Организация электронного документооборота: регистрация электронных документов

139
Регистрация и приём подлинников бумажных документов, бумажных копий электронного документа, поступающих от организаций, осуществляется только при наличии соответствующих электронных документов.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних электронных документов проводится в строго определённом порядке. О том, какие существуют формы регистрации электронных документов, что необходимо учитывать, проверяя подлинность электронной подписи, и как происходит обработка документа в системе электронного документооборота – наш следующий материал.

Формы регистрации электронных документов

В зависимости от программного продукта система электронного документооборота процедуры регистрации электронных документов могут дифференцироваться по трём нижеследующим признакам:

1) централизованной форме регистрации, при которой регистрация всех документов организации производится в службе документационного обеспечения управления (далее – служба ДОУ);

2) децентрализованной форме регистрации, при которой регистрация документов осуществляется в структурных подразделениях, ответственных за делопроизводство;

3) смешанной форме регистрации, сочетающей в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Наиболее распространённой является смешанная форма. При разработке требования к программному продукту рекомендуем данную форму, при которой централизованно регистрируются электронные документы, поступающие из вышестоящих органов или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы, а также обращения физических и юридических лиц. Остальную электронную документацию регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

Работа в системе электронного документооборота с исходящими электронными документами состоит из следующих операционных процедур:

1) приёма подлинников бумажных и электронных документов, бумажных копий электронного документа;

2) проверки подлинности электронной цифровой подписи;

3) первичной обработки поступившего электронного документа;

4) регистрации поступившего электронного документа;

5) передаче поступившего электронного документа на исполнение.

ВНИМАНИЕ Регистрация и приём подлинников бумажных документов, бумажных копий электронного документа, поступающих от организаций, осуществляется только при наличии соответствующих электронных документов.

Проверка подлинности электронной цифровой подписи

При поступлении входящего документа, направленного только на бумажном носителе, служба ДОУ организации воспроизводит в электронно-цифровую форму (сканирует) поступивший документ и все его приложения в один электронный файл определённого формата (электронный документ, удостоверенный электронной цифровой подписью (далее – ЭЦП)).

НА ЗАМЕТКУ При поступлении электронного документа работником службы ДОУ проводится процедура проверки подлинности ЭЦП с использованием открытого ключа ЭЦП и средств криптографической защиты информации, реализующих процесс формирования и проверки ЭЦП (средства электронной цифровой подписи), а также прошедших процедуру подтверждения соответствия в порядке, установленном законодательством Республики Казахстан в области технического регулирования.

Если после проверки подлинность ЭЦП подтверждена (установлена), электронный документ подлежит первичной обработке.

Если при проверке выявлено несоответствие ЭЦП, электронный документ считается неполученным. Об этом получатель электронного документа направляет уведомление-квитанцию, являющееся электронным документом с отметкой «не принято», подписанное работником службы ДОУ, с указанием причины неполучения документа.

Первичная обработка электронного документа

Первичная обработка электронного документа в системе электронного документооборота включает следующие процедуры:

1) проверку действительности регистрационных свидетельств ЭЦП и открытого ключа ЭЦП, с использованием которого был удостоверен электронный документ;

2) проверку всех реквизитов электронного документа;

3) проверку полномочий статуса всех лиц, с использованием ЭЦП которых удостоверен электронный документ.

Регистрация электронного документа работниками службы ДОУ осуществляется при установлении принадлежности электронного документа отправителю и целостности содержания путём проведения проверки ЭЦП должностного лица государственного органа, использованной при удостоверении электронных документов, издаваемых им в пределах их полномочий, и получения положительного результата по итогам проверки.

Получение, регистрация и исполнение электронного документа подтверждается в системе электронного документооборота путём передачи отправителю уведомления-квитанции, содержащей данные о фактической доставке.

Уведомление-квитанция, которое также является электронным документом, включает в себя:

1) данные об отправителе уведомления-квитанции;

2) дату, время получения электронного документа;

3) дату регистрации и регистрационный номер, присвоенный в системе электронного документооборота получателя электронного документа.

4) электронную цифровую подпись работника службы ДОУ организации-получателя (после регистрации электронного документа);

5) данные об ответственном исполнителе организации-получателя.

Организация-получатель обеспечивает актуальность и достоверность данных об ответственном исполнителе электронного документа.

ВНИМАНИЕ Электронный документ считается недоставленным получателю, если отправитель не получил уведомления-квитанции о доставке электронного документа.

Если уведомление-квитанция не получено отправителем в течение одного рабочего дня после отправки электронного документа, то отправитель уведомляет получателя об отсутствии подтверждения получения электронного документа при помощи иных средств связи.

Регистрация входящих электронных документов

При поступлении бумажного документа, который уже зарегистрирован в формате электронного документа и находится в обработке работником службы ДОУ на бумажном документе:

1) проставляется штамп о регистрации с указанием регистрационного номера и даты;

2) вносятся сведения о результатах проверки ЭЦП и обработки соответствующего ему электронного варианта;

3) вносится отметка о наличии бумажного документа в ранее созданной электронной регистрационной карточке (далее – ЭРК) данного документа.

НА ЗАМЕТКУ Перед отправкой электронного документа проверяется правильность его оформления (наличие обязательных реквизитов электронного документа), в том числе, проводится проверка ЭЦП, результата проверки и регистрационных свидетельств.

ЛУПА Ответственность за соответствие содержания электронного документа подлиннику бумажного документа несёт организация-отправитель.

Работа с исходящими электронными документами

Работа в системе электронного документооборота с исходящими электронными документами состоит из следующих процедур:

1) формирования (создания) проекта документа;

2) согласования исходящего документа;

3) перевода текста исходящего документа с государственного языка на русский язык и (или) иные языки;

4) подписания или утверждения исходящего документа;

5) регистрации исходящего документа;

6) отправки исходящего документа;

7) контроля получения ответа на исходящий документ;

8) оперативного хранения карточки исходящего документа.

В электронной регистрационной карточке указываются:

1) организация-получатель электронного документа из справочника организаций;

2) адрес организации-получателя, из списка адресов организации;

3) получатель электронного документа из списка работников данной организации.

Кроме того, в ЭРК можно дополнительно указать перечень организаций, адресов и контактов, в которые должны быть отправлены другие экземпляры исходящего электронного документа.

Регистрацию исходящего документа в системе электронного документооборота осуществляет служба ДОУ организации-отправителя. О поступлении исходящего документа на регистрацию система электронного документооборота уведомляет организацию-отправителя посредством направления электронного уведомления-квитанции. Формирование регистрационного номера осуществляется автоматически по заданному шаблону.

ВНИМАНИЕ Для исключения повторного использования регистрационного номера при регистрации выполняется проверка на наличие ранее зарегистрированного документа с такими же реквизитами.

Система электронного документооборота автоматически управляет статусами исходящих документов и правами доступа пользователей. При наступлении следующего этапа работы система автоматически доставляет уведомление очередному участнику работы с исходящим документом.

НА ЗАМЕТКУ Если исходящий документ подготовлен в ответ на входящий документ, то система документооборота позволяет это отразить в ЭРК, как входящего, так и исходящего документа посредством внесения в карточки документов ссылок.

В ЭРК рекомендуется указывать информацию о способе и виде доставки, срок отправки документа, работника, ответственного за отправку документа, а также фактическую дату отправки документа.

При необходимости контроля получения ответа в карточке исходящего документа указывается контрольный срок и контролёр – работник, который будет осуществлять контроль получения ответа. При наступлении контрольного срока система направит контролёру уведомление-квитанцию. При получении ответа служба ДОУ организации-отправителя вносит в карточку исходящего документа ссылку на полученный ответ.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению исходящих документов, на этапе исполнения входящих документов.

Работа в системе электронного документооборота с внутренними электронными документами состоит из следующих процедур:

1) формирования проекта внутреннего документа;

2) согласования проекта внутреннего документа;

3) перевода текста внутреннего документа с государственного языка на русский язык и (или) иные языки;

4) подписания (утверждения) внутреннего документа;

5) регистрации внутреннего документа;

6) рассмотрения и исполнения внутреннего документа получателем;

7) контроля исполнения поручений по внутреннему документу;

8) формирования ответа и направления его с внутренним документом в соответствующую папку (каталог, дело).

Система электронного документооборота автоматически управляет маршрутом документа, статусами внутренних документов и правами доступа пользователей. При наступлении следующего этапа работы система автоматически доставляет уведомление очередному участнику работы с внутренним документом.

ВНИМАНИЕ В системе рекомендуется предусмотреть возможность автоматической регистрации документа, а также режим регистрации с участием службы ДОУ.

При автоматической регистрации после подписания (утверждения) документа система автоматически присваивает ему номер.

ЛУПА Регистрацию внутреннего документа осуществляет служба ДОУ.

О поступлении внутреннего документа на регистрацию система сообщает в службу ДОУ с помощью уведомления. Формирование регистрационного номера осуществляется автоматически по заданному шаблону.

После того, как документ зарегистрирован, автору автоматически направляется уведомление, и он может отправить зарегистрированный документ получателю.

Источник: журнал «Делопроизводство в Казахстане» № 5, 2015



Ваша персональная подборка

    Участвуй в наших семинарах

    Школа

    Проверь свои знания и приобрети новые

    Записаться

    Самое выгодное предложение

    Самое выгодное предложение

    Воспользуйтесь самым выгодным предложением на подписку и станьте читателем уже сейчас

    Живое общение с редакцией

    © 2007–2017  «Кадры и охрана труда  МЦФЭР - Казахстан» 

    Все права защищены. Полное или частичное копирование любых материалов сайта возможно только с письменного разрешения редакции  «Кадры и охрана труда МЦФЭР - Казахстан». Нарушение авторских прав влечет за собой ответственность в соответствии с законодательством РК.

    По вопросам подписки обращайтесь:        +7 (727) 323-62-12/13

    По вопросам клиентской поддержки:          +7 (727) 237-77-04

    
    • Мы в соцсетях
    Сайт предназначен для специалистов по кадровому делу, охране труда и делопроизводству

    Чтобы продолжить чтение, пожалуйста 
    зарегистрируйтесь.
    Это бесплатно и займет всего минуту, а вы получите:
    • доступ к 1 500+ полезным статьям
    • 2 500+ актуальных ответов от ведущих экспертов
    • шаблоны документов, пошаговые инструкции
    • ежедневно обновляемая информация
    • приглашение на участие в семинарах и вебинарах 

    У меня есть пароль
    напомнить
    Пароль отправлен на почту
    Ввести
    Я тут впервые
    И получить доступ на сайт Займет минуту!
    Введите эл. почту или логин
    Неверный логин или пароль
    Неверный пароль
    Введите пароль