Жубанкызы Врач-терапевт, ГКПХВ «Городская поликлиника № 4 акимата города Астаны»

Правила хранения личных дел РК

       Для хранения личных дел в помещении кадровой службы используют несгораемые шкафы (металлические сейфы), которые необходимо закрывать на замки и опечатывать. Личные дела группируют по структурным подразделениям, а внутри такой группы – по номерам. Датой завершения личного дела делопроизводством является дата увольнения работника, которая проставляется на обложке после завершения дела.

        Сроки хранения личных дел на обложках не проставляются, так как данные сроки дифференцируются в пределах от 75 лет (с учётом возраста работника) до постоянного хранения, в зависимости от установленных критериев.   

        Личные дела уволенных работников после годичного оперативного хранения в кадровой службе передают в ведомственный (частный) архив организации по описи и проставляют соответствующую отметку в Журнале (книге) учёта личных дел.  Для передачи дел в ведомственный (частный) архив организации все листы, кроме внутренней описи и листа-заверителя, нумеруют арабскими цифрами с использованием чёрного мягкого графитового карандаша. При передаче проверяют данные, внесённые в лист-заверитель.

Статья представлена в сокращенном варианте. Подробнее читайте в журнале «Охрана труда. Казахстан»

 

logo
Мы еще не знакомы?

       

        Давайте познакомимся!
        Пользователи, которые зарегистрированы на сайте, имеют ряд преимуществ:

  • Читают закрытые материалы
  • Первыми узнают последние новости
  • Пользуются всеми возможностями сервисов  

 

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться
Внимание!

Для скачивания файла необходима регистрация или авторизация

У меня есть пароль
напомнить
Пароль отправлен на почту
Ввести
Введите эл. почту или логин
Неверный логин или пароль
Неверный пароль
Введите пароль
Я тут впервые
ИЛИ ВОЙТИ ЧЕРЕЗ СОЦСЕТИ
Зарегистрироваться